公司公文行文规范

篇一：某集团公司公文行文管理制度 第一章 总 则

第一条 为了保证公文的规范性、完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便，经参照国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》及结合本公司的实际需要，特制定本规定。

第二条 公司各部门应配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。

第三条 公司中、高层管理干部要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，改善办公手段，规范办公程序，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重效用。

第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公司对外的公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。 第二章 公文格式 第一条 外形格式

一、用纸：公文要求使用统一的纸形，以便于管理。

（一） 公司文件用纸统一使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸；

（二） 公文附件中的图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。特殊情况下，可根据需要放大或缩小。 二、页边与图文区

（一） 公文文面的天地页边要空留恰当，文字不得打印过满，以清晰悦目，便于阅读（详见《公文格式模板》）；

（二） 根据实际情况，版面尺寸可作调整，力求美观、整洁； （三） 图文区内文字符号一律采用从上至下、从左向右横写横排，正文 文字的每行长度与图文区宽度相等；

（四） 字距、行距的安排以便于阅读、郑重、大方为原则。可根据文种要

求掌握选用，尽力作到匀称、整齐；

（五） 公文应采用页码编序，页码为阿拉伯数字，位于文件下端，居中排列。 二、装订 （一）装订要求：

1．公文版面是横书横排的，按照一般规律和阅读习惯，在左边装订；2．装订时不要太靠边，也不要太靠里压字，给阅读带来不便；3．装订通常都应订两个书钉。两个书订的位置，以距两端各四分之一处装订为宜，平面平订装订线距左边12mm左右，书钉应与纸边平行，不要歪斜；4．装订好的文件要不缺页、不重页、不错乱页码顺序；

5．凡有附件的公文，文件和附件要装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明主件的文号，与主件同时报送。

（二）装订方法：

一般采用二孔文件夹、活页文件夹、抽杆式文件夹、钉装、活动夹、半开口塑料文件套的办法：

第二条 文头格式 一、份号：

（一）文件份号是同一文稿印制若干份文件时每份的顺序号，用6位数字码标识（000001~999999）；

（二）份号印制在版头纸图文区第二行左起1~6字位置；

（三）一般文件的份号可以省略，但机密、绝密公文应该标识文件份号，且在发文时予以登记。 二、秘密等级：

（一）秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。带密级的公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件，不带密级的公文称之为平件（或普通件）； （二）秘密的标识为“★”，★前标密级，★后标保密年限，位于文件版头纸左上角、份号下方位置，顶格书写，用三号黑体字；

（三）如果不标注保密年限，则绝密件保密期限为三十年，机密件保密期限为二十年，秘密件保密期限为十年。普通文件，无密级限制，则此位置空缺； 三、紧急程度：

（一）紧急程度是对公文印制、送达和办理的时限要求； （二）公文按紧急程度一般分特急件、急件和普通件； （三）紧急程度标记印制在密级下方，

用三号黑体字； 四、版头： （一）版头包括两部分：

1． 由发文机关名称（全称或规范化简称）和“文件”二字组成的文件名称； 2． 间隔线。文件名称用大号字体位于间隔线上方正中央； （二）版头套红印刷；

1．几个机关联合行文，可用主办机关一家版头，也可并用几家版头，将几个机关名称都套红印在版头上，主办单位排在第一位。

2．平行单位之间、同级机关可联合行文。上下级机关之间、本机关和机 关内有关职能部门不能联合发文。 五、发文字号：

（一）发文字号是由发文单位按发文次序编排的表明发文的单位、时间、次序的文件号；

（二）发文字号由发文单位代字、发文年度和当年发文顺序号三部分组成； （三）发文号字体大小与正文字体大小相同，居于文件名称与间隔横线之间的正中处，适当靠近间隔横线；

（四）发文单位代字、年度、顺序号的次序不能颠倒。年度应写全称，年度外使用方括号；

（五）公司发文字号规定为“集团发[××××]××号”。 六、签发：

（一）上报的公文，应标注签发人。联合行文应标注各联合单位的签发人； （二）标注格式为：在发文字号后（空两个字），打印“签发人：××ד，字体与正文相同，发文字号相应适当左移。 第三条 主文格式 一、 标题：

（一）标题应当准确，能正确地表达正文的主要内容，简短、扼要，一般不宜超过30个字；

（二）标题可以根据具体情况适当简化，力求明确、简要、醒目。在某些公文的标题中，发文机关、事由可以省略，但在任何情况下文种不能省略； （三）允许省略发文机关或事由的情况有：

1． 版头中已有发文机关名称，下行文的通知、批复等标题中可以省略发文机关；

2． 报告、请示等上行文和给上级、平级机关的函件一般不在标题上标明发行文机关名称，而只在正文之后署名；

（四）除发布法规性文件外，标题中一般不加书名号或其它标点符号； （五）为了使标题突出鲜明，大标题一般用小二号或三号黑体字，小标题一般用三号或小三号黑体字。标题与间隔线和正文（或主送单位）之间应隔一行的距离； （六）标题的排列：

