【XXX企管每周一招（6）】：企业内部做好稽核的十个步骤
稽核：顾名思义、就是稽查和核实；通过稽查事情不合理性的原因，然后拿出足够的证据让对方认识和接受自己的错误，并做出改正的过程就是稽核。稽核的依据必须以业绩为导向进行展开，因为：稽核的目的是促进改善，而不是稽核了处分了就束之高阁了；正象曾教授说的：一个人的思想要经过接受、明白、放下的三个步骤；用到稽核上来说就是：通过对一件不正常事件的调查和分析，让犯错误的人先接受自己的错误、一个人根本就没有认识到自己的错误，抱着我行我素你罚就罚呗的态度去漠视稽核的结果，这样的稽核有效果吗？当一个人认识并接受自己有错误了，稽核人员还要让其明白为什么出错了，错在哪里了？下一步如何防止再出同样的错误！然后，错误的人员才能放下思想包袱，再次投入到积极的工作和改进中；难道这不是接受、明白、放下的三个步骤吗？缺少了三个步骤中的任意一个步骤，稽核就不能达到“以改善为导向、以业绩为目的”的结果。那么：在一个企业内部，到底如何去开展稽核工作呢？笔记认为：要分以下十个步骤去走：
第一步：做好稽核宣传：
一个新生的事物在一个区域内部要想扎地生根，必须先做好宣传和鼓动工作，让大家认识到这个新生事物存在的必要性，这个新生事物的生命力和带来的效果。同样的道理：稽核、要在企业内部发挥足够的作用，必须先做好大力的宣传，让稽核意识在企业内部根深蒂固；让企业内部人员认识到稽核的作用和稽核的目的意义所在，然后才能击鼓进军、摇旗助威的进入稽核的下一步；当然做好稽核宣传的方法不胜枚举，比如：举行动员大会、稽核演讲培训、企业内部挂横幅等等。
第二步：做好稽核人员的甄选：
一个工种有一个工种的要求和标准，同理：稽核员也有稽核员的素质和要求；一个好的稽核员必须具备以下几个方面的素质和能力：
1、愿为公司的发展出力，忠诚于公司，把稽核工作当作自己的事业。
2、愿为自己的进步努力，有强烈的上进心和敬业精神。
3、具备说真话的胆量和勇气，客观、真诚、坦率。
4、能拿得起放得下，对问题理智分析，从不找借口和责任。
5、有公正、正直的侠义心肠，敢于秉公办事、主持公道。
6、有否定自己、超越自己、自我突破的欲望和学习精神。
7、善于沟通，特别是能主动与团队中的异己者沟通、合作。
8、有开朗、乐观的心态，宠辱不惊、不会情绪化。
第三步：成立专门的稽核部门，并树立稽核人员的权威：
责任感源于身份感，有了身份感才有优越感；企业内部一个新部门和新岗位的诞生，必须先给它做好定位：
首先是稽核部门的定位：稽核部门是在企业内部组织架构之外的一个部门，是受董事会领导，但不受其它任何一个职能部门约束的部门；也就是说：稽核部门不做正常的行政
事务，是不隶属于任何一个部门的部门。
其次是稽核人员的定位：稽核人员也没有相应的级别，即不属于主管级别、也不属于经理级别，当然更不是总经理或清洁工的级别；但总经理违反了制度、流程及规定，稽核人员也敢进行追究责任；清洁工没有违反制度、流程及规定，稽核人员也照不敢去责任追究；正象一个地区的人民警察一样，只能对人做的事情有没有违犯法律而执行任务，而不能按照人的行政级别高低去执行任务。
第四步：要做好稽核部门的职能和稽核人员的岗位职责：
成立了一个部门、定位了一个部门的人员后，下一步就要做出稽核部门的职能和岗位职责了——让新上任的稽核人员知道如何做稽核这个工作；正象一个新兵团一样，首先要进行上战场前的培训。那么稽核部门的职能和人员职责到底如何做呢？首先：在稽核部门的职能里要定出稽核部门的部门目标、再次要定出稽核部门的部门职责、最后还要定出稽核部门的管理权限和责任；在稽核人员的岗位职责里：首先要定出稽核员所要做的各项具体工作、其次要定出稽核员所负的连带责任和岗位权限、最后要定出稽核员的任职资格和考核指标。
第五步：要让稽核人员知悉稽核的作业程序：
正象新兵团的军人上战场前要先进行训练一样，稽核部门的新稽核员在稽核前要先进行稽核作业程序的培训；稽核作业应从以下几个步骤着手：
1、根据《管理变革任务书》和总经理指示编制《稽核任务书》/《稽核时间安排表》；
2、与被稽核部门确认稽核时间、地点及稽核内容；
3、被稽核部门提供相关资料或证据供稽核专员检查；
4、稽核专员客观记录稽核事实，内容包括事实描述、证据记录等，处理结果包括处罚、奖励、责令限期整改等内容；
