建设科研项目信息化管理系统的需求分析及框架探索——以某企业为例

ＣＯＭＭＥＲＣＩＡＬ　ＡＣＣＯＵＮＴＩＮＧ　ｉ　会计信患化　以某企业为例　口金芳（陕西延长石油（集团）有限责任公司陕西西安７１００７５）　禧累鬻零　◇中图分类号：Ｆ２３２文献标识码：Ａ文章编号：１００２—５８１２（２０１７）０９—００９５—０２　摘要：太型社研亟旦二投县有研杰凰盟　援炎越鸯一高　涉＿及　且多等才辛＿，　一　旦一管理鲎　・定周难　一固一　Ｉ一　妲何有效地选行　且皇　管＿理一、进度童墨　盘趣降髓童＿成冬　＿充金抖用一　限资疆　造更多一的效亟　一对企业来趣鼗星得　情况统计表及项目进度报表等多种报　表，人工统计相关信息，耗费大量的人　力物力，信息的准确度和及时性难以　保证，管理效率不高。　二、企业科研项目信息化管理需求　（一）全方位的项目管理平台　衔接企业全面预算、财务核算系　韭盏重要　一文章从＿全＿业　珏题一旦篮堡造焦　盔盛煦问一趄出发　一分析＿了＿建遮科　盟　旦僵　曼堡盈续缒　受睦　霞叠　系照建超框架进行＝ｊ＝握盔　关键词：项目信息化管理系统需求分析框架　统、合同管理系统和人力资源管理系　某　企业年均承担科研项目７项，年科研投资均超过ｌ０余亿　元，加之科研项目本身具有研究周期　长、投资成本高、涉及范围广等特点，　给项目管理工作带来很大的难度，迫　与合同有关的信息存储于企业合　统，将项目立项到合同签订、资金预　同管理系统中，与项目预算有关的信　算、报销及付款、项目进度、项目成果、　项目档案及统计报表，全部纳入到系　统中进行统一管理，提供一个能够满　足实际业务需求的集成性管理平台，　实现科研项目的全流程、全方位管理。　（二）完善的合同管理体系　息存储于企业全面预算管理系统中，　与项目投资支出有关的信息存储于企　业财务核算系统中，其他信息如项目　基本信息、进展情况、成果信息等更是　游离在系统之外，由于系统之间及系　切需要企业建立一套完善、高效的科　研项目信息化管理系统。　一、企业科研项目管理过程中存在　统内外的数据无法共享，各部门之间　的信息不对称，存在成本控制信息偏　差、项目进度难以掌控等管理漏洞。　（四）事后管控，成本控制效果不　理想　将合同立项、合同经费控制、合同　的问题　基本信息、合同资金申请、付款、验收　及统计查询等信息全部纳入到项目管　理系统中，弥补企业合同管理系统存　在的漏洞，对项目合同进行全周期管　理，提供一个完善的合同管理体系。　（三）高效率的协同办公系统　（一）平台孤立，难以对科研项目　进行全方位、全流程管理　企业虽在合同管理、预算管理及　财务管理等方面应用了部分软件，但　这些平台的信息化是孤立的、非集成　的，系统扩展性较差，无法为企业科研　企业为加强科研项目管理确立了　科研台账管理模式，通过人工登记台　账的方式进行投资控制，分别由科研　管理部门登记项目总经费及预算批复　台账，合同部门登记合同台账，财务部　门登记项目支出账，业务部门登记项　目流水账。这种模式在加强项目经费　以单个项目（课题）为单位建立项　目基础档案，包含从项目立项到执行　管理决策提供全面、集成的信息支持，　也难以对科研项目进行全方位、全流　程的管理。　结束的全部信息，各部门根据权限可　及时更新和查询，实现数据共享，减少　因信息不对称造成的管理漏洞。同时，　通过对接全面预算系统，可以实现月　（二）模块不完善，缺乏合同立项、　进度控制等关键节点　企业采用的合同管理系统为文本　型系统，在合同立项时无法对合同经　管理方面发挥了积极作用，但由于存　在主要依赖于人工，且侧重于事后管　度预算数据自动传输；对接财务核算　系统，可以实现报销单据自动生成凭　证，财务系统自动取数，减少财务核算　工作量，确保统计数据的准确性，提供　一控，数据误差等问题时有发生，成本控　制效果不甚理想。　（五）耗时耗力，管理效率低下　费来源进行有效管控，导致合同签订　后出现经费不足以保证合同执行的情　况；同时无法实现合同进度管理，存在　为掌握科研项目的关键信息，企　业设计了项目立项情况统计表、合同　签订与执行情况统计表、项目经费预　算与批复情况统计表、项目经费执行　个高效率的协同办公系统。　（四）严格的成本控制　未按进度付款、合同逾期等问题。　（三）信息不对称，管理漏洞难以　避免　投资成本控制是项目管理的重中　之重，通过项目管理系统，预置严格的　Ｃｏｍｍｅｒｃｉａｌ　Ａｃｃｏｕｎｔｉｎｇ　２０１　７・０５・０９期　９７　会计信息化　；Ｃ　ＡＯＭｃＭｃＥ。ＲｕＣ１Ａ　　Ｌ　ＮＧ　成本费用控制策略，根据项目进展情　况，在满足一定的条件，如材料验收入　库、软件交接、完成培训及中期验收　等，并上传相应的证明材料后，才允许　成、运行期间、承担单位及具体负责人　等，是整个项目管理的源头，并根据实　际情况定期更新项目状态。关键控制　点是系统在必要的时间节点能够自动　发出提醒信息，如项目中期验收、结题　验收及项目变更等。　