建设工程档案管理制度

建设工程档案管理制度

为规范公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特

点，制定本制度。

一、工程档案的归档范围及质量要求 （一）工程档案的归档范围

对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种

载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（详附件一）

（二）归档文件的要求

1、归档的工程文件应为原件。

2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

4、工程文件尺寸统一采用A4规格归档。

二、工程档案的管理机构

各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中

工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计

（一）工程档案的收集

文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到

文件后，当天登记入盒。

（二）工程档案的整理

按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

（三）工程档案的立卷

1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文

件五部分。

2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

5、竣工图按专业组卷。

6、竣工验收文件按单位工程组卷。

（四）工程档案的编目

1、每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30MM;页号编写在单页右下角，双

面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。

2、卷内目录：“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人，

有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原

有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。

未按要求编目的，每项扣罚部门资料员5元。

（五）工程档案的装订

案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案

卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

（六）工程档案的归档

1、单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未

按时归档的扣罚部门资料员5元。

（七）工程竣工档案移交

工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案

馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员5元。

（八）工程档案的索引（待讨论工程代号、档号？）

工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。

案卷号 如：第1卷1.1.1-1

专业号 如：基建类1为1.1.1

工程代号 如金碧花园首期为1.1

楼盘代号 如金碧花园代号为1

（九）工程档案的保管

工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保

证工程档案不被腐蚀。

（十）工程档案的统计

工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到

期文件的归还。

四、工程档案保管期限

保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件一）

1、永久：是指工程档案需永久保存。

2、长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

3、短期：是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

五、工程档案密级

密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。六、工程档案的借阅及销毁

按照集团公司档案管理制度执行。

本制度由部门经理负责考核部门资料员，工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。

七、本制度自发布之日起执行

附录A 建设工程文件归档范围和保管期限表

保 存 单 位 和 保 管 期 限

序号 归 档 文 件 建设 施工 设计 监理

城建档案馆

单位 单位 单位 单位

工 程 准 备 阶 段 文 件

一 1 ∨

2 ∨

3 ∨

4 ∨

5 ∨

6 ∨

立项文件

项目建议书 项目建议书审批意见及前期工作通知书 可行性研究报告及附件 可行性研究报告审批意见 关于立项有关的会议纪要、领导讲话 专家建议文件 永久永久永久永久永久永久

7 调查资料及项目评估研究材料 长期 ∨

二 建设用地、征地、拆迁文件

1 选址申请及选址规划意见通知书 永久 ∨

用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地

2 ∨

批准书

3 拆迁安置意见、协议、方案等 ∨

4 建设用地规划许可证及其附件 ∨

5 划拨建设用地文件 ∨

6 国有土地使用证 ∨

永久 长期 永久 永久 永久

三 勘察、测绘、设计文件

1 工程地质勘察报告 永久 永久 ∨

2 水文地质勘察报告、自然条件、地震调查 永久 永久 ∨

3 建设用地钉桩通知单（书） ∨

4 地形测量和拨地测量成果报告 久 ∨

5 申报的规划设计条件和规划设计条件通知书 长期 ∨

6 初步设计图纸和说明 7 技术设计图纸和说明 8 审定设计方案通知书及审查意见 期 ∨

9 有关行政主管部门（人防、环保、∨林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁

永久 长期 长期 长期 消防、交通、 永久 永 永久 长期

长期

长园 永久

防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议

10 施工图及其说明 长期 长期

11 设计计算书 长期 长期

12 政府有关部门对施工图设计文件的审批意见 长期 ∨

四 招投标文件

1 勘察设计招投标文件 2 勘察设计承包合同 ∨

3 施工招投标文件 4 施工承包合同 ∨

5 工程监理招标文件 6 监理委托合同 ∨

长期

长期 长期

长期

永久 长期长期 长期 长期

五 开工审批文件

1 建设项目列入年度计划的申报文件 永久 ∨

建设项目列入年度计划的批文件或年度计划项目

2 ∨

表

3 规划审批申报表及报送的文件和图纸 4 建设工程规划许可证及其附件 ∨

5 建设工程开工审查表 6 建设工程施工许可证 ∨

7 投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明 ∨

8 工程质量监督手续 永久

永久

永久 永久 永久 长期 长期

∨

六 财务文件

1 工程投资估算材料 短期

2 工程设计概算材料 短期

3 施工图预算材料 短期

4 施工预算 短期

七 建设、施工、监理机构及负责人

1 工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单 长期 ∨

2 工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单 长期 长期 ∨

3 工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责 长期 长期 ∨保 存 单 位 和 保 管 期 限

