企业标准
QP/JMGE024001-A/0-2006
文件控制程序 版本号/修订次序号 发文编号： 修订页 修订内容概述 编制/修订人 生效日期 2006-12-20 发布 2006-12-25 实施 南昌江铃汽车集团发动机有限责任公司 发布
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文件控制程序
前 言
QP/JMGE024001-A/0-2006
对公司文件在评审、批准、发放、使用、更改、处置等活动实施控制，确保文件的充分性与适宜性，确保各相关场所使用有效文件。
本程序由经营发展部提出。 本程序由经营发展部起草。 本程序由经营发展部归口。 本程序起草人：吕忠华 本程序审核人:
廖为健
本程序批准人：王士葆
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1范围
本程序适用于与公司质量管理体系有关的所有文件的控制和管理。
2引用文件
QP/JMGE024002-A/0-2006《记录控制程序》 QP/JMGE03-XX-0001-A/0-2006《档案管理规范》
3术语和定义
3.1 管理文件：指规定或说明企业组织结构、管理职责、工作程序、工作管理规定/细则/办法/规则的文件。
3.2质量手册：管理文件的一种，是公司的纲领性文件，概要描述组织内部质量管理体系活动及其接口关系的文件。
3.3 程序文件：管理文件的一种，是指为进行某项活动或过程所规定的途径或方法的文件。 3.4管理规定/细则/办法/规则：管理文件的一种，主要阐明某项具体活动要求的文件。 3.5作业文件：规定详细作业条件的文件，主要指技术文件和记录。
3.6技术文件与技术标准资料：指产品设计类文件、产品工艺类文件和技术标准（包括国际、国家、行业及企业标准等）
3.7记录：指阐明的取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
3.8行政公文：指用以管理企业，处理企业事务时用来传达政策法令、请示公务、报告情况、联系工作、商洽事务、制订计划等的文件。包括命令、请示、报告、函、公告、通告、通知、决定、会议纪要、指示等。
3.9外部文件：顾客或公司外所输入的图面与资料或书籍文件（如：ISO9000:2000版/ QS-9000/VDA/ISO-TS16949等质量管理体系要求、国际/国家产品标准、政府安全和环保法规等）； 3.10一层次文件：质量手册； 3.11二层次文件：程序文件；
3.12三层次文件：管理规定/细则/规则/办法、作业指导书（包括：操作说明书、检查标准/检验规程、操作标准/操作规程、在过程中所需使用的工艺文件、工艺卡片、图面与技术标准资料等）； 3.13四层次文件：表单/表格、记录；
4职责
4.1总经理负责公司质量手册的批准发布；管理者代表负责一层次文件的审核和二层次文件的批准；总（副）经理负责分管职能部门的三层次文件和管理规定/细则/规则/办法的批准； 4.2各相关部门根据职责负责二层次文件的编制； 4.3各相关部门负责三、四层次文件的编制；
4.4经营发展部负责体系文件的组织编制、修改、协调管理、颁发、控制； 4.5办公室负责工作标准和行政文件的组织编制、修改、协调管理、颁发、控制； 4.6信息部负责公司各类文件、资料（包括电子文档）的建档和保管；
4.7产品开发部、动力传动部、制造部负责图面与技术标准资料、工艺文件的控制；
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4.8设备动力部负责环境体系文件的控制；
5资格和培训
本程序涉及的操作人员，必须接受本程的培训。
6工作流程和工作内容
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工作内容：
6.1文件和资料的编制、审核和批准
6.1.1质量手册由经营发展部组织编制；程序文件由经营发展部组织与质量管理体系要素有关的各职能部门分别负责编写；作业指导书由各相关部门结合作业活动的特点和程序文件的控制要求，负责组织部门人员编制；产品设计文件、工艺文件与技术标准资料由产品开发部、动力传动部、制造部负责编制。
6.1.2各部门负责编制与本部门有关的文件和资料同时填写《文件制订审批单》，经部门主管审核，交文件和资料的分管部门统一编号；一级文件由管理者代表审核,上报总经理批准，由经营发展部加盖“受控”章；二级文件上报管理者代表批准，由经营发展部加盖“分发有效”章；三、四级文件上报主管的总（副）经理批准；所有文件都需要加盖“分发有效”章，并在原始版本加盖“主控”章，由文件分发部门报信息部档案室归档。 6.2 文件和资料的发布/分发
6.2.1文件和资料发布前由编制者经其分管部门进行会签，按《发文稿纸》确认其是否行之有效，否则退回原文件编制部门；经批准的文件，由文件分管部门在《有效文件和资料控制清单》上进行登记，并报信息部档案室归档，同时由信息部在公司信息网发布。
6.2.2文件颁发部门和使用部门在收、发有效文件后，按《文件资料发放回收登记表》登记并确定专人保管，以控制文件和资料的使用。
6.2.3每年由信息部档案室编制公司《文件管制总览表》，并经营发展部批准后，在公司内部网颁布。 6.3 文件的宣贯、运行：
