会议管理作业指引书

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会议管理作业指引

编制 审核 批准

日期 日期 日期

修订记录

日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 一、流程概况

流程目的 流程风险 流程范围 规范公司级会议制度的管理 1、集团与地产公司办公会； 2、总经理办公会议、公司工作例会、公司全体员工会议、现场办公会议、部门工作例会以及其他形式的会议等 定义 无 内部客户 外部客户 流程参与部门 总经办、各部门 上游流程名称 下游流程名称 流程KPI 责任部门/岗位 流程关键点 关键点说明 会议准备 会议纪律 会议决议执行 流程客户

子流程名称 数据来源 支持文件 二、流程图

无

三、职责

3.1总经办

3.1.1负责公司级会议的管理，承担会场安排与协调、会务服务等工作。四、工作程序

4.1会议分类和内容

a)本公司的会议形式包括集团与地产公司办公会、总经理办公会议、公司工作例会、公司全体员工会议、现场办公会议、部门工作例会以及其他形式的会议等。 4.1.1集团与地产公司办公会

a)集团每季与地产公司召开办公会，由集团执行总裁主持。参加人员为集团总裁、集团各部门总监、地产公司高层、地产公司总经办等。 b)集团与地产公司办公会主要任务是： 1)地产公司报告季度经营分析；

2)共同讨论决策重大事项包括资源、政策的提供； 3)明确地产公司下季度工作重点和要求。 4.1.2总经理办公会议

a)总经理办公会议是公司经营管理层决定重大事项的重要会议形式，由总经理或常务副总经理召集和主持。参加人员为公司经营管理班子成员。公司总经办负责人应当列席总经理办公会议。会议内容涉及的相关部门负责人和相关人员可以列席会议。 b)总经理办公会议会议的主要任务是：

1）讨论、研究决定有关公司决策、计划等方面的重要问题； 2）协调各部门工作中存在的问题； 3）研究处理临时性、突发性的重要问题； 4）听取相关部门的专题汇报并决定有关问题； 5）其他需要提交总经理办公会议解决的相关问题。

c)总经理办公会议由总经办负责人或者由会议主持人指定的人员负责记录，必要时 整理印发会议纪要。会议纪要应当由总经理或常务副总经理签发后下发，并由总经 办负责督办。

d)在总经理办公会议召开前，由总经办负责人收集与会人员提交会议讨论的内容， 整理后交与会议主持人，以便确定会议议题。议题提交人在提交上会前，应当做好 充分准备，拟定出解决问题的方法、方案和建议，供会议讨论决定。 4.1.3公司工作例会

a)公司工作例会是公司定期召开的会议形式，包括公司月工作例会和周工作例会。会议由公司总经理或副总经理主持，参加人员为公司经营管理层和各部门负责人。 b)会议时间一般为：月工作例会为每月月末封闭举行，周工作例会为每周五13时 30分举行，公司工作例会需要时间调整的由总经办负责另行通知。 c)工作例会的主要任务是：

1）传达、贯彻和学习有关法律、法规以及政策文件的有关精神；

2）通报和总结本月（本周）的工作计划落实情况，制订下月（下周）的工作计划任务；

3）讨论处理各部门在工作中需要协调的问题； 4）其它应当由工作例会解决的有关问题。

d)总经办在会议前，应当负责向各部门收集会议的议题，并作好有关文件、材料的 准备工作。会议由总经办秘书记录。需要整理印发会议纪要的，总经办应当在当日 整理完毕。会议纪要由总经理签发。 4.1.4部门工作会议

a)部门工作会议由部门负责人召集和主持，应当每周召开一次，时间由本部门自行确定。本部门全体人员参加。必要时可以邀请主管副总经理参加。 b)部门工作会议的主要内容是： 1)总结阶段性工作，制定工作计划； 2)制定本部门资金计划； 3)处理本部门事务；

4)其它需要部门工作会议解决的问题。

c)会议应当由各部门负责人指定专人记录。按照公司会议纪要的总体要求，形成部 门例会会议纪要。会议纪要应报主管副总经理阅知。 4.1.5现场办公会议

公司领导、有关项目负责人及其他相关人员根据工程项目或者工作的实际需要，可以不定期举行现场办公会议，以便有针对性地、及时地解决相关问题。会议应当指定专人负责记录。按照公司会议纪要的总体要求，形成现场办公会会议纪要，会议纪要应报主管副总经理阅知。 4.1.6全体员工会议

a)公司根据实际情况的需要，不定期地召开全体员工会议。会议由总经理或副总经理主持。参加人员为公司全体员工。 b)全体员工会议的主要内容是： 1）传达政策或文件的有关精神；

