社会养老保险档案管理

Library File 【图书文博档案】2中 2017年 第5期（总第559期）社会养老保险档案管理刘志忠（承德县社会保险事业管理局，河北承德　067400）摘　要：在社会养老服务工作中要以人为本，开拓思想，力争做好社会养老保险档案管理，以便促进养老保险业务的发展，为参保单位和参保个人提供优质便捷的服务。关键词：养老保险；档案管理；社会中图分类号：F842.67　　文献标志码：A　　文章编号：1000-8772（2017）05-0241-02养老保险是社会保险的主要内容之一，而社会养老保险档案管理是开展养老保险工作的重要基础。通过档案的建立，可以对整个业务办理流程进行详细的记载，在为社会养老保险开展各项工作提供依据的同时，又可以为参保人员提供更高层次的服务，尤其是在信息化管理时代，通过信息共享平台，能提高档案信息的利用程度，有利于推动养老保险事业的发展。要的是在整个归档文件整理工作中具有主导的作用。没有合理的分类，归档文件收集整理工作就无法开展下去。归档文件只有赋予鲜明的特征，才能加以区别和联系，便于保管和利用。所以，确定养老保险档案的分类标准，实现科学分类，是档案归集、整理和保管的基础，同时又指导着其他各项工作的有序展开。2.平时归档平时归档是立卷人员依照档案分类与范围。将已经办理完毕的文件材料，随时归入临时卷夹（卷盒）内，这就是平时归档。平时归档要“随办随归”，不得积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。3.有序整理档案的整理，应按各类档案的归档范围，由各职能部门负责收集整理。归档文件材料的排列，要按照各类文件材料归档的范围、发生时间、重要程序分门别类地收集和整理，依次进行排列。档案在整理后，要去掉金属物，对破损的应按裱糊技术要求进行托裱。4.合理编号整卷装订的案卷其全部卷内文件要编统一的顺序页号。并以“件”为单位在文件材料的首面加盖归档章。5.编制目录归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、所在页号（或件号）以及备注等项目。件号即文件材料的排列顺序号；责任者是指制发文件材料的组织或个人；文号即发文的字号；题名即文件材料的标题；日期即文件材料的形成时间；页数即填写一件文件材料的总页数；备注即需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出和销毁等。6.标准化装订按照国家最新的档案管理办法，文书类档案可以不装订，可按件和保管期限直接装盒。而会计类和养老保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。7.填写卷面案卷封面项目包括：全宗名称、案卷标题、起始时间、保管期限、件、页数和归档号。案卷封面项目的填写，要求内容完整、概括准确、字迹整洁、一目了然。 （下转第243页）一、社会养老保险业务档案管理近年来，社会养老保险业务的档案管理已经进行了多方面的改善。之所以对社会养老保险业务档案管理不断地进行完善，是因为最终的目的是要避免养老保险业务档案的不真实、不完整和不安全性。社会养老保险业务档案管理是提高养老保险保障性功能的一种重要手段，通过为参保个人及社会有关方面提供优质高效服务来促进社会养老保险业务的发展。有数据资料表明，在档案服务工作趋于信息化、网络化的今天，必须要对社会养老保险档案管理工作进行改革，才能适应当今时代的需要。因此，在新形势下，为了不阻碍社会养老保险业务档案管理工作适应社会保险事业的发展，必然要对社会养老保险档案管理工作提出更高的要求。目前，社会养老保险业务档案管理主要存在以下几点问题：一是缺少规范化的档案管理制度；二是信息化档案管理水平较低；三是档案管理人员管理素质有待进一步提高。二、提高社会养老保险业务档案管理工作的对策（一）完善和规范档案管理制度社会养老保险档案的保管要做到制度建立、专人负责、安全存放和交接衔接。社保经办机构和企业应建立社会养老保险档案管理制度，明确管理人员分工和职责，对档案建立、维护、交接等环节进行制度化管理。