企业财务会计档案管理问题及对策探讨

企业财务会计档案管理问题及对策探讨

（纽卡特行星减速机（沈阳）有限公司，辽宁 沈阳 110141）

企业的会计财务档案记录和反映了企业在一定时期的经济活动状况，是企业的全部档案资料当中非常重要的一个组成部分。对企业财务会计档案进行良好的管理，能够促进企业的改革与发展提供必要的服务。

标签：企业；财务会计档案；管理；对策

1 前言

企业的财务会计档案指的是企业在日常的经营管理当中的财务管理与会计活动过程中所直接形成的，具有一定的保存利用价值的会计核算所需要的专业材料，如会计账簿、会计凭证、财务报告以及职工工资清册等。企业的财务会计档案是具有非常重要的功能，根据财务会计档案资料，企业可以改善自身的经营管理状况、评价企业的财务状况、考核企业的经营业绩、防范可能存在的经营风险、做出正确的投资决策、加强企业的宏观调控措施、打击相关的违法犯罪行为、维护企业与职工的合法权益，所以说，企业的档案会计档案资料是具有法律效力的重要依据，其企业进行现代化财务管理与现代化会计事务管理的重要组成部分。

2 企业财务会计档案的特点

2.1 稳定性

企业的财务会计档案虽然其内容与种类非常多，所形成的量非常大，但是这类资料的基本组成成分只有三个方面：会计账簿、会计凭证和会计报表。这种来自档案成分的稳定性，是区别于其他类型档案的一个非常重要的标志。

2.2 整体性

所有的企业都会在一个会计年度当中产生数量不等的会计凭证、会计账册与会计报表等资料，这些资料之间是具有非常密切的相互联系的，有了会计凭证，才会有会计账册；有了会计账册，才会有会计报表，三者之间是一个牢不可分的统一整体，保持企业财务会计档案的整体性特点，是管理好财务会计档案的一个基础。在过去的一些做法当中，财务会计人员往往把决算报表归档到文书档案当中进行管理，这一做法割裂了企业财务会计档案的内在联系与整体性特点，是一种不正确的做法。

2.3 特殊性

企业的财务会计档案资料主要是以数字作为主要的记录内容，是记录企业内部反应经济活动的重要历史资料。会计凭证、账簿和报表都有其固定的格式与填

写项目，与一般的文件资料具有很大的不同，所以企业财务会计档案的装订与保管也具有一定的特殊性。

2.4 规律性

在一个会计年度当中所形成的会计资料等，在反映企业的某一项经济活动的时候，从开始进行业务到最终结束上报情况，企业财务会计档案都能够连续不断的进行记录，这有利于企业的经营管理者依据财务会计档案资料进行正确的计算与综合性的分析，企业的经纪业务活动之间是相互制约的，彼此紧密联系、环环相扣。这种存在于内部的规律性，远远超过了其他类型的档案。

3 企业财务会计档案的管理

3.1 资料的收集要完整

档案的收集与整理工作时档案工作的起点与基础环节，只有做到及时、完整、系统地收集相关的资料，才能够为财务会计档案的科学管理与后期的利用奠定坚实的基础。企业的财务会计档案是指企业的财务会计凭证、账簿和财务报告等财会核算所需要的专业资料，是记录与反映本单位真实经济业务的重要资料与证据。企业对于本单位在日常经营活动当中所产生的财务会计档案的范围要具体化，列出所需要进行归档作业的财务会计的文件名称，并加以规范，使其没有遗漏，尽可能的保证归档资料的完整性。

