档案工作者在档案信息化中素养要求

浅谈档案工作者在档案信息化中的素养要求

信息通过传播发挥作用，档案信息也不例外，其资源的充分传播利用一直是档案工作者追求的目标。在以电子技术为代表的现代科技突飞猛进的今天，档案管理与其他行业一样，其信息化得到极大的提升，使档案资源利用程度不断提高。在档案信息化过程中，档案工作者充当着重要角色。因此，信息化对档案工作者的素养提出了新要求。

一、档案管理信息化对档案工作者提出了新要求 （一）档案管理信息化对档案工作者提出了新的技能要求 档案信息数字化、网络化是时代发展的要求。实践表明，数字化档案信息能够让任何一位档案使用者不受时间、 空间的限制，在任何地点、时间只需有一台联网的电脑，就 可以进入档案管理系统查阅所需要的档案信息。档案信息数字化、网络化不仅是提高档案利用率非常有效的手 段，而且还能提高档案的管理效率。档案部门为了提高工作效率，节省人力物力，普遍使用计算机管理档案,这样就形成了大量的数字化档案信息。计算 机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，并通过光盘、磁盘存储，不再是纸质载体储 存，这样一来，一个档案馆几十年、甚至上百年的全部馆藏信息，通过数字化的手段,存储在电脑里，任何个人和机构都能 很方便地进行查阅。档案管理信息化就要求档案工作者适应信息化的新要求，具备运用以电子计算机为

代表的现代电子设备，进行档案数据信息收集、处理、储存、分析和利用的技能。

（二）信息化条件下档案工作者的信息素养要求

随着时代的发展，人们对信息化进行深入系统研究的过程中，对推进信息化的推进进行了系统研究，1947年，美国信息产业协会主席保罗泽考斯基(paul zurkowski)率先提出了信息素养的概念。把信息素养(information literacy)的概念引入到档案信息传播中，研究在信息技术条件下如何培养档案工作者的信息素养。对信息素养的认识主要包括：对信息真伪进行准确鉴别、区别对待的能力；对信息的有效检索、评价和使用的能力。简单的说就是能够判断什么时候需要信息，并且懂得如何去获取信息，如何去评价和有效利用所需的信息。信息素养涉及各方面的知识，是一个特殊的、涵盖面很宽的能力，它包含人文的、技术的、经济的、法律的诸多因素，和许多学科有着紧密的联系。信息技术支持信息素养，通晓信息技术强调对技术的理解、认识和使用技能。而信息素养的重点是内容、传播、分析，包括信息检索以及评价，涉及更宽的方面。它是一种了解、搜集、评估和利用信息的知识结构，既需要通过熟练的信息技术，也需要通过完善的调查方法、通过鉴别和推理来完成。信息素养是一种信息能力，信息技术是它的一种工具。 （三）信息化向档案工作提出的理念创新要求

一是随着社会的发展，公民的知情权在很大程度上得到提高。

档案信息的开发更多地关注现实和大众需求，以此来增强对利用者的吸引力。在开发和选题的过程中，档案工作者要有信息意识，应具备对信息真伪进行准确鉴别、区别对待的能力。二是现代传媒技术的发展使档案信息的传播形式呈现出多样性的特征。原有档案信息的编辑速度不能适应高速的信息传播和应用速度，这就需要档案工作者具备在新的传媒技术条件下对信息的有效检索、评价、使用和传播的能力。三是现代传播手段给档案信息传播带来了很大的便利，但网络黑客技术、病毒、木马等安全隐患一直困扰着现代人。档案工作者必须树立信息安全意识，在传播过程中，不仅要注意自身的保密工作，更要注意避免不经意地丢失信息造成信息遗漏。 四是随着受众的档案意识和信息意识的增强，利用档案信息的用户不再局限于专业人员和政务系统工作人员，因此信息传播内容要具备广泛性与实用性。同时，由于各方面专业人员对信息质量的要求不断提高，信息传播的针对性要求档案工作人员提高信息传播内容的专业性与研究性，满足用户需要。

二、档案工作者适应信息化的基本素养内容

素养是平时经常有意识的学习、实践和修养，以及社会舆论、环境暗示的影响，从而使自己的知识、能力、作风、品德、胸怀、境界达到了一定的水平。人是第一生产力，是实现档案 管理信息化的决定性因素。档案管理人员的知识水平、 业务能力和政治素质决定着档案管理信息化的水平。因此，在信息化发展大潮中，档

案工作者的素养如何成为推进档案信息化最直接的重要因素。 文化素养。文化素养包含一个人的文化品位、知识视野、情感态度（人文情怀、生命观、审美情趣、思想观念、道德修养（规则意识、诚信）、胸怀境界 、传统习俗 、世界观、人生观、价值观、自然 观、发展观。最基础的是文化基础知识。档案工作者应具有与档案工作相关的文化与科学技术知识。档案信息在传播前，是档案工作者基于自身的文化素养和认识水平对将要传播的信息有一个基本的理解，在此基础上，确保信息传播符合相关原则和规定，对信息内容按照自己的认识和理解进行选择、处理和加工。因此，档案工作者的文化素养直接关系信息取舍、编辑的局限。科技的发展决定了网络传播必将成为今后信息传播的主要途径，作为传播者的档案工作者必须掌握一定的计算机知识。经济全球化发展环境下产生了不同种语种档案。国际间交流产生大量的外文档案，基于识别利用外文档案信息和增进国际档案工作交流来发展档案工作的目的，档案工作者应提高外语水平。

