计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题

作者：许雪梅

来源：《办公室业务（下半月）》 2018年第6期

【摘要】近年来，我国经济不断发展，科技水平有了很大的进步，尤其是在计算机信息化方面尤为突出，计算机信息化在其他领域的应用也越来越多。计算机与计划生育档案管理的结合，能够大大提升计划生育档案管理水平。档案信息化对计划生育的发展要求是时代发展的要求。

【关键词】计划生育档案；档案管理创新；档案管理数字化

创新对国家的发展来说尤为重要，它体现着一个国家的经济与科技发展水平，体现着国家的综合实力，对国家的长远发展有着至关重要的作用，创新还能够体现国家的综合国力。计划生育档案管理要不断创新，提高适应性，更好地为社会服务，更好地适应未来发展的社会主义市场环境。计划生育档案管理要更好地为我国计划生育工作服务，为计划生育档案管理创新研究和数字档案分析管理提供强大动力，适应数字化计划和信息技术档案管理发展的要求，合理解决计划生育档案管理创新和数字档案管理存在的问题。

一、计划生育档案管理创新

（一）加强对计划生育档案管理创新重要性的认识。计划生育档案是非常重要的，计划生育档案管理人员一定要加强对计划生育档案的重视程度，对档案管理要做到仔细、谨慎。计划生育档案对于我国的发展来说有着至关重要的作用，实现计划生育档案的共享也是非常重要的。计划生育工作档案管理对促进我国计划生育政策具有重大影响，要定期推动计划生育档案管理人员深入了解计划生育人事档案管理工作。

（二）计划生育档案的规范化管理。要及时、有效地指导非专业人员的运行，发挥更好的系统维护作用。利用高频系统，特别是故障的使用将更加突出，运行问题甚至延迟整个系统运行几天，重点是培训相关问题，提前指导预防。经过正确的引导，确保有效的信息化建设效果。建立一定的制度来进行维护管理，通过规范化管理和档案管理的计划生育工作，不断提高档案管理的真实性。

（三）提高计划生育档案管理人员的水平和装备水平。要定期开展专业培训和计划生育管理，不断改革计划生育档案管理人员，增强计划生育档案管理人员的专业技能和解决问题的能力。就目前而言，我国的计划生育档案管理水平还处在落后状态，所使用的设备也存在诸多问题，国家要加强在这方面的资金投入。近年来，互联网与计算机技术的飞速发展，使得各行各业都焕发出新的生机，计划生育档案管理也不例外，计算机互联网技术对计划生育档案管理发挥着至关重要的作用，对提高计划生育工作效率的档案管理、建立档案管理系统起着非常重要的作用。

二、计划生育档案的数字化

（一）计划生育档案信息管理。计划生育档案管理是一项非常繁杂的工作，所涉及的文件复杂多样，互联网信息技术的发展为计划生育档案管理提供了诸多方便，有利于建立完善的数据系统，便于信息的查找和管理。为了在文件管理中使用新的信息，可以利用二进制代码建立相应的数据，统一计算机内部的文件信息和数据。互联网计算机技术将计划生育档案进行有效

的整合管理，保证计划生育档案更加规范化、科学化，使得计划生育档案的安全性有了很大程度的提升。将计划生育档案信息管理应用于计算机网络咨询和实时浏览等功能，及时有效地更新计划生育档案信息。互联网信息技术给计划生育档案管理带来的不仅仅是信息的整合，还有资源的共享，计划生育档案管理工作需要越来越多的重视，从领导水平上，有效地推进信息化建设，提供更多的人力、财力和物力的支持，并实施相应的管理信息化规划体系。为了加强对计划生育档案信息的管理，营造良好的硬件和软件条件，使信息化建设达到信息化管理的实际效果。

（二）计划生育档案资源的虚拟化。通过信息技术对档案的管理，希望能带来更便捷的服务，档案管理由于工作量大，需要通过信息技术来实现更高效、方便的工作。特别是社会作为一个整体，有效地覆盖了综合信息技术，人们的实际功能和方便性已经被应用于信息管理，信息化建设有利于社会使用背景、基本条件满足、促进相关技术的完善。除了面对未来大数据和信息管理的趋势外，档案信息管理已成为未来的发展趋势，不仅可以提高工作效率，而且成为信息存储和使用的必要方式。信息时代，计划生育档案管理需要配备相应的人才。做好日常培训管理人员，提高员工的准确性和操作安全，充分处理实际工作，了解相关操作程序和信息化建设规则，才能严格按照有关规章制度办事，确保日常工作有序。做好日常工作中对人员的反馈，做出相应的工作记录中的实际问题，能有效地反映实际工作情况，并根据实际情况进行相应的培训管理，解决工作中的实际问题。

（三）效率的工作方式。随着人口的不断增长，档案信息量也在逐渐增加，应该通过计算机管理，将信息资料以重要性、价值、使用程度等情况不同进行统一的管理和整理，提高工作效率的工作方式基本分为以下方面：首先针对开放性的档案和使用几率较大的档案进行优先处理，以此来提高档案管理的工作效率；另外档案管理过程中也可以根据案卷类型不同，通过档案的中心内容和潜在特征将其著录，不但可以减少著录和录入的条目，而且更加节约时间、人力、物力和财力，大大提高工作效率。