1． 标题居中排列，字数较多的标题可分成两行或三行； 两行标题一般有三种排法：齐行，上短下长，上长下短； 三行标题一般有两种排法：短长短，倒梯形；

2． 标题分行时要注意不能把词或词组分割开，应遵循阅读习惯及版面美观的原则。

二、 主送机关：

（一）确定主送机关必须遵循两个原则，一是文件的内容和工作需要，另一是隶属关系，不能乱送；

（二）主送机关位于标题正文之间的左侧，顶格书写，加冒号； （三）通告、公告、布告等公文一般采用张贴或用新闻媒介公布，不写主送机关。通报、决议、决定等文种一般将主送机关放置文尾，主题词之下； （四）下行文主送单位六个以上，主送机关一般使用泛称（例：各部门）； （五）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他有关上级机关，应用“抄报”形式； （六）请示件的主送单位必须是正式批复的机关；

（七）平行单位之间发文（平行文），如有多个主送单位，不采用泛称的写法。在打印文件时将主送单位空下，待文件打印完以后再逐一填写（或分别打印主送单位名称）； 三、正文：

（一）正文指主送机关以下至落款前的部分。正文起段空两个字，回行时要顶格书写。最后一页如果只有一行字，则字一般不应少于五个； （二）正文一般用宋体四号或小四号字；

1． 公文中字号的选用一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及注释说明等顺序依次从大到小地选用；

2． 文件标题一般用黑体、粗宋体小二号或三号字体，一般公文的正文、主

送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等，采用四号或小四号宋体字。 （三）正文中用数字表示多层次结构时，其方法如下：

第一级用：一、二、三……，序次语后面用顿号； 篇二：公文管理和行文规范 公文管理和行文规范 1. 概述

1.1 公文指集团总部及各公司之间因公往来的各种纸质和电子文件，以及各公司与政府机关、社会团体、行业协会及其他各类企事业单位等外部单位因公往来的各种纸质和电子文件。

1.2 公文一般由标题、正文、收文单位、抄报（送）单位、发文单位、发文时间、印章、附件等部分组成。视具体情况，可标注密级、紧急程度。 1.3 公文处理一般包括拟稿、审核、签发、用印、承办、催办、登记、审批、分发、传递、归档、销毁等环节。每个公文处理的环节均须严格登记。 2. 公文拟定原则

2.1 一事一议。禁止在一个请示中，同时请示2个（含）以上事项。 2.2 分清报告与请示，禁止在报告中夹带请示事项。

2.3 标题清楚、观点明确、条理清晰、层次分明，措辞准确规范，简明扼要。 2.4 收文单位（人）、抄报(送)单位、发文时间、发文单位、附件、紧急程度、密级等内容须明确标署。 3. 公文审批

3.1 总裁为集团总部红头文件最终审批人。

3.2 各公司总经理为各公司内各类公文的最终审批人，负责公文的审阅、回答、批示、签发以及其他必要的最终处理。

3.3 各公司总经理为本公司内各类公文的最终审批人，负责公文的审阅、回答、批示、签发以及其他必要的最终处理。

3.4 集团总部和各公司其他审核人，均为各类公文的过程审批人，负责公文的审阅、回答、批示、签发以及其他必要的过程性处理；如遇重要或异常事项，必须及时请示主管领导，按领导指示办理。

3.5 与其他部门或公司关联的事项，该节点审批人必须与相关部门或公司沟通、会签、确认后方可提交至下一审批节点或具体办理。

3.6 各审批人必须出具明确的意见。如同意，须明确同意什么（如有必要，须明确为什么同意）；如不同意，须注明原因；如有其他建议，审批人需明确建议或意见，审批人需直接要求公文发起单位落实该审批人意见后，再继续提交下一审批人，禁止把没有落实的审批意见提交至下一审批人。禁止使用含糊不清、模棱两可的审批语言。 4. 公文的收发

4.1 集团总部公文的收发由集团总部行政部统一受理(包括签收、登记、存档、转发等)。

4.2 各公司公文的收发由公司行政部统一受理。

4.3 收文人员收文后，须按处理权限、期限及时予以转发。对于需要回复的公文，收发人员应根据要求及时跟踪、催办和反馈，防止漏办和延误。 5. 公文的保管

5.1 公文保管须按照公司档案管理规定执行。 5.2 红头文件存档范围包括底稿和文件正文。

5.3 重要的机密公文，一律存放在保险柜或上锁的铁皮文件柜中，专人保管。 6. 行文规范 6.1 总体要求

6.1.1 行文以WORD、EXCEL和PPT为主。 6.1.2 行文须言简意赅、通俗易懂、严谨规范。 6.2 WORD行文要求 6.2.1 纸张大小：A4。 6.2.2 纸张方向：纵向。

