浅谈秘书在领导活动中的参谋辅助工作8.25

浅谈秘书在领导活动中的参谋辅助工作

【摘要】在现代领导活动中，领导者必须以科学发展观来决策与执行，要做到这一点仅靠领导个人智慧是不够的，必须发挥秘书参谋的辅助作用。作为秘书的基本职能的参谋职能在领导活动中的功能发挥，也直接影响到了领导的工作效率，从这个意义上说，理解秘书参谋本质，掌握参谋方法与特点，就具有很强的现实价值，本文就是我对自己所学的秘书学专业知识，对秘书在领导活动中的参谋辅助工作浅显地谈谈自己的观点。

【关键词】秘书 参谋辅助

秘书的参谋辅助，是领导者的特定的辅助需要，是客观存在的，不能否定也不能夸大。秘书的参谋活动，以所在系统的领导者为对象，以辅助领导正确决策为目标，以秘书事务为中介，以出谋划策为手段，影响领导者决策。作为秘书，必须正确认识秘书在领导活动中的参谋辅助工作，具备参谋意识，理解参谋辅助工作内涵，才能做好参谋辅助工作。

一、秘书参谋辅助作用在领导活动中的体现。 （一）、事务辅助需要。

领导者要控制整个系统围绕目标正常运转，在实施领导过程

中，势必大量涉及上下左右的具体而又繁细的日常事务需要处理，这些事务看起来平凡、琐细，似乎微不足道，但却直接关系领导工作成效，甚至能够影响组织内外关系，影响组织和领导的形象，对机关有序运转也产生不可低估的影响。领导者势必顺应客观情况的发展，将耗时费力的事务分移出来，不必事事躬亲，把它交给秘书部门或相应

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秘书，让他们在自己制约下为自己分担完成。以保证有限的精力集中在更重要的政务管理上。以下从五个方面浅谈秘书开展的具体业务工作。

1、在信息沟通方面的事务。

信息是决策的依据，秘书信息工作的使命就是为领导和管理工作提供情报和依据。在管理活动的各个环节中，都伴随信息流动，而各环节、各子系统的信息流动，都要经过秘书部门操控的信息枢纽。因此，秘书可以说把握组织管理全局的动态。在大量的信息方面，需要秘书及时、准确、周密、有效地筛选有用信息，在收集信息过程，综合情况，发现问题，分析问题，研究对策，并以此为基础提出意见或建议，为领导决策提供有价值的参谋依据。秘书在信息工作中，若发现异常信息，还要及时追踪了解造成异常的原因，应将相互割裂的、零散的、局部的信息进行综合处理，审查信息的真实性，将信息与对应的执行反馈信息相比较，确保信息的正确性，为领导决策提供参谋作用。

2、在信访处理方面。

信访工作对调处矛盾，维护稳定与发展，增强凝聚力，密切联系群众，了解社情民意，清除不正之风和腐败现象等，意义重大。群众来信来访是领导者的重要信息渠道，秘书根据方针政策和领导意图处理来访，了解领导决策和管理举措的执行反馈，了解实践中存在的问题和实际生活中的经验、教训等，将这些信息综合分析处理，然后提供给领导参考，做到下情上达，上情下达，在具体的信访事务办理过

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程中，秘书负责接洽、登记、阅信、呈阅、转办等具体事务，只有这样，领导才能分出身来，指导、批办重要的工作。当然，在处理信访的工作中，秘书的工作很细致，要做到实事求是，透过现象，抓住问题的本质，提高提供给领导者资料的参考价值，便于领导者把握主要问题，抓住典型，指导全局工作。

3、在文书工作方面。

秘书撰拟文稿，要根据领导交代的主题、重要观点、写作目的，在领会领导意图的前提下，进行展开和系统化，展开的过程，就是使之更鲜明、更周全、更完善的过程，秘书这时就在文字表达中起到了参谋辅助的作用。在收集信息资料和有关法规依据，若发现领导授意中的某些观点或提法，与依据的信息材料不相符，或与有关法规相悖时，也可发挥参谋作用，使之更为准确和规范。在收文的处理中，文件的分办、拟办，对文件的分流处理，提高领导批办的准确性及提高办文效率，秘书的参谋作用更是不可低估。发文处理中，修改、核稿等环节，以至于办毕公文后，整理保管文件档案成资料信息库，便于以后资料文件的查阅，都彰显秘书的参谋作用。

4、在会务安排方面。

会议是领导沟通信息、议定事项、行使领导职权的重要手段，秘书操办会务是对领导者利用会议手段实施领导的综合性辅助。领导是会议的主持者，秘书是会务的具体操办人和各项工作事务的实际组织者。秘书正确地理解领导开会的目的和要求，并将领导意图展开为周密有序的会务工作程序，实际就对领导工作的参谋。办会过程中，秘

