采购订单变更履行流程(A2)

采购订单变更履行流程

拟审标批

准

制 李云丽 查 覃纯洪 化 沈俊丽 准 贺文华

日期：2005-05-29 日期：2005-05-29 日期：2005-05-29 日期：2005-05-29

文件编号 版 次 A2 HN-WI-7.4-23 页 次 2/6 名称采购订单变更履行流程 文件版本变更记录 日期 2003-4-20 2005-4-15 2005-4-15 版本 A0 首次定义 更改内容记录 变更人 批准人 李云丽 李家龙 李云丽 覃纯洪 A1 文件名称变更，原名称《PO变更操作指导书》，变更为：《采购订单变更履行流程》 A1 原文件中引用表格：《订单变更申请单》，《订单取消通李云丽 覃纯洪 知单》，现在表格优化统一使用《订单变更申请单》，并同时更新相应的内容 A2 重新启用《订单取消通知单》，具体要求见内文。 两份附表均有更新。 贾玉芬 徐建勋 2006-3-3

文件编号 版 次 A2 HN-WI-7.4-23 页 次 3/6 名称采购订单变更履行流程 1 目的：

规范PO（采购订单）的更改、取消操作，使更改信息能及时反馈到相关部门并得到有效的控制。

2 范围：

适用于我司所有已批准生效的采购订单（包括物料和EMS采购订单）的更改和取消。

3 职责：

采购认证人员：与供应商协商订单变更的具体事项，填写订单变更申请单。

采购员：根据已批准的订单变更申请单，作PO的变更操作；发放更改后的PO或订单取消

通知，跟催供应商签返。

计划人员：根据物料需求计划提出订单更改通知；对采购人员提交的《订单变更申请单》

给出审核意见；对涉及订单数量变更的，同步更改对应的PR数量。

物控人员：生产物控或者研发物控根据审批通过的关闭PO清单，更改对应订单的RP状态 采购经理：对订单更改的必要性和合理性作审批。

4 定义：

无

文件编号 版 次 A2 HN-WI-7.4-23 页 次 4/6 名称采购订单变更履行流程

5 流程图：

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6 作业内容与管理重点

6.1 001 接收订单变更通知或要求 认证人员/采购员

订单变更的原因和来源主要包括：（1）我司需求变更，计划部门要求变更订单；（2）最小包装、最小订量、供货等原因，供应商要求变更订单；（3）订单内容错误， 需

文件编号 版 次 A2 HN-WI-7.4-23 页 次 5/6 名称采购订单变更履行流程 更改；（4）系统订单的清理（如订单尾数和长单的清理）

注意：对于计划部门提出的订单变更或取消要求，采购部只接受书面的、经审核的通知。

6.2 002 与供应商协商订单变更具体内容 采购认证人员 采购认证员就变更内容与供应商协商、谈判。对于计划部门提出的订单变更要求，

认证人员需将与供应商协商的结果通知相应计划人员。

注意：对于计划提出的自购物料的订单取消，采购员原则上须在当天向供应商发出

书面的《订单取消通知单》（如遇特别原因，《订单取消通知单》发出时间不晚于第二个工作日）。《订单取消通知单》发出前须经直接采购业务主管审核，与供应商协商处理意见后，应要求供应商将意见签返。 6.3 003 采购认证员确认计划是否是批量的PO清理 采购认证人员

6.4 004填写《订单变更申请单》 采购认证人员/计划人员

对003确认不是批量处理PO清理，采购认证人员填写《订单变更申请单》，说明要修改的项目、内容和修改原因；提交审批。对于最小包装、最小订量原因需更改采购数量的，还需先由相关计划人员作审核、会签。

如订单变更要求是由计划部门提出的，则需要计划人员填写《订单变更申请单》，签字审核后送交采购部执行。采购部无需再填写《订单变更申请单》。

6.5 005《订单变更申请单》审批 采购经理/计划经理

采购经理和计划经理审批《订单变更申请单》。

6.6 006 PO更改和审批 采购员/ 采购经理 采购员根据批准后的《订单变更申请单》，修改订单，提交采购经理审批

6.7 007 采购员确认订单变更素是否涉及到PO数量的变更 采购员 6.8 008发放新PO/取消单 采购员 采购员发放更改后的PO或订单取消单给供应商。

6.9 009 提交批量PO关闭联络单 采购认证员/采购经理 对批量PO清理，为提高单据处理效率，采购认证人员提交批量PO关闭联络单，并

经过采购经理签字，提交计划部。

6.10 010 联络单审核批准执行 计划人员/物控员 计划员审核批准采购员提供的PO联络单。并提交给计划部物控员执行，修改系统对应的PR状态。

6.11 011 发放批量PO清理单 采购员 计划部执行完批量PR修改后，采购员发放批量PO清理单给相应的供应商。

6.12 012 系统PR数据更新/关闭 计划员 对零星的PO更改涉及到PO数量变更的，计划员在确认《订单变更申请单》后，同

时更改系统对应PR状态。

6.13 跟踪供应商签返单并归档 采购员

采购员跟踪发放的批量PO更改单或更新的PO单/《订单变更申请单》。并及时归

文件编号 版 次 A2 HN-WI-7.4-23 页 次 6/6 名称采购订单变更履行流程 档采购文档管理中心。

7 参考文件及表格模板

7.1 《订单变更申请单》文件编号：HN-QR-4.2-005

7.2 《订单取消通知单》文件编号：HN-QR-4.2-006