人事档案管理办法

永泰房地产（集团）有限公司

人事档案管理办法

（试行稿）

人力资源部 2008年8月14日

目 录

第一章 总 则 ..................................... 错误!未定义书签。 第一条 目的 ...................................... 错误!未定义书签。 第二条 所指范围 .................................. 错误!未定义书签。 第三条 适用范围 .................................. 错误!未定义书签。 第四条 工作职责 .................................. 错误!未定义书签。 第二章 外部档案管理 ............................... 错误!未定义书签。 第五条 外部档案存档 .............................. 错误!未定义书签。 第六条 外部档案管理要求 .......................... 错误!未定义书签。 第三章 内部档案管理 ............................... 错误!未定义书签。 第七条 职责划分 .................................. 错误!未定义书签。 第八条 内部人事档案的收集与整理要求 ............... 错误!未定义书签。 第九条 内部人事档案的归档......................... 错误!未定义书签。 第十条 内部档案分类及编号......................... 错误!未定义书签。 第十一条 人事档案的借阅 .......................... 错误!未定义书签。 第四章 附则 ....................................... 错误!未定义书签。 第十二条 奖惩 .................................... 错误!未定义书签。 第十三条 解释权 .................................. 错误!未定义书签。

第一章 总 则

第一条 目的

为加强人事档案管理的规范性、完备性和系统性，以保障公司人力资源管理的科学、规范和延续性，制定本办法。 第二条 所指范围

本办法所称的档案包括员工既有的人事关系档案（简称外部档案）和员工在本公司内建立的内部档案。 第三条 适用范围

本办法适用于北京公司人力资源部及下属公司人力资源管理工作对接部门。 第四条 工作职责

一、 北京公司人力资源部负责本制度的制定、执行及对下属公司人事档案管理工作的监督检查；

二、 各下属公司人事档案负责人须严格执行本办法；

三、 相关部门负责人有责任配合人事档案负责人做好员工人事档案的保密工作。

第二章 外部档案管理

第五条 外部档案存档

员工外部档案委托代理机构管理。北京地区外部委托存档机构暂定为人事部全国人才流动中心、海淀人才服务中心和海淀职业介绍中心。

根据各存档机构对存档人员的要求不同，将员工档案存在相应代理机构。目前，大部分档案将存在全国人才流动中心。

北京地区以外的下属公司根据所在地的要求及特点，选择合适的档案委托代理机构，并报北京公司人力资源部审批。 第六条 外部档案管理要求

一、 对于户籍地为北京的员工，须在入职后一个月内将档案移交至北京公司人力资源部，并由人力资源部转移档案至外部档案委托代理机构。户籍地非北京的员工，暂不做要求；

二、 存档费用由公司和员工按照五五比例分担；

三、 如员工需要存档机构提供各种人事证明，可持个人有效证件，自行前往；

四、 员工离职后，应在一个月内将档案移交至新单位或户口所在地的街道办事处，并交纳相应的档案费；

五、 下属公司依据委托代理机构的要求，参照上述要求执行。

第三章 内部档案管理

第七条 职责划分

一、 北京公司人员内部档案管理工作由人事专员负责，其职责包括： （一） 按照归档材料要求，及时、准确归档，并录入电子数据库； （二） 及时搜集、归档员工入职后所产生新的档案资料，并做好电子数据库的更新；

（三） 对在职员工和离职员工的档案进行分类管理；

（四） 办理档案查阅、借阅相关手续，为公司领导和各部门负责人提供员工信息；

（五） 做好员工档案的安全和保密工作； （六） 指导和监督下属公司的人事档案管理工作。

二、 下属公司人事档案管理工作由下属公司人力资源专人负责。 下属公司人力资源负责人（或授权人）除具有上述（一）至（五）项职责外，还需定期向北京公司人力资源部报备纸质档案及电子数据库档案。

