建筑施工企业工程项目档案管理需求分析

Ａｒｃｈｉｖｅｓ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ档案管理　建筑施工企业工程项目档案管理需求分析　一林静　福建建工集团有限责任公司　摘要：随着社会经济的发展，城市化与工业化进程不断快　速推进，对建筑工程的需求量不断增长，建筑施工企业的　各种工程项目不断增加。在此过程中会出现大量的工程项　目档案，这对建筑施工企业的工程项目档案管理工作提出　了较高要求。良好的档案管理工作，是建筑施工企业保证　施工质量与促进企业发展的重要基础。本文对当前建筑施　工企业工程项目档案工作的现状与存在的问题进行探讨，　并提出改进策略，以促进工程项目档案管理的发展。　关键词：建筑施工企业；工程项目档案；档案管理工作　当前社会经济发展迅速，城市建设规模不断扩大，　建筑工程建设新技术、新材料不断出现，为建筑施Ｔ　企业提供了良好的发展机遇，同时，对工程项目的质　量要求越来越高，对建筑施工企业的建设、管理能力　的要求也越来越高。工程项目档案作为工程项目从承　建到竣工交付这一整个周期所产生的档案资料，形式　包括文字、图表、图纸、照片与影像资料等，工程项　目档案是对整个建筑施工过程的记录，也是开展工程　质量检测与后期监察重要的资料与依据，更是企业１］　后项目施　的参考。可以说，建筑工程项目档案管理　工作是建筑施工企业管理水平的缩影，间接反映了企　业的实力与发展趋势。但从实际情况看，大部分建筑　施工企业工程档案管理工作并不令人满意，存在归档　不及时、不完整、不系统的问题，同时效率低下，对　整个工程建设质量与效率起着消极作用。　一、建筑施工企业在工程项目档案管理中的职责　建筑施工企业作为工程项目档案管理的主体，　工程项目档案管理中主要有以下职责：一是将工程项　目文件列入到项目工程计划中；二是收集、整理、积　累在项目施工过程中形成的文件记录；三是对技术设　备文件、施ｌＴ图纸文件、施工计划文件等准确性与更　改情况进行校对与核准，并按照要求做相应的修改与　５２／２０１８　０６般煦秸覆　保存；四是根据施工进度等实际情况，按照合　规定　要求，对项目的施工进度图与竣工图等进行绘制与整　理；五是项目竣工验收结束后的三个月内，向建设单　位提交项目竣工与其他所需要的项目档案。　因此，工程项目档案关系着：Ｉ：程的标准化，做好　丁程项目档案工作可以为＿Ｌ程管理提供参考与依据，　对工程的施工与监理有重大意义。　二、当前建筑施工企业工程项目档案管理工作的现状　与存在的问题　（一）对工程项目档案管理的重要性认识不到位　当前大部分建筑施＿丁企业对＿［程项目梢案管理的　重要性认识不足，存在蕈施工、轻归档的情况。在工　项目档案中，技术资料占了很大的比重，丁程项ｋｌ档案　在企　【　项目施工中的作用之一‘就是使牛产技术在施Ｔ过　程中传递交流。从这一‘角度来说，工程项目档案管理的　水平，代表了企业技术管理水平，反映了企业生产效率　的高低，影响着企业盈利能力。当前Ｔ程项日的施上周　期较短，对建筑施工企业的进度提　了较高要求，企、　往往会十ｒ＝着赶工期而忽视技术资料的整理与存档，导致　工程项目档案管理落后于施工进度，起不到对施工的指　导作用。由于档案整理、积累、存档的滞后，导致资料　容易分散丢失，造成档案的完整性、系统性的破坏，对　工程项目档案管理工作造成了极大困难。　（二）工程项目档案管理机制不完善　当前大部分建筑施工企业对工程项日档案管理　视程度较低，较少有建筑施工企业能够根据企业要求　与项目施丁实际情况，建立完善的工程项目档案管　机制。大多数企业采取现成的管理规定，没有埘ｊ二程　项目档案管理进行专门、细致的规定。对不同的上程　项目档案管理，使用同一食管理办法，针对性　适川　性难以得到保证。　（三）企、　＿Ｌ程项目档案管理人员专业水　小足　档案管ｔ￣Ａｒｃｈｉｖｅｓ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　工程项目档案管理人员的专业水平，直接关系着　工程项目档案管理工作的高度。