浅析城市环境卫生档案管理及利用

2018.5

浅析城市环境卫生档案管理及利用

文/赵文玉

随着城市化进程的不断加快，科学建设和管理城市对城市环境卫生档案管理提出了更新、更高的要求。如何丰富城市环境卫生档案内容，促进城市环境卫生档案管理迈上新台阶，成为档案工作者面临的新课题。本文结合档案管理经验，对城市环境卫生档案管理存在的主要问题进行剖析，并提出相关管理及利用策略

一、加强城市环境卫生档案管理工作是适应城镇化发展的迫切需要

城市环境卫生档案是城市环境卫生管理部门在履行管理职能期间形成的文字资料，如城市环境卫生管理中的审批、财务、人事等行政资料，以及城市公共环境卫生设施规划布局和建设资料，城市环卫设施安装使用资料，垃圾填埋场设计及基建资料等技术资料。城市环境卫生档案对促进城镇大都化具有基础作用，对提升城市管理水平、有效节约社会资源具有重要作用。城市环境卫生档案不仅能真实反映城市经济发展状况，而且还能够体现城市管理者的经营城市水平。在人民生活水准不断提升，生态文明理念不断深入人心的氛围下，城市环境卫生工作愈来愈受到各级党委、政府的重视和广大社会公众的关注，城市环境

卫生档案管理方式也应当顺应时代发展趋势，改革管理模式和方法，强化服务理念，提升管理水平。

水和雨水分流排泄系统，生活和工业废水的无害化处理，城市生活垃圾填埋，以及通信、电力网络布设等等，从规划设计、建设到施工，都分属不同的部门和单位负责，建设和管理等内容被人为分割成多个碎块，建设档案等技术资料自然也由多个部门和单位分散管理。部门块状管理虽然简捷省事，但缺乏横向、纵向联系，难以形成系统化、集约化档案管理格局。保管城市环卫技术档案的许多单位中，有国有单位，更多的是民营企业。很多单位不仅缺乏专业档案保管场所，而且缺乏统一的管理标准。笔者在所属各单位检查时发现，不按要求分类立卷，专业技术档案与行政档案合卷混装等现象较为普遍。甚至有的怕麻烦，只归档文件正文，不归档作为附件的技术图纸、表格和说明书，严重背离了档案初衷。不规范的管理，造成档

二、当前城市环境卫生档案管理及利用存在的主要问题

1.档案管理方式和管理水平与城市发展速度不相适应

随着城镇建设速度的不断加快，城市都市化客观上要求城市规划、建设、管理必须科学化、专业化，并应当具有高度广泛的社会性和统一性。这就要求档案管理要与时俱进，趁势发展，不仅真实记录城市发展历史，还要为城市管理提供服务，为城市专业化、特色化改造提供参考依据。但是，当前城市环境卫生档案管理方式改进速度和水平提升速度远远低于城市发展速度。诸多涉及城市环境卫生的建设项目，如生活废

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服务

业务案资料发霉氧化变色，或被虫蛀，造成城市环境卫生技术档案损坏和缺失。收集和归档尚且如此，更难做到专卷专管。这些落后的管理手段，难以适应城市首先，政府领导要充分认识到城市环境卫生档案管理的重要性，推进依法治档进程。县级档案管理部门、城市环境卫生档案主管部门要发挥引领作用，城市环境卫生档案的电子化管理。要实现这个目标，应当把握好三个关键环节：一是要严把档案收集关。应当由专门的档案管理部门将城市垃圾处大都化发展需求，如遇突发事件，很难为应急处置提供技术支撑。在近年开展的环保督察中，笔者邻县十多年前建设的一个垃圾填埋场出现较为严重的漏液问题，污染了地下水源而被当地群众举报。由于主管部门和建设单位存档的技术档案资料不全，给制定后续抢救、维护方案带来了极大困难。

