第17课 如何制定工作计划和进行工作总结

第17课 如何制定工作计划和进行工作总结

主讲：胡德盛 编撰：2007年9月17日

更新：2009年7月1日

为什么有的组织运行杂乱无章？如何稳步地提升团队的执行力？本次培训的目的是引导我们迅速从“事倍功半”走向“事半功倍”。

前 言

在学习本课程之前，我先提几个问题： 1．你清楚你的职责吗？请口述。

2．你的职责范围内，年度计划是什么？月度计划？

3．上个月，你的部门出现的突出问题是什么？如何解决？ 相关知识的回顾： 一、管理学原理

1．管理的定义:配置资源,实现目标。

2．组织的五个内部要素：人、物、组织结构、信息、目的

3．九个外部要素:行业、原材料供应基地、人力资源、资金资源、市场、技术、政治经济形势、政府、社会文化。

4．管理的四大职能:计划、组织、领导、控制

5．PDCA循环：PLAN计划；Do执行；CHECK检查；Action行动。 二、企业战略

1．企业战略亦称战略计划、经营战略、经营决策。

它是指企业确定目标、评价环境、分析组织、选择目标的政策的计划过程。它抽象理解是一种思维的创造物，形象比喻为“企业的生存领地”，“力量场”。

2．战略是战胜敌人的目的和政策。 3．战术是战胜敌人的方法。

4．战略回答两个基本问题:我们是什么和应该怎么做 三、优秀团队的特征（如何建设团队）

1． 开放的沟通； 2． 互相支持信任； 3． 角色分配清晰； 4． 有效的结构； 5． 清楚的目标； 6． 良好的对外关系

7． 积极处理异见（不同意见）； 8． 有效地解决问题（民主集中）； 9． 分享成果 四、管理者的素质

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1． 基本素质

道德伦理素质，有良好的职业道德和信誉；心理人格素质，有宽广的胸怀、开放的心态、坚韧的毅力和意志力、个人的自我控制力；扎实的基础知识，完善的知识结构。

2． 专业技术素质

对工作流程、工作标准非常熟悉，知道某一活动会对对目标产生何种影响。 3． 管理素质

熟悉管理的计划、组织、协调、控制等基础管理知识，市场营销、采购、研究开发、服务、生产、质量、财务、人力资源、信息化建设等业务管理知识；了解产业、行业知识。能熟练运用企业管理的计划、组织、领导、激励、沟通、创新、危急管理、合作团队等技能。

第一章 什么是工作计划和工作总结

一、工作计划

1．计划是管理循环的起点

计划是对未来行动的规划，即通过科学预测、权衡客观需要和主观可能，提出在未来一定时期内要达到的目标及实现目标的途径。

计划工作包括制定计划、执行计划和检查计划执行情况的工作过程。 将按照一定的体裁计划工作形成书面文字，就是“工作计划”。 2．计划的分类

　按计划期限分类：长期计划、中期计划和短期计划 　按计划性质分类：战略计划与战术计划

　按工作职能分类：人力资源计划、生产计划、销售计划、研发计划等等 3．计划工作的原理 　限定因素原理

限定因素是指妨碍组织目标实现的因素。

限定因素原理其含义是主管人员在制定计划时，必须全力找出影响计划目标实现的主要限定因素，有针对性的采取得力措施。 　许诺原理

任何一项计划都是对完成各项工作所做出的许诺。许诺越大，实现许诺的时间就越长，实现许诺的可能性就越小 　灵活性原理

计划中体现的灵活性越大，由于未来意外事件引起损失的危险性就越小。 说明制订计划要留有余地 　改变航道原理

计划制定后，在执行计划过程中，必要时根据实际情况作必要的检查和修订。 说明执行计划要有应变能力

二、工作总结

1．总结是管理循环“控制”环节的核心部分

总结是对前段活动进行全面回顾、检查、分析、评判，概括经验教训，以明确

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努力方向，指导今后工作。按照一定的体裁形成文字，就是工作总结。 2．工作总结的种类,特点和内容

