ERP财务信息集成与相关业务系统解决方案

2020-09-10 来源：易榕旅网

计算机技术与发展第17卷　第4期　　　　　　　　　17　No.4　　　　　　　　Vol.2007年4月Apr.　2007COMPUTERTECHNOLOGYANDDEVELOPMENT

韩承双1,2,程和侠1

(1.安庆师范学院计算机与信息学院,安徽安庆246011;2.大连海大博文科技发展有限公司,辽宁大连116023)

摘　要:ERP模式下财务信息与相关业务信息的集成实现了企业资金流、业务流、信息流的统一。文中讨论了财务信息集成对企业信息化建设带来的新挑战,分析了相关业务系统的接口需求,给出了企业综合业务信息系统解决方案。设计了专用API用以实现财务对相关业务系统的信息集成,使企业业务系统在原有功能的基础上通过API自动实现为财务系统提供符合会计核算要求的信息源,既保证了财务系统和各业务系统的独立性,又使企业经营活动在财务数据中得到及时反映,实现了基于ERP财务信息集成的企业信息一体化。关键词:ERP;信息系统;财务系统;信息集成

中图分类号:F270.7;TP39　　　　　文献标识号:A　　　　　　　文章编号:1673-629X(2007)04-0075-05

FinancialInformationIntegrationandSolutionsofRelative

BusinessSystemBasedonERP

HANCheng2shuang1,2,CHENGHe2xia1

(1.InstituteofComputers&Information,AnqingTeacherCollege,Anqing246011,China;

2.DalianHaidaBowenTechnicalDevelopmentCo.Ltd.,Dalian116023,China)

Abstract:Theinformationintegrationoffinancialsystemandrelativebusinesssystemhasrealizedtheunificationoffundflow,thebusinessflowandtheinformationflowoftheenterpriseonthebasisofERP.Inthispaper,thenewrequestbroughttotheenterpriseinformatiza2tionconstructionbythefinancialinformationintegrationisdiscussed,theinterfaceofrelativebusinesssystemisanalyzed,andthesolutionsofenterprisebusinessinformationsystemaregiven.APIisdesignedtouseforthefinancialinformationintegratingfromrelativebusinesssystemswhichprovideinformationsourcebytheAPI.Thesolutionsnotonlyguaranteeindependenceofthefinancialsystemandbusinesssystem,andalsomakeenterprisebusinessactivitybereflectedinfinancialdataintime,andreallybringaboutanorganicwholeofenter2priseinformationbasedonERP.

Keywords:ERP;informationsystem;financialsystem;informationintegration

0　引　言

在企业信息化管理中,财务作为反映企业经营状态的核心模块,成为ERP的核心子系统之一,它以货币化的形式收集、记录、核算、分析企业经营活动,量化企业的经营状况,企业经营的全过程和最终结果无一不通过财务管理信息得到反映。在企业信息化建设中,如何根据企业自身特点,优化相关业务子系统,构建企业资金流、业务流、信息流三位一体的管理模式,

是建立现代会计信息系统首先要研究的问题[1],也是构成一体化企业综合信息系统至关重要的问题。

1　基于ERP的财务信息集成对相关业务系

统的挑战

实际发生原则是财务核算的首要原则,财务核算的对象是企业已经发生的、可货币化计量的事项,客观上它强调的是事后收集和反映会计数据,因此,它对于企业经营现状的反映具有滞后性[2]。

传统的财务电算化软件很大程度上只是对手工的替代,它的信息流是基于记账凭证的,在业务事项发生并取得相关原始凭证后产生会计分录,完成从记账凭证录入、登账,到期末核算、财务报表等一般的核算工作。电算化软件的使用,对规范企业财务数据,提高核

收稿日期:2006-06-12

基金项目:国家科技创新基金(05C26222120349);安徽省教育厅自然科学研究项目(KJ2007A124ZC);安庆市重点科技项目(2002-71,2005-65)

作者简介:韩承双(1955-),男,安徽安庆人,副教授,硕士,研究方向为计算机应用、ERP等。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　计算机技术与发展　　　　　　　　　　　　　　　　　　第17卷・76・

算工作效率都起到了一定的作用。但电算化软件与其它业务信息系统基本上是分散运行的孤立系统,容易形成企业信息“孤岛”,造成财务信息流、资金流与企业生产经营信息流、物流相脱节。客观上也只能事后反映企业财务数据,无法及时反映企业的经营活动。

