煤炭企业档案管理工作面临的问题及对策

（２）档案整理不规范。近些年，由于企业发展较快，新进人　员不断增加，档案人员未能及时更新档案，立卷不规范，不利于　档案的查找利用。　（３）档案综合管理力度不够。主管领导一般都是兼任，工作　不好开展；某些部门自设资料库，给档案的综合管理造成困难。　（４）档案利用不规范。档案管理人员对档案的借阅内松外　紧，借出的档案不能按期归还。　３．档案管理人员的业务素质不能适应企业的发展需要。档　案管理是一项十分专业的系统Ｔ程工作。档案人员不仅要掌握　档案管理理论，还必须懂得一些关于本企业生产、经营等特点的　工程技术方面的知识。目前，不少煤炭企业的档案人员兼职的　居多，客观上导致了其专业素质不能适应企业档案管理工作的　需要。即使有些煤炭企业有专职的档案管理人员，但因其所学　专业不是档案专业，所以对档案的管理工作也是相当陌生，认为　档案管理工作仅仅是资料的简单搜集、分类和存放。这种认识　不仅导致了企业档案资料的归档和保管不一致，也影响了企业　的经济发展，还会在一定程度　增加企业的经营成本。　４．档案编研工作薄弱。档案管理Ｔ作的地位是靠档案的服　务价值来确立的。由于不少煤炭企业的档案管理Ｔ作只停留在　收与管的层面，造成档案的编研工作难以进行。因此，档案无法　得到很好的利用，这也是导致档案管理丁作在企业中没有地位、　可有可无的最主要原因。　三、如何做好煤炭企业档案管理工作　１．档案工作人员应使单位领导重视档案管理ｌＴ作。任何一　项工作，只有得到单位领导的重视之后才能顺利开展，档案工作　也是如此。所以，档案Ｔ作人员应充分发挥主观能动性，以自己　的实际行动去影响、争取领导的重视；以优质的服务吸引干部、　职工的注意，进而提高本部门在企业中的地位。具体做法如下。　（１）档案工作人员要爱岗敬业、忠于职守、满腔热情地投人　工作，在领导和同事心日中树立良好的形象，进而逐渐提升部门　的地位。　（２）档案工作人员应为领导、各级管理人员、工程技术人员　等提供准确、真实、可靠的信息；为领导的决策、工程技术人员的　科技攻关等提供方便。　（３）档案１二作人员要积极宣传档案管理工作的重要性，使领　导、干部和职Ｔ加强档案意识。　（４）档案＿＿［作人员要经常向领导汇报档案管理工作的情况，　多谈一些档案管理＿Ｔ作对单位长远发展的影响，诱导和启发领导　重视档案工作。　２．档案丁作人员应努力进行工作创新，实现档案管理的现代　化。档案管理是一项繁琐、重复、劳动强度大的工作，而利用计　算机等现代化手段，就能达到事半功倍的效果，尤其是在管理煤　炭企业的各类档案时，运用现代科技手段和先进管理方法，可以　提高档案管理的水平。如，传统的档案一般是人工立卷，立卷人　尽管按照统一的标准进行分类和整理，但因每个人的理解能力　不同，对同一份文件就会有不同的分类。因此，不可避免地产生　了档案分类不准的现象，影响了案卷的质量，给工作带来不便。　而利用计算机模拟人工立卷后，既可以按照类别将条目内容排　列打印，又可以按照文件形成的先后顺序排列打印，替代了以前　那种以“卷”为单位案卷目录这一检索工具。这样既降低了人为　因素在文件归档工作中的影响，又发挥了计算机的管理优势，减　少了手工操作，提高了工作效率，更好地为企业提供了信息服　务。因此，档案管理工作人员要结合自己的工作岗位，优化知识　结构，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识的学习，　努力使自己成为具备信息知识、煤矿安全生产知识和网络知识　的综合型档案管理人才。　３．建立健全档案管理制度。　（１）明确档案管理工作中人员的岗位职责。各部门应选拔　素质较高的人员专门负责档案的搜集、整理和归档工作，形成覆　盖整个企业的档案管理机制。　（２）建立健全档案管理制度。按照企业档案管理标准的要　求、依据档案法有关规定，结合本企业的实际情况，编制各种规　章、制度，并在实际工作中不断进行完善。　（３）对档案的形成、搜集、整理要严格按照档案管理的有关　要求执行。加强对归档范围、保存期限的限制；对保密文件的收　发、存档、销毁等各个环节要作出明确规定。　（４）对档案设施要严格按照制度要求执行，确保档案的安全。　（５）档案管理工作中的各项规章、制度要上墙，保证工作沿　着制度化、规范化的轨道进行。　４．提高档案管理工作人员的素质。　（１）加大档案业务培训工作开展的力度。档案管理工作人员　要积极参加档案管理部门组织的培训班，新人要进行岗位培训。　（２）派档案管理员到档案管理先进单位认真观摩学习，使档　案管理工作达到规范化。　（３）重点加强电子档案管理的培训。档案信息化是档案现　代化管理的必经之路，要想档案管理工作充分发挥作用，就需要　档案管理员掌握计算机知识和所应用的系统软件。　（４）鼓励专（兼）职档案员开展自学活动。企业应为其订购关　于档案知识方面的有关刊物。　（５）Ｊｌｎ强档案管理工作规范化管理力度，把档案管理工作纳　入综合目标量化考核的范围进行考核。工作成效与人员工资直　接挂钩，有效地促进档案工作的管理水平。　（６）把提高档案管理工作人员的业务素质作为档案管理工作　的重要环节。要想搞好档案管理工作，就要提高档案管理工作人　员的认识，增强他们的责任心，为以后的工作打下坚实的基础。　５．增大档案宣传力度，增强全员档案意识。积极参加地方档　案部门举办的各类宣传活动；在本单位的半年、年终工作会议　上，由办公室提供材料，将档案管理工作中存在的问题，向全员　宣讲；档案室要办好自己的宣传栏，大力宣传档案的作用和重要　性；增加《档案法》的宣传力度，使全员懂法。　６．有效地利用档案。档案管理工作的目的在于服务和利　用。因此，要加强档案管理工作和企业生产发展的契合度。可　根据企业的发展需要，编写《组织机构沿革》、《大事记》、《基数数　据编绘》等资料，使其更好地发挥档案的服务作用，为生产部门　服务。　综上，煤炭企业档案管理工作是企业管理的一项重要基础　工作，是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的　组成部分，搞好档案管理工作对企业的发展具有推动作用。企　业只有重视档案管理工作，管（用）好档案，才能更好地发挥档案　的服务作用，促进企业档案工作的迅速发展。咽　河南科技２０１２．０３　２ｋ　３９