天津市贝特瑞新能源科技有限公司
编制：审核：审批：
采购类管理制度
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采购类管理制度
第一部分：总章
一、 目的
为规范公司采购管理工作，特制定本制度。
二、 适用范围
本制度适用于天津市贝特瑞公司全体员工
三、 工作目标
规范公司采购管理，包括但不限于：砍价委员会、合同管理、供应商管理、采
购流程管理及委外施工相关管理流程。
四、 编制与修订
财务类制度参照总部相关制度及标准执行
五、 其他
本制度自发布之日起开始实施，前期发布的与此制度有冲突的条款及相关工作流程均以此版本为准。
第二部分：合同管理制度
1.0 目的 Objective
为加强合同管理，保障公司健康、规范发展，避免和减少风险，维护公司的 合法权益，根据《合同管理制度》制定本管理细则。
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2.0 适用范围 Scope
适用于深圳市贝特瑞新能源材料股份有限公司(以下简称“深圳本部”)。下属分子公司可按照《合同管理制度》并参照本细则制定相应的细则，下属分子公司制定相应的细则前，应按本细则执行(注:下属分子公司如无本细则所述部门、岗位的，应由具有类似职能的其他部门或岗位履行本细则规定的职责，无类似职能部门或岗位的，则跳过相应环节)。
3.0 定义 Definition
本制度所称合同，是指在经营管理活动中，公司各部门及子公司作为一方与 其他自然人、法人、其他经济组织等主体之间签订的设立、变更、终止民事权利 和义务关系的协议，包括协议书、合同书、意向书、备忘录、承诺函等。
4.0 内容 Contents
4.1. 公司合同管理须遵循“事前调查、严格审批、跟踪履行、及时处理纠 纷、文档管理留痕”为核心的合同管理制度。公司各中心、子公司必须分工负责、 相互配合，以保证积极主动、独立负责、协调一致地搞好合同管理工作。
4.2. 合同管理，包括合同订立、履行、变更、解除、终止，以及纠纷处理、 文档保管等相关工作。
4.3. 公司合同管理实行分级、分类管理。以公司名义签订的合同由公司管 理，合同管理具体工作由公司各部门负责;以分子公司名义签订的合同由分子公 司负责管理。
4.4. 合同分为以下几类，并作为合同管理的依据:
4.4.1. 按重要程度划分，分为重大合同和一般合同，具体定义如下:
4.4.1.1. 重大合同:是指公司对外涉及投资、收购并购业务，股权买卖、 证券投资业务，对外担保、抵押、质押业务，土地、房产等固定资产买卖，及其 贝特瑞机密，未经许可不得扩散它对公司经营产生重大影响的合同。
4.4.1.2. 一般合同:重大合同以外的合同。
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4.4.2. 按合同所涉内容划分，分为如下八种合同:
4.4.2.1. 销售类合同:与客户签订的与销售产品相关的合同或其他文件，例如框架合同、采购合同、质保协议等。
4.4.2.2. 财务类合同:指公司与银行等就开立账户、存款、贷款、担保、销户等事宜签订的合同，如“银行开户/销户协议”、“贷款合同”等。
4.4.2.3. 管理类合同:公司日常经营过程中为管理需要与员工、政府或具有行政管理职能的事业单位等签订的内部合同。
4.4.2.4. 投资类合同:公司对外投资过程中签订的合同。
4.4.2.5. 合作类合同:公司与其他第三方签订的合作合同，如合作开发、技术开发合同等。如合作合同同时属于投资类合同的，归为投资类合同。
4.4.2.6. 采购类合同:公司对外采购产品(软件/硬件)、服务等过程中签订的合同。 4.4.2.7. 工程类合同:指我司作为发包方(建设单位)和承包方为了完成商定的工程项目，明确彼此的权利和义务的合同。
4.4.2.8. 其他合同:上述第4.4.2.1-4.4.2.7条规定以外的其他合同 4.5. 合同签订前的审核和洽谈
4.5.1. 订立合同前，经办人应对合同相对方的主体资格进行审核，确保对方具有签署合同的相应资质。审核主体资格时应取得对方的证件资料(例如营业 执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、特殊行业的资质证件等)。
4.5.2. 确定合同相对方为合格主体后，经办人及经办人所在中心负责人应与合同相对方就合同条款进行初步洽谈，确定合同的基本内容、主要商务条件、 技术条款等。洽谈合同应优先使用公司制定的合同版本。如使用合同相对方版本 的，经办人及经办人所在中心负责人应就合同条款进行初步过滤。
4.5.3. 合同条款基本确定后，经办人应将合同电子版发给法务及相关中心/ 业务模块负责人(例如技术、品质、工程等)进行审核。如法务及相关中心/业务模块提出修改建议的，经办人应根据修改建议与合同相对方进行洽谈修改。
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4.5.4. 合同条款经经办部门、法务、相关技术或品质部门基本确定后，由 法务统一打印并加盖法务印章(印章样式待刻制后另行通知相关人员)。加盖法 务印章的合同仅代表该合同为法务审阅过的版本，最终合同是否存在法律风险以 法务在合同审批表上签注的意见为准。未设置法务的下属分子公司，由经办人打印合同。