（三）合同管理　自动生成凭证，完成相应的账务处理　及资金支付。关键控制点是待办事项　提醒及报销控制。　（六）进度管理　申请和使用资金。完全由系统进行预　算执行控制，将项目经费支出全部纳　入到预算盘子内，杜绝预算外及超预　算费用开支，从严控制项目投资。　（五）实时、全面提供项目信息，为　该模块主要内容是由项目负责人　每月根据项目进展情况填写项目进度，　以便于企业管理者能够实时了解项目　推进情况。关键控制点是有关项目基本　该模块主要内容包括合同立项管　理及合同基本信息。合同费用来源于某　项科研项目的一项或几项费用，合同立　项前需要在系统中进行立项审核，确认　科研项目经费可用余额足以支撑合同　信息、经费使用情况及合同进展等信息　应自动生成，避免重复性录入。　管理者科学决策提供数据支撑　企业管理者不仅需要依靠丰富的　经验来做出判断，也需要及时准确的项　（七）科研项目成果管理　该模块主要内容是由相关人员将　目信息为决策提供支持。通过项目管理　系统，管理者可以实时、全面、准确地获　订立。关键控制点是系统应按可用余额　控制合同立项金额，并根据合同实际结　算金额释放控制。合同正式签订后，需　要录入合同的基本信息，后续的月度资　金预算及付款都以此为基础。　科研项目研究过程中形成的各类成　果，如专利、论文、著作、标准、软件、设　备及获奖情况等维护到系统中。关键　控制点是成果与科研项目及科研人员　取投资、合同、进度、资金及成果等统计　信息，以便于及时了解项目进展，分析　并预测项目可能发生的变化从而采取　的关联关系。实现按人员、成果及项目　均可参照查询。　（八）文件管理　应急措施。信息系统虽然不能像人脑一　样具有极强的逻辑思维和模糊判断能　力，但其精准、快速、全面的统计信息却　能够为每个决策者提供良好的依据，是　做出科学决策的基础。　（四）月度资金预算　该模块主要内容包括合同资金申　请、非合同资金申请及月度资金申请　汇总。由各项目承担单位根据工作进　该模块主要内容是将科研项目研　究过程中形成的各类技术、财务、成果　及其他相关资料整理归档，形成电子　展情况，按月申请资金，分为合同费用　和非合同费用两种管理流程。每笔合　同资金流单独作为一条信息，由合同　主管部门、财务及科研管理部门共同　审核确认后，才准予申请资金；非合同　费用以项目为单位合并申请，由科研　管理部门审批。符合条件的资金申请　三、科研项目管理系统框架分析　科研项目管理系统操作界面可以　考虑搭建在企业ＥＲＰ系统、全面预算管　理系统或财务系统下，以方便数据共享，　档案，使系统信息与纸质资料相辅相　成，促进科研项目信息有效保存及综　合利用。关键控制点是资料归档的及　时性和完整性，所有上传资料均应由　相应管理人员予以审核确认。　（九）统计报表　系统在运行过程中，保存了项目、　避免重复性的信息录入等工作。根据企　业实际，笔者认为系统应主要包括９大　模块：项目立项、项目基本信息、合同管　单，由各单位项目管理员汇总形成科　研项目月度资金预算，并发送至全面　预算管理系统。关键控制点是系统按　单项费用可用余额控制资金申请金　理、资金预算、报销及付款管理、项目进　度、成果管理、文件管理及统计报表。　（一）项目立项　合同、付款及进度等信息，就可以对这　些信息进行综合分析，从而形成项目　管理的各种报表，如：历年科研项目统　该模块主要内容包括填写科研项　目立项申请书及可行性研究报告，按　照企业内部管理流程提交到投资管理　额，不允许超支及预算外资金支出。　集团公司批复科研项目投资预算　后，由科研管理部门进行预算批复下　计表、项目经费预算及批复情况表、项　目执行情况统计表、合同报表、项目进　度、科研经费结构分析等。　除上述主要框架外，系统在建设　过程中，还需要充分预计企业未来组　或科研管理部门，由其进行审批、回退　等操作。关键控制点是系统应能够对　项目预期研究成果或创新点自动进行　重复性查询，避免重复立项等现象的　出现，节约投资成本。　（二）项目基本信息　达，由财务部门进行资金到账操作，各　项单据进入到报销付款环节。　（五）报销及付款管理　织结构变化、业务扩展及与其他管理　系统的集成与整合等事项，为系统进　一该模块主要内容包括合同付款　单、费用申请单及费用报销单。预算批　复及资金到位后，各单位根据情况，在　网上填写并打印费用报销单，其中，合　同付款单与合同资金申请一一对应，　非合同费用根据费用可用余额进行预　算管控。财务部收到报销单据后，进行　网上审核，并通过对接财务核算系统，　步升级改进打下基础。Ｊ　该模块主要内容包括科研项目类　别、级别、费用构成及年度计划。在科　研项目立项通过后，按年度及项目级　作者简介：　金芳，女，硕士研究生，陕西延长石油（集　团）有限责任公司研究院，会计师，主要负责　别以树形结构的形式录入项目基本信　息，包括研究目标、投资预算、经费构　企业科研项目管理、全面预算管理、经济效益　评价及公文写作。　９８《中文核心期刊要目总览》会计类核心期刊