第八条 内部人事档案的收集与整理要求

一、 人事档案材料统一使用A4办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写；

二、 归档的资料要求做到真实、完整、齐全，不可缺损、顺序合理、叠放整齐，目录清晰；

三、 保持纸质档案与电子档案的同步更新。 第九条 内部人事档案的归档

一、 内部人事基础档案的建立

在员工入职一周内建立统一的基础档案，基础档案包括： 1、 应聘申请表，要求各项已填写完整（含一寸免冠彩色照片）； 2、 面试评价表； 3、 体检结果； 4、 身份证查询记录； 5、 身份证复印件； 6、 学历查询记录； 7、 学历、学位证书复印件； 8、 职称查询记录； 9、 职称证书复印件；

10、 专业技术等该岗位所需要的相关证书复印件 11、 背景调查记录或家访记录（视岗位而定）； 12、 个人简历；

13、 薪酬福利确认书； 14、 离职证明。

达到上述要求的人员资料方可归档，建立内部人事基础档案，形成内部人事档案袋。

二、 内部人事后续档案的归档

在员工的内部基础档案建立之后，根据个人的异动（调动、转正、调薪、离职等）、绩效管理、培训、职业生涯规划和满意度调查及奖惩等分别由各专业模块负责人建立内部人事后续档案，并在规定的时间集中移交给人事档案指定管理人人事专员。

（一） 异动

当调动、转正、调薪、离职等异动发生时，人事专员于各项手续办理完毕的当日把相关手续归档，装入员工内部人事档案袋，并做好目录的填写。

异动档案包括：

1、调动：员工异动审批表、异动手续汇签表、任命通知、管理人员任命试用期转正审批表、管理人员任命试用期考核评定表；

2、转正：转正申请书、管理人员试用期考核评定表、管理人员转正审批表、员工试用期考核评定表、员工转正审批表、面谈记录；

3、调薪：员工薪酬调整审批表；

4、离职：离职申请表、面谈记录、工作交接记录、离职手续汇签表。 （二） 绩效管理

依据公司的绩效管理制度，目前的绩效考核周期为月度、季度和年度。因此，人力资源部绩效管理负责人应按照月度、季度和年度及时收集各部门员工的绩效考核评价表，并结合人力资源的相关分析和总结一起归档，形成绩效管理档案。并于年末集中移交给人事专员，分别装入员工内部人

事档案袋，形成员工的绩效管理档案。

绩效管理档案包括：

1、月度、季度、年度绩效考核评定表 2、其他 （三） 培训

外训及内部的公司级培训、行业线培训和跨部门培训由人力资源部培训负责人负责收集、整理培训记录及相关总结，形成公司培训档案并于年末集中移交给人事专员，其中员工培训记录（包括培训项目、培训学时、培训费用、培训协议等记录）装入员工内部人事档案袋，形成员工培训档案。

部门内的培训由部门培训接口人负责收集整理和归档，形成部门培训档案，并于年末集中移交给人力资源部培训负责人由其移交给人事专员。人力资源部培训负责人定期稽核检查部门培训档案。

公司培训档案包括： 1、培训签到表； 2、员工培训课前调查表； 3、培训效果调查问卷； 4、培训总结；

5、部门培训档案管理工作稽核检查记录； 6、内部讲师推荐表； 7、内部讲师资格评审表； 8、内部讲师半年考核表。 部门培训档案包括： 1、培训签到表； 2、培训效果调查问卷；

3、培训总结。 员工培训档案包括： 1、员工培训记录； 2、培训协议。

（四） 职业生涯规划和满意度调查

公司年度由总经理带领人力资源部做管理职业生涯规划及满意度访谈，访谈记录由人力资源部相关人员整理后，即时移交给人事专员，分别装入员工内部人事档案袋，形成员工的职业生涯规划和满意度调查档案。

