第一章 总 则
第一条 为加强公司物资采购管理，最大限度节约采购成本，切实维护公司权益，特制定本规定。
第二条 本规定所称物资包括：
（一）使用年限在一年以上、在使用过程中保持原有形态且单位价值在3000元以上的固定资产，如房屋、汽车、其它运输工具，打印机、高档办公用品、器具和电器等；
（二）单价虽然在3000元以下但同类批量采购总金额超过3000元的物资采购；
（三）维修、装修、维保、改造工程项目的材料； （四）公司规定的其它物资。
对于需经常采购的物资公司经过前期竞价确定特约经销商的，如3个月内再次采购，无需再次竞价,但应对经销商进行再次询价，并采取“资质保障、价格优先”的原则，对经销商名单进行适当调整。
第三条 公司物资采购实行集中管理,公司设立询价组、竞价组、采购组和验收组，并设立竞价、验收人员库，由制度管理总部与人力资源总部负责。询价组由行政管理总部及相关部门组成，竞价组由合规管理总部牵头负责组成，采购组由行政管理总部负责组成，验收组由计划财务总部会同使用部门、制度管理总部和合规管理总部组成。询价组成员与采购组成员不得同为一人。
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第四条 公司物资采购的总监督为公司分管制度的领导，总竞价为公司分管合规管理总部的领导，总采购为分管行政管理总部采购的领导。总监督负责对物资采购询价、竞价、验收和采购等全过程进行监督，检查采购是否经批准，各项程序是否到位，有无徇私舞弊，擅自购置等；总竞价负责全公司采购的组织、协调和落实，询、竞价时间的控制和检查；总采购负责对批准同意竞价结果的物资进行采购、登记和付款，当市场同质同类物资比竞价后的价格更低时，有责任向公司领导和总监督、总竞价提出复议。
第五条 采购各小组独立开展各阶段的工作，相互制约，保证采购活动在“公开、公平、公正”的原则下进行。各小组成员不能少于两人。
第六条 物资采购时，不得交纳定金或押金、支付预付款。特殊情况经批准后由采购组以向公司借支的形式支付，采购货物经验收合格入库后，凭发票按审批程序报销。
第二章 物资采购的计划、申请、审批及购置程序 第七条 物资采购的计划管理
（一）公司各部门、分支机构购置物资实行计划管理； （二）各部门、分支机构于11月30日之前制定本部门下一年度物资采购需求，经行政管理总部汇总、立项审核后编制购置计划，报公司管理决策会批准。采购计划经批准后，计划财务总部凭会议纪要安排用款计划；
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（三）采购计划应说明拟购物资名称、规格、数量、技术及质量要求、使用目的、需用日期、预计价格、供货厂家的入围条件等；
（四）公司原则上每年按计划集中采购物资四次，时间为1月份、4月份、7月份和10月份。各部门、分支机构分别于每次采购前40天之前制定本部门物资购置计划，并送行政管理总部采购办汇总后填写书面的物资采购立项审批表，报公司管理决策会批准。采购计划经批准后，计划财务总部凭会议纪要安排用款计划；
（五）因情况变化或业务发展需要增加计划外物资购置的部门和分支机构，须填写书面的物资采购立项审批表，详细说明购置原因，交行政管理总部审核后，呈董事长审批。重大采购事项须经公司管理决策会研究决定。
第八条 物资采购的申请、审批
公司各部门、分支机构在年度计划内购置物资，需填写物资购置的书面申请，即《公司物资采购立项审批表》（附表一），由部门主要负责人签署意见报分管领导审核签字后，交行政管理总部按管理权限审批。重大采购事项须经公司管理决策会研究决定。公司行政管理总部要对上报的购置申请进行审核，申请内容不明确的一律退回申请部门重写，计划财务总部要审核是否已列入了当年或当月的财务计划和费用预算中。
第九条 物资购置
（一）询价。按审批权限批准同意或经公司管理决策会决定同意并下发抄告单后，由公司行政管理总部交询价组，根据申请采购物资