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书跟踪会议全过程，对随时出现的问题，弥补缺失。从会前的准备筹划，文件准备、接待安排，会期、与会人员的确定，议程安排，会场组织调度，到会议议题的征集，会议决议文件，会议纪要草拟，秘书都必须领会领导开会的意图，为其分担事务，分忧代劳中发挥参谋辅助作用。

5、在庶务方面。

庶务是为领导机关和领导者提供良好活动条件与环境的服务性工作。庶务服务是需要物财条件支撑的，物质和经费的投入又要受组织规章制度的制约，要列入管理成本来计算，不得超出组织财务状况对庶务的支持能力。秘书熟悉机关庶务，能够有效统筹计划控制物财，既满足需要，又使资材得到有效控制，确保资材不流失，严格管理，完善财务制度，建设节约型机关，让领导无后顾之忧。 （二）、政务辅助需要。

政务指领导者基于系统的目标管理，为整个系统健康运转制定计划和决策，并指挥实施与落实，是领导者的核心工作，而要保证以决策为核心的政务切实有效，仅凭领导全程包揽也是力不从心，需要相应的智力和能力辅助。秘书对领导者的参谋辅助，首先，通过自己的智力和能力，参谋领导的决策管理。辅助领导者分析该项决策的重要性和必要性，为领导者提供正确决策的必需信息资料，以及多种选择方案和建议。领会领导决策意向，以务实求真的科学态度为决策意向提出参考建议，确定解决问题的最佳途径，在决策施行中，辅助领导者跟踪督查、反馈决策的落实情况。其次，通过自己的智力和能力，

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辅助领导者其他政务，比如受权协调各种关系，牵头完成部门之间的综合性任务，处理领导重要信访，撰拟全局性重要公文包括领导者的部分公文文稿，为领导者的即时要务出谋献策，为维护领导者影响权而进行建议、提醒规劝、拾遗补缺，等等。秘书的政务辅助保证领导者的主要精力用在刀刃上，决策处理好关键政务。 （三）、拾遗补缺的辅助需要。

秘书在为领导者提供近身综合辅助中，十分贴近领导者，理解

自己的领导者，熟悉领导者的思路和工作习惯、工作方法，有着与自己的领导者共同的实践过程。因此，秘书近身领导的职能优势，使其具有切近而切实的拾遗补缺参谋功能。领导者对所辖范围内的事务及环境条件有正确客观全局的认识，实施有效领导，但是实践过程中，还存在暂时的、局部的、细节方面的不足，往往在所难免。秘书在与领导主辅配合的实践中，熟悉领导者的行为倾向及具体的领导行为，便于及时发现和提醒领导者的疏漏和缺失，协助领导者纠正认识偏差，弥补认知不足。作为近身的秘书，对领导者个人缺失的监督，如领导在思想意识，品格素质人生追求行为作风以及廉政状况等方面的个人缺失，理应责无旁贷地给予民主监督，尽心尽责地帮助领导者自重、自警、自律，促进其正身洁行、廉明行政。这是秘书参谋的应有之义气，也是秘书忠实辅助领导者、积极正确维护领导形象、力争主动地当好参谋助手的不可或缺的职能作用。

二、秘书必须具备参谋辅助的意识，理解参谋辅助的本质及方法。

在秘书活动中，秘书必须自觉意识自己工作的性质，清楚自己是

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领导的近身综合参谋助手，才能有的放矢地开展工作。在参谋辅助的工作中，明晰参谋之本在于谋，离开一定谋划的参与与襄助不成其为参谋活动。参谋是参谋者应参谋对象辅助之需，为之实现理想目标，提供有参考价值的情报、信息，思考、分析，建议、方案，从而参与谋划的智能活动。在参谋实践中，秘书针对工作中实际需要，协助领导为解决问题而提出的意见建议等途径、过程和办法，我们称为秘书参谋方法，包括宏观参谋方法、中观参谋方法和微观参谋方法。 （一）、宏观参谋方法。

宏观参谋方法主要指制定宏观政策和适应宏观环境变化方面的参谋方法。必须随时关注宏观环境情势。注重宏观环境变化的征兆和趋势，辅助领导者在宏观环境变化中取得主动。在大局方面要把握关注的内容，系统关注相关的问题，善于比较，把握宏观动态，在局部方面要注重整体性，深刻性，前瞻性和实效性。全面掌握宏观动态，要敏锐掌握宏观信息，系统准确掌握业务态势。全面研究应对工作的发展谋略，引发对全局的创新思维，以子谋局。变被动为主动，要瞻前预后，预测未来宏观环境变化状况，提出适应未来发展的对策。必须对宏观环境坚持长期观察、思考主动地积累宏观环境要素方面的知识信息，丰富自身的参谋智能，厚积薄发，只有这样，秘书才能提出有价值的参谋建议。 （二）、中观参谋方法。