4.5.5. 原则情况下，合同应按 2N 份数打印(N 为合同当事人的数量)。公司留存的合同原件份数应保证在 2 份以上。
4.6. 合同用章审批
4.6.1. 合同打印后，经办人应填写合同审批表(见附件一《合同审批表》)，并按合同审批流程审批。
4.6.2. 合同审批流程:见附件二《合同审批流程》。
4.6.3. 董事长有权将合同的最终审批权授权给其他人员(以下简称“授权最终审批人”)。按《合同管理制度》规定需报深圳本部总经理、董事长审批的合 同及需报宝安集团审批的合同不得授权其他人员作为最终审批人。
4.6.4. 深圳本部的合同审批权限见附件三《贝特瑞(限深圳本部)合同审 批权限表(含授权)》，下属公司可根据合同管理制度、管理细则制定合同审批权 限表，未制定具体合同审批权限表的，应按本细则第 4.6.2 条规定的流程审批。
4.7. 合同的签字盖章
4.7.1. 合同按合同审批流程履行完审批手续且最终审批人同意签订的，方 可签字并加盖印章。
4.7.2. 经审批同意用章的合同，应至少有法定代表人、授权代表或经办人 中的任何一人签字。合同上作为授权代表/代表名义签字的员工应具有公司出具 的书面授权文件。其他员工只能作为经办人身份签字。合同如需法定代表人签字 的，一律需法定代表人亲签或经法定代表人同意后加盖法定代表人私章。
4.7.3. 由印章保管人盖章。印章保管人盖章时应确认如下事项: 4.7.3.1. 合同审批表上最终审批权人是否同意用章;
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4.7.3.2. 用印合同是否盖有法务印章;
4.7.3.3. 合同上是否有法定代表人/授权代表/经办人签字。
4.7.4. 所有合同所盖印章应为公章或合同专用章，其他印章一律不得在合同上使用。
4.7.5. 所有合同应要求合同相对方在合同上签字并加盖公章或合同专用章。 4.8. 合同文档的管理
4.8.1. 合同经合同当事人签字盖章后，除财务合同原件由财务保管、人事合同由人力资源中心保管外，其他合同，经办人应将公司留存的合同原件交文控中心和法务各留存一份，经办中心留存合同复印件、合同当事人主体资格证件及 其他附带资料。
4.8.2. 印章保管人应于每月 10 日前将上月合同用章清单发送给文控中心和 法务，以便文控中心和法务督促经办人递交合同原件。
4.8.3. 按照合同管理制度规定，需报深圳本部、集团审批的合同应将合同 复印件报送深圳本部法务、集团归档。
4.8.4. 未设立法务/文控中心的分子公司由经办中心/部门负责合同归档管 理。 4.9. 附则
4.9.1. 本细则未尽事宜，按照有关法律、法规和《合同管理制度》的规定 执行。 4.9.2. 本细则经公司审批后，自颁布之日起生效。
第三部分：委外加工控制流程
1.0 目的
为了满足生产需求，规范委外加工流程，降低委外加工成本，提高委外加工效率，明确各相关部门职责，特制订此规程。
2.0 适用范围
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适用于本公司石墨化加工流程。 3.0 程序 3.0.1、原料采购
采购部根据供应链每月采购计划，按时保质保量完成采购任务。 3.0.2、发货
石墨化委外加工计划由供应链提出，至少提前三天以邮件或文件形式告知采购部，注明：发货重量，物料种类；采购部与供应商协调安排车辆，并通知物料部安排专人发货装车，装车完毕物料部提供发货明细及过磅单，交于拉货司机一份，交于采购部一份。
外部正常调拨流程由供应链提出调拨计划，调拨单注明：发货时间、发货重量，物料种类，往来地点。签至供应链分管领导，采购部根据调拨单内容及时进行调拨、安排发货。其他部门进行的调拨，需通知供应链，由供应链向采购部提供调拨单，否则不予调拨。委外加工调拨单格式详见附表。
外部紧急调拨发货由提出部门提供签至总经理的内部联络单交至采购部，采购部根据联络单内容及时进行调拨、发货安排。
3.0.3、加工
物料到达供应商处，根据供应链回料计划，采购部监督供应商装炉情况、送电进度，必须保证石墨化回料及时率。加工技术要求：如果无相关部门提出特定的加工要求，严格按合同相关规定进行加工。如果相关部门提出特定加工要求，需发货前通知采购部，并以内部联络单形式签至总经理。技术部门先与供应商协调好加工要求，采购部再与供应商洽谈加工费用事宜，以采购部最终审批至总经理、财务总监处内部联络单内容执行。
3.0.4、回料
采购部严格按供应链要求回料日期进行回料安排，石墨化回料提前一天通知供应链、物料部、品质部并提供回料明细，以邮件形式发至各部门相关责任人，提前
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安排卸料和品质检测。
3.0.5、对账
货到我司验收合格后，采购部每月25日前与各供应商核对当月账目，回料数量以物料部入库单数据为准，加工单价严格按合同中签订价格执行。如果当月有特殊加工要求物料，其加工费用以当时审批至总经理、财务总监处内部联络单内容执行。