随着计算机应用的日益广泛、市场经济的发展使企事业财务活动日益复杂多样化和信息处理要求的不断提高,传统的会计电算化软件已不能满足企业管理的需要。面对21世纪知识经济的发展,企业对信息的需求日益增长。现代企业的竞争往往决定于信息资源的竞争,谁能及时、完整地获取企业经营信息和捕捉到市场信息,并快速地做出反应,已成为现代企业制胜之道,而“孤立”的信息难以为企业经营决策提供足够的信息支持。因此,一种企业信息大集成的理念深受推崇,企业信息化需要把各单项处理的信息子系统有机地联系起来,组织在一个完整的系统里[3]。集信息技术与先进的管理思想于一身的ERP把企业经营活动与财务无缝集成在一起,构成了一体化的系统,得到了业界的高度重视。财务作为企业管理信息的核心而成为集成系统的主体,一直是企业实施ERP关注的重点

[4～6]

构成财务系统整体性功能的要素之一,也是构成新型企业综合业务信息系统的功能要素之一。为了实现财务与业务信息的集成,财务系统本身要有相应的解决方案来满足信息集成要求,同时,与之相关的业务系统也需要提供相应的接口支持。因此,大集成的信息系统不仅对财务系统本身提出了新的要求,也对需要与财务集成的其他相关业务信息系统提出了新的挑战。

(1)如何在业务活动发生时自动产生相应的财务

核算信息。

财务信息广泛地集成企业经营业务信息,除财务内部的日常核算、财务管理外,很多财务信息需要直接来源于相关的业务,即伴随着业务的发生而自动产生。为此,系统需要有能快速、准确地进行收集、处理和传递业务信息和财务数据的手段。图1反映了诸如企业进销存、设备管理、固定资产管理、工资管理等业务系统与财务系统的关系。显然,与这些业务活动相关的财务核算数据都可以直接从业务流中获得,只要财务系统及相关的业务系统都提供相应的接口支持,财务系统就可以直接从业务系统中获得财务核算数据。在此基础上,实现账务处理(过账、总账、明细账簿的登记)、货币资金核算、编制会计报表、制定财务预算计划、财务分析等功能,从而保证了账账、账物的一致性。

。ERP超越了传统制造资源计划的概念,吸收

了准时生产、全面质量管理和“供应链”等管理思想[7]。在供需链的所有环节上,通过财务这根主线将企业经营的全过程连接起来,实现对包括定单、计划、采购、运输、库存管理等进行有效的管理。

在ERP模式下,结合了当代先进的管理理念和现代信息技术,实现了企业经营业务信息和市场信息的广泛集成,把传统的账务处理同发生账务的业务结合起来,可以及时进行与实际业务相一致的账务处理,使企业经营活动在财务信息系统中得到及时的反映。具体来说,就是在企业经营活动发生时,将业务活动中与财务核算有关的信息自动反映到财务核算中,使之成为财务核算的依据。如企业进、销、存、生产等各相关业务系统,在业务活动发生时即产生相应的财务核算数据,成为财务核算的直接数据源,并同步自动产生相关的财务分录和进行相应的账务处理。真正做到企业业务发生到哪里,资金流就核算到哪里,信息流就反映到哪里,保证了账账相符、账物一致,实现了企业的资金流与物流、业务流、信息流的统一。在ERP集成模式下,财务系统不仅通过对业务系统的集成自动获得核算信息,同时又通过财务预算等手段调控企业经营活动。通过诸如采购计划、部门费用指标、项目定额等有关预算,将实际业务与预算或计划进行对比,监控核算过程,防止超预算和非计划业务等不正常情况的发生。所以财务与其他相关业务或信息子系统的集成是

图1　财务系统在企业信息系统中地位当前市场上的ERP软件产品一般都解决了集成问题,一体化的财务集成成为ERP的特点和亮点之一,但过分刚性的集成模式同时也是ERP实施中的难点之一,如何使业务信息满足财务核算要求,并保证财务核算的独立性,对企业信息化是一个挑战。

(2)如何保证财务核算的独立性。

在自动集成模式下,与财务核算有关的业务活动在处理业务信息的同时就自动进行了相应的财务处理。在这过程中,财务人员被边缘化,在财务人员不知情的状态下完全被动地接受了由业务进入的财务数据。由于业务人员一般不熟悉财务核算要求,从业务角度看似完整的信息,从财务核算角度看也许是不规范或不完整的,往往并不能满足财务核算要求。在实际操作中,为了修正这些不满足财务核算要求的财务分录数据,财务人员不得不填制大量的内部冲正凭证,于是,在财务系统中制造了大量冗余的记账凭证,给财