序号 归 档 文 件 建设 施工 设计 监理 城建档案馆

单位 单位 单位 单位

人名单

监 理 文 件

1 监理规划

① 监理规划 ∨

② 监理实施细则 期 ∨

③ 监理部总控制计划等 短期

2 监理月报中的有关质量问题 长期 ∨

3 监理会议纪要中的有关质量问题 长期 ∨

4 进度控制

① 工程开工／复工审批表 长期 长期 短期 短长期长期长期长期

长期 ∨

② 工程开工／复工暂停令 长期 长期 ∨

5 质量控制

① 不合格项目通知 期 ∨

② 质量事故报告及处理意见 长期

6 造价控制

① 预付款报审与支付 ② 月付款报审与支付 ③ 设计变更、洽商费用报审与签认 ④ 工程竣工决算审核意见书 ∨

7 分包资质

长期 短期

短期

长期

长长期 长期

① 分包单位资质材料 长期

② 供货单位资质材料 长期

③ 试验等单位资质材料 长期

8 监理通知

① 有关进度控制的监理通知 长期

② 有关质量控制的监理通知 长期

③ 有关造价控制的监理通知 长期

9 合同与其他事项管理

① 工程延期报告及审批 长期 ∨

② 费用索赔报告及审批 长期

③ 合同争议、违约报告及处理意见 长期长期长期永久长期永久

长期 ∨

保 存 单 位 和 保 管 期 限

序号 归 档 文 件 建设 施工 设计 监理 城建档案馆

④ 合同变更材料 期 ∨

10 监理工作总结

① 专题总结 ② 月报总结 ③ 工程竣工总结 期 ∨

④ 质量评价意见报告 长期 ∨

施 工 单位 单位 单位 单位

长期 长期 长期 长期 文 件

长短期

短期

长长期

一 建筑安装工程

(一) 土建（建筑与结构）工程

1 施工技术准备文件

① 施工组织设计 ② 技术交底 ③ 图纸会审记录

2 施工现场准备

① 控制网设置资料

② 工程定位测量资料

③ 基槽开挖线测量资料

④ 施工安全措施 长期

长期 长期

长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 短期

∨ ∨ ∨ ∨

⑤ 施工环保措施 短期 短期

3 地基处理记录

① 地基钎控记录和钎探平面布点图 永久 长期 ∨

② 验槽记录和地基处理记录 ∨

③ 桩基施工记录 ∨

④ 试桩记录 ∨

4 工程图纸变更记录

① 设计会议会审记录 ∨

② 设计变更记录 ∨

③ 工程洽商记录 ∨

永久 长期 永久 长期 长期 长期 永久 长期 长期 永久 长期 长期 永久 长期 长期

5 施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、

① 长期 ∨

防腐材料、轻集料试验汇总表

保 存 单 位 和 保 管 期 限

序号 归 档 文 件 建设 施工 设计 监理 城建档案馆

单位 单位 单位 单位

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、

② 长期 ∨

防腐材料、轻集料、铝合金门窗材料出厂证明文件

砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、

③ 长期

∨

防腐材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告

④ 预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录 长期 ∨

6 施工试验记录

① 土壤（素土、灰土）干密度试验报告 ∨

② 土壤（素土、灰土）击实试验报告 ∨

③ 砂浆配合比通知单 ④ 砂浆（试块）抗压强度试验报告 ∨

混凝土配合比通知单及外加剂出厂质量证明文件

⑤ ∨

及复检报告

长期

长期 长期 长期 长期

⑥ 砼搅拌质量记录 长期 ∨

⑦ 混凝土（试块）抗压强度试验报告 长期 ∨

⑧ 混凝土抗渗试验报告 ∨

⑨ 商品混凝土出厂合格证、复试报告 ∨

⑩ 钢筋接头（焊接∨

⑾ 防水工程试水检查记录

⑿ 楼地在、屋面坡度检查记录

土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验

⒀ ∨

报告汇总表

）试 长期 长期 验报告 长期

7 隐蔽工程检查记录

① 基础和主体结构钢筋工程 长期 长期 ∨

② 钢结构工程 长期 长期 ∨

③ 防水工程 ∨

④ 高程控制 ∨

8 施工记录

① 工程定痊测量检查记录 ∨

② 预检工程检查记录 ③ 冬施混凝土搅拌测温记录 ④ 冬施混凝土养护测温记录 长期 长期 长期 长期 永久 长期 短期

短期

短期

保 存 单 位 和 保 管 期 限

序号 归 档 文 件 建设 施工 设计 监理 城建档案馆

单位 单位 单位 单位

⑤ 烟道、垃圾道检查记录 短期

⑥∨

⑦ ⑧∨

⑨∨

⑩∨

11 ∨

○

沉降观测记录 结构吊装记录 现场施工预应力记录 工程竣工测量 新型建筑材料 施工新技术 长期

长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

9 工程质量事故处理记录 永久 ∨

10 工程质量检验记录

① 检验批质量验收记录 长期 长期 长期

② 分项工程质量验收记录 长期

③ 基础、主体工程验收记录 长期 ∨

④ 幕墙工程验收记录 长期 ∨

⑤ 分部（子分部）工程质量验收记录 长期 ∨

电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、

(二)

