档案管理制度

一、 总则

1、为加强本所档案工作，全面提高本所档案管理水平，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》等有关法规精神，特制订本制度。

2、档案工作是一项专业性较强的工作，是本所工作的组成部分，是提高本所工作效率和质量的必要条件，是维护本所工作历史真实面貌的一项重要工作。

3、本所档案室集中统一管理处各项工作活动中形成的全部档案，其构成是以文书档案为主体，包括文书、会计、基建、设备、人事等方面的档案。

4、本制度适用于本所对各类档案资料的收集、整理、保管、利用等基础管理工作。

二、 档案管理体制和职责范围 1、 档案管理体制

⑴本所的档案管理按分级管理的方法进行，在分管领导的具体领导下，档案部门（专兼职档案员）、所各科室（专兼职档案员）组成三级档案管理网络。

⑵本所档案室具体负责档案管理的日常机构，集中统一管理所的全部档案。

⑶档案室应配备适应档案工作，具有高中以上文化水平和专业知识

的档案员。

⑷本所应建立科学的档案管理网络。各科室须配备相对稳定的专兼职档案人员，业务上接受档案部门的指导，定期参加档案网络的各项活动。

2、 职责范围

⑴档案室是本所负责档案管理的专门机构，职责与权限按照本处制定的《档案工作岗位责任制》执行。

⑵本所由一名领导具体分管档案工作，档案室必须定期向分管领导汇报工作。

⑶各科室要做好文件材料的形成、积累、归档工作，确保归档文件材料的完整、准确。

三、 归档制度

1、 归档范围和保管期限

⑴本所各部门办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括党、政、工、团以及处保卫、财会等工作中形成的各种门类和载体的文件材料以及与本所业务工作有关的资料，均属归档范围。

⑵本所档案的保管期限的种类分为永久和定期，定期分为长期（十六年至五十年）和短期（十五年以下）两种，会计档案保管期限的定期有三年、五年、十年、十五年和二十五年，业务档案保管期限按有关业务规定制订。

⑶凡对本所有长期保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。

⑷凡介于两种保管期限之间的档案其保管期限一律从长。

⑸本所内各科室归档范围及保管期限详见附件5。

2、 归档时间

⑴阶段归：凡专题项目、基建工程或业务部门活动中形成的业务文件材料，在任务完成或告一段落时，在三个月内要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。

⑵随时归：专题会议，重要设备仪器的文件材料，在活动结束后三个月内须将应归档的文件材料组成案卷，向档案室归档。

⑶年度归：各项管理中形成的文件材料，各部门一律在次年第一季度内，将应归档的文件材料组成保管单位，由各部门负责人审定后，向档案室移交。

⑷隔年归：会计档案在当年整理立卷后暂由财会部门保存一年后，向档案室移交。

3、 归档要求

⑴本所档案是机关的宝贵财富，任何部门和个人不得以任何理由占为已有，必须向档案部门移交。

⑵归档的文件必须成套、系统、齐全、完整。

⑶归档的文件必须准确地反映本处各项活动的真实情况和历史过程。

⑷归档的文件资料必须层次分明，符合形成规律，并签署完备。 ⑸归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。 ⑹本所文件材料的形成、积累、整理和归档工作，必须列入各业务部门的工作计划、职责范围和有关人员岗位责任制。

⑺代表本所外出参观学习、考察和参加各种会议的工作人员带回的

文件材料必须交档案室先作收文登记编号后，再借出使用。

⑻各部门要把归档文件材料，经整理后向档案部门移交。 ⑼文件材料立卷的程序一般为：分类—组合—编目。即在文件收集齐全的基础上，将文件按有关特征分开，然后按一定的规律进行组合。最后将经过组合的文件，进行系统排列和编目。

⑽不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

⑾组合的基本要求是：组合应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系密切，分级适当，做到问题单一，类型鲜明，年代不混，保管期限准确。

⑿卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱。文件纸张过小的要用16K空白纸衬托上，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，即复制件在前，原件在后，文件没有留出装订线的要加补贴边，案卷应采用三孔一线的方法装订。

⒀卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；转发件在前，原件在后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

⒁卷内文件应按排列顺序，依次编写页号。成卷装订的案卷应统一

在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号。图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

⒂永久、长期和短期的案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽然有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者（作者）、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整，卷内文件目录放在卷首。

⒃有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可以说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考表应臵卷尾。

⒄声像材料应用文字标出摄象或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者（作者）。

⒅文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按《文书档案案卷格式》执行。其它门类和载体的档案案卷格式应按有关规定执行。

⒆案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者（作者）、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通俗易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

4、 归档手续

各科室向档案室移交档案时，必须填写档案交接清单一式二份，交接双方签字，办好交接手续。

四、 档案的整理

1、档案的整理必须遵循文件材料自然形成规律，保持文件之间历史联系，便于档案的保管和利用。

2、档案室接收后要及时分类登记入册，划分密级，确定保管期限，并编制案卷目录。

3、 档案的保管期限应符合三、（5）的规定。

4、本所按照档案内容和载体的不同，制定统一的分类方案。 ⑴文书档案采用年度—问题分类。 ⑵科技档案

a、设备档案以型号分类 b、基建档案按工程项目分类

⑶会计档案按独立核算单位—年度—形成分类 ⑷人事档案按有关规定进行 ⑸声像档案按问题分类

⑹专业档案按上级档案行政管理机关和有关专业主管机关共同规定的分类方案进行分类。

5、案卷的排列，应以全宗为单位，按不同门类，载体和保管期限分别排列。

6、按照案卷排列顺序编制卷号，以固定案卷位臵。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。

7、案卷目录应区别不同保管期限，分年度或混年度编制目录号，在一个全宗内，案卷目录号不得重复。

8、案卷装订整齐美观，案卷目录、案卷接收（移交）登记簿、档案借阅登记簿、档案利用效果登记簿、档案销毁清册、档案工作情况统

计年报等格式均应按《机关档案业务建设规范》执行。

五、 档案的保管

1、存放档案必须有专用柜、架、箱等装具，并做到排列有序，统一编号。不同规格、不同式样的档案装具应该分开排列，尽量做到整齐划一。

2、要定期对库藏档案的保管状况进行全面检查清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案。要及时进行修裱和复制。

3、保存档案必须有专门库房，并具备良好的卫生环境和防盗、防光、防潮、防高温、防尘、防有害生物和污染等安全措施。

4、档案应保持适宜的温湿度，库房温湿度尽力控制在温度14—24℃，相对湿度45—65%。管理人员要及时观察、记录温湿度的变化，并采取措施及时进行调节。

5、库房实行专人管理，严禁无关人员进入库房。 6、库房内严禁烟火和存放与档案无关的物品。 7、档案部门应根据工作需要不断添臵现代化设备。

8、本所档案管理现代化，应纳入本处办公自动化系统，同步发展，根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化，以提高档案的科学管理水平和服务效率。

六、 档案的保密

1、严格执行《保密法》，增强保密意识，严守党和国家机密，确保机关档案绝对安全。

2、严格执行1989年11月21日建设部、国家保密局印发的《建设工作中国家秘密及其具体范围的规定》做好保密工作。

3