第4期　　　　　　　　　　　韩承双等:ERP财务信息集成与相关业务系统解决方案・77・

务核算带来许多不必要的麻烦。

显然,要满足财务核算独立性要求,业务系统就不能越俎代匏,不能进行本属于财务系统内部的核算工作。也就是说,财务核算工作应该在财务人员的控制下进行。这正是产生文中解决方案的背景。

程。

财务人员在复核过程中可以补充输入一些为满足财务核算完整性要求的辅助信息,如部门号或项目号等,使这些凭证满足财务核算要求。因此,新的集成方案保证了财务核算的独立性要求,既可实现与业务信息的广泛集成,又保留了正常的财务核算过程,保证财务核算过程既集成又独立。

2.1　凭证模板

2　通过API实现财务与相关业务系统集成

财务凭证是财务信息的核心,是财务核算的信息源,所谓对其它业务系统的数据集成基本上都是通过凭证管理模块实现的。财务对业务信息的集成一般可以采取两种不同的策略:其一是业务信息在业务活动发生时同步直接进入财务系统,并自动产生相应的会计分录数据;其二是在业务活动发生时,通过一种预备机制与财务系统相连接,产生与业务相关的预制记帐凭证,在财务人员复核后再进入财务账务处理,生成明细账、总账等信息库。可见,不管采取什么样的集成策略,都需要通过财务系统的信息入口———记账凭证,如图2所示。

如前所述,为保证财务核算的独立性,应避免业务系统直接进入财务系统进行账务处理,即当业务活动发生时,根据业务活动内容自动产生相应的会计记账凭证也只能在财务系统的控制下来实现。为此,新方案中财务系统提供对应各业务活动的会计分录模板,使之在业务发生时,可以按对应的模板产生相应的预制记账凭证。为此目的,首先需要定义统一的业务码和与业务码相关的记账凭证模板。其数据模型可以定义为:

业务类型(业务代码、名称)

凭证模板(业务代码,行号、科目,借贷标识)这样的凭证模板不仅可满足与业务系统的集成需要,也可以用于财务内部的结转核算。如期末某些科目的余额要结转,如果不想在程序中固化科目代码,而由用户根据企业的科目代码设置自定义结转科目,就可以通过此凭证模板来实现。

在相关的业务系统中,根据其业务类型,就可以通过凭证模板产生满足财务核算要求的记账凭证。以销售业务为例,与其有关的业务类型有“应收账款销售”、“应收票据销售”、“收银销售”、“收现销售”等,如表1所示。与这些不同业务类型相对应的是它的记账凭证模板。以应收账款销售为例,可以定义记账凭证模板如图3所示。其中科目号由用户自由输入,根据企业设置的科目代码表来确定,在科目设置时,只要指明哪些科目是往来科目,那么在记账凭证实际制作时,凡是往来科目(比如应收账款),就必须输入相应的往来户,对销售业务来说就是客户。

表1　业务码

业务码

XS01XS02XS03XS04GD01GD11

图2　财务与业务系统的集成

财务凭证分原始凭证和记账凭证。原始凭证是反映企业经济活动的原始依据,由于原始凭证来源十分复杂,一般很难有规范性可言,所以在财务信息系统中,一般并不直接管理原始凭证,仍然由人工审核和保管,但与业务相关的原始凭证(如购货发票、销售发票等)则通过相关业务系统集成进入财务系统,用于财务信息辅助查询。财务记账凭证是财务信息系统中最关键的信息因素,是财务处理的数据基础。在本方案中,记账凭证可以分为两类:一类是手工填制的内部核算凭证,一类是伴随相关业务而产生的预制记账凭证。业务系统产生的凭证并不直接进入财务核算而是产生预制记账凭证。预制凭证经财务人员复核后,才成为正式的财务记账凭证进入核算流程,而与之相关的原始凭证则成为记账凭证的附件。不管是机制凭证还是手工凭证都在经过财会人员复核后才能进入登账过

描述应收账款销售应收票据销售收银销售销售发货固定资产购入固定资产折旧

……

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　计算机技术与发展　　　　　　　　　　　　　　　　　　第17卷・78・

　XS01:应收账款销售

行号

123

3.2　关于工资管理的考虑

科目

借贷标识

DCC

工资核算数据直接来源于工资管理信息子系统,包括应付工资、个人所得税、社保、医保、水电、电话费等代扣代缴、公积金管理等。按项目或部门分类统计汇总的工资汇总表可用于项目成本或部门费用核算,而工资汇总表中的扣项则用于集体应付核算(如其它应付-社保基金、住房公积金等),个人的水电、电话费等代扣代缴项则通过个人工资表核算个人应收项(如其它应收-XX水电费等),这些核算均通过事先定义好的预制记账凭证模板,通过系统API自动产生预制记账凭证,进入财务核算过程。

