测绘成果档案管理工作的思考

文/邓建强

测绘成果档案管理工作的思考

【摘要】测绘成果档案是各级测绘部门在测绘工作中形成的具有保存价值的基础测绘成果，成果档案管理工作具有非常重要的意言义。随着现代科学技术的发展，纸质档案逐步被数字成果档案所取代，因此对测绘成果档案的管理提出了新的要求。目前测绘成果档案管理存在诸多问题。本文在分析这些问题的基础上提出当前测绘成果档案工作管理对策。

【关键词】测绘；档案；管理；对策

测绘成果档案是各级测绘部门在测绘工作中形成的具有保存价值的基础测绘成果，它包括各种原始记录、计算资料、图历簿、各类图件、技术设计书、技术总结、质检报告、数据成果、元数据等资料，是测绘活动真实的历史记录,是各项经济建设的基础资料。近年来,随着现代科学技术的发展，全球卫星定位技术、地理信息系统技术、遥感技术、电子网络通信技术的应用，传统的以纸介质为代表的模拟测绘成果正逐步被以电子数据为代表的数字测绘成果所取代，特别是基础测绘成果应用的领域迅速拓展，如卫星导航、手机定位等。

一、测绘成果档案管理行业存在的问题

经过笔者长期的工作实践，以及近年对我国几个主要省份同行单位的调研发现，在测绘成果档案管理现状上，主要存在以下弊端：

（一）测绘成果档案意识不够，观念薄弱。在行业内部,普遍存在一种管理观念，就是重生产、轻资料档案管理。一些人认为档案馆不过是个仓库,不要了往里塞,需要了找你要,不重视测绘成果档案的形成、积累、整理、归档制度。事实上，测绘成果档案管理贯穿于测绘成果的生产、成果汇交、成果整理、提供、利用、销毁等诸多环节。测绘成果的生产，往往

是立项生产的，其用途也就是在该项目上发挥了现时作用，如果没有及时归档，当下次再需要使用或者查阅时，就造成了再生产的重复工作，造成资源浪费。测绘成果档案管理，就是通过把立项生产的测绘成果，进行成果汇交、归档、再提供利用的一个过程。

（二）经费投入不足，馆库设施过于简陋。长期以来，在测绘行业都有重生产轻成果档案的观念，测绘管理部门对测绘成果档案管理投入经费不足，对测绘成果档案管理工作不够重视，主要突出问题一是使用的馆库房面积不够,由于办公用房紧张，导致大多数档案馆基本是没有按照档案管理规定的库房、整理室、查询室三分开的原则,而是合在一起办公。二是成果档案库房设施过于简陋，随着数字测绘成果档案的不断增加，过去的馆库设施根本无法满足现在的数字成果档案储存、提供利用、管理等要求。按照中华人民共和国测绘行业标准CH/T1014-2006《基础地理信息数据档案管理与保护规范》，对数据档案的工作环境、储存环境、介质维护、数据维护都有严格的管理规定，如果没有达到这些要求，管理部门必须要投入大笔资金进行各种设施建设。但据笔者所了解的情况来看，我国除上海、浙江、北京、江苏等少数省、市的同行对测绘成果管理投入较多经费进行馆库设施建设,也做的比较好以外，其它绝大多数省份的同行对测绘成果管理的投入很少，西北地区的省份基本上没投入，因此，其馆库的基础设施非常简陋。

（三）复合型管理人才缺乏，测绘成果档案管理水平滞后。由于历史原因，测绘成果档案管理人员的知识水平参差不齐，专业知识也良莠不齐。随着测绘成果生产技术水平的提高，汇交管理的

测绘成果档案类型也随之由纸质档案转换为电子数据档案，这些测绘成果档案的电子数据就是基础地理信息数据，它涉及到遥感、地理信息系统、全球定位系统等空间信息技术。因此，成果档案管理的困难性对电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员或是仅仅懂得计算机技术人员所能胜任的。表1是广东省国土资源档案馆2003年至2007年测绘成果档案利用统计表，从表中不难发现数据成果档案是逐年递增，而纸质资料档案正好是相反是逐年递减，这充分说明随着整个社会信息化、网络化水平不断提高，对成果档案的需求也从过去纸质资料档案到现在数据资料档案应用发生了变化，要适应新的变化就必须尽快提高管理人员相关专技术水平。