3.0.6、付款
供应商于次月15日前提供17%全额增值税发票。根据合同约定的账期进行结算，石墨化付款审批时附回料各批次加工明细：石墨化加工温度，高温持续时长，送电量。
委外加工调拨单
日期 出货方 收货方 物料名称 加工量（kg） 成品重量（kg） 收率 不含税单价（元/kg） 合计（不含税） 提出部门确认： 供应链确认： 采购部确认：
第四部分：供应商管理规定
1.0 目的
对供方(供应商)进行合理的选择和评价，以确保供方(供应商)有能力提供本公司所需的原材料、辅助材料、化学药品、办公用品和服务等，特制订本程序。
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2.0 适用范围
本程序适用于为本公司提供原材料、辅助材料、化学药品和服务等的供方(供应商)的选择与评价，对五金配件、办公用品、劳保用品、工具等其他供方(供应商)不列入此程序范围内。
3.0 定义
3.1 供方(供应商)：指为BTR公司提供采购产品和服务的组织或机构。 3.2 服务机构：指受BTR公司委托从事本公司产品检测、仪器量具检定、运输等服务的机构或组织。
3.3 本公司的原材料：指生产电池材料所需用沥青、洗油等。
3.4 本公司的辅助材料：指生产电池材料间接所需用的包装桶、编织袋、瓶装气体等。
3.5 本公司的其它材料：指五金配件、劳保用品、办公用品、工具等。 3.6 物质安全资料表（Material Safetey Data Sheet简称MSDS）: 是指供方(供应商)向公司提供物质及其产品有关安全、健康方面的各种信息，并能提供有关物质的基本知识、防护措施和应急行动等方面的资料。其中包括向公司提供基本危害信息的工具（包括运输、操作处置、储存和应急行动等）。
4.0 参考文件
ISO/TS16949:2009 《质量管理体系——汽车生产件和服务件组织应用ISO9001:2008特别要求》第7.4条款
5.0 职责
5.1 采购部负责供方的开发和收集相关供方厂房、生产设备、检验设备等信息及供方评审所需资料及对评审资料的管理，同时对供方进行初选和评价。要规定对供应商管理按照绿色供应商管理标准进行管理运用，防止原料采购环节引入限用物质；
5.2 采购部：负责对供方(供应商)进行分类，负责对初选供方(供应商)的审核
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与评价，以及对《合格供应商一览表》的审核。
5.3 品质技术部：负责对供方(供应商)提供的原材料样品进行检验和对样品进行判定,并填写《样品承认书》及组织对供方(供应商)的质量管理体系进行评价。
5.4 总经理：负责对合格供方资格的批准和供方物料供应资格取消的批准。负责外发加工类供方（供应商）的选择、评价与管理。
6.0 作业流程图 详见附页：流程图 7.0 工作程序
7.1 供方（供应商）的初选及分类：
7.1.1 采购部根据产品对采购物料的要求寻找合适的供方（供应商），要求其填写《供应商调查表》，并提供该公司的相关许可经营的资质资料，包括公司营业执照、税务登记证、以及相关产品的HS检验报告、《物料安全资料表》MSDS、生产和质量管理认证的证书，以及提供产品的物理指标/性能的介绍等。
7.1.2 采购部收到返回的《供应商调查表》和相关证书的复印件后，连同其提供的其它资料交采购部主管审核。采购部主管通过对供方（供应商）的生产、组织、设备、品质、控制状况等考察，综合考虑后决定是否让该供方（供应商）提供样品，并在《供应商调查表》“初选意见”栏填写评价结论。
7.1.3 对通过初选的采购A、B、C类供方（供应商），采购部对提供原材料、辅料的供应商，可要求其提供一定数量的样品以备评审。在选定供应商时（包括二级供应商），要以索尼产品环境管理文件为标准对供应商进行环境品质的管理水平进行验证；
7.1.4 品质技术部经理/主管根据采购部提供的样品安排人员进行检测，并根据其对最终成品的质量与HS控制的影响程度，决定供方的类别，填写《检验报告》。
7.1.6 供方类别划分：
a. A类供方（供应商）---其提供的产品对最终成品的性能、质量及HS控制起
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决定性作用，这里主要是指提供原材料以及加工材料所用到的沥青、洗油、催化剂等材料、产品包装物、危险化学品等的组织或机构，产品委托加工企业等。
b. B类供方（供应商）---指提供生产电池材料间接所需用的物资，如设备及备件、实验室用品、运输等服务的组织、中间商及服务机构。
c. C类供方（供应商）---指提供五金配件、劳保用品、办公用品、工具等与产品无关或不影响产品性能等的组织、中间商及服务机构。采购部负责将供应商分类结果填入《采购物资分类明细表》
7.1.6 供方质量管理体系的开发：
针对汽车产品的供方，公司应以供方符合ISO/TS16949:2009 为目的，进行供方质量管理体系的开发。符合ISO9001：2008是达到这一目标的第一步。除非顾客另有规定，否则汽车产品的供方应通过经认可的第三方认证机构的ISO9001：2008第三方认证。
7.2 样品的检验及确认：
