浅谈建筑工程资料管理的重要性

罗志强、贺善文

中交四航局第五工程有限公司，福建 福州 350003

摘要：建筑工程内业资料是工程项目非常关键的组成部分，其贯穿于整个工程项目的实施过程中，由施工单位、监理单位、业主单位等根据相关的规范，制度所编制，是反映工程施工质量的重要文献资料，是评价整个工程项目的完成质量和是否能够交工的必要条件，同时也成为对工程进行竣工检查的重要依据。本文主要根据个人从事多年资料管理的体会及看法，探讨了建筑工程内业资料管理的重要性，并对资料管理存在的一些问题，提出了个人的一些解决措施与建议。

关 键 词：建筑工程 资料 管理 解决措施

1 课题背景

随着建筑行业的发展不断加速，国家“一路一带“政策的全面实施，对基础设施的投入逐年增大，对建筑工程施工项目管理方面提出了更加严格的要求，同时行业大批量的规范也得到很好的更新或替换，新出的规范、标准如雨后春笋。由于工程项目施工一般都具有隐蔽性，所以对于工程施工质量的检查以及规范，就要通过资料来体现，一个工程项目资料的完整与质量的优劣，直接影响到工程项目的好坏，所以工程资料的管理是项目管理中非常重要的组成部分。工程资料是记录工程施工活动全过程的一项重要内容，它是城建档案的重要组成部分，也是工程竣工交付使用的必备文件，又是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据。施工单位的工作内容不仅仅包括了外业的施工，更为重要的是内业资料的编写。部分私营企业至今还没有专职的资料员，资料管理工作由一些刚刚从业的工程技术人员兼顾，资料闭门造车、脱离实际的情况屡屡发生，导致一些项目完工后呈批资料修改、延期竣工的情况。足见资料管理

第1页共3页 的重要性。

2存在的问题

2.1缺乏重视

当今社会，大多数企业为了追求经济效益而放松了对工程内业资料的管理，其中私营企业尤为明显，甚至有些项目为力求减少项目开支，资料管理员的岗位都没能设立，而是由其他部门的人员兼任，这就导致资料的管理工作不能做到科学合理，经常出现资料错漏百出，不合规范，抑或是资料不齐全的问题。这样做出来的资料通常都是水平极低的，从而导致我们在施工中对资源的使用效率大大降低。

2.2标准不统一

虽然国家出台了各种编写资料的规范，可是实际操作起来并不是这么容易。一方面，内业的表格形式不统一，导致资料的汇编整理以及归档极其困难。其次，不同的资料员在进行内业资料表格填写时的方式存在差异，资料员水平层次不齐，大量存在不会规范使用汉字的资料员，更有甚者会有时使用错别字。一旦经过上级领导的检查发现了问题，进行修改后却没有经过相关部门和人员的重新签字、盖章，加之有些内业的表格在编制时留下了大量的缺陷，致使在实际的管理工作中出现困难，内业资料标准不尽相同，造成各部门人员达不到完全的共识。

2.3资料不可靠

严格遵循资料的完整性和真实性原则，是工程资料员的基本要求。然而为了让工程质量百分百合格，可以很明显的发现某些资料经过了反复的涂改，这种情况严重违背了工程资料存在的意义；还有的资料员在做资料时遵循的规范不是现行的规范，导致施工数据不符合规范要求；部分

第2页共3页 工程资料还存在明显的造假现象，比如在技术交底时进行签名，承接人和交底人本应各执一笔，但有些字迹明显出自同一人。

2.4资料不合实际

近年来的工程项目管理中，资料与实际施工严重脱节的现象屡禁不止，大量的资料都是后补的，这些资料都是通过回忆胡乱编制，甚至有些是生造出来的，这样做出来的资料完全不具备真实性。还有些工程项目只是编写了工程资料，而没有对资料认真进行编排、归档，造成内业资料混乱，错误很多。工程资料管理是—项系统性的工作，需要多个部门进行配合与支持才能够做好，想要提高内业的管理水平，就需要提高对内业资料管理的重视程度，提高内业资料管理的意识，提高管理人员的业务素质等等，才能够让内业资料管理工作更加完善与规范。

3必要条件

3.1 良好的工作心态

大多数人看似轻松的资料员的工作，其实并不是想象中的那么容易。作为资料管理人员，我们必须不断地提醒自己，自己所做的信息资料的工作必须是及时、准确、完整的;必须通过企业内部以及行业内外的通力合作，并合理的完成一个良好的组织机构和管理流程。在项目筹备阶段，我们必须对项目施工组织进行了详细审查，包括内容是否正确，文字是否规范，是否有遗漏或者不完整的。在项目实施阶段，要负责做好和业主、监理的沟通，应当采用谦虚的态度和标准的语言沟通;要以务实，勤奋，认真的态度工作，这样才能完成项目资料的管理工作。

每个资料管理员在工程项目管理的工作中，都能切身地体会到资料工作的多样性和重复性。要完成好一个建设项目的资料管理，我们需要更多地在我们的日常工作中，多交流，多协调，以饱满的热情，认真的态度去工作，去落实领导的安排。作为公司的员工要有危机感，有责任感，珍惜