2.档案资料失真

笔者曾经撰文分析研究过人事档案的失真现象。城市环境卫生档案与人事档案类似，也存在失真问题。由于城市环境卫生档案没有直接产生经济价值，只有远期价值，其管理重要性往往受到忽视，甚至存在应付过关等现象，导致档案失真程度甚于人事档案。

3.档案利用率不高

制约档案利用的主要原因是城市环境卫生档案没有电子化和档案条块分割管理模式难以得到有效解决。承担城市环卫建设的部门和施工单位之间缺乏联系，各自为政。政府部门管理和服务方式滞后，没有建成可供社会查询和使用的电子化网络，致使城市环境卫生档案利用尚处在初级阶段，利用率较低。如环境卫生基础设施、城市各类管线布设“挖了建，建了再挖，再挖了再建”等现象反复出现，甚至施工方往往在不知情的情况下将其他部门的设施在己方施工时损坏，引发矛盾和资源浪费。

三、提升城市环境卫生档案管理及利用水平的相关策略

1.强化依法治档意识

将档案管理社会化、电子化、专业化理念传导至其他各部门。相关部门和单位也应当以严谨、积极的态度支持和配合城市环境卫生档案管理工作；其次，城市环境卫生档案管理人员要树立良好的服务意识，务必严谨务实，在档案材料收集、归档等方面严格规章制度，保存保管好历史资料。

2.健全档案管理制度

一方面，要健全城市环境卫生档案管理领导体制及工作机制。应当成立由县级政府分管领导任组长、涉及城市环境卫生建设的部门为成员的城市环境卫生管理领导小组。领导小组下设办公室，由综合部门领导担任办公室主任，全面协调城市环境卫生建设等事项。通过强有力的协调，解决城市环境卫生管理领导体制及工作机制，顺次理顺城市环境卫生档案管理，并使之与其他工作同部署、同检查、同考核；另一方面，要建立统一规范的档案管理制度。以市或县区为单位，制定统一规范的《城市环境卫生档案管理办法》。严格执行技术档案和行政档案分别立档等规定，建立健全城市环境卫生档案收集、归档、查阅、借阅等一系列规章制度。对于城市环境卫生档案管理工作中遇到的典型问题，要重点研究，及时解决，并改进和完善规章制度。

3.建立共享机制，实现档案便捷利用

城市环境卫生档案利用的目的是将“死档案”变成“活信息”，实现资源共享，途径是以政务公开为契机，实现

53理、城市雨污管线布设、城市污水处理、城市电力及通信管网布设等涉及城市基础设施、环境卫生管理工作的档案信息收集齐全，建立专业的技术档案室，专人负责管理。二是逐步建立健全城市环境卫生档案电子数据库，发挥计算机存储档案信息的优势。将纸质文档进行扫描，建立PDF格式数据库。有条件的可以建立包含地下管网、电力通讯网线、公共卫生设施布设等基础设施信息的城市环境卫生矢量地图，供政府领导和管理部门决策时参阅。在县级政府城市管理和环境卫生管理部门门户网上设立专栏，将适宜公开的档案信息在网络公开，方便相关部门、单位和社会公众查询。不适宜公开的技术资料按照保密规定管理。以完善城市环境卫生档案信息为基础，逐步实现档案管理电子化，为城市建设者和社会公众提供高效快捷的查询服务。三是加强城市环境卫生档案信息需求调研。城市环境卫生管理部门应当定期统计、分析档案查询和利用情况，听取服务对象的诉求，调整工作重点，改进服务方式，解决突出问题，满足社会需求。

城市环境卫生档案管理是一项综合性强、涉及面广的工作，具有广泛的社会性。档案管理部门要认真研究新问题，探索新思路，破解新难题。不断采用新技术，提高管理效能，推进便捷查询和利用，最大限度地发挥城市环境卫生档案的作用，为城市建设和发展提供强有力支撑。

（作者单位：汉中市环境卫生管理处）