7.2.1 品质技术部收到初选供方（供应商）提供的样品后，由检验员根据相应的检验标准或供方（供应商）提供的检验报告等资料对样品进行物理指标的检验/验证，必要时可采取外检，对有害物质的检验可采取验证其提供的SGS报告等方法对样品进行检验，并将检验结果填写在《样品承认书》上。
7.2.2 如A类供方第一次样品检验不合格，允许其第二次送样，特殊情况下可准许最多三次送样检验，如均检验不合格则终止送样。每次检验均应填写《产品检验报告》；必要时可要求A类供方（供应商）连续2-3次送样且均检测合格后再出具《样品承认书》。
7.2.3 对B类供方（供应商），每类产品只提供二次样品检验机会，如合格则填写《样品承认书》，如两次样检均不合格则终止送样。
7.2.4 对于终止送样的初选A类供方（供应商），再次送样须1年以后；B类供方（供应商）须在半年以后。
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7.2.5 C类供方（供应商）不需填写《样品承认书》。
7.2.6 品质技术部主管审核检验记录，并在《样品承认书》上签认作出结论并后配送采购部。
7.3 供方（供应商）的评审： 7.3.1 A类供方（供应商）的评审：
7.3.1.1 A类供方（供应商）样品确认合格，并由品质技术部出具《样品承认书》后，该供方即可列入预备合格供方，允许小批量供货，但供方（供应商）的供货必须满足政府和相关国际组织对有毒、有害物品的限制要求和安全规定。供应商提供原材料的MSDS（确认其有效期限和最新版本）、每年一次的由客户承认的ROHS的送检报告；并且由采购部对每个供应商的相关环境报告和相关文件发放记录按照供应商进行分类统计管理，存档；明确指出供应商必须提供不使用索尼限用物质的证明书,如《HSF宣告书》或《环境质量保证协议书》等，由双方盖章确认。
7.3.1.2通过样验的供方（供应商），由采购部根据实际情况对相关供方（供应商）做出评审计划。此类供方（供应商）必须在1年内进行现场评审，并规定每年一次对供应商的环境品质监查审核。
7.3.1.3每年采购部和品质技术部根据供方（供应商）供货的质量状况及相应的供货量大小，对合格供方（供应商）进行产品使用状况的年度评审。其中，凡年度来料合格率低于98%的供方（供应商）将依据《供应商评审表》进行评审，必要时到供方现场年度一次交验合格率大于98%（含）的供方（供应商）每二年进行一次现场评审。评审得分在70分以上的供方（供应商），由采购部录入《合格供应商一览表》。
7.3.1.4 《合格供应商一览表》经总经理批准后，交由品质技术部受控发行至各相关部门
7.3.1.5 合格供方（供应商）评审得分在60-70分的，由评审小组提出纠正措施，限期责成其整改，到期复审达不到70分以上，则终止对其进行评审；如合格
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则执行7.3.1.3、7.3.1.4条款。7.3.1.6合格供方（供应商）评审得分在60分以下的，可直接终止对其评审。
7.3.2 B类供方（供应商）的评审以送样样品的检验及确认结果为依据，必要时可依A类供方（供应商）的评审进行监控。
7.3.3 C类供方（供应商）根据情况可直接进行小批量采购。
7.4 若公司对某一厂家或贸易商有选其作为供方（供应商）的意向时，那么供方（供应商）的初选工作和样品的检验和确认工作可同步进行，并以《供应商评审表》有计划地对其进行评审。
7.5 供方（供应商）的监控：
7.5.1 对合格供方（供应商）的初次采购，应遵循先小批量试用，稳定后再进行批量采购的原则。
7.5.2 为保证来料的质量、有害物质不超标和物料能正常供应，必要时采购部协品质技术部一起同A/B类供方（供应商）签订《质量保证协议书》，并配送采购部一份。在购买“油墨、涂料、电线、树脂”等索尼ss-00259中指定的限定原材料时，并且使用到生产线中，并且能直接影响产品品质时，必须从索尼认定的绿色供应商中购买；并确定不在生产中使用限定物质。
7.5.3 对同一供方（供应商）提供不同类型产品的情况，已通过资格评审的，可只对其样品进行承认，合格后即可对其产品进行采购。
7.5.4 品质技术部负责对来料的质量、有害物质进行监控，物料部负责准时到货的监控，若需对供方（供应商）提出质量改善要求时，按《纠正措施控制程序》BTR-QP.18进行。并且在使用“油墨、涂料、电线、树脂”等索尼ss-00259中指定的限定原材料时进行确认和记载，由品质部进行追溯管理。
7.5.5 对拒不采取纠正措施或对提出问题改善不力的供方（供应商），品质技术部可与采购部协商填写《物料供应资格取消报告》，申请取消供方（供应商）该物料的供应权，经相关部门经理/主管审核、报总经理批准后通知采购部停止对该供方（供
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应商）生产的该物料进行采购；同时修订《合格供应商一览表》，由品质技术部进行更改、并受控发行至各相关部门。
7.5.6 对评审合格的A、B类供方（供应商），每次来料时均须按QP.14《产品的检验和测量程序》进行检验。
7.5.7 对C类供方（供应商），每次来料时按《C类供应商来料入库规程》进行检验。
