公司文件资料归档管理制度

第一章 总则

第一条 目的

为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 第二条 适用范围

本制度适用于公司各部门

第二章 归档归类

第三条 公司文件、资料归档的范围和归档分类

公司文件可按照三级类目进行归档，其中，一级类目按照文件类别进行归类，二级类目按照部门进行归类，三级类目按照重要等级进行归类。

一、一级类目

类别 范围 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 劳动人事档案、劳动工资档案等。 政府下发至公司的各类文件。 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。 代码

行政类 1 经营业务类 人事类 政府类 音像类 2 3 4 5

二、二级类目

公司各部门缩写作为二级类目的代码

部门 人事行政部 研发部 客服部 市场实施部 财务部 代码 RX YF KF SS CW

三、三级类目 范围 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等 公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。 重要等级 一般级文档 代码 A 重要级文档 B 机密级文档 C

第三章 档案保管

第四条 档案的保管、调阅与归还

一、已归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。

二、已归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记表》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

三、公司档案调阅时须填写《文档调阅申请表》。一般级公司文档,须填写《文档调阅申请表》方可调阅。重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可调阅。

四、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 ，不得复制或带走。

五、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归

还登记表》。 第五条 归档保存期限

一、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

二、五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

三、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。

四、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。 第六条 档案的销毁

一、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。 二、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销毁。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可销毁。

三、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。

第四章 附则

第五条 本制度由行政部附则制定、修改、解释。 第六条 本制度自颁布之日起实施。

另附：附表1《文件接收登记表》 附表2《文件移交登记表》 附表3《文件发放登记表》 附表4《文档管理登记表》 附表5《文档调阅申请表》 附表6《文档归还登记表》 附表7《文档销毁申请表》 附表8《文档销毁登记表》