收发文管理办法

第一章 总 则

第一条 目的。为了规范公司对收发文的管理,做好文件处理工作，提高文件利用效率,进而提高公司工作效率和工作质量，特制订本规定.

第二条 公司文件是传达贯彻党和国家方针政策,发布公司规章制度、请示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等的重要工具。因此，必须做好公司文件收发的管理工作，高效的为公司服务。

第三条 公司所收发文件由办公室统一签收、发放、传递、保管及归档。办公室指定专门人员负责收文和发文管理工作，收发文人员必须根据文件资料类别，如实做好收发文的登记备案工作,办公室必须按照准确、及时、安全、统一、规范的原则做好公司的收发文管理工作。

第二章 发文办理

第四条 发文，发文办理是指公司对外发出或对内发布的文件，首先要拟稿，稿子写好后由拟稿部门负责人或拟

稿项目公司负责人初审修改;然后报送相关领导审核，定稿后再走公司OA系统发文流程；最后相关领导签发后送印，印制校对后发出。发文办理主要包括以下几个工作程序：

1.拟稿：拟稿是指把领导或公司的发文意图条理化、清晰化、显物化，是发文办理的关键程序之一.公司公文、日常业务和事务性文件由相关职能部门负责拟稿，拟稿内容要求情况属实、观点明确、条理清晰。

2.核稿:核稿是指拟稿部门负责人或拟稿项目公司负责人对拟稿的文稿进行审查、核对、修改，为送相关领导初审及签发做好准备。

3。会签：凡公文涉及到有关部门的事宜，需给有关部门分管领导会签。有关部门分管领导会签后送办公室对公文进行复核,复核的主要内容为是否已经协商、会签，文种类别、公文格式是否正确。

4。签发：公司各部室的一般事务性公文送分管领导签发。其他重要文件，如请示、报告、制度及办法等一律送董事长或总经理签发.

5。发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点检查签发手续是否齐全，附件是否齐全，格式是否统一规范，并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面格式等。

6.缮印：缮印是指按已签发的文稿进行缮写或打印，并有办公室相关人员负责校对。

7.用印：用印是指办公室对缮印好的的公文进行盖章（包含电子章）。

8.发文登记：此时的发文登记是指办公室行政人员将待发公文登记造册,以备存查。

9.分发：分发是指由办公室行政人员把用印并已登记过的公文通过适当的方式（如OA系统、邮寄、电子邮件、专人递送、来人签收等）传递各收文单位。

10.存档:在发文流程结束后，办公室行政人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（包含纸质档与电子档,电子档需定时拷贝到专用的硬盘备份)。

第三章 收文办理

第五条 收文是指外部单位送达公司的公务文书和材料，包括文件、电报、其他文字资料等。收文办理是指对来之公司外部的文件所实施的处置和管理，经营管理和党建管理类文件由办公室分别按照相关规定办理,并进行存档。收文办理主要包括以下几个程序:

1.签收：签收是指办公室收件人员在OA系统操作签收或是在公文投递单、送文薄签字，表示收到.通过OA系统签收时，应注意公文电子档及附件的下载，避免遗漏；通过线下签收时，首先要看清是否属于本单位收文，然后

清点,核实来文数量、封皮编号等与投递是否相符,最后检查文件是否破散，密封条是否完好，检查无误后方可签字、盖章，确定签收。

2。收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。办公室首先将收到的文件按照正式、非正式和会议纪三大类进行分类登记，其中正式类再细分行政和党委文件，会议纪要按类别分类登记；然后对各类收文编写收文序号、来文日期、来文单位、来文字号、文件标题及附件清理（下载）等工作。

3.拟办：在收文登记后，由办公室行政人员送办公室负责人审核，符合相关规定的，由办公室及时提出办理意见和建议，然后送相关领导批示后交有关部门办理。

4。批办：批办是指相关领导对收文的办理给出指示性意见。

5。分办：需要办理的文件,要按批办意见，分送公司有关部门或承办人员办理.

6.传阅：需要传阅的文件，要按批示意见传阅。线上OA系统传阅时，阅文同志需要系统操作“已阅”；线下纸质传阅时，阅文同志需要签字、注时。如传阅文件有领导阅批意见的,要按领导的意见做好补办工作.

7.承办：承办是指按照领导的批办意见，由相应的部门具体承担收文的办理。承办部门接到需办文件后,要认真及时处理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，

主办部门要主动会同协同部门协商办理，并负责回复办理结果;协办部门要积极配合主办部门.

8。催办：催办是根据领导的批办意见，根据时间节点及进度安排，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果.

9。注结：文件办理完毕，应在公司《督办表》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。

第四章 公文管理(立卷归档）

第六条 无论是收文还是发文，都要按照档案管理的有关规定进行科学管理。已发出的公文要把定稿、存本管理好，以备查考；收进办结的公，也要妥善保管，以备随时调用。

公文管理主要包括以下几个程序:

1.制定立卷类目标：按照档案管理的有关规定结合公司的实际情况制定公司立卷类目标。

2.归卷：按立卷类目表上规定的项目准备卷夹或橱柜，并定期把已办完的公文归到相应的文件夹或类目里面。

3.调用：对已归档的任何一份公文要能随时调出,以便为公司服务。

4。立卷：按公文立卷的有关规定把已归入卷夹的公文

立成合乎规范的公文案卷。

5。归档：把已经立好且经过验收的案卷进行归档。 6.销毁：把没有保存价值的公文按照规定就行销毁。

第五章 附 则

第七条 本办法由办公室负责解释、修改、完善。 第八条 本办法自副总经理（主持工作)签发之日起开始执行，各有关部门按本制度的有关规定办理收发文。