7.5.8 所有来料，由品质技术部按《内控质量标准》进行检验，合格品入库，不合格品按QP.15《不合格品控制程序》进行处置。
7.6 供方（供应商）的考核 7.6.1 价格
价格 最高分为40分；
标准分为20分，根据市场最高价、最低价确定平均价；
每高于标准价格1%，标准分扣2分；每低于标准价格1%，标准分加2分。 7.6.2 品质（30分） 以交货合格率考核：
交货合格率=合格数量/交货总数量 得分=30分×交货合格率 7.6.3 交货及时率（20分）
交货及时率=交货及时批数/交货总批数 得分=20分×交货及时率
另外：逾期造成停工待料1次扣3分 7.6.4 配合度（10分）
出现问题，不太配合解决，每次扣1分； 受到正式投诉1次扣2分；
出现问题，极端不配合解决，每次扣5分。
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7.7 外发加工类供方（供应商）的选择、评价与管理由总经理负责，流程与A、B类相同。
7.8 运输服务单位的资格确认：
7.8.1除公司自行运输以外的，从事BTR公司产品出货运输服务的外部公司，应有能力满足公司产品的出货要求和保证产品运输质量与安全，由营销经理对运输服务单位相关资格证明文件进行确认。
7.8.2 确认合格的运输服务单位列入《合格供应商一览表》中，并由采购部同外部运输单位签定长期或短期（针对某一批）运输服务合同及相关文件，以确保产品运输的安全和产品质量得到保证。
7.8.3《合格供应商一览表》经营销经理审批后，作为受控文件配送相关部门。 7.8.4 营销部应选择《合格供应商一览表》中列出的运输服务单位从事产品出货的运输。
7.8.5 对列入《合格供应商一览表》中的运输服务单位，如果其达不到双方协议的要求，营销部提出书面报告，经采购部主管审核、营销经理批准后取消其合格资格，并将该运输服务单位在《合格供应商一览表》中删去。 7.9 采购部要求供应商持续改进措施
7.9.1 进货检验：对产品进货检验的结果由质量控制部门统计列表，该情况结果提供给采购部门，以便采取相应措施。
7.9.2 合格品入库，不合格或拒收品采取以下措施退还供应商进行替换和修正，费用由供应商承担。
7.9.3 由采购方自行修正，向供方收取成本。
7.9.4 拒收品不完全符合规范但还可以用时，买方商议降价。
7.9.5 来源检验：采购方派驻调查员驻扎在供应商生产车间，由调查员定情对供应商进行实地考察。
7.9.6 来源控制：要求供方对提供符合特定规范的产品负全部责任，从而使采购
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方减少或免除对进货产品进行的检验。
7.9.7 顾客批准的货源：若合同（如顾客工程图纸、规范等）中有规定,公司应从经顾客批准的货源处采购产品、材料或服务。采用顾客指定的供货来源，包括工具/量具的供方，不能免除公司对保证采购的产品质量的责任。
7.9.8 采购部应通过以下指标，对供方绩效进行监视：(TS规定) ——已交付产品对要求的符合性；
——对顾客造成的干扰，包括使用现场的退货； ——交付排程的绩效（包括发生超额运费的事件）； ——关于质量或交付有关的特殊状态顾客通知。 采购部应促进供方对其制造过程业绩进行监视。
供方（供应商）初选流程图（附页1）
序号 1 供方信息和资料的收集 NO 2 YES 3 采购部 采购部将供方样品交给品质技术《送检单》 部主管并由品质技术部主管安排《样品承认书》 相关人员对供方的类别进行评定和样品的检测。 检验员对样品进行相关的检验/验证 A类供方特殊情况下可准许最多三次送样检验，如均检验不合格则终止送样。 品质技术部 供方初选审核 采购部主管通过对供方的审核、采购部 《供应商调查表》 考察， 决定是否让供方提供样品。 采购部 《供应商调查表》 流程 责任部门 表单 作业内容 采购部要求合适的供方提供产品和质量管理等相关资料。 供方样品送4 5 样品检验 品质技术部 《样品承认书》 A类供方样品产品检品质技术部 《产品检验报告》 《样品承认书》 .. .. 6 B类供方样品产品检 品质技术部 《产品检验报告》 《样品承认书》 B类供方只提供二次样品检验机会，如两次样检均不合格则终止送样。 7 C类供方样品 品质技术部 / C类供方不需填写《样品承认书》 8 审核 品质技术部 《产品检验报告》 《样品承认书》 品质技术部主管审核检验记录 品质技术部主管在《样品承认品质技术部 《样品承认书》 书》上签认作出结论并配送采购部 9 签送
供方（供应商）的评审、监控及评价流程图（附页2）
序号 流程 责任部门 表单 作业内容 1 预备合格供方 采购部 品质技术部 《样品承认书》 经品质技术部样验确认合格的供方即可列入预备合格供方，允许小批量供货。 2 采购部 评审计划 NO 供方评审 终止评审 复审 / 采购部根据实际情况对相关供方做出评审计划 采购部和品质技术部对供方产品使用状况进行年度评审和现场评审。 3 采购部 品质技术部 《供应商评审表》 YES 《合格供应商一览采购部 采购部将评审合格的供应商录入《合格供应商一览表》 4 纳入合格供应商 表》 .. ..