建筑智能化、电梯工程

长期 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期

1 一般施工记录

① 施工组织设计 长期 长期

② 技术交底 短期

2 图纸变更记录

① 图纸会审

② 设计变更

③ 工程洽商

3 设备、产品质量检查、安装记录

① 设备、产品质量合格证、质量保证书

② 设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告 ③ 设备安装记录

永久 长期永久 长期永久 长期 长期 长期

长期 长期 ∨ ∨ ∨ ∨ ∨

④ 设备试运行记录 长期 ∨

⑤ 设备明细表 长期 ∨

4 预检记录 短期

5 隐蔽工程检查记录 长期 长期 ∨

保 存 单 位 和 保 管 期 限

序号 归 档 文 件 建设 施工 设计 监理 城建档案馆

单位 单位 单位 单位

6 施工试验记录

电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末

① 长期 ∨

端等测试记录

楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记

② 长期 ∨

录

③ 变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录 ∨

给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强

④ 度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、∨

球、阀门等试验记录

电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空

⑤ ∨

调、燃气等系统调试、试运行记录

电梯接要电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、

试压、 长期 通 长期 长期

⑥ 满载、超载试运行记录、平衡运速、噪声调整试验 长期 ∨

报告

7 质量事故处理记录 永久 长期

8 工程质量检验记录

① 检验批质量验收记录 长期

② 检验批质量验收记录 长期

③ 分部（子分部）工程质量验收记录 长期 ∨

(三) 室外工程

室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、1 ∨

电力、照明、电视、消防等）施工文件

长期 长期 长期 长期 永久 长期 长期

室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）

2 长期 ∨

施工文件

竣 工 图

一 建筑安装工程竣工图

(一) 综合竣工图

1 综∨

总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、

① ∨

道路、绿化等）

② 竖向布置图 ∨

合图 永久 长期 永久 长期

③ 室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图 永久 长期 ∨

④ 电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图 永久 长期 ∨

⑤ 设计总说明书 ∨

序号 归 城建档案馆

2 室外专业图

① 室外给水 ∨

② 室外雨水 ∨

③ 室外污水 ∨

档 文 永久 长期 保 存 单 位 和 保 管 期 限

件 建设 施工 设计 监理 单位 单位 单位 单位

永久 长期 永久 长期 永久 长期

④ 室外热力 永久 长期 ∨

⑤ 室外燃气 永久 长期 ∨

⑥ ∨

⑦ ∨

⑧ ∨

⑨ ∨

⑩ ∨

11 ∨

○

室外电讯 室外电力 室外电视 室外建筑小品 室外消防 室外照明 永久 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期