按范围划分：部门工作总结 单位工作总结 个人工作总结

按时间划分：周工作总结 月度工作总结 季度工作总结 年度工作总结 按性质划分：综合性总结 专题性总结

3．工作总结的特点 客观性

对过去工作的回顾和评价要尊重客观事实。 典型性

总结出突出的、本质的、有规律性的东西，具有鼓舞和鞭策作用。 指导性

分析成绩与失误及其原因，指导将来的工作。 证明性

用自身实践活动中真实的、典型的材料来证明判断的正确性。

第二章 为什么要进行工作计划和工作总结

一、为什么要写工作计划

1．计划是提高工作效率的有效手段 工作有两种形式：

消极式的工作（救火式的工作：灾难和错误已经发生后再赶快处理） 积极式的工作（防火式的工作：预见灾难和错误，提前计划，消除错误） 优良的工作计划是我们走向积极式工作的起点，使得每个部门、团队、每个人的每一个时间段、每一个活动都有明确的规划和预期的结果，从而减少失误，避免重复劳动和任务断点，最终提高整体效率。 2．计划能力是组织和个人管理水平的体现

企业小的时候，沟通与协调起来也比较简单，只需要少数几个领导人就把发现的问题解决了，因此可以不用化大段时间写计划。但是企业大了，人员多了，部门多了，问题也多了，沟通难度加大了，就需要化时间系统地计划工作，以指导每个具体的行动。

3．变“被动等事做”为“自动找事做”（个人驱动—系统驱动）

经过一定时期的工作计划训练，我们不需要再等主管的吩咐，只是在某些需要决策的事情上请示主管或领导就可以了。我们可以做到整体的统筹安排，个人的工作效率自然也就提高了。通过工作计划变个人驱动为系统驱动的管理模式，是企业成长的必经之路。

4．工作计划是个人发展最好的训练模式

就我个人看来，除了知识结构，每个人走上职业道路时的起点差异并不大，但是几年之后，工作能力和成就为何相差巨大？训练质量的高低至关重要，而养成严谨的工作计划习惯，是最最有效的训练。

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二、工作总结的意义及作用

1． 工作总结是管理循环“控制”环节的核心内容

我们都接触过一些任性的孩子，他们的家长不断要求小孩这样那样，“如果不这样就会怎样”，结果呢，孩子还是我行我素。为什么？

答案往往在于没有合理的要求；或者是有合理的要求，没有控制结果。而要想有效地控制结果（纠正偏差），首先就要系统总结。 2． 形成经验数据的重要手段

我们常说“某某很有经验”，或“某某缺乏经验”，其实我们都不同程度地参与了实践过程，但是，为什么形成的经验大相径庭呢？

工作总结是由感性认识上升到理性认识的途径。 例如：MBA教育，求知与求证。 3．下一个管理循环的起点之一

工作总结不是“交差”，总结出来的经验，要积极推广，而教训也要迅速吸取，采取纠偏措施（补救，中止），从而保证目标的达成。 三、工作计划和工作总结的关系 1． 都是管理活动不可或缺的部分 2． 计划要针对总结进行再布置 3． 总结必须分析计划的实际结果

第三章 如何写工作计划

一、 计划的内容――任何时候都要牢记的“5W2H” 做什么 What to do it ? 为什么做 Why to do it ? 何时做 When to do it ? 何地做 Where to do it ? 谁去做 Who to do it ? 怎么做 How to do it ? 代价多少 How much for it ?