NO 5 审批 总经理 《合格供应商一览表》 总经理对《合格供应商一览表》进行审批 YES 6 存档/发放 采购部 《合格供应商一览表》 采购部将《合格供应商一览表》存档，并发放给相关部门。 由品质技术部负责对来料质量进行监控，物料部负 采购部 《物料供应资格取消品质技术部 7 供方的监控及评价 物料部 报告》 《纠正/预防要求表》 责准时到货的监控； 每年年底采购部会同品质技术部、研发部对A、B类供方进行一次年度综合评价。
第五部分：砍价委员会及招投标管理规定
一、 目的：
为规范公司对外采购及工程施工招投标管理，加强公司成本管控，有效降低公司生产运营成本，特制订此管理办法；
二、 适用范围：
此管理办法适用于天津市贝特瑞新能源科技有限公司所有对外采购、工程施工活动等相关事宜；
三、 采购或工程项目施工报批形式及额度限制：
1、采购或工程施工额度在1万元以下（含1万元），由采购部按照公司相关规定及流程，组织询价及采购、施工；
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流程：申购部门或项目责任部门提交申请及预算→按正常采购流程及项目报批流程办理相关手续→填写采购记录表对采购情况进行记录以备核查。
采购情况记录表
编号： 日期： 年 月 日 物料编号 请 询价记录 厂商 品名 单价 规格型号 总价 采购部经理 数量 联系人 备注 联系电话 购项目 采购部经办人 2、采购或工程施工额度在1—5万元（含5万元），采购部、工程部（或项目组）应提前提交预算申请，采购部、财务部负责对预算进行复核，复核无误后报砍价委员会进行砍价，并执行砍价委员会流程；
3、采购额度在5万元以上，申购部门或项目责任部门提交预算申请并制作标书，采购部、财务部负责对预算进行复核，复核无误后执行招投标流程。
序号 1 2 3 额度 1万元以下（含1万元） 1-5万元（含5万元） 5万元以上 执行流程 采购流程/工程项目审批流程 砍价委员会流程 招投标管理委员会流程 备注 四、砍价委员会：
1、砍价委员会为公司常设机构，负责额度为1—5万元的物品采购及工程项目施工的监管及砍价事宜；
2、人员组成及权责：
砍价委员会由以下两部分人员组成：
常设人员：1、采购专员（负责联系供应商并询价）；2、成本会计（负责价格的
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核算与确认）。
机动人员：1、申购部门或工程项目责任部门负责人（负责所购物品或工程项目的确认）；2、相关技术人员（负责相关参数及指标的确认）。
3、权利：
3.1监督并参与物品采购及工程施工流程，负责对所购物品及相关工程的规格、参数等相关信息进行评估，并根据市场行情对相关物品及施工价格进行确认；
3.2参与价格谈判，确保所购产品或施工单位性价比最优；
3.3监督公司采购部及工程部日常采购及施工，有权调阅相关采购合同及施工合同，并随时介入各项采购及工程施工流程，对采购及工程施工情况进行监督。
4、义务：
积极参与公司各类物品采购及工程项目施工活动，主动搜集市场信息、了解市场行情，严格执行集团相关财务制度，加强采购及工程项目成本管控，降低公司生产运营成本。
5、操作流程：
申购部门或项目责任部门提交申请及预算→采购部、财务部对预算进行复核→砍价委员会进行询价并砍价（申购部门、项目责任部门及采购部门可推荐1-2家供应商或施工单位进行参与竞价;砍价委员会需另行寻找1-2家供应商或施工单位共同参与竞价）→确定1-2家供应商或施工单位后报分管领导及总经理、董事长进行商务谈判→签订合同(项目责任部门对合同中技术条款及相关参数进行确认并负责）→跟踪合同执行情况
五、招投标管理委员会：
1、招投标管理委员会为公司常设机构，负责公司5万元以上大额采购及工程施工项目的招投标组织及实施工作。
2、人员组成及权责：
招投标管理委员会由以下人员组成：
常设人员：1、集团相关负责人(成本管控人员)；2、公司董事长、总经理及经营
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班子全体人员；3、采购部招投标专员（负责招投标活动的组织）；4、成本会计（负责价格的核算与确认）;
机动人员：1、申购部门或工程项目责任部门负责人（负责所购物品或工程项目的确认）；2、相关技术人员（负责相关参数及指标的确认）。
3、权利：
全面负责科技公司各类招投标工作的组织、开展及实施，参与招投标过程，负责对招投标结果进行最终确认，并对合同执行情况进行跟踪监督。