信息技能。主要包含信息检索技能、信息分析评价技能、信息利用技能和信息传播技能。是指档案工作者在从事档案工作实践活动中应具备的对信息搜集、理解、分析、处理综合能力。一是信息检索能力。由于工作内容的特殊性，档案工作者需要对档案进行一系列处理才能使其形成档案信息资源，为公众提供利用，使信息具有较强的检索性。档案工作者需要具备的信息处理能力主要包括：

信息收集、信息选择、信息加工的能力。二是用户分析能力。不同的用户对档案信息有不同的要求，对不同类型受众的需求进行分析，尽可能满足不同用户对信息的需求。三是信息传播能力。通过档案工作者细致的工作，使档案资源得到最大程度的利用，使档案信息得到最关法的传播，不断提高档案信息的利用效率。另外，对新技术的应用能力。计算机在档案工作中的普及，要求档案工作者熟悉运用计算机软硬件；在网络传播必将成为信息传播的主要途径的环境下，掌握网络应用技术是档案工作者必须具备的能力。 信息意识。一是对信息的预测能力。作为信息资源的开发者、公众获取信息的重要源头，档案工作者必须时刻关注外界信息，并与当时当地的实际工作相联系，提高对未来信息的预测能力。二是对信息的敏锐性。敏锐地感受社会信息的变化对档案工作的影响。档案工作者及其服务对象都是生活在信息社会中，面对海量信息，档案工作者只有具备强烈的信息意识，才能积极主动地挖掘、搜集、利用各种有用的信息，不断完善档案工作，使档案工作在各方面建设中发挥最大作用。三是信息的安全意识。保持高度的信息安全意识。在网络环境下，信息传递存在很大的风险，这就要求档案传播人员需具备一定的网络常识，把风险降到最低。另外，数字化信息的窃取和篡改不易被识别，使信息真伪难辨，一旦信息被人拷贝或篡改，就可能造成巨大损失，所以档案工作者还要注意物理存储系统的安全。

三、档案工作者素养养成的基本途径

素养的养成，是在素质的基础上不断积累和沉淀的过程，不断理解和深悟的过程，不断提高和丰富的过程，不断完善和完美的过程。

（一）必须始终坚持与时俱进的时代意识

档案工作者要增强现代化意识、市场意识和法律意识。一是档案职业道德意识。档案工作者必须维护档案和历史事实的原貌,既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征,也不允许主观臆断随心所欲地鉴别档案。无论在什么情况下,都要实事求是,坚持据实立档,据实用档,尊重历史,忠于职守,维护党和国家档案的历史真实面貌,同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。二是档案信息传播需要档案工作者增强其对信息性的认识程度，提高鉴别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。三是档案工作者要开发档案信息并主动与市场经济接轨，参与市场经济活动，为市场服务。四是档案信息传播要求档案工作者努力学习现代化设备的应用技术，促进档案工作的发展跟上时代节拍。五是档案信息传播要求档案工作者在履行服务职能时要有强烈的依法办事意识，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用，正当参与市场竞争。

当今世界是知识爆炸的时代，网路技术发展很快，档案管理工

作应充分利用现在已经成熟的网络技术，不断提高档案管理信息化水平，使档案更好地服务于社会。档案管理人员在日常工作中应注意加强与各单位 的协调，经常到有关单位和部门宣传档案信息化的知识，鼓 励各单位以电子文件的形式按规定格式、程序和要求上报 有关档案资料，以加强电子档案的管理和建设。档案工作不是独立的，档案信息化的实现依赖于方方面面的 配合，要及时以数字化的手段收集、加工、整理、传送和接收 以及储存。这些工作的顺利开展，需要建立一个有效的档案 管理信息化运行机制。 （二）必须始终坚持科学文化知识学习

1、掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的,具有较强的语言表达能力,对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史,才能了解档案产生的历史背景和作用,更好地熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要,因为档案工作的各个环节,如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的,若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。

2、掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强,档案工作者应有重点地学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学,还应具有一定的经贸、法律知识。

3、掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用,要求档案工作者必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识,才能适应

档案工作发展的需要。

（三）必须坚持进行各项技能培训

网络改变了人们传统的生活习惯，档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的档案信息传播。因此，档案工作者要接受相关的技能培训。一是软件操作和维护技能培训，提高办公速度，更好地促进档案信息的传播。二是网络知识的学习和培训，可以使档案工作人员及时捕捉社会信息，针对受众需求进行组织，提高传播效率。三是档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训，都有利于档案工作者正确应用现代技术，在安全与保密的条件下，进行更有效的档案信息传播。档案工作者除了坚持自学的学习方式外，还可以到高校进行充电，充分利用高校人才聚集、师资力量雄厚、教育资源充足的优势，在短时间内系统地掌握常用的信息知识和基本技能，为以后优质、高效地完成档案工作奠定基础。 档案工作者素养的提升是档案信息化的重要基础性工作，档案工作者要认清自己的历史责任，档案管理机关更要充分认识这个现实，长远规划，系统部署，有针对性的加强档案工作者的素养提高，促进档案工作健康、和谐地发展。