机电工程系学生会外联部财务工作由学生会主席团统一领导，授权外联部秘书直接管理，具体负责人为外联部部长。为了使我系学生会资金分配规范化、合理、透明、公开。特制定如下规章制度：
一、 部门工作计划：
各部门在开学初制定工作计划并上交学生会主席团，工作计划应有以下内容：活动名称、目的、内容、时间、详细的开支预算和合作部门。主席团根据具体活动内容来分配经费。
二、外联部拉赞助资金分配： 1、根据部门的具体活动拉赞助：
举办活动的部门要将具体的活动计划表上交学生会主席团，活动计划应包括活动名称、目的、内容、时间、详细的开支预算以及合作的部门。根据外联部所拉赞助总额及活动预算分配资金，总额的10%分配拉回赞助的同学作为奖励，剩余的活动经费，由学生会委托外联部秘书处统一管理。
2、无活动时拉赞助：
在没有具体活动的情况下，外联部所拉的赞助作为学生会内部经费，根据赞助总额按比例分配各部门经费。
三、内部经费安排：
由于在各部门中以文艺部、宣传部、体育部等开销较大，因此除因具体活动拉来的赞助外，还应在内部经费中留有余钱，以供备用。初步对经费安排为：当学生会部门需要组织活动需要一定的经费支持者，提交组织活动策划方案，及经费预算，由部门部长提交到主席团审核后。通过的审批的经费预算需独立开具有部门部长及主席团签字后交由外联部秘书处做为财务凭证统一保存，秘书必须进行账务总结，经核实后记入账本。
四、费用报销
在活动过程中，因活动需要由部门人员预先垫付的费用在活动完成时进行财务报销，报销程序：（详见：表格附件一）
到外联部秘书处索取表格 → 提供费用凭证 → 部长及主席团签字盖章 → 秘书处最终支出费用及最后确认签字 → 报销表格存档
五、总结审核（详见：表格附件二） 月审核：
外联部秘书处需将每月财务状况登记，交由部长审核，学生会主席团审核盖章。 学期总结：
外联部必须在每学期末将本学期财务收支情况做全面总结，并进行总结上交办公室。
机电工程系外联部 2010年 10月
附件：1
外联部费用报销登记表
报销项目
费用金额
部门部长：
报销申请人
活动负责人签字
主席团：
申请日期：
秘书处经手人确认签字：
（审核盖章处）
附件二：
外联部资金月份审核表
年月 年月 年月 年月 年月 年月 年月 年月 年月 年月
上月资金余额
上月资金余额
上月资金余额
上月资金余额
上月资金余额
上月资金余额
上月资金余额
上月资金余额
上月资金余额
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本月资金支出
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本月资金支出
本月资金支出
本月资金支出
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本月资金支出
本月资金支出
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本月资金余额
本月资金余额
本月资金余额
本月资金余额
本月资金余额
本月资金余额
本月资金余额
本月资金余额
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秘书处确认签字
秘书处确认签字
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外联部部长审核签字
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主席团审核签
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