表1：2003-2007年广东省国土资源档案馆测绘成果档案提供利用统计表

档案类数据成果档案数量数据量(幅)（MB）358113146942233024071777727306136879302108324292纸质成果档案数量(幅)143411385411369129624727利用率百分比数据成果档案3%8%30%63%84%年度型纸质成果档案97%92%70%37%16%20032004200520062007正是复合型管理人才的缺乏，导致测绘成果档案管理整体水平的滞后。目前很多测绘成果档案管理部门的管理手段仍只是实现计算机辅助管理，信息化水平比较低，基本上没有研发成果档案信息系统进行网络化管理，严重影响到信息化的发展。过去的测绘成果档案管理定义基本上都是针对纸质地形图为代表的模拟测绘档案，而现在测绘成果档案的构成已发生了根本的变化，由模拟地图产品向数字化测绘成果转变，载体

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officeopertions二、测绘成果档案工作管理对策

（一）宣传档案法律，增强社会测绘成果档案意识。首先，要加强测绘法的宣传学习，提高对测绘档案重要性的认识。加强全民的测绘档案管理意识,要通过学习宣传《档案法》、《测绘法》和《中华人民共和国测绘成果管理规定》等法律、法规和规章,强调测绘成果档案工作在测绘活动中的地位和作用,使全社会不仅具有测绘法制观念,而且还具有测绘档案法制观念。其次，各级测绘管理部门必需真抓实干。各级测绘管理部门必须把树立档案意识变为抓好测绘资料档案工作的实际行动,把测绘资料档案管理列入领导的主要议事日程,促进测绘档案工作走上法制化、规范化、科学化管理轨道。

（二）改善储存条件，确保测绘档案的安全。各级测绘主管部门要重视基础设施的建设，要加大测绘成果管理经费的投入，切实改变重成果的生产轻成果管理的观念。按规定合理配置适宜储存成果档案的库房和办公用房，不断改善库房的储存条件和办公场所的工作环境。做好档案库房、办公场所等安全设施、消防设施和报警系统的建设。配置高端的储存设备，办公设备。根据档案法规和档案专业的基本要求，结合测绘科技档案的自身特点，制定一整套科学健全的测绘科技成果档案管理办法和技术标准，确保成果档案的完整性、准确性和安全性。

（三）使用国家规定的测绘基准和测绘系统，执行国家统一的技术标准。根据《测绘法》的规定，建立地理信息系统，必须采用符合国家标准的基础地理信息数据。只有制定采集、加工处理、数据结构、分析、分发等统一的标准，以及不同数据、不同用户之间在相互转换中的标准和相关技术标准，才能实现地理信息资源和地理信息技术的共享，才能防止重复测绘。因此，为了保证测绘的可靠性和科学性，保证测绘成果及其档案的准确性、系统性、协调性和共享性，从事测绘活动应当执行国家规定的测绘标准和技术规范。

积极参与和跟踪国际上的地理信息标准化工作，通过引进、吸收先进的地理信息标准化理念，不断提高我国地理信息标准化水平。充分发挥全国地理信息标准化技术委员会对地理信息标准化工作的推进作用，加快实现地理信息标准的协调统一。加强地理信息提供使用、安全保障、共享和社会化利用、知识产权保护等有关政策的研究工作，加快测绘信息化立法步伐。

（四）重视专业人才引进，切实提高从业人员的专业素质。积极引进测绘专业技术人才，加强档案人员的培训，切实提高从业人员的业务素质,是测绘成果档案管理现代化的必然要求,测绘成果档案管理现代化对档案干部的素质要求是:一专多能，知识全面，既要有档案管理专业的知识，具备综合分析、高度概括信息的能力，又要懂得一些相关测绘技术知识，有熟练的计算机操作技术，掌握网络安全保护知识，有强烈的参与意识，能够超前介入，超前服务，及时提供高价值的信息材料。因此，要加强专业人材引进的建设，切实把专业人材引进工作列入重要议事日程，做到长期有目标、年年有计划、季季有落实。要有计划地组织从业人员参加专业技术的定期学习和专业技能培训学习，切实提高从业人员的专业水平。

