浅析城市环境卫生档案管理及利用

浅析城市环境卫生档案管理及利用

近几年，随着经济的发展以及城市化进程的加快，人們对于城市环境卫生越来越重视。因此加快建设并完善环境卫生档案管理工作，解决现有及预防可能发生的问题，使其能够实现工作条理化、清晰化、规范化的运作形式，为加快我国环境卫生建设打下良好的物质基础。

标签：环境卫生；档案管理；措施

一、环境卫生档案管理工作存在的主要问题

（一）档案管理意识不强

首先表现为环境卫生部门的档案管理意识不强，对于档案管理工作的重视程度不高，直接导致了部门机构的档案管理体系处于混乱的状态，一方面，从部门管理者到档案管理人员，对于档案管理的重要性还停留在对于纸质型文件的保存，而对于其它类型的实物及其他服务参数数据的保护基本处于停滞状态，信息丢失严重状况较为严重；一方面，由于管理意识不强，导致了在现阶段多数环境卫生档案的管理方式多以手动记录为主体，对于信息科技的运用较为滞后在效率及工作质量上无法做到准确无误。

（二）档案管理方式和管理水平与城市

发展速度不相适应随着城镇建设速度的不断加快，城市都市化客观上要求城市规划、建设、管理必须科学化、专业化，并应当具有高度广泛的社会性和统一性。这就要求档案管理要与时俱进，趁势发展，不仅真实记录城市发展历史，还要为城市管理提供服务，为城市专业化、特色化改造提供参考依据。但是，当前城市环境卫生档案管理方式改进速度和水平提升速度远远低于城市发展速度。诸多涉及城市环境卫生的建设项目，如生活废水和雨水分流排泄系统，生活和工业废水的无害化处理，城市生活垃圾填埋，以及通信、电力网络布设等等，从规划设计、建设到施工，都分属不同的部门和单位负责，建设和管理等内容被人为分割成多个碎块，建设档案等技术资料自然也由多个部门和单位分散管理。部门块状管理虽然简捷省事，但缺乏横向、纵向联系，难以形成系统化、集约化档案管理格局。保管城市环卫技术档案的许多单位中，有国有单位，更多的是民营企业。很多单位不仅缺乏专业档案保管场所，而且缺乏统一的管理标准。笔者在所属各单位检查时发现，不按要求分类立卷，专业技术档案与行政档案合卷混装等现象较为普遍。甚至有的怕麻烦，只归档文件正文，不归档作为附件的技术图纸、表格和说明书，严重背离了档案初衷。不规范的管理，造成档案资料发霉氧化变色，或被虫蛀，造成城市环境卫生技术档案损坏和缺失。收集和归档尚且如此，更难做到专卷专管。这些落后的管理手段，难以适应城市大都化发展需求，如遇突发事件，很难为应急处置提供技术支撑。

（三）档案利用率不高

制约档案利用的主要原因是城市环境卫生档案没有电子化和档案条块分割管理模式难以得到有效解决。承担城市环卫建设的部门和施工单位之间缺乏联系，各自为政。政府部门管理和服务方式滞后，没有建成可供社会查询和使用的电子化网络，致使城市环境卫生档案利用尚处在初级阶段，利用率较低。如环境卫生基础设施、城市各类管线布设“挖了建，建了再挖，再挖了再建”等现象反复出现，甚至施工方往往在不知情的情况下将其他部门的设施在己方施工时损坏，引发矛盾和资源浪费。

二、提高环境卫生档案管理工作效能的有效策略

（一）监理环境卫生档案管理体系

应当针对原有环境卫生管理体系制度的建立要逐步完善和细化，在传统原有的档案管理方式大多沿用了计划性经济体制下的档案管理模式，其文件数据的归档与分类流程总体呈现出内容反复、程序复杂的状况，同时由于环境卫生事业所要进行档案归档的信息内容数据量庞大，原有的档案管理运行流程已经不能够适应新时期的工作模式，因此建立制度明确、体系明细、运转效率高的体系迫在眉睫。

（二）建立共享机制，实现档案便捷利用

一是要严把档案收集关。应当由专门的档案管理部门将城市垃圾处理、城市雨污管线布设、城市污水处理、城市电力及通信管网布设等涉及城市基础设施、环境卫生管理工作的档案信息收集齐全，建立专业的技术档案室，专人负责管理。二是逐步建立健全城市环境卫生档案电子数据库，发挥计算机存储档案信息的优势。将纸质文档进行扫描，建立PDF格式数据库。有条件的可以建立包含地下管网、电力通讯网线、公共卫生设施布设等基础设施信息的城市环境卫生矢量地图，供政府领导和管理部门决策时参阅。在县级政府城市管理和环境卫生管理部门门户网上设立专栏，将适宜公开的档案信息在网络公开，方便相关部门、单位和社会公众查询。

（三）加强档案管理人员的业务培训

加强档案管理人员的业务培训，提高相关业务人员的执业能力和档案管理服务意识，通过系统、科学的业务技能培训，将具有较高科技含量的信息化技术引入到环境卫生档案管理工作中去，特别是针对环境卫生涉及内容范围广、数据信息量大等特征，以电子计算机为数据信息归档为载体，分门别类实现数字化管理模式，以提升业务人员熟练操作电子设备为前提，提高档案归档的精准度，同时为档案管理队伍带来新的管理理念和提升，整体提升档案管理人员的管理能力，提升企业的档案管理水平。

三、结语

城市环境卫生档案管理是一项综合性强、涉及面广的工作，具有广泛的社会性。档案管理部门要认真研究新问题，探索新思路，破解新难题。不断采用新技术，提高管理效能，推进便捷查询和利用，最大限度地发挥城市环境卫生档案的作用，为城市建设和发展提供强有力支撑。