其内容与范围如下：

（1）会计凭证，包括记账凭证、记账凭证汇总表、原始的凭证等等。

（2）会计账簿，包括各种总账、各种明细账目、企业固定资产的卡片、辅助账目以及其他会计账簿。

（3）财务报告类资料，包括企业的每个月的月报、每个季度的季报和年度决算报表，编制会计报表时所制定的说明与附录等补充类材料等。

（4）其他类别的资料，包括银行开具的对账单、各类的收据存根、企业职工的工资变动通知等资料。

（5）电子化财务会计档案，包括存储了财会凭证、账簿和报告等资料的存储介质，包括微缩胶片、光盘、磁盘等。

3.2 准确立卷

根据企业财务会计档案管理工作的相关规定，各个单位每年依据企业运转状况所编制的财务会计档案应该有企业的财务会计部门按照相关的规定要求，负责对资料进行整理立卷，将整理好的资料装订成册，随后编制会计档案保管清册，

便于查找。这是因为，财务会计部门熟悉本单位的实际情况，熟知编制财务会计档案的全部过程以及编制财务会计档案的规律，能够贯彻实行财务会计档案的立卷的原则。由财务会计部门对财务资料进行归档之前的立卷与整理工作，能够保证在进行财务会计档案的收集完整，同时保持档案之间彼此的联系，能够保证准确立卷。

3.3 科学分类

财务会计档案涉及到了许多方面的专业知识，是一门非常专业的档案，而许多单位在实际的工作当中由于缺少专业的财务会计档案权力人员，再加上切得领导对财务会计档案管理工作的不重视等相关因素，财务会计档案保管工作在财务会计部门，往往只是将相关的信息简单的写上时间、名称、数额等信息，并不进行其他的处理工作，这样的做法是非常不规范的。如归对财务会计档案进行实体化的系统管理、科学分类，是财务会计档案工作保管和利用的基础。对财务会计档案分类的目的在于今后能够科学的进行管理和方便的利用。在进行分类时要符合财务会计档案形成时的固有特点与自身规律，保持各项资料之间的紧密联系，使财务会计档案成为一个非常严密的体系。

3.4 信息检索工具要简便

在同一个会计年度里所产生的有效地凭证、账册、报表等相关的资料，彼此之间是相互联系、环环相扣的。因此在财务会计档案当中所需要使用的检索工具，应当根据实际的工作需要来进行编写，而且应该具有简便明了的特点。一般来说，检索工具的编制要尽可能的与资料分类保持一致。流水账目录，是按照不同的会计文件名称所编制的，没有年度的区分，在收进使得所登记的目录；案卷目录则是按照财务会计档案的分类而编制建立的目录；专题目录，是编制人员根据企业日常的工作需要所编制的目录。

3.5 强化管理工作

财务会计档案的管理人员在工作上要尽职尽责，严格遵守各项规章制度，一定要做到依法办事，规范管理行为。首先档案管理人员必须做到单位的档案不得向外借出，如果遇到特殊的情况而不得不借出的话，必须经过直接负责人批准同意方可以提供外人进行查阅或者是对原件进行复制。其次是要求存放企业财务会计档案的档案室、档案柜内不允许再存放其他的物品，档案室的室内要放置吸潮物品，在档案柜内要放置防虫药品，如果有条件的话还应该安装报警器，档案室工作人员必须坚持经常查看档案室内的情况，及时清理打扫室内的卫生，如果发现了一些不利于档案保存的隐患要及时进行清除作业，档案室的工作人员一定要做到防火、防潮、防尘、防盗、防霉、防鼠咬虫蛀等损害财务会计档案保存的现象，使企业的财务会计档案管理工作达到科学化、安全化、制度化、标准化。再次是要对储存了企业财务会计档案资料的磁性介质做好保存管理工作，在保存的过程当中，档案室的工作人员要做好放热、防磁、防有害生物和防污染等方面的工作，如有必要，一些非常重要的财务会计资料还应该进行双备份处理，对档案室内的储存介质要定期进行检查，定期进行数据复制工作，分别存放。最后是积

极使用现代化的技术与手段来管理企业的财务会计档案一改传统效率低下的以手工记录为主的管理方式，尽可能提高档案的管理水平和再次利用率。

4 企业在进行财务会计档案管理工作时存在的问题

以目前的情况来看，在企业进行档案管理的工作当中，财务会计档案作为一种专门的档案而受到了普遍的重视，财务会计档案基本上都是由专业的财务会计人员来进行整理、立卷，并且由专人来进行保管。但是在实际的工作当中，对企业的财务会计档案的管理工作还是存在以下的一些问题：