（五）统筹规划，发展测绘成果档案管理事业。测绘档案管理事业是一个关乎社会经济发展的事业，建立起一整套完善的、规范的测绘档案管理体系，是以后我国测绘档案事业发展的一个目标，其基本任务是沿着以测绘产品生产为主，向以地理信息综合服务为主转变的方向，逐步建成我国测绘档案信息化管理体系。

在该体系形成的过程中，我们可依据其专业跨越特征和测绘发展的实际情况，整合我们的思路，从宣传扩大测绘档案管理意识、建立健全测绘档案管理法规制度、积极引进专业技术人才、提升人才整体素质、加速测绘档案管理技术水平的更新发展。

用信息化技术统筹（下转第22页）

由纸质向磁带、光盘为介质转变，测绘成

果档案呈现多样化的特点。因此，在这发展过程中，作为成果档案的管理者在管理手段方面如果不及时更新改进，对数据成果管理还是沿用过去管理纸质档案的模式，没有多少的变化，不仅造成工作效率低下，而且不利于信息化的发展，管理水平就将严重滞后。从表2可以看出数据档案呈现逐年增长，沿用过去管理纸质成果档案的手段去管理这些数据档案是不行的。

表2：2003-2007年广东省国土资源档案馆测绘成果数据档案汇交统计表

测绘成果数据档案年度20032004200520062007∑档案类型备注数量(幅)3826522063346836743129647数据量（MB）87998117356136066156828168272666520载体磁带、光盘磁带、光盘磁带、光盘磁带、光盘磁带、光盘（四）测绘成果制作技术标准不统一,导致产生信息孤岛。由于各地各部门生产标准不统一、数据制作平台不一致，导致移交档案部门的测绘成果数据格式多源化，难于建立统一的地理信息数据库，甚至有些部门生产的数据是独立的坐标系和独立高程系，这种现象在全国很多测绘档案管理部门都存在。就目前广东省国土资源档案馆馆藏的测绘成果数据来看，竟然存在十多种数据格式。要对这些数据格式不统一，坐标系统不一致的测绘数据进行预处理，还需要花费很大的精力，投入很多时间，进行数据格式转换、坐标投影转换等工作，才能做好数据入库。但是,对于那些使用独立坐标系统和独立高程系统生产的数据（称信息孤岛）确实没有办法处理的只有放弃，这种现象很多省份都普遍存在，实质上已造成资源浪费。

表3：广东省国土资源档案馆馆藏测绘成果档案数据格式统计表

序号生产平台数据格式平台厂家1234567ArcInfoMapInfoAutoCADGeoWayMapGisMicrostation其他Shape格式、Coverage、美国ESRI公司E00(交换格式).Mif格式(*.mif)dxf格式(*.dxf)单图层文件格式(*.lyr)(*.tab)格式(*.dgn)格式地球数据标准格式(*.vct)等美国MapInfo公司美国Autodesk公司武汉吉奥公司武汉中地20

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officeopertions让档案信息走出库房，为公司发展服务是档案工作的根本宗旨。公司在《中国石化报》的企业形象展示和宣传画册，声像档案人员精选库藏照片档案并被采用;编辑出版的《勘察设计优秀项目选编》、《科研成果汇编》，利用库藏照片档案，图文并茂地展现了公司的技术实力和成就。“奉献之路”摄影展，采用了200张珍贵照片展出。公司宣传片《路，在脚下延伸》，采用40余盘库存录像带做资料剪辑，此片在省级电视台专题播放。真实生动地再现了我公司创业、奋斗、发展的光辉历程和取得的辉煌成就，宣传了我公司的技术实力，展示了公司的光辉形象。声像档案发挥了对内“发扬传统、鼓舞士气”、对外“宣传实力、开拓市场”的重要作用。

现网络传输，公司领导员工可以在办公室用打电话或发飞鸽、邮件的形式借阅到档案，方便、快捷、准确，实现了足不出户借阅档案，深得利用者的好评。

2007年公司一体化平台投入运行。实现了档案形成、归档、保管、利用的一体化。同年公司实施的数据中心建设，包含公司历史产生的和正在运行的所有信息，能够有效整合公司信息资源，强化对信息资源的不断开发、更新和利用。声像档案管理人员积极配合公司信息中心的工程师，将库存电子文件逐份导入数据中心，形成了电子文件数据库，极大地提高了电子文件的有效利用率，提升了档案这种原生信息资源的重要性。