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的清单和要求，征询申请单位意见后，到市场多方询价，并进行初步砍价，要求在2天内将不少于3家的供货商（投标单位）名称、地址、联系电话、相关资质证书和询价结果在《公司采购（处置）询价审批表》中填写（附表二），附上相关资料，并签署意见后报公司总监督、总竞价审批。获得批准后，将全部材料和批件交合规管理总部。
（二）竞价。合规管理部门接到批件后，牵头在竞价人员库中随机抽调人员组成竞价组。竞价组可根据询价组提供的投标单位名单进行竞价，也可寻找新的供货单位参与竞价，询价组有责任对询价中的有关问题进行解释。在竞价过程中，竞价组必须遵循本规定的采购竞价原则和要求进行竞价，特殊情况如采购日用品、食品、家用电器等可由竞价组会同询价、采购组和申请部门组成联合现场竞价组，进行现场竞价与采购，最后验收合格付款。总监督或制度管理总部必须对竞价全过程进行监督，如发现问题，可当场向竞价组提出异议，竞价组必须立即纠正，否则，总监督或制度管理总部有权调整或中止竞价活动。如竞价组在竞价中发现有性价比更好的产品，应及时与申请部门沟通，确定后报有关领导。竞价组要在两天内完成竞价工作，并填写《公司采购（处置）竞价审批表》（附表三），提出竞价的倾向性意见，附上相关资料后按审批程序报批。
（三）采购。《公司采购（处置）竞价审批表》经批准同意后，即进入采购程序。由采购组草拟并与供货商签订购销合同（合同须经法律事务司审核后按公司用印管理办法的规定审批用印），再进行采购。公司及各部门的采购由行政管理总部负责，下属各分支机构的采
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购项目由各分支机构负责，但所有的采购工作必须严格按经审批同意的竞价结论（包括品种、数量、价格等要求）进行采购。采购中如发现已竞价的物资价格高于市场同质同类价格时，采购组有权拒绝采购并向公司领导、总监督、总竞价提出竞价复议，批准复议的本次采购竞价无效，由制度管理总部进行调查，如属主观原因所致，对参与竞价人员进行通报批评并相应处罚；如为客观原因造成，重新按竞价程序再次竞价。
（四）验收。采购物资交货时，由采购组通知验收组进行验收。验收组应立即根据经审批同意的竞价结论（包括品牌、规格、数量、质量、性能等指标）进行验收（必要时可请公司相关专业人员参与验收），并将验收结果填写《公司采购验收审批表》（附表四），报有关领导审批。如需试用的物资，可在试用期不超过15天的期限内（在购销合同中说明）完成验收工作。如发现采购的物资与竞价表中的指标不符，验收组有权要求采购人员退货并由制度管理总部进行调查。
（五）付款。公司各部门采购物资，经验收合格后由采购组按费用管理规定的权限和审批程序申请付款。付款报批时，应附上经审批同意的询价表、竞价表、合同、验收表、分摊表等资料，如采购物资需先付款时，应按报销审批程序审批同意后交计划财务总部支付货到后将验收单补交财务管理总部。
（六）总公司装修装饰建设项目，工程预算必须经行政管理总部审核，并经公司管理决策会审定。装修材料的采购由询价组、竞价组、验收组与施工人员共同竞价采购，并将采购价格相应记在预算表的价
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格栏后。在施工单位提出工程完成及决算表要求验收的报告后，2天内验收组应完成验收及决算审查工作，并填写《公司采购验收审批表》，同时工程项目使用单位在此表中应注明自己的意见交公司领导按审批权限审核。
（七）所有通过竞价采购的物资，没有验收组验收合格和总监督、总竞价、总采购的审批，公司计划财务总部不得予以报销。
（八）进行联合竞价采购时，批准参与联合竞价的组成人员应共同到市场进行议价，并写出竞价报告，经批准后进行采购，验收后提交《公司采购验收审批表》报批，登记。
（九）下属各分支机构权限范围的采购参照此管理规定进行，每一次采购必须二人以上参与，具体操作办法由各分支机构拟订相关规定报公司物资采购总监督批准后执行。
第十条 采购按金额不同，分别采取如下实施办法：