中观参谋方法指针对组织中观环境即直接影响组织运转的内外环境变化及应对措施的工作方法，是在开展业务和领导活动中发现问

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题、发挥作用的方法。包括办文、办会、协调、检查、调查研究的参谋方法。

（三）、微观参谋方法。

微观参谋方法是指针对领导者个人或工作过程细节上的工作方法，在为领导工作提供事务服务过程中通过与领导者进行人际沟通发挥作用的方法。在领导活动安排中常见的有统筹安排、事前准备、随机提醒的方法；在办公室活动中常有提供资料、提示要务、辅助运作、减少干扰的方法；在伴随领导者出差中常有出差预案、出差活动、出差生活调节的方法；在会见接待中常有会见安排、提供背景、设计程序的方法。

秘书只有自觉主动意识到参谋工作和方法，才能更好地发挥主观能动性，更好的发挥参谋职能。 三、做好参谋辅助工作的原则。

（一）、善谋不决断，意识秘书从属领导的地位。

在为领导献计献策以及具体工作中的拾遗补缺，秘书立足近身综合辅助，准确把握秘书参谋定位，有利于秘书在参谋这一活动领域极为宽泛、准确把握其标准有一定难度的工作中有效地发挥作用，何为参谋？就是为领导活动和组织管理献计献策和拾遗补缺；何为助手？在秘书参谋活动和组织管理中收集处理和提供信息，协助调查研究，收集有关资料文献和在办文、办会、办事的事务中提供服务，充当助手，起到辅助作用。只谋不断是秘书角色定位对其参谋活动的客观要求，是现代管理系统中谋划与决断分工的科学运作机制的需要，

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也是从秘书参谋定位出发遵循多谋不断原则的具体体现。秘书提出仅供领导者参考的意见、建议或供选择的方案，充当助手，起到辅助作用，尽到自己的职责，不能也无权作出决断，至于是否被领导者采纳、采纳的程度如何均由领导者决定。

（二）、尽职不越位，明确领导的主导地位。

秘书在于领导主辅配合中，领导出于主导地位，秘书处于辅助

地位。秘书须尽到领导近身参谋助手之责，把握角色定位，不管是办文、办会、办事、信息、协调、调研、信访、督促检查，还是受权理事、完成领导交办事项，以及辅助决策、拾遗补缺，发挥参谋作用等，都要不知不扣地履行自己的职责，做到守职、尽职、守纪、守规，在秘书职能范围内工作，准确把握领导工作需要，从被动中求得主动，不失职不越权，立足参谋助手角色，对重要问题不擅自做主和贸然行事。主动地在参谋和事务方面辅助和补益领导工作，只有这样，秘书才能不失职，不介越位。提出仅供领导者参考的意提出仅供领导者参考的意

（三）、规劝不失当，定位下级对上级的的适当性范围。

社会信息化和管理工作的复杂性日趋明显，领导人已经不能凭

借自己个人的能力解决所有的问题，不管领导者的综合素质有多高，在大量的政务活动中，领导者的知识、经验、时间及精力都有限，领导者都会难免出现疏忽或失误，作为领导者身边的综合辅助者，提出的参谋建议不仅要正确有效，而且要采取一切有利于领导理解和接受的方式，才能有效发挥参谋作用。避免产生对立或对抗，不能采取公开对抗或当

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众指责的不当方式，因为这样不仅会让领导者反感，还会影响正确意见的采纳，更有可能对领导威信、组织形象、团结等一系列问题产生消极影响，所以，从属和辅助地位的秘书，应该谏而有度，以恭敬、亲切、诚恳、体贴和为其分忧的口吻说话，避免引发矛盾，避免影响领导威信，仅供领导参考，不能顶撞领导和干涉领导者行使职权。规劝不失当，谏而有度有利于秘书有效发挥参谋作用，避免产生可能出现的负面影响。 综上所述，秘书参谋是现代领导者实行有效管理的现实追求，更是 秘 书适应领导辅助需要的重要职能。对于秘书人员只有自我定位、正确认 识本职工作，恪守职分、克尽职守，才能对领导工作进行有效辅助服务，在有利其自身成长的同时，也有利于一个以领导为核心的组织团队向更高的目标迈进。

作者：王燕青

参考文献：

（1） 张清明，《秘书参谋职能概论》，武汉大学出版社，2001； （2） 方国雄，《秘书学》北京高等教育学校，2002；

（3） 方习文，《秘书原理与实务》，复旦大学出版社，2005.