4、义务：
积极参与公司各类物品采购及工程项目施工活动，主动搜集市场信息、了解市场行情，严格执行集团相关财务制度，加强采购及工程项目成本管控，降低公司生产运营成本。
5、操作流程：
申购部门或项目责任部门提交申请及预算并制作标书→采购部、财务部对预算进行复核→采购部负责发布标书（申购部门、项目责任部门及采购部门可推荐1-2家供应商或施工单位进行参与竞标;招投标管理小组需另行寻找1-2家供应商或施工单位共同参与竞标）→收取回标文件→召开招投标会议→招投标管理委员会召开评标会议→评标结果由全体参与人员签字确认后报集团审批→审批同意后签订合同(项目责任部门对合同中技术条款及相关参数进行确认并负责）→监督并跟踪合同执行情况
第六部分：采购管理规定
1.0目的
建立和控制物料/设备的采购程序，确保所采购的物料/设备符合计划安排和规定的质量与有害物质控制的要求。
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2.0适用范围
适用于本公司对产品所使用物料/设备的采购以及采购资料的控制。 3.0定义
3.1订购点 = 实际最低存量 = 理想最低存量 = 安全存量 = 购备时间×每日耗用量＋安全存量。
3.2购备时间 = 处理订购时间 + 供应商制备时间 + 运输交货时间 + 检验验收时间。
3.3最高存量 = 一个生产周期时间 ×每日耗用量＋安全存量。 3.4净需求 = 计划生产量×BOM + 损耗-库存量 - 已订未交量。 3.5库存量 = 现有库存 - 生产线已开单未领量 3.6已订未交量 = 订购量 - 已交货数量 4.0职责
4.1各部门：根据生产需要编制本部门的《采购计划表》。
4.2物料部：根据各部门提交的《采购计划表》结合库存情况进行统计，报领导审批；同时负责采购物料/设备到货的数量验收、入库及物料发放。
4.3采购部：负责寻找合适的供方；并根据各部门《采购计划表》等相关资料的要求，制订采购部《月资金使用计划》、《采购合同》/《采购订单》，并对外实施采购以及采购进度的跟催，到货准时率的考核。
4.4品质技术部：负责采购产品/物料的检验和对供应商来料合格率的考核。 4.5 工程部：负责采购回公司的生产设备的品质验收。
5.6行政人事部：负责制定各部门办公用品采购费用限额，各部门根据实际需要编制《办公用品采购计划表》，由行政人事部报领导审批后各部门自行采购。
6.7采购部主管负责采购总金额在5000元以下物料的审核和采购计划的跟进； 5.8总经理：负责对采购物资申请的批准。 6.0作业流程图（附后）
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7.0工作程序 7.1供方的选择：
7.1.1采购部根据需采购产品的特点寻找合适的供应商，供应商的选择详见QP.23《供应商管理程序》。
7.1.2采购部在《合格供应商一览表》中选择合适的供应商，以确定实施采购的对象。本公司使用的全部原材料、是从合格供应商一览表中的供应商购买的、不能向之外的厂商采购。
7.2询价：
7.2.1对于需采购的产品/物料/设备，必须采用询价的方式确定其采购价格。 7.2.2采购部根据需采购产品/物料/设备的特点与合格供应商联系，必要时请供应商填写《报价单》后传至采购部。
7.2.3采购部应收集多家合格供应商的《报价单》，然后进行比价/议价，确定实施采购的合格供应商。
7.2.4经过比价/议价后，采购部将《报价单》报主管领导批准，以确定合适的实施采购的供应商。
7.2.5批量产品/物料/设备的采购，一般实施定点采购，定点采购时按“采购合同”执行，但每种产品/物料的采购实施对象，须提报3家以上的合格供应商。
7.3采购的实施：
7.3.1采购计划：每月25日前各需求部门根据生产情况编制《采购申请表》，提交给物料部，物料部根据生产使用计划并结合库存情况，对各部门采购计划进行统计，统计后由各部门报总经理批准，交由采购部实施采购。
7.3.2采购申请表：采购申请表上必须说明要求需采购产品/物料/设备的名称、型号规格、数量、要求到货日期等。如需按图纸采购的，请购部门应提供图纸给采购部。
7.3.3临时采购：由请购部门于《采购申请表》“说明栏”注明原因，经部门主管、
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分管领导审核，报总经理批准。