（一）对临时性的零星采购（3000元以下），由各机构行政部门负责购置。
（二）对一次性采购金额在3000元以上的，实行询、竞价制度，特殊情况下可采取联合竞价方式。
1、对一次性采购金额在3000元至10万元，由总公司合规管理部门主持竞价。
2、对一次性采购金额在50万元以内的，由总监（总助）主持竞价。
3、对一次性采购金额在50万元－100万元之间的，由副总裁主
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持竞价。
4、对一次性采购金额在100万元－200万元之间的，由执行董事或副董事长主持竞价。
5、对一次性采购金额在200万元以上的，由董事长主持或董事长授权公司有关领导主持竞价。
第十一条 凡列入废旧资产处置的物资经批准后必须经过询价、竞价和登记程序，并报计划财务总部进行核销。
第十二条 公司每年按竞价金额与询价金额之间差额部分的1%－10%用于奖励参与公司询价、竞价、验收、监督等有关人员。
第三章 物资的验收、入库、登记、领用及保管 第十三条 物资的验收入库。物资购置后，由公司验收组按审核单和购货合同进行验收并办理入库手续。入库时，行政管理总部采购办应填写《公司物资入库验收单》（附表五），一式叁份，一份存留作为资产登记，一份交计划财务总部作报销凭证，一份交制度管理总部。计划财务总部报销时必须查验物资购置签批审核单、购货合同、购货发票及《公司物资入库验收单》。手续齐全后，计划财务总部根据公司资金使用审批程序核准，并根据公司资金实际状况，按照合同办理转款手续。如手续不全，应拒绝转款或报销。
第十四条 物资验收合格后，行政管理总部应对物资进行分类编号。计划财务总部、制度管理总部应通过物资资产核算及管理系统建立物资资产总账和台账。
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第十五条 使用部门领用物资，需填写物资领用单，由部门负责人签字、行政管理总部审核后，到行政管理总部领取，并登记。领用固定资产时还应填写《公司物资使用保管登记表》（附表六），使用部门承担固定资产的保管责任。《公司物资使用保管登记表》交行政管理总部采购办存档。
第四章 罚 则
第十六条 因管理不善造成固定资产损坏、丢失的，维修费或因丢失而造成的经济损失由当事人承担。
第十七条 未按规定申报审批、擅自购置物资的，或采用“化整为零”办法、逃避公司监管的，要追究相关人员责任。造成经济损失的，视情节轻重按损失金额的50%-100%赔偿。
第十八条 未按规定严格检验质量，出现假冒伪劣商品的，视情节轻重给予当事人以购置金额10%-100%的赔偿。收取回扣者，视情节轻重处以回扣金额5-10倍的罚款、调离岗位或作辞退处理。
第五章 附 则
第十九条 计算机硬件设备包括主机、外围设备、网络通讯设备、网络安全设备及大屏、UPS、存储设备等；软件设备包括操作系统软件、数据库软件、开发工具软件、业务应用软件及管理软件等资产的采购由公司另行规定。
第二十条 本规定由总公司授权行政管理总部解释。 第二十一条 本规定“ＸＸ天”均指自然天数。
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第二十二条 本规定自下发之日起执行。 附件：
一、公司物资采购立项审批表 二、公司采购项目询价审批表 三、公司采购项目竞价审批表 四、公司采购项目验收审批表 五、公司物资入库验收单 六、公司物资使用保管登记表
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附表一：
公司物资采购立项审批表
申请单位 物品名称 数量 申请时间 技术指标及要求 申请事由、部门意见及负责人意见 财务部门意见 行政管理总部意见 分管领导意见 董事长审批 注:1、此表由申请单位根据需求填写,并分别送表中各单位及相关领导签署明确意见后报制度管理总部备案。
2、技术指标及要求可另附表作为此审批表的附件。