4.1 财务会计档案的案卷质量不高

由于某些会计人员的档案意识并不是很强，也没有完全掌握会计在档案规范化整理工作当中所需要的操作技能，在进行会计档案工作中存在着填写不仔细、案卷装订不认真、资料整理不规范的现象。

4.2 财务会计档案的收集不齐全、完整，电子财务会计档案没有与纸质财务会计档案同步归档

企业的会计工作由原先的纸质化向电子化推进已经有很多年了，但是很多单位的电子化财务会计档案管理工作还并没有进行全部同步开展，大部分企业单位的档案管理部门仍然是只有纸质的会计档案，计算机成为了摆设而发挥不了其应有的作用。

4.3 相关人员没有定期鉴定与销毁财务会计档案

企业的财务会计档案是企业众多档案资料当中数量最多的一种，定期对企业的财务会计档案进行鉴定与销毁本来就是财务会计档案管理工作的日常工作之一。但是由于财务会计档案的鉴定具有难度大、责任大的特点，鉴定工作非常麻烦，所以绝大多数的企业单位没有进行过一次鉴定，而是保留本单位自成立之日起所建立的全部财务会计档案资料，这样一来，企业的档案管理部门就面临非常大的工作压力，其一是单位的档案库容有限，其次是对这些资料进行管理时具有很大的压力。

4.4 企业财务会计档案管理人员的素质需要提高

企业的财务会计档案具有非常强的专业性，而大多数企业内部的档案管理人员只具备一般的档案管理技能，对财务会计方面的知识所知甚少，并不能够完全满足企业财务会计档案管理工作的需要。

4.5 财务会计档案的开发利用并不充分

由于大多数的企业的财务会计档案的服务方式方法仍然停留在传统模式上，没有进行改革与创新，所以很难满足现代企业进行自身发展的需要。

5 加强企业财务会计档案管理的思考

5.1 强化企业的领导对企业财务会计档案的管理工作

企业的主要领导必须充分认识到企业的财务会计档案对企业的生存发展与科技进步的重要性，使企业的领导层把一定的注意力投入到对档案管理方面，对于企业财务会计档案的管理人员而言，必须向企业的领导层宣传档案工作的重要度，以工作成绩证明自己的观点，影响领导层做出正确的决断。让领导层时刻关注企业档案工作的情况，从各个方面为档案管理工作提供便利条件，形成一种从企业上层领导干部到下层工作人员都非常重视档案管理的良好风气，促进提高档案的管理水平。

5.2 提高企业的财务会计档案管理人员的专业水平

一些企业内的档案管理人员多为兼职工作，企业缺乏专业的档案管理人员，电子化办公水平也比较低，这些因素直接造成档案管理工作的效率低下、水平不高，制约了企业财务会计档案管理工作的发展。所以应当对企业的档案管理人员进行必要的专业培训，组织相关的经验交流研讨活动，培养具有专业能力里的档案管理人员。

5.3 建立健全完善的规章制度

一直以来，很多企业都没有完善的档案管理制度，或者是制度已经制定，但是得不到确实的落实。为了确保所有财务档案的齐全、完整与保存管理的规范，企业应当以国家的法律法规为依据，制定出符合本企业自身特点的规章制度。这样就可以使企业的财务会计档案保管工作有章可循，促进企业的发展。

6 总结

企业的财务会计档案管理是会计工作当中不可缺少的重要组成部分，正确的数据能够为企业提供以往的数据进行客观的经济分析，在企业进行经济预测与商业决策的过程当中能够发挥非常重要的作用。企业应该对这方面工作予以足够的重视并切实执行好财务会计档案管理工作的相关规定与规章制度。

参考文献

［1］张雪艳.档案管理科学化探究［J］.兰台世界，2007，（6）:24.