XX公司视频会议管理办法

XX公司视频会议管理办法（试行）

XX制度〔20XX〕XX号

第一章 总 则

第一条 为加强XX公司视频会议管理，保障视频会议系统规范有序、安全稳定运行，确保会议质量和效果，制定本办法。 第二条 视频会议的方式。主要是利用互联网连接，使用视频会议系统技术而实现的会议方式。

第三条 视频会议主会场设在项目经理部二楼会议室，分会场为各分部。

1.4视频会议管理责任部门为工程部，其主要职责是： 1.4.1负责管理和维护视频会议设备； 1.4.2负责视频会议的统筹安排；

1.4.3负责视频会议前的有关调试准备工作；

1.4.4负责视频会议系统的运行日志登记工作，确保视频会议系统的正常运行；

1.4.5负责视频会议的记录，整理会议纪要； 1.4.6负责督办视频会议决定事项的落实工作； 1.4.7负责协调其他视频会议的有关工作。 2.视频会议系统的使用

2.1视频会议的申请。原则上提前3天由责任管理部门向综合部书面申请，由综合部统一安排。

2.2视频会议的内容和时间安排由会议主办部门统一安排。 2.3参加视频会议人员由会议主办部门或单位确定和通知。

2.4严格会议纪律，执行会议前后点名制度。由会议主持人向各分会场点名，确保参会人员到会。各分会场设立会议签到簿，所属各分部综合部负责，并指定专门负责人进行管理。

2.5参加会议的人员，应排坐整齐，保持会场安静，将手机调至静音或振动，不得无故随意走动，影响会议视频效果。

3.视频会议系统的日常管理

3.1视频会议是项目经理部一种重要的生产和管理方式，是解决问题的会议。

3.2每日交班视频会议为固定会议时间，不再另行通知。其他会议综合部每次会前通过OA的方式发布视频会议通知，并做好主会场的视频会议设备的调试工作，确保视频会议正常召开。

3.3各单位综合部负责人为所在地区各分会场总召集人，各分会场所在地单位负责人为各分会场视频会议召集人。各单位综合部要指定专人负责所在地的视频会议相关设备的管理和保养。

3.4视频会议有关决定事项由综合部收集反馈落实情况，并及时向项目经理报告。

3.5重要视频会议可根据项目领导要求，由信息管理中心进行会议录制，作为重要会议的电子档案保存或传达。

3.6参加视频会议的人员原则上按属地原则在分会场参加，因出差等特殊原因外出的，可以向会议主持人申请得到同意后，到当地的视频会议分会场参加视频会议。

3.7各视频会议分会场，必须准备备用网线。当备用网线也损坏时，可使用软件视频会议系统参加会议。当出现停电或网络故障无法排除时，应及时向综合事务部信息管理中心报告。

3.8会场的视频会议系统出现故障时，应尽快修复，如遇网络问题则由各分会场视频会议召集人向当地电信部门报修；若是视频会议系统设备硬件故障则报信息管理中心进行维护和修复。

4.附 则

本办法在试行过程中不断修改完善，本办法由综合部负责解释。