档案纸质材料应当排列整齐有序，储存在专门的场所，重要材料应复印备份，档案电子数据应当有比较强的网络安全性，必须做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。这里特别要强调交接环节一定要尤其重视，严防脱节，否则会给后续工作带来无法预计的困难。（二）对社会养老保险档案进行科学分类和有序整理1.科学分类档案分类不仅是档案文件整理中的一个工作程序，更重收稿日期：2017-02-01作者简介：刘志忠（1962-），男，河北承德人，大专，助理馆员。研究方向：档案管理。２４１ＣＨＩＮＥＳＥ　＆　ＦＯＲＥＩＧＮ　ＥＮＴＲＥＰＲＥＮＥＵＲＳLibrary File 【图书文博档案】2中 2017年 第5期（总第559期）书机构和档案管理机构，使管理工作更加灵活、更具有科学性，减少不必要的时间浪费，方便查阅人查找文件，也为工作人员减少了工作流程，减少了重复的工作环节，保证文件质量，更好地做到文书工作和档案工作的标准化、规范化。（4）建立相应的管理制度，以保证文书与档案管理工作一体化的实施，书写纸张的选用，严格按照制度来书写、管理文件，确保所写文件的真实性，保证工作人员的专业性，避免滥竽充数，拉低单位实力。（5）统一领导，改变以往分散的人员管理制度，要做到两个机关单位相互协作，相互帮助，提供浓厚的工作氛围，统一管理，节省人力、物力、财力，通过文书与档案管理一体化的管理，监督文件产生的过程，统一两个单位之间的工作流程，取消在工作中重叠的工作环节，使二者成为文件工作中既独立又相辅相成的两个单位，协调合作，缺一不可，明确各个部门的职责。同时，要给某个部门全新的权力，确保每个工作环节都在控制中。工作人员要在工作中总结经验，跟上社会发展的脚步，不断提高自身的工作能力，将文书工作做到更好。五、结语任何事物都会随着社会的发展而不断改变，这是现代社会的发展规律。文书档案管理工作的一体化，是必然的趋势。做好文书工作和档案管理工作，需要每一个工作人员的不懈努力，为社会各界提供更好更全面的服务，满足当今社会的需求。参考文献：[1]韩汐屿,魏巍.关于新形势下文书与档案管理工作一体化的思考[J].卷宗,2016(1).[2]郭玉珍.关于新时期做好文书档案管理工作的思考[J].办公室业务,2016(11):103.[3]黄静虹.关于新时期文书档案管理工作的思考[J].中国科技信息,2013(1):101.（责任编辑：陈丽敏）（上接第241页）8.档案装盒不同类别、不同年度、不同保管期限的归档文件材料不能放入同一档案盒。档案盒的厚度与归档文件材料的厚度相适应，避免归档文件材料弯曲受损。9.定期移交按照有关规定，凡在工作中形成的在归档范围内的文件材料，均由相关责任部门进行整理、立卷、装订，并定期移交档案部门归档。各职能部门应在次年初向档案管理部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。应归档的文件材料要齐全完整。10.规范排列案卷移交档案室后，管理档案人员要将一个年度、一个类别的案卷进行系统化的排列，使卷与卷之间保持一定联系，固定顺序，便于查找利用。社会保障体系建设、社会保障信息化建设和提高社保经办机构管理服务水平的必然要求，也是现代化社会养老保险档案管理的发展方向。档案管理的数字化和网络化不仅有存储量大、检索方便、数据传递快速便捷等优点，而且在实现资源共享、提高统筹层次方面也有现实意义。四、结语综上所述，在新形势下，社会养老保险业务档案管理工作仍然是需要关注的一个领域。针对社会养老保险业务档案管理中不适应当前时代需求的问题，要通过完善和规范档案管理制度、提高信息化档案管理水平以及提升档案管理人员素质等途径进行改革，才能确保社会养老保险业务档案管理工作的有效性。参考文献：[1]肖杰.浅析如何做好社会保险业务档案管理工作[J].经济师,2008(11).[2]盛丽艳.浅谈“五七工”养老保险业务档案管理的问题及对策[J].赤峰学院学报,2013(10).（责任编辑：张娟）三、实现社会养老保险信息化、网络化社会养老保险档案要实现数字化、网络化管理。要充分利用计算机数据库管理功能和网络平台，建立养老保险档案管理信息系统，实现档案管理的数字化和网络化。这是我国２４３ＣＨＩＮＥＳＥ　＆　ＦＯＲＥＩＧＮ　ＥＮＴＲＥＰＲＥＮＥＵＲＳ