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附表二：
公司采购(处置)询价审批表
申请单位 物品名称 数量 申请时间 技术指标及要求 询价组成员签名: 行政管理总部意见 询价情况及 价格 申请单位意见 总竞价意见 总监督意见 注:1、此表由询价组根据申请报告询价后填写,并分别送表中各单位及相关领导签署明确意见后交制度管理总部。
2、如询价中价格与申请报告中的价格相差过大,询价组应及时向申请部门和公司领导反馈信息。
3、技术指标及要求可另附表作为此审批表的附件。
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附表三：
公司采购(处置)竞价审批表
申请单位 竞价物品名称 报价 询价价格 竞价价格 数量 申请竞价时间 技术指标及要求 差价 竞价情况及 价格 竞价组成员签名: 申请单位意见 行政管理总部意见 总竞价意见 总监督意见 总采购意见 分管领导意见 董事长审批 12
附表四：
公司采购验收审批表
申请单位 物品名称 数量 验收时间 技术指标及要求 验收情况及 结论 验收组成员签名: 申请单位意见 行政管理总部意见 总竞价意见 总监督意见 总采购意见 （是否申请复议） 董事长授权执行董事或副董事长审批 注：验收组必须以合同及有关资料为依据，经现场（实地）验收后真实填写。当总采购提出复议时必须经董事长审批。
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附表五：
公司物资入库验收单
序号 固定资产 名称 规格型号 单位 数量 单价 总价 采购 人员 验收 人员 日期 14
附表六：
公司物资使用保管登记表
部门： 固定资产名称 规格型号 数量 编号 原值 领用使用人、保管时间 人 使用人变更 备注
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非信息系统设备计划、采购、管理流程
一、年度投资计划调查及拟定 计划务总发放度投计划送通及调表 财部年资报知查 总部各部
各分支机构反馈 门反馈 行政管理总部汇总计划财务总部 公司分管领导 主管领导 公司管理决策会 计划财务总部安排用款计划 二、集中采购的申报、审批
各部门经办人
三、询价
分支机构负责人 部门负责人 行政管理总部 申请部门的分管领导 特殊情况直接报董事长 行政管理总部 汇总 分管采购领导 董事长 公司管理决策会
行政管理 总部 询价组 询价 申请部门负责人 行政管理总部 负责人 总竞价 总监督 合规管理总部 16
四、竞价
合规管理总部 总监督和制度管理总部全程监督 竞价组 竞价 申请部门 行政管理总部 总竞价 总监督 总采购 董事长 分管采购 领导 五、合同
行政管理总部起草
申请部门
合规管理总部 合规总监 分管领导 分管采购领导 董事长授权执行董事或副董事长 六、采购 行政管理总部下订单 七、验收 设备使用 部门测试、 使用 计划财务总部、合规管理总部及使用部门验收 申请单位 行政管理总部 总 竞 价 总 监 督 总 采 购 董事长授权执行董事或副董事长审批 供货单位供货 设备使用部门签收
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八、登记入库 行政管理总部行 行政管理总部行 政采购处填写入 库验收单 行政管理总部行政采购处部填写入库验收单 政采购处填写入库验收单 行政管理总部行政采购处填写入库验收单
九、付款
行政管理总部
计划财务总部 分管领导 按财务权限审批 十、管理、维护
总部办公用设备实物管理：行政管理总部；维护：信息技术中心协助； 分支机构办公用设备的管理和维护：分支机构综合运营部。
十一、报废 使用部门 或各机构 申请 行政管理总部审核 计划财务总部审核 分管领导 分管采购领导 董事长 授权总裁
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