6.2.3 页边距：普通（上下2.50 cm，左右2.50 cm）。 6.2.4 字体

（1）文件标题：华文中宋，小二号，加粗； （2）条款标题：华文中宋，小三号，加粗； （3）正文：华文中宋，小四号。

6.2.5 行距：标题与正文之间行距为1.5倍；正文行距为单倍行距。 6.2.6 页眉页码

（1）页眉：空白型，右对齐，华文中宋，五号；左侧页眉须为“东方城”标识；右侧页眉为文件标题或标题简称；

（2）页码：页面底端，X/Y，加粗显示的数字，居中。 6.2.7 显示比例：150%。 6.2.8 其他要求

（1）行文左对齐，每段起始空两格； （2）多用短句,每句不宜超过35字；

（3）签章页应含有正文，不单独成页；文档中如有表格插入，应在同一页面显示；

（4）附件与正文之间插入分页符； （5）文本中不体现回车符； （6）存档版本为2003版。 6.3 EXCEL行文要求 6.3.1 纸张大小：A4。

6.3.2 页边距：上下2.00 cm，左右2.00 cm。 6.3.3 字体

（1）文件标题：华文细黑，16号，加粗； （2）正文：华文细黑，11号。 6.3.4 对齐方式： 标题：文字居中 数字：右对齐 文字：左对齐 6.3.5 其他要求

（1）每句最多不超过35字；

（2）每隔两行，以水绿色（淡色）填充两行； （3）冻结每列标题窗口； （4）每列添加排序和筛选功能。

6.4 PPT行文要求 6.4.1字体

（1）文件标题：微软雅黑； （2）正文：华文细黑。

6.4.2 字数：每P字数不超过50字。 6.4.3 字号：需便于演示观众清楚阅览。 6.4.4 色彩：PPT整体色彩不超过三种。 篇三：企业红头文件行文规范及

云南影视制作发行有限公司 红头文件行文规范标准

云南影视制作发行/昆明清湛贸易有限公司文件 大小根据实际情况 云影/清湛字【201X】XX号 题目 标题用二号小标宋字体

XX部门：主送机关三号仿宋顶格 冒号用全角

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。正文三号仿宋 20XX.X.X

成文日期三号仿宋 右空四个字的距离 主题词三号黑体 主题词目三号小标宋

主题词：请购 流程 通知 抄 报：X总抄 送：公司各部门 抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋 眉首：(文头，红色反线以上部分）

印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人

1.公文份数顺序号7位数（版心左上角顶格第1行，机密、绝密件才标注） 2.密级（秘密、机密、绝密） ，涉及本公司商业秘密的文件，应当标注相应的密级。仅限董事会成员为发文对象的密级为绝密级；以公

司部门经理级以上的为发文对象的密级为机密级；以公司全体员工为发送对象的密级为秘密级。

3.紧急程度 （3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字间空1字；如同时标识密级和紧急程度，密级在第1行，紧急程序在第2行）

4.发文机关标识（小标宋体字，红色）

《XXXXXXXX公司文件》——主要用于向上级机关报告工作，颁布规章制度，发布企业的决定或通知、印发重要会议纪要和公司领导讲话，转发上级或批转下级重要文件等）

5.发文字号（发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。） 发文部门代字——年份?2020?——序号 6.签发人

只有上行文才标注。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋字，后用3号楷体字标识签发人姓名。 二、主体（红色反线下方，主题词上方）

标题、主送部门、正文、附件、发文部门、成文时间、印章、附注 1.标题（位于红色反线空两行之下，2号小标宋体字，居中） 三要素：发文部门——事由（关于?的）——文种 要求：切题、简明、醒目、得体

2.主送部门（左侧顶格用3号仿宋体字标识） 全称或规范化简称、统称 注：公告、通告等属周知性的公文，可没有主送单位。 3.公文正文：首页必须显示正文

4.附件（正文下空1行左空2字，用3号仿宋体标识） 附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。 5.成文日期（公文用汉字） 成文日期确定的原则：

（1）会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准； （2）领导签发的，以签发日期为准； （3）批复性文件以文件批准日期为准。 6.公文生效标识（右空4字） 企业公文只标识成文日期和盖章。 三、版记：

1.主题词（用3号黑体字，居左顶格标识；词目用3号小标宋体；词目之间空1字）

类别词——类属词——文种

例：关于公司全体员工积极参与网站投稿的通知 企业文化 网站 投稿 通知 除类别词外，最多可选5个

2.抄送部门（指主送部门外需要执行或知晓公文的部门） 抄送部门间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送部门对齐；在最后一个抄送部门后标句号。 3.印发部门和印发日期

位于抄送部门之下(无抄送部门在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字。印发部门左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

附件1：红头文件范本 云影[2020]第001 号 以下为正文