第3页共3页 自己的工作，用自己的热情，尽最大努力去完成工作。同时，做好自己的工作的各个方面的工作，应具有主人翁意识，并加强协调与合作团队，以增加企业的凝聚力和向心力。不断加强学习和拓展建筑相关的书籍和规范，标准。为了提高我们自身的素质，培养个人的整体素养，同时继续总结工作，找出并纠正不足之处，如此做，项目的每个细节才能顺利完成，并能得到社会各界认可和好评，企业的形象得到大大提升。

3.2 培养出色的业务能力

做好资料的管理，光有态度还是不够的，还必须具备丰富的专业知识， 因为建筑工程资料员的工作是一项集工程建设管理、技术管理、资料管理知识为一体的专业工作，管理资料者必须具备丰富的建筑专业知识、档案管理知识及计算机能力。资料员岗位必备知识很多，包括：熟悉国家、省、市城市档案工作法律、法规、政策、规定、标准；能看懂施工图，能编制修改工程竣工图（包括重新绘制竣工图）；了解各种建筑结构施工技术和方向。能正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格；了解工程测量有关知识，并能填写相应的工程测量技术文件及表格；熟悉城市建设工程档案的内容、范围。掌握工程档案收集、编制、整理的方法；了解计算机在档案管理中的作用及基本知识。

3.3 明确岗位职责

对于每一个岗位来说，明确了解自己的岗位职责是做好各项工作的前提，资料管理岗位也是如此。部分企业资料员没有进行明确的岗位职责分工，导致工作没有计划性，甚至不知道自己该干什么。因此，想要做好资料管理工作，首先必须明确资料管理岗位的职责，即：

（1）制订项目的质量计划，并组织实施，对项目的单位、分部、分项工程进行划分并上报。

（2）按设计、规范、标准和规程的要求对施工过程各工序质量进行质量检验和隐蔽工程验

第4页共3页 收、并完成签认手续，对施工质量负确认责任。做好企业自检，加强与监理、业主和质监站的沟通，协助社会监理、业主审核和政府监督的工作。

（3）负责制订对结构材料、半成品、分项、工序的质量检验计划并实施。

（4）参加质量事故的调查、分析，及时报送事故报告。

（5）收集整理交、竣工资料，参加交工（竣工）验收工作。

（6）认真做好年、季、月质量统计报表工作，按期准确上报。

（7）对发现的项目质量隐患（问题），有权越级向上级和政府有关部门报告，并要求停工整改。

（8）负责不合格品的统计管理，负责制定不合格品、不合格质量管理项的纠正措施和预防措施并组织实施。

（9）负责技术标准、规范的收集、登记、标识、发放和处理。

4解决方法

4.1统一内业资料格式

实现内业资料管理的三统一：内业表格形式统一，内业表格填写方法统一，内业资料标准要求统一。如此做，不仅提高了内业资料管理的工作效率，同时保证了内业资料在归档时，更加方便，并不出错漏，还能大大降低工作的成本，减少不必要的浪费。

第5页共3页 4.2合理使用电子信息技术

计算机风暴如今已近走进了人们工作、生活的方方面面，人类社会已经进入了信息化的时代，当然计算机技术在工程建设中的应用已较为广泛，但许多工程内业资料的管理的水平仍停留在计算机制表、手工填写、复印机复印和人工装订归档的阶段。不论是人工填写错误而废弃的纸张，还是工程结束后剩余的表格都造成了大量纸张、人力的浪费。同时，以纸张为载体的内业资料无论在生成和运输上，还是在保存和查阅上都有着诸多的不便。因此，如何尽快实现内业资料管理的信息化是当前工程项目管理的一个重要课题。而实现内业资料管理的信息化的基础则依赖于内业资料表格形式和填写方法的统一，即内业资料的标准化。

内业资料的编写永远是建立在工程外业基础之上的，绝对不能超过外业的实施进程，要严格按照施工进度编写资料，内业资料和施工现场是紧密结合，不可分割的，施工技术的提高和科学技术的高度发展为工程内业资料的发展提供了技术支持，并推动工程内业资料向自动化和程序化发展。

4.3规范内业资料管理

需要制定一套良好的制度规范来控制工程资料的管理，工程内业资料管理是一项长期并且重要的工作，需要业主、监理、施工单位以及协同单位的共同努力，才能使工程资料管理不断地向着正规化、完善化、合理化发展。

总而言之，工程资料管理是工程项目管理过程中的一项重要工作，资料管理者必须不断提高管理水平和质量意识，才能保证工程资料的准确、及时、完整并且符合实际，并为创造一流工程、精品工程提供真实、可靠的质量管理资料。

5 个人小结

第6页共3页 工程资料的管理是一个系统工程，必须各工程建设参与方应认真负责，加强监督，才能确保工程资料的收集、整理、归档步入通畅的轨道。建筑工程资料管理十分重要，虽然看起来很琐碎，似乎一个人就能正常完成，但是要做好信息化管理工作是一项系统的工程，是必须通过各部门的通力合作才能达到预期的效果。

资料管理是一个宽广的平台，接触到的东西很多，特别是在对安全，质量，技术等的整体管理方面。对项目管理的法律法规，施工质量标准，技术标准，安全标准等都可以了解。因此大学生就业参与资料管理的工作是很有好处的，它会为你提供丰富的知识积累。在资料管理过程中，你可以专注于学习各种资料管理知识，为自己未来的发展方向奠定了了坚实的基础，也是展现自己风采的一个良好的平台。

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