6.3.1文件颁布之后，文件编制人员对相关人员进行培训，并做好记录。
6.3.2公司各部门针对重复使用的文件和资料，文件分管部门依据《有效文件和资料控制清单》对所分管的文件和资料进行每年不少于一次的检查，并将检查结果记录在《文件资料检查登记表》上。公司可以在每年质量体系内部审核中合并检查,检查的内容包括：
6.3.2.1 各场所是否存在并使用相应有效版本的文件和资料。 6.3.2.2 各场所是否撤出失效和作废的文件和资料。 6.3.2.3 各场所作用的文件和资料是否完整无损坏。
6.3.3 任何人不得在受控的文件和资料上任意进行涂改、添加、乱写乱画或作任何记号。
6.3.4 检查中发现无效文件资料，由文件分管部门收回，并开具《使用无效文件检查通知单》通知文件使用部门予以纠正。文件收回后，文件分管部门应列出《文件资料销毁清单》，经部门领导批准后，报信息部档案室销毁。
6.3.5 文件缺页、污损，影响使用时，文件分管部门应予以更换，收回破损文件和资料，列出《文件资料销毁清单》，经部门领导批准后，报信息部档案室销毁。
6.3.6 技术文件（产品技术文件、工艺文件及各种标准）的发放按《技术文件管理办法》来统一管理。
6.4文件和资料的更改：
6.4.1 使用人员发现文件不适用时，填写《文件更改审批单》，申请单经部门领导审核后，送原文件
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编制部门。原文件编制部门对申请单进行审核。若文件不需修改，申请部门继续使用；如文件确需修改时，原文件编制部门根据原文件和《文件更改审批单》中的相关内容对文件进行更改。
6.4.2产品设计文件、工艺文件与技术标准资料和顾客所有的工程标准/规范及更改，分别由产品开发部、动力传动部、制造部按《技术文件更改管理规范》进行。
6.4.3更改后的文件颁发按6.2执行。同时将旧版受控文件予以回收、销毁并做好记录。作废文件的文件分管部门需要保留需加盖“作废参考”章。文件的保存期限按QP/JMGE024002-A/0-2006《记录控制程序》执行。 6.5外来文件的控制
6.5.1各职能部门负责收集、接收本部门职责范围内的外来文件，对收集、接收来的外来文件进行系统识别，并判断其适用性和重要性。如适用，由收集部门转交信息部按受控文件进行存档。“3.9外来文件”与“3.10技术文件”必须先归档之后借出使用，只有唯一版本时，只能借出拷贝版本。
6.5.1.1 对于适用的、重要性的文件，报请公司主管领导指示，向相关部门转发，并组织贯彻执行。 6.5.1.2 对于适用的、一般性的文件，由各职能部门领导批示，向相关部门转发，并组织贯彻执行。 6.5.1.3各职能部门应每年不少于一次对本部门所使用的外部文件（如：质量体系标准、相关国家/
国际标准、政府安全和环保法规等）之最新版本进行评估、调查、申购，同时将其最新版本之原稿交信息部档案室，由信息部档案室对其进行新旧版本对照，并按QP/JMGE03-XX-0001-A/0-2006《档案管理规范》的规定对外部文件进行发放、回收、销毁作业。
6.5.2文件和资料管理中形成的记录，由文件分管部门按QP/JMGE024002-A/0-2006《记录控制程序》进行保管。
7使用表单
7.1 QP/JMGE04-XX-0001A《文件管制总览表》 7.2 QP/JMGE04-JY-0001A《文件制定审批单》 7.3 QP/JMGE04-JY-0002A《发文稿纸》
7.4 QP/JMGE04-JY-0003A《文件资料发放回收登记表》 7.5 QP/JMGE04-JY-0004A《文件更改审批单》 7.6 QP/JMGE04-JY-0005A《文件和资料检查登记表》 7.7 QP/JMGE04-JY-0006A《使用无效文件检查通知单》 7.8 QP/JMGE04-XX-0002A《文件资料销毁单》 7.9 QP/JMGE04-JY-0007A《有效文件和资料控制清单》
8附录
8.1附录A《文件编号规定》 8.2附录B《部门代号一览表》
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附录A： 文件编号规定
1．文件编号
1.1 一层次文件（质量手册）编码：
QM/JMGE 01 0001-A/0-2006 年编号 版本号/修订次序号 质量手册流水编号 一层次文件名称代号 公司名称简称 质量管理手册简称
1.2 二层次文件（程序文件）编码：
QP/JMGE 02 XXXX-A/0-2006 年编号 版本号/修订次序号 管理体系要素或职能标准代码加顺序 二层次文件代号 公司名称 质量过程简称 注:职能标准代号规定如下： 001基础标准（在国标、条标的采用原国标、行标） 002产品标准 003设计标准
004工艺工装及工位器具标准 005原材料、半成品质量标准 006设备标准
007计量和测试仪器标准 008质量检测方法标准 009能源标准
010安全环保与工业卫生标准
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1.3三层次文件（作业指导书/操作说明书）编码：
QP/JMGE 03-XX-0001-A/0-2006 年编号 版本号/修订次序号 流水编号 部门代号
三层次文件代号 公司名称代号 质量过程简称
1.4四层次文件（表单/记录）编码：