二、 制定计划的程序

1、估量机会和风险（SWOT）分析

• 环境变化（需求变化，对手动向） • 我们的优势和劣势 • 我们的机会和风险 2、　确定目标

• 我们要向哪里发展（定位）

• 打算实现什么目标（定性、定量指标） • 什么时候实现（时间表）

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3、　确定前提条件

• 实施计划的内部条件 • 实施计划的外部条件

4、　拟定可供选择的方案

• 为了实现目标有哪些最有希望的方案 5、　评估各种备选方案 • 成本最低 风险最小 • 收益最大 成功率最高 6、选择方案

• 召开会议，选择行动方案 7、拟定辅助计划

• 人员计划 • 资金计划 • 设备计划 • 场地计划 • 采购计划 • 协调计划等等 8、编制预算

• 前期预算 • 工资预算

• 采购预算 • 销售预算 等等

三、如何保证计划得到执行 1．科学制定合理的计划。

2．计划应该拿到例会上进行外部讨论，其一是通过集体智慧检查计划的可行性；其二通过讨论赢得上级支持和其他部门的协作。

3．内部会议讲解计划和布置实施，要保证每个人都了如指掌。 4．深入现场，跟踪进度，发现问题就地解决。 5. 必要时调整目标。

6. 进度和调整及时报请上司批准，尤其是严重偏差不得隐瞒。

四、失败的工作计划

1．格式不全（标题，时间，部门，报告人，报告对象等） 2．内容空洞（没有针对性，没有数据，没有对比分析） 3．条理不清（没有重点，没有条理） 4． 只有承诺，不考虑“履行可能”（没有分析资源条件） 5． 只盯着局部，不考虑全局（不考虑配合） 6． 只顾眼前，不管发展

第四章 如何写工作总结

一、工作总结的内容 1. 基本情况

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包括各项计划的重要实施经过和结果数据，重大事件。 2. 分析结果

我的职责是什么？各项职责的定量或定性目标是多少（什么）?实际结果是多少（什么）吗？偏差是多少？为什么？ 3. 结论

本期运行对将来有何借鉴意义？ 4．纠偏措施

奖优罚劣，下一步怎么办？指出下一步计划的重点。

二、工作总结的程序 1、回顾实施过程 • 工作记录 • 反应和反馈 • 干扰因素 2、　记录汇总分析 • 目标是多少 • 偏差是多少

• 导致偏差的原因是什么 3、　提出方案 • 修正目标 • 制定新的计划 4、　提交和公布

• 会议讨论，形成报告 • 呈报上司，公布报告 三,失败的工作总结

1．格式不全（标题，时间，部门，报告人，报告对象等） 2．内容空洞（目标不清晰，没有数据，没有对比分析） 3．条理不清（没有重点，没有条理）

4．没有结论（你和你的团队如何看待结果？） 5．没有措施（这次不好，下次呢？）

四、工作总结格式要求 页面设置：A4 装订线：左侧

页码位置：下居中

页边距：上2.5厘米；下2厘米、左2.5厘米、右2厘米 正文：5号宋体

一级标题：小2号宋体加黑 二级标题：3号宋体加黑 三级标题：小4号宋体加黑

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标题格式

一级标题：1. 2. 3.

二级标题：1.1 1.2 1.3

三级标题：1.1.1 1.1.2 1.1.3

行距：正文 固定行距 16磅 标题 固定行距 24磅

推荐自学：

GE公司倡导的“6 SIGEMA” 《杰克.韦尔奇自传》

第五章 案例

一、李奇微如何逆转朝鲜战争――计划和总结的重要性 1. 基本情况

1951年4月11日，在朝鲜战争陷入泥潭后，杜鲁门总体最终决定免除麦克阿瑟的最高司令官职务，由李奇微将军接任。李奇微详细分析战争进程发现，由于志愿军补给困难，给养与弹药在进攻中只能维持7天左右，于是采取了针对性极强的战术，造成志愿军极大伤亡，这就是著名的“七日攻势规律”。 2. 李奇微为什么能够发现“七日攻势规律”？ 3. 发现该规律之后的价值何在？

二、群组讨论：某部门陈述其工作计划和工作总结现状，分析利弊。

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第17课 《工作计划和工作总结》课后问卷

部门： 姓名： 日期： 年 月 日

1．健全的工作计划和工作总结无疑要花费时间和精力，有人说这是浪费时间和纸张，你认为呢？为什么？

2、从这次培训开始，公司要求每个人每周5、每月6日都要向上司呈报工作计划和工作总结，请递交本周的工作总结（该总结阅读后将转交相应的部门主管）。

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