（五） 其他

除上述记录之外的和员工个人相关的奖惩、其他需要归档的记录等也将由人力资源部人事专员即时归档，装入员工内部人事档案袋，形成员工档案的一部分。

第十条 内部档案分类及编号

内部档案分类及编号办法： 一、 建立部门内部档案案卷目录：

序号 1 案卷题名 公司文件 中发集团文件 北京公司文件 其它 人事管理文件 制度 人事档案 请示、报告 考勤相关记录 劳动仲裁文件和记录 社保档案 其他文件 绩效管理文件 制度 请示、报告 绩效管理记录 其他文件 薪酬管理文件 案卷号 YT-HR-Fi YT-HR-Fi-1 YT-HR-Fi-2 YT-HR-Fi-3 YT-HR-Ps YT-HR-Ps-1 YT-HR-Ps-2 YT-HR-Ps-3 YT-HR-Ps-4 YT-HR-Ps-5 YT-HR-Ps-6 YT-HR-Ps-7 YT-HR-Pf YT-HR-Pf-1 YT-HR-Pf-2 YT-HR-Pf-3 YT-HR-Pf-4 YT-HR-Sa 件数 页数 备注 2 3 4 5 6 7 8 制度 请示报告 相关记录 其他文件 招聘管理文件 制度 人才库 相关记录 其他文件 培训管理文件 制度 培训项目 相关活动记录 其他文件 合同文件 招聘类 薪酬类 培训类 其他文件 其他文件 相关部门备案文件 其他 YT-HR-Sa-1 YT-HR-Sa-2 YT-HR-Sa-3 YT-HR-Sa-4 YT-HR-Re YT-HR-Re-1 YT-HR-Re-2 YT-HR-Re-3 YT-HR-Re-4 YT-HR-Tr YT-HR-Tr-1 YT-HR-Tr-2 YT-HR-Tr-3 YT-HR-Tr-4 YT-HR-Co YT-HR-Co-1 YT-HR-Co-2 YT-HR-Co-3 YT-HR-Co-4 YT-HR-Ot YT-HR-Ot-1 二、 建立卷内文件目录：

按案卷目录将各类档案进行归类存档，置于每类档案盒内，以便直观反映档案内容及完整性，便于查找利用。

案卷题名 序号 8 培训管理文件 文号 永泰发YT-HR-《内部讲师管理办法》 [2008]12Tr-1-1 7号 档号 文件题名 案卷号 责任者 永泰公司 日期 2008-8-15 YT-HR-Tr 页数 5 页号 6 备 注 第十一条 人事档案的借阅

一、 建立档案查阅登记台帐，对查阅员工档案的情况做好记录； 二、 查阅权限：公司领导、人力资源部经理、人事业务负责人可查阅所有员工的人事档案；各部门负责人在经过分管领导和人力资源部审批后可查阅其本部门内的员工档案；员工没有查阅其本人及他人人事档案的权利；

三、 原则上不得摘抄或者复印员工人事档案。如由于工作原因确需

摘抄或者复印的，经主管领导和人力资源部负责人批准后，交由档案管理人员复印。档案管理人员应当对复印或者摘抄的情况如实做好登记；

四、 员工人事档案不得借出查阅。如必须借出查阅时，应提交申请，由主管领导及人力资源部审批后方可执行，并严格履行登记手续；

五、 借阅人事档案必须严格遵守保密制度，并严禁涂改、抽取和撤换档案。

第四章 附则

第十二条 奖惩

一、 北京公司人力资源部及各下属公司人事档案管理专职负责人须严格执行上述管理规定，如出现违规操作，给予负责人点名批评，并视情节轻重处以100—300元的罚款。

二、 经批准借出的档案资料，无正当理由在借阅限期内不归还的，给予责任人罚款100—200元的处罚；档案管理人员未及时催还的，每次给予罚款10—50元的处罚。

三、 故意毁损档案资料的，应当视损毁资料的价值给予相应的处罚；情节严重的，予以辞退处理。 第十三条 解释权

本管理办法由人力资源部负责解释，自颁布之日起生效；各下属公司在本办法的指导下制定各自的档案管理办法，报北京公司人力资源部审核后颁布执行，在未颁布自己的档案管理办法之前，执行本办法。。 附件1：人事档案借阅审批单 附件2：人事档案借阅记录 附件3：人事档案移交录

附件1： 人事档案查阅审批单

日 期： 姓名 部门 职务 查阅申请 主管领导审批意见 人力资源部意见 备注 附件2： 人事档案查阅记录

查阅日期 姓名 部门 职务 查阅原因 查阅内容 是否复印/摘抄 查阅人确认 档案管理员确认

附件3： 人事档案移交记录

移交人 接收人 移交日期 移交人职位 接收人职位 移交内容清单 移交人确认 接收人确认 人力资源部 经理 备注