QR/JMGE 04-XX-0001A 流水编号和版本号 部门代号 四层次文件代号 公司名称代号 质量记录简称
1.5图面与技术标准资料的编码按产品开发部制定的《图面与技术标准资料管理规范》执行。 1.6公司行政文件的编码按〖年代号〗加流水号执行。
2文件内容规定
2.1文件内容顺序:
1范围2引用文件 3术语和定义4职责5资格和培训6工作流程和工作内容7使用表单8附录 2.2文件内容标题为黑体加粗小四号字； 2.3文件的具体内容为宋体五号字； 2.4文件的具体内容行距为固定值18磅； 2.5文件标准序号用半角标注，符号用全角标注。
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附录B
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部门代号一览表
各职能部门 代号缩写
市场部 SC 质量管理部 ZL 办公室 BG 人力资源部 RY 经营发展部 JY 财务部 CW 产品开发部 CP 匹配标定部 PB 采购部 CG 信息部 XX 制造部 ZZ 设备动力部 SD 机加工车间 JG 装配车间 ZP 动力传动部 DC 第10页
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文 件 管 制 总 览 表
保 管 部 门
版 本
数量
发行日期
编制部门 或外来单位
QR/ JMGE04-XX-0001A 标识号：
文件类别： 制定日期： 年 月 日
序号
备 注 核 准
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分 发 部 门 / 份 数
文 件 名 称
文 件 编 号
1．外来文件类别分为：政府法规、产品安全法规、环保法规等。
审 查
制 表
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文件制订审批单
文件名称 制订部门
起草人
QR /JMGE04-JY-0001A 标识号： 文件编号 日期
文件主要内容：
发放范围
批准人/日期
审核人/日期
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南 昌 江 铃 汽 车 集 团 发 动 机 有 限 责 任 公 司
发 文 稿 纸 QR /JMGE04-JY-0002A
密 级： 缓急时限：
发文 号
签发: 主送:
年 月 日 封发 会(审)签:
抄送:
拟稿单位: 打 印: 附 件:
拟稿人: 份 数:
审核: 签发：
主题词: 标 题: 正文见附稿
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文件资料发放回收登记表
序
文件名称 号
第14页
QR/JMGE04-JY-0003A 标识号：
编号或图号
数量
经手人/日期
接收单位
签收人/日期 备注
文件控制程序
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文件更改申请单
文件编号 更改状态
QR/JMGE04-JY-0004A 标识号：
更改文件名称 申请更改部门 更改原因：
申日期：‘ 更 改 前 内 容
批准/日期
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请人：
更改页码： （可另附页）
更 改 后 内 容
审核/日期 更改/日期
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QR/JMGE04-JY-0005A
文件资料检查登记表
序号 检查人：
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标识号：
文件名称
检查内容
不符合事实
受检部门
受检时间
确认
文件控制程序
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使用无效文件检查通知单
序号
无效文件名称
发现使用地点
责任部门
QR/JMGE04-JY-0006A 标识号： 检查时间
确认
检查人：
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文件控制程序
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有效文件和资料控制清单
文件（资料）名称
文件编号
版本或有效状态
资料来源
编 号
QR/JMGE04-JY-0007A标识号：
第 1 页
备注
名称 序号
共1页 份数 保管人/地点
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QR/JMGE04-XX-0002A
标识号：
QP/JMGE024001-A/0-2006
文 件 资 料 销 毁 清 单
申请部门： 实际销毁日期：
序号
文件资料名称
文件资料编号
版本
编制部门
销毁原因
份数
总页数
批准人
记录销毁申请人
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