当前建筑施工企业的　管理工作不受人事变动的影响。　（三）完善档案管理人事安排，提高工作人员专　业水平　工程项目档案管理人员，要么身兼数职，档案管理工　作只是其中不太重要的工作之１要么是非专业人员，　工程档案管理知识掌握较少，专业水平不足。这样的　人员配备，极易在工作中出现失误。　（四）工程项目档案管理信息化水平低　一个项目从规划到竣工，一般需要数年，这期间　产生的表格、图纸与文件等资料不计其数。同时，随　着施工进度的发展，产生、积累的文件资料越来越繁　杂，工程项目档案管理难度越来越大。当前，大部分　企业对工程项目档案管理工作认识不充分，更新工程　项目档案管理设备的意愿不高，导致大部分工程项目　管理仍以人工操作为主，使用的软件专业化程度较低，　针对性不强，导致档案管理工作量繁重，效率低下，　参建各方难以有效地进行档案交流，对档案的监督与　管理难度则更大，这必然会导致档案管理容易出差错，　加大档案的利用与开发难度。　三、改进工程项目档案管理工作的策略　（一）提高对档案管理工作的重视程度，促进档　案管理工作发展　企业领导要认识到工程项目档案管理的重要意义，　赋予档案管理工作一定的地位，监督档案管理制度的制　定与落实，采购先进的档案管理软件与设施，为档案管　理提供良好的物质保证，将工程项目档案验收与归档列　入工作计划，保证竣工项目档案的完整有效。　（二）建立健全工程项目档案管理机制　健全有效的工程项目档案机制，是保证工程档案　科学规范、档案管理工作有序进行的制度保证。建立　健全工程项目档案管理机制，首先要明确责任主体，　给工程项目档案管理安排明确的分管领导；将档案收　集、积累、分类、归档、使用等步骤规范化，使档案　管理每一步都有依据；结合企业实际与项目特点，编　制明确的企业施工项目档案整编标准，保证施工进度　与档案管理的同步进行；把整体的档案管理工作分散　成各部分工作，为各部分工作安排明确的负责人员，　使工作权责明确；建立覆盖全部类型的档案资料管理　制度，保证资料不随人事变动而遗失分散，档案资料　工程项目档案管理人事安排的完善与否、工作人　员的专业水平，直接关系着工程项目档案工作的水平。　在当前日趋激烈的市场竞争中，企业应当为档案管理　配备充足的工作人员，提高工作人员的专业水平，建　立专门的归档小组，以此来保证工程档案管理工作的　有效性，提高企业的市场竞争力。首先在人员的选拔　任用中，要做到选择专业水平过关、工作责任心强，　工作态度积极的专业人员，保证工作人员专职进行档　案管理工作。其次，要重视档案管理人员专业素质的　提高。可以通过邀请档案管理专家对员工进行培训、　派送档案管理人员去其他单位进行交流学习等方式提　高档案管理人员专业水平。　（四）更新档案管理设备，提高档案管理信息化　水平　先进的档案管理硬件与软件，可以减少档案管理工　作量，减少档案管理工作中的失误，保证档案文件完整　并及时归档，提高档案的使用效率，避免档案实物在保　存过程的损失。企业应紧跟时代的发展，提高档案管理　工作的信息化水平，保证档案管理工作的科学高效。　工程项目档案是检查工程质量、判断工程事故责　任的重要依据，完整科学的工程项目档案是工程项目　质量的重要组成部分，整个工程项目都受到工程项目　档案的影响。企业必须审视工程项目档案管理中存在　的问题，结合实际需要进行整改，狠抓档案管理工作，　以高效的档案管理工作促进企业施工质量的提升，为　企业长久发展提供可靠保证。　参考文献：　［１］任宏，张巍．工程建筑项目管理［Ｍ】．北京：高等教育出　版社，２０１　２：１２０－１　３０．　【２】丁来大，谢小平．信息技术在建筑施工管理中的应用探　讨［Ｊ］．民营技术，２０１　０（１１）：１　５６—１　３８　［５】李成凤．施工企业工程项目档案收集归档过程中存在的　问题与对策［Ｊ］．低碳世界，２０１　６（１　８）：２７９－２８０．　ｌｌｌｌ００