建立完善档案管理中心网站，动态公布声像档案工作信息，发布归档通知，宣传声像档案管理方法，网站的建设提高了声像档案工作透明度和知名度，宣传了档案工作，为了解声像档案工作开辟了窗口。

声像档案以其生动、直观越来越受到档案利用者的欢迎。积极探索声像档案管理的形成、归档、管理利用的新途径、新方法，为企业提供优质高效的服务，是声像档案管理人员面临的重要课题。

（作者单位：中石化胜利油田胜利勘察设计研究院）

指导。始终与部门档案工作分管领导、

兼职档案员保持密切联系，取得部门对征集工作的重视和支持。声像档案征集人员密切关注企业的大事要事，把征集与日常接收结合起来，可以经常与技术管理部门、生产管理部门、党群工作部门、企业办公室等部门保持联系，随时上门指导，介绍档案征集的范围、要求，平时经常用打电话，发飞鸽的方式督促进展，解决问题。

四、精雕细刻，做好声像档案日常管理工作

声像档案载体易损，受损后难以修复。在日常管理中，把住入口关。对归档的声像材料载体和信息认真逐项检查。软磁盘和光盘归档时在计算机上检测运行，保证归档电子文件的可读性，确保文件的完整性和内容的准确性。保存时软磁盘放入专用软盘盒中，既保护磁盘又便于查找。声像档案管理人员认真行使告知义务，告知借阅人磁性载体档案查阅、利用时注意事项。归还的声像材料经检查内容及载体无损后。入库前进行除尘处理。入库年限较长的声像资料定期播放、倒带。定期清理库房，清楚灰尘，保持环境整洁，严格控制声像档案库房温湿度，对保密声像档案实行严格的借阅审批制度。确保声像档案无损、无毒、无泄密，载体、信息齐全完整。

六、信息化建设，为声像档案管理工作

注入新的活力

实物档案的数字化为声像档案增添了新的内涵。2006年启动库藏奖状、证书的电子化工作，配置了高分辨率扫描仪，生成图像清晰，色彩逼真，打印效果可与原版媲美。近年来共扫描形成电子文件755个，容量327.72MB。奖状、证书电子化是公司声像实物档案管理的进步，扩充了声像档案范围，实现了实物档案信息资源的数字化、管理的规范化，对公司的档案信息化建设起到有力的推动作用。电子版奖状、证书可以利用油田局城网实

五、突出利用，开发声像档案信息资源

（上接第20页）测绘档案管理工作，尽快

建立测绘档案资料信息管理服务系统。完成这项工作笔者认为要经过以下三个阶段：第一阶段：大力开展测绘科技档案基础性建设工作；丰富和收集涵盖不同形式和类别的测绘科技档案资料馆藏;配套成果档案管理法规,完善技术标准；建立系统内测绘科技档案信息共享机制；实现档案管理规范化、标准化。第二阶段:进一步完善成果档案计算机管理；开展馆藏档案资源数字化建设；建成馆藏各类测绘科技档案信息数据库和基于局域网络的综合管理与服务

系统。第三阶段:完善各测绘档案馆的信息管理服务系统；实现以宽带高速广域网络或互联网为传输通道的信息联通；建成智能型、网络化、多媒体数字虚拟档案馆。

我国测绘档案管理信息化建设体系的建设不是一蹴而就的。我主张还是要认准方向、明确目标、统筹规划、分步实施、边建边用、注重质效、积极稳妥地建设，要重点推进科学技术和体制机制两个方面的创新和改革。实现测绘档案管理事业的全面协调发展，为构建社会主义和谐社会提供可靠、适用、及时的测绘

保障。

参考文献：

①国家测绘局印发关于加快推进测绘信息化发展的若干意见．中国测绘报，2007-11-03.

②杨凯.信息化测绘：一个新的战略方向．中国测绘报，2006-5-16.

③叶其江.关于测绘发展战略的几点思考与建议．国家测绘局，2005-9-10.

④陈艳杰.创建医院档案管理服务新模式的思考,兰台世界第230期.

⑤张红霞.档案接收工作的难点，对策及设想,兰台世界第238期.

(作者单位：广东省国土资源档案馆)

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