7.3.4采购合同：《采购申请表》经总经理批准后,采购部和物料部留存。采购部与确定的合格供应商/供方签订《采购合同》/《采购订单》。《采购合同》/《采购订单》需经部门经理、总经理审核盖章后再执行。如已签订全年采购合同或金额在5千元以下的由采购部主管审批后，与供应商签订《采购合同》/《采购订单》，无需经议价委员会、总经理、董事长审核盖章。采购金额在5万元以上的需要进行招标、采购。
对限制物质的购买：在购买“油墨、涂料、电线、树脂”等索尼ss-00259中指定的限定原材料时，并且使用到生产线中，并且能直接影响产品品质时，必须从索尼认定的绿色供应商中购买；并确定不在生产中使用限定物质。
7.3.5《采购合同》/《采购订单》至少应包括以下内容： a. 物料/产品/设备的名称、型号、规格； b. 采购的数量；
c. 交货期；
d. 价格；
e. 采购物料的质量与有害物质控制的要求； f. 验收标准；
g. 付款方式等； h. 运输方式等。 i. 产品供货批号
7.3.6请购部门需取消请购计划时，应在《采购合同/订单》签订前以书面方式呈报总经理批准，并同时知会采购部和物料部，物料部和采购部应在《采购申请表》上标明“作废”，并停止采购活动。
7.3.7用于公司产品的所有采购物品或材料应符合适用的法律法规要求。 7.3.8付款的审批：
7.3.8.1 付款总金额在5000元以下者，由采购部经理、财务总监、总经理批准后
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付款。
7.3.8.2付款总金额在5000元以上，由采购部经理、财务总监、总经理、董事长审批后付款
7.4采购产品的跟催:
7.4.1采购部根据经批准的《采购申请表》对所有需追踪的原材料、辅助材料及外发加工的采购业务进行控制。
7.4.2为确保供应商能如期交货，采购应于交货前的三天跟催供应商备货、交货，如有可能延误应记录并预先通告各相关部门。
7.4.3对于已至交货期，仍未交货的物料需调查延交原因，每天跟催，并及时通告主管生产的领导与总经理，以调整生产进度。
7.4.4采购的变更
7.4.4.1 当客户订单数量发生变化，导致《采购合同》/《采购订单》需更改相关的采购内容，则由采购部与供应商协商一致后进行更改，《采购合同》/《采购订单》更改后需通知相关部门；
7.4.4.2若供应商因内部原因提出交期/交量变更或供应商的质量、交期不能达到公司要求时，采购部除按《采购合同》/《采购订单》确定其违约责任外，采购部应视客户、公司需求决定是否接受，接受更改后需通知相关部门。
7.4.4.3若供应商有工程变更提出时，则须按照我司的规定提出4M变更申请，填写《工程变更通知书》，并送交我公司品质、技术部负责人审核、确认产品品质不至影响我司产品后方可实施变更。
7.5每批料入库后，采购人员必须将采购货物的发票附上入库单一并交采购部主管审核、财务部复核。
7.6采购产品/物料的验证
7.6.1所有采购的产品/物料均按QP.14《产品的检验和测量程序》进行数量与品质验收；不合格的产品/物料按QP.15《不合格品控制程序》和《客户投诉处理》程
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序进行，即对不合格品确认后要求供应商填写《纠正预防措施报告》在3天内回复，7天内要提出对策。并对相关报告在一年一次的供应商审核时确认。
7.6.2如需要在供方货源处或收货处进行验证时，须在采购合同中应规定相关条款。
7.7采购产品/物料的入库： 7.7.1进货产品的质量
品质技术部应有一个过程来保证所采购产品的质量，可以采用下面一种或多种方法：
——接收并评价统计数据，
——接收检查和/或试验，例如基于绩效的抽样检查；
——结合已交付产品对要求的符合性可接受的记录，由第二方或第三方机构对供方进行评估或审核；
——指定实验室的零件评价； ——顾客同意的其他方法。 7.7.2顾客批准的货源
若合同（如顾客工程图纸、规范等）中有规定,采购部应从经顾客批准的货源处采购产品、材料或服务。
采用顾客指定的供货来源，包括工具/量具的供方，不能免除公司对保证采购的产品质量的责任。
7.7.3采购部须将采购产品/物料到达公司的时间通知物料,以便于物料部收货。 7.7.4物料部根据《采购申请表》、《采购合同》/《采购订单》、《送货单》办理采购产品/物料收货工作，并根据《产品检验报告》的判定，合格时办理产品入库。
8.0附件（流程）
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