5、稽核记录须由被稽核部门相关责任人员签名确认；
6、对于处理结果中有整改要求的，由稽核专员跟进整改；
7、稽核结果的处理及落实；
8、问题和预防措施的落实及跟进。
第六步：要让稽核人员晓得稽核的依据是什么？
警察执行逮捕命令有逮捕的依据，有法院的判决书；同样的道理：稽核员执行稽核也要晓得稽核的依据是什么？其实：稽核的依据共有五个：
1、控制卡：即XXX老师和企业人员共同做的《流程执行/稽核卡》。
2、XXX老师在项目中做的《稽核制度》和《问责制》、各类横向控制卡、动作控制卡。
3、公司所有的《程序文件》、《作业指导书》及《管理规定》。
4、某个岗位人员被上级临时下达的目标及任务。
5、会议中决定下来的指令和决议。
第七步：稽核前、稽核员要先做好稽核计划：
稽核也要遵循管理学上的P(Plan)、D(Do)、C（Check）、A（Action）循环，在稽核前稽核人员一定要先做好《稽核计划》，正象行军打仗前、司令部要先做好战略谋划一样：
1、要先做出空白的《稽核任务书》，规定出本次稽核的项目内容、本次稽核的起止时间等，便于自己在稽核中有所记录。
2、做好稽核的时间安排：先稽核哪个部门、后稽核哪个部门，第一个被稽核的部门是什么时间去稽核、什么时间稽核结束，第二个被稽核的部门是什么时间去稽核、什么时间稽核结束等，稽核员必须能说出个子丑寅卯来。
第八步：按照稽核计划去相关部门进行稽核：
1、在到相关部门进行稽核的过程中，稽核人员要根椐现实情况灵活处理，比如：被稽核的人员，在被稽核的时间段内忽然有事情急需处理时，稽核人员就要理解和支持——改动稽核计划换个时间再来；而不要象执行公务一样生搬硬套、一板一眼的与被稽核人员针锋相对。
2、在稽核过程中，当稽核员发现有不符合规定的项目时，一定要态度和善的与被稽核人员沟通，要学会循循善诱让被稽核人员认识到自己的错误，只有这样，他才能改正错误、达到稽核的目的。
3、在一项稽核完成后，稽核人员要及时填写《稽核检查表》，并在填写完毕后让被稽核人员浏览确认、签上自己的姓名，本项稽核才算稽核结束。
第九步：稽核后必须做的几个关键动作：
稽核后要及时对本次稽核进行后序处理，才能达到稽核的目的，不是说稽核完毕填写好《稽核检查表》、就万事大吉大功告成了；稽核后还要做好最关键的三个动作：
1、对违反相关规定或按规定做的好、应该奖励的人员开出《稽核奖罚单》：这里应该抛弃掉的一个观念是：稽核后稽核人员要不仅仅只会开罚单，流程制度中规定有奖励的一定要一诺千金的进行奖励。
2、发出《稽核整改通知书》交给被稽核的人员：此举动的目的是让被稽核的人员做出保证、并限期改正；因为稽核的宗旨是：给被稽核人员敲起警钟、进行改善；如果我们只对被稽核人进行了奖罚，到底下一步会不会改善稽核员都是丈二和尚摸不着头脑，你说：此次稽核是不是和尚剃头—白费力了。
3、稽核员要对稽核的结果大肆宣扬：榜样的力量是无穷的，同样的道理：“杀一儆百”的威力也是无法可挡的，当稽核员发出《稽核整改通知》后，一定要积极采取各种方式大肆宣扬，把做的好进行奖励和做的差进行处分的两种结果、形成鲜明的对比：在大会上进行导读、在宣传栏上进行张贴、在案例分析会上进行分析等，让企业的人无人不晓。
第十步：稽核员需要注意的几个事项如下：
1、稽核前要自己先熟悉稽核的依据，然后做稽核才不会出现外行教内行的情况。
2、稽核过程中，凡违规的事一定要记录并要经责任人“签字画押”。
3、要始终抱着帮助被稽核人做好工作的心态去做稽核。
4、被稽核人员不管行政职务是高是低，要一律一视同仁。
5、在稽核结果的宣导上要对事不对人，不能抱着污蔑人的心态和打击报复的意图去人身攻击！一句话：就事论事，不要在宣扬中进行现场发挥、卖弄风骚。
6、要切记：发了整改通知，如火如荼的进行了稽核宣扬，但绝对不等于稽核已经偃旗息鼓、划上了句号。因为：稽核最重要的工作——稽核后的改善跟进还没有做；不做稽核后的改善跟进，就与警察抓了小偷不去教育、重新再偷的后果一样。所以：“PDCA循环的工作”要不断的循环，企业内部才能真正做好稽核。
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