3.3　关于企业供应链管理的考虑

1131　　　应收账款5101　　　销售收入

2171mmnn应交税金-增值税-销项

图3　记账凭证模板

2.2　专用API

当然,如果要在每个业务模块中直接使用凭证模板来产生预制记账凭证仍然是不方便的。为此,本方案在此基础上开发了系统统一的API,由API根据业务码和凭证模板制作预制记账凭证。对于业务系统来说,就是在业务活动发生并处理业务信息时,通过对应的业务码调用API自动产生相应的预制记账凭证。因此,其实现过程十分简单、方便。

在企业供应链环节的核算中,信息集成的核算方法最能体现出其独有的优势。在采购环节,采购计划受财务预算的监控,实现采购计划指导下的采购行为,当采购事项发生时,采购过程信息(如仓库验收入库单、购货发票、付款等)都在业务发生之时反映到系统中,自动产生关于原材料(或库存)、采购、应付货款等相关科目的核算信息。而出入库业务直接反映了财务库存(包括产成品、原材料、辅助材料等)核算,不同的出库类别分别对应不同科目的财务核算,例如项目领料出库对应成本核算、部门领用出库对应部门费用等。在销售环节,发货、开票、收款等业务则自动产生关于库存、销售收入、应收账款等核算。所有这些不同的业务活动,均通过系统API自动产生与业务码相对应的预制记账凭证,在财务人员复核后进入财务系统。

包括应收、应付等在内的往来账管理反映了企业与外部的经营往来,与企业供应链集成十分密切,直接反映了企业供应链上游供应商和下游客户的资金往来明细和资信情况。在本方案中往来账信息是从正常的往来业务信息和相关的财务核算中自动获得的,它们构成了往来核算的基础数据,据此可以提供诸如余额查询、账龄分析、坏账核算等相关功能。

在财务往来核算中,除供应链环节上的供应商或客户以外,还包括其它应收、其它应付等往来户的核算。它们并非严格意义上的客户或供应商,但在财务核算总框架下,它们与供应商、客户一样都是企业的“往来户”。因此,可以统一用“往来户”命名它们。为此目的,定义新的往来户代码同时取代传统意义上的客户代码和供应商代码,其关系模式如下:

往来户(往来户代码,名称,客户、供应商,地址,

)……

3　对相关业务系统的要求与解决方案

为实现相关业务信息子系统与财务系统的集成,系统提供专用API实现业务系统信息与财务系统的集成。业务系统只要在处理业务信息时根据不同的业务性质(对应不同的业务码)调用API,由API根据事先为每个业务码定义好的记账凭证模板就可以自动产生与该业务类型相一致的预制记账凭证。因此,业务系统必须要有与之相应的处理能力,即相关业务信息系统需要有调用API的接口支持。

3.1　关于固定资产管理的考虑

从财务核算的角度来说,固定资产从进入企业到退出,一切发生原值增减(如固定资产购置、固定资产剩余价值处理)或折旧等价值变化的都要反映到财务核算中来。对于专用于特定部门、项目或产品等涉及专项成本核算的,必须明确到具体的核算对象上。为此目的,在固定资产管理中,除固定资产主数据表外,还需要一个明细表来反映各项固定资产每期的动态信息(如表2所示),即凡进入当月成本/费用核算的事项必须指定项目号或部门代码,分别表示该事项发生额进入当期项目成本或部门费用。例如,固定资产的折旧核算可以通过此表按月、按部门、按项目分类汇总后,求得各部门、各项目当期所应承担的因固定资产折旧引起的费用,然后通过系统的API自动产生预制记账凭证进入当期财务核算。

表2　固定资产明细表

固定资产代码101001101001101001

日期200501082005013120050228

事项购入折旧折旧

金额(元)1800000.003000.003000.00

部门BM001BM001

项目号

其中客户、供应商用来标识该往来户是客户或供应商

XM001

或两者都是。例如,表3是某企业往来户一览表中的一部分。表中AH0001是客户,AH0002是供应商,

……

第4期　　　　　　　　　　　韩承双等:ERP财务信息集成与相关业务系统解决方案・79・

AH0003既是客户又是供应商。

4　结束语

本方案通过API实现财务与业务信息的集成,支持公司会计核算和财务管理业务流程的改善,既可以通过预制记账凭证的形式,支持凭证的集中式审核,做到财务核算与业务活动信息处理分离,保证了财务核算的独立性,又可以使财务核算过程同步于业务过程,做到业务发生到哪里,财务就核算到哪儿,使企业资金流、业务流、信息流有效合一。财务信息来源于业务系统,及时准确地反映企业经营状态,又服务于业务活动,使业务活动在预算、资金计划内运行,以便决策者及时调整企业经营活动,适应激烈的市场竞争的需要,提高企业的竞争力。