12 室外水景 永久 长期 ∨

○

13 室外道路 永久 长期 ∨

○

14 室外绿化 ∨

○

(二) 专业竣工图

1 建筑竣工图 ∨

2 结构竣工图 ∨

3 装修装饰工程竣工图 ∨

永久 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期

4 电气工种智能化工程竣工图 永久 长期 ∨

5 给排水工程消防工程竣工图 永久 长期 ∨

6 采暖通风空调工程竣工图 ∨

7 燃气工程竣工图 ∨

竣工验收文件

1 建设工程竣工验收报告 ∨

2 工程施工质量验收申请表 ∨

3 工程质量评估报告 ∨

4 勘察文件质量检查报告 ∨

永久 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期 永久 永久

5 设计文件质量检查报告 永久 ∨

6 单位（子单位）工程质量验收记录 永久 长期 ∨

7 市政基础设施的有关质量检测和功能性试验资料 永久 长期 ∨

保 存 单 位 和 保 管 期 限

序号 归 档 文 件 建设 施工 设计 监理 城建档案馆

单位 单位 单位 单位

8 建设工程施工质量验收意见书 永久 ∨

9 建设工程规划验收合格证 永久 ∨

10 建筑工程消防验收意见书 永久 ∨

11 环保验收文件 永久

∨

12 建设工程竣工验收档案认可书 永久 ∨

13 建设工程质量保修书 永久 ∨

14 商品住宅《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》∨

房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案

15 ∨

表

16 燃气工程验收文件 ∨

电梯安装分部工程质量验收证书及工程质量监督

17 ∨

永久 永久 永久 永久

机构出具的电梯验收准用证

18 结算表 永久 ∨

声像、缩微、电子档案（照片、录音、录像、光盘、

19 ∨

磁盘等）

包括：建设前原貌;建设过程中的桩基样本、重要

结构、隐蔽工程、施工现场及新工艺、新材料的应

用，与工程有关的重要活动、会议;工程建设后的

内部结构、外部各立面、全貌以及周边的关系等

注：“∨”表示应向城建档案馆移交

永久

施工图管理及设计变更管理制度

1．工程部各专业施工图数量不得少于3套，其中有1套用于工程部存档，1套用于项目部存档，1套用

于现场监理日常工作需要。

2．存档的图纸应落实保管责任人，用于现场监理日常工作的图纸应装订成册，方便查阅。

3．工程部收到施工图/设计变更通知单后，应在24小时内在施工图收发台帐/设计变更通知单上登记，

施工单位收到施工图/设计变更通知单后，应在台帐上签字确认，并记录接收时间，时间单位精确到

小时。

4．被替代作废的施工图，应做出明显标识，并不得和新图存放在同一处，已发给施工单位的应在发放

新图的同时收回。

5．工程部收到设计变更后，专业工程师应在72小时内，将变更内容在项目部存档原

图上标注，并将其

中一份变更单交资料员存档。

6．施工单位以工作联系单的形式提出的工程变更。变更内容在不影响结构安全和使用功能，且不会导

致造价变化的情况下，工程部可以以经工程部经理审批的工作联系单回复单回复施工单位，并抄送

预结算部和总工室；变更内容可能影响结构安全和使用功能，或者会导致造价增减，工程部应与总

工室联系，由总工室决定是否变更，变更内容以设计变更的形式下发。严禁任何部门和个人在施工

单位的工作联系单上直接签字回复。

工作计划时间标准体系

一、工程建设方面：

开工方面：（1）完成部分股权转让后即进行总规的非正式批复工作；（2）取得总规的非正式批复后

即组织详勘进场钻探；（3）详勘开钻后15天内出柱状图；（4）出柱状图后3天内制

定完成基础方案（建

议各公司的基础方案可优先选用压桩的形式）并通过集团设计院审批（其中集团设计院的审批时间为1

天）；（5）通过设计院审批后7天内完成基础施工图设计；（6）基础施工图设计完成后即可桩基动工。

主体工期方面：1层地下室的，土方工程2个月，桩基工程2个月，主体开工至±0.00工期2个月；

地上部分，首层、顶层10天/层，标准层5.5天/层；封顶后至竣工的时间，32层的工期6个月，17层

的4.5个月，11层的4个月；竣工后三个月毛坯交楼，毛坯后2～3个月豪装交楼；春节期间可有20

天的停工期。单栋别墅：地下室45天，地上15天/层，封顶后3个月毛坯竣工；整片区域别墅可在单

栋的工期上加2个月的流水期。对两层地下室的工期，以及对酒店、六大中心、商业广场等未作具体规

定。

二、合同下发方面：公司无明文规定。综合计划部曾调研制定过，未发文；工程口与

原招标中心亦

曾开会讨论过，分别如下：

（1） 工程口与原招标中心开会讨论成果：

A 基础工程相关的合同要求：

1 桩基础、大型土石方、基坑支护工程合同：开工前15天提供；

2 桩基检测合同（静压桩）：开工前提供；

3 桩基检测合同（冲、钻孔桩）：开工后15天提供。

B 主体工程的相关合同要求：

1 人防设备工程合同：土方开挖完成前提供；

2 消防合同：地下室底板完成前提供（需在合同下发前2个半月提供设计图纸）；

3 电梯工程合同：±0.000结构完成前提供；

4 煤气工程合同：±0.000结构完成前提供；

5 智能化、电信、电视工程合同：结构封顶前提供；

6 首层大堂及标准层电梯前室装修工程合同：竣工前4个月提供；

7 户内豪华装修工程合同：竣工前3个月提供。

C 配套工程的相关合同要求：

1 发电机安装工程合同：结构封顶前1个月提供；

2 永久供电工程合同：竣工前4个月提供；

3 （园林、室外排水等）配套工程合同：竣工前3个月提供；

4 变频供水工程合同：竣工前3个月提供；

5 永久供水工程合同：竣工前2个月提供；

6 室内环境检测合同：竣工前1个月提供；

7 外墙清洗工程合同：交楼前1个月提供。