文件如何分类,怎么归档

发布网友 发布时间：2022-04-22 23:17

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热心网友 时间：2023-09-08 01:04

1、首先把所有的文件都收集到一起，叠放整齐摆放在桌面上。不要把文件漏掉了，要不然以后在查询文件的时候，会很麻烦的；

2、接着把收集到的文件，按照不同的种类分开，腾出桌面一块地方，都分别摆放开。注意不要混在一起了，要是其中一份文件夹在其他文件中，这样就造成文件归档错误；

3、然后把每种类型的文件按照编号或日期进行排序，在分开摆放。在这个时候的排序，最好是按照有后到前排，这样的话，在你打开文件的时候，最先看到的是最近的文件，而不需要翻到最后面才能找到最近的文件；

4、文件排序完成之后，拿出装文件的文件夹，按照对应的种类进行归档。拿出来的文件夹也要摆放好，因为我们的办工桌就那么大的地方，摆放整齐，有利于我们迅速找到它；

5、所有文件归档完毕之后，需要再检查一下，各类文件是否和文件夹的名称一致。然后把文件都放入文件柜进行保存。放入文件柜时，也要按照文件的顺序进行摆放，不能随意摆放即可。

热心网友 时间：2023-09-08 01:05

需要准备的工具：电脑

1、首先ar命令是把几个文件和(或)目录集合在一个文件夹里。是创建备份和归档的最佳工具。

2、用tar来打包格式   tar 选项   包的名称      目标文件/目录    注意：此时未进行压缩

3、打包后进行查看打包前后容量大小比对，虽然没有经过压缩但是打包后的容量却变小了

4、在不解包的情况下查看包内都有哪些内容，

5、进行归档的时候也进行了压缩，不过这种压缩比率较小，那专业的压缩格式有以下几种：压缩格式：gz,  bz2,  xz,  zip,  Z等。 格式：   压缩包名.tar.gz  或  压缩包名.tgz

6、归档压缩后与归档不压缩进行容量大小比较，确实节省了许多空间

7、另一种压缩方法语法格式：   tar  jcvf  newfile.tar.bz2    SOURCE

8、对以上两种格式的压缩进行对比，bz2格式的压缩比率更大，效果更好

9、注意：Linux系统不以后缀名来确定文件的类型

热心网友 时间：2023-09-08 01:05

看完下面的制度相信会对你有帮助的.

公司档案管理制度
第一条 管理部门�
1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为 特殊案 件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应*书管理部门主管同意后妥为保存，文 书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。
2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。
第二条 文件点收�
文件结案移送归档时，依如下原则点收：�
1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。
2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。
3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后 ，文件送归档。
第三条 文件整理�
点收文件后，应依下列方式整理：�
1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
第四条 档案分类�
1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类*分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为 若干小类。
2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款*不敷应用时得于第*之后 另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。
4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
5.档号之表示方式如下�
A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2
A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。
第五条 档案名称及编号�
1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。
2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。
3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。
5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第六条 档号编定�
1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。
2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。
3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。
4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左 方装订者则填写于右上角。
第七条 归档与档案清理�
1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。�
第八条 保存期限�
文件保存期限除*有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：�
1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及 股东会纪 录；(5)财务报表；(6)*机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设 计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。
2.10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核 定须保存10年的文书。
3.5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。
4.1年保存：结案后无长期保存必要者。
5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
第九条 档卷清理�
1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。
2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。
第十条 调卷程序�
1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主 管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。
2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出 日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。
3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。
4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。
第十一条 调卷管理�
1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长 调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明 原因，请管档人员负责处理。
3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。
4.调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应*书管理部门主管同意。

热心网友 时间：2023-09-08 01:06

可以借助文档管理工具来实现文档的智能管理，比如云脉纸质文档管理系统便具备独有的文件夹列表可以对文档进行分门别类的有序管理，独有的排序模式，可按照个人习惯进行排序，随心所欲全面掌控文件资源。同时，该系统还具备关键字检索功能，可以让工作人员通过该功能对系统存储的文档名称，文档全文，文档备注进行检索，快速调取所需的原件扫描件、识别资料......

热心网友 时间：2023-09-08 01:07

做个文件夹
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