2）总结年度或者季度工作情况，部署年度或者季度工作任务； 3）开展管理层和员工的对话，沟通思想和感情； 4）表彰对公司做出突出贡献的部门或者员工；

5）公布对严重违反公司规定或者给公司造成重大损失员工的处分决定； 6）其它应当通过全体员工会议解决的事项。

4.1.6公司或者各部门可以根据工作的实际需要召开其他形式的会议。如专题会、座谈会等。 4.2会议要求

4.2.1公司的各类会议，法律或者公司章程有明确规定的，按照规定办理。没有明确规定的，按照本章的规定办理。

4.2.2各部门需要提请总经理办公会议讨论审议的内容，应当事先准备文字简练的议题材料，经主管副总经理审核签认后，送总经办登记。由总经办提交会议讨论。 4.2.3总经办每周五应将公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并印发到公司领导和各部门及有关服务人员。

4.2.4对于准备不充分、有重复性或无多大作用的会议，总经办有权拒绝安排。对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，总经办有权安排合并召开。 4.2.5凡涉及多个部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开前由召集人及分管领导批准后，报总经办汇总，并由总经办统一安排，方可召开。

4.2.6各部门会期必须服务从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服务整体的原则。 4.2.7凡总经办已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请总经办调整会议计划。未经总经办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

4.2.8工作例会每月、周定期准时召开，不再另作专门通知。如遇特殊情况无法召开的，由总经办另行通知。

4.2.9参加会议的人员应当衣着整洁、统一，准时到达会场，并做好开会的准备，不得迟到。如有急事不能参加会议的，应当在会前与会议主持人请假，并委托代表参加。

4.2.10开会期间，与会人员应当注意力集中，认真做好会议记录。不得有喧哗、争吵、私语、抽烟或者无故在会场内随意走动等扰乱会场秩序的行为。

4.2.11参加会议的人员所带的移动通讯工具应当保持静音或者振动状态。由于工作原因必须接听的电话，应当与会议主持人请假并轻步走出会场后再接听。 4.2.12会议期间，参加会议的人员应当遵守会议纪律，听从会议主持人的指挥。未经会议主持人许可不得擅自离开会场，不得早退。

4.2.13开会时，主持人和发言人应当紧紧围绕会议议题进行，不能脱离会议议题，不允许开小会。

4.2.14会议应当由专人负责记录。需要制作会议纪要的，在会后应当及时拟制会议纪要。会议纪要经总经办负责人核稿后报请主管副总经理审核，并报总经理签发后

印发。

4.2.15会议作出决定的有关事项，相关部门或员工应当认真全面地遵照执行。总经办负责督查和督办。 4.3会议室管理

4.3.1公司的会议室由总经办负责统一管理和调配使用。

各部门由于工作原因需要使用会议室及会议室用品的，应当提前一日将经部门负责人签字并报主管副总经理批签的书面资料送交总经办，以便总经办统一安排。 4.3.2根据会议的实际情况，需要使用相关部门或者其他会议室的物品时，应当事先征求相关部门和总经办的意见。使用完毕后，应当立即返还或者通知相关部门进行查验并取回。

4.3.3各部门应当指定专人负责办理使用会议室的手续，布置会议室，借用、保管和返还会议用品。

4.3.4各部门在使用会议室时，应当自觉保持室内清洁。会议结束离开时，应当对会议室进行必要的整理并关闭灯具及空调。同时应当注意保持会议室物品的原状，会议室内与会议无关的物品，不得随意挪动。

4.3.5由总经办组织的会议，会议用品应当由总经办负责统一整理和收回。其他任何部门和参加会议的人员不得将会议用品随意带走。其他部门组织的会议，招待等会议用品应当在会后及时交回总经办并办理相应的手续。 4.4罚则

4.4.1总经办对会议准备不充分和对会议室管理不当的，对总经办负责人给予罚款50元以上处罚；二次以上（含/二次）的，对总经办负责人给予罚款100元以上处罚。

4.4.2参加会议的人员无故迟到、缺席或早退的，副总经理给予罚款200元以上处罚；部门主管给予罚款100元以上处罚；其他人员给予罚款50元以上处罚，并通报批评。

4.4.3参加会议的人员未按规定将移动通讯工具作静音或者振动处理或因有事不能参加会议未按照公司规定请假的，给予罚款50元以上处罚。

4.4.4参加会议的人员有抽烟、吐痰、开小会等违反会议纪律的行为的，每次给予罚款50元以上的处罚。

4.4.5参加会议的人员有扰乱会议秩序的其他行为的，除给予500元以上罚款外，还视情节给予行政处分。

4.4.6使用会议室后，使用人未及时将所用物品返还或者未及时整理会议室的，给予部门负责人罚款50元以上的处罚。

4.4.7上述罚款由总经办分别以书面形式告知人事行政部和财务部直接从违纪员工的工资中扣除。

五、支持性文件 无

六、相关记录

6.1《会议室使用申请单》