参考文献:[1]　李捷杨,周　南.如何建立现代会计信息系统[J].会计研

在此表的基础上,分别建立供应商视图V-SUP和客户视图V-CUS:

CREATEVIEWV-SUPASSELECT往来户代

码,名称,……

　　FROM往来户WHERE供应商=‘Y’

CREATEVIEWV-CUSASSELECT往来户代

码,名称,……

　　FROM往来户WHERE客户=‘Y’在应付科目核算时,从供应商视图V-SUP中选择核算对象,而应收科目核算则从客户视图V-CUS中选择核算对象。可见,该“往来户”表及其视图既可以满足业务活动数据处理的需要(满足业务系统对供应商代码和客户代码的分别需求),又能满足财务往来核算要求,保证了全系统内的数据一致性。

表3　往来户代码一览表

往来户代码AH0001AH0002AH0003

究,2004(4):30-34.地址

……名称公司1公司2公司3客户Y

供应商

[2]　柴永欣,陆　雯.ERP战略对传统企业财务管理的挑战

[J].计算机工程与应用,2003(19):224-226.

[3]　钟　庆,刘德胜.我国会计电算化的发展方向[J].重庆大

YYY学学报:社会科学版,2000,6(4):53-54.

[4]　钟　勇.MRPII/ERP中财务管理系统设计[J].计算机应

……

　　总之,企业供应链业务系统与财务系统的广泛集成,使财务可以进行及时的账务处理,物流到哪里,会计核算流就到哪里,以货币化的形式及时反映企业实际供应链状态,跟踪每项业务的来龙去脉,使企业经营状况在财务数据中得到及时的反映,以利于加强对资金流的全局管理和控制,改善企业经营管理水平和应变能力,为管理者强化企业管理、调整经营活动提供了可靠的信息保障。

(上接第74页)

用,1998,18(5):25-27.

[5]　刘萍萍,申铉京,周求湛.一种ERP环境下综合财务系统

的设计与实现[J].计算机工程与应用,2004(28):214-217.

[6]　郝秀珍.浅谈ERP系统中的财务管理信息系统[J].冶金财

会,2002(9):42-43.

[7]　钱艳俊,张正祥,林　军.基于供应链的ERP实施模式研

究[J].情报学报,2003,22(2):217-221.

有更好的控制效果。

参考文献:

[1]　王　伟,张晶涛,柴天佑.PID参数先进整定方法综述[J].

swarmtheory[C]//ProceedingsoftheSixthIEEEInterna2tionalConferenceonMicroMachineandHumanScience.NewYork,NY,USA:IEEE,1995:39-43.

[7]　陈国初,俞金寿.微粒群优化算法[J].信息与控制,2005,

34(3):318-324.

[8]　ShiY,EberhartRC.Amodifiedparticleswarmoptimizer

[C]//Proceedingsofthe1998IEEEInternationalConferenceonEvolutionaryComputation.NewYork,NY,USA:IEEE,1998:69-73.

[9]　El-GalladA,El-HawaryM,KalasA.Enhancingtheparti2

cleswarmoptimiserviaproperparametersselection[C]//IEEECCECE02Proceedings.Piscataway,NJ,Canada:IEEEservicecenter,2002:792-797.

[10]高　尚,杨　静,吴小俊,等.基于模拟退火算法思想的粒

自动化学报,2000,26(3):347-355.

[2]　顾勤龙,姚明海,张　芮.基于变尺度混沌优化方法的PID

控制器设计[J].控制工程,2003,10(2):149-152.[3]　刘金琨.先进PID控制及其MATLAB仿真[M].北京:电

子工业出版社,2003.

[4]　苏玉鑫,段宝岩.一种新型非线性PID控制器[J].控制与

决策,2003,18(1):126-128.

[5]　KennedyJ,EberhartRC.Particleswarmoptimization[C]//

Proceedingsofthe1995IEEEInternationalConferenceonNeuralNetworks.NewYork,NY,USA:IEEE,1995:1942-1948.

[6]　EberhartRC,KennedyJ.Anewoptimizerusingparticle

子群优化算法[J].计算机应用与软件,2005,22(1):103-105.

因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容

查看全文

全部栏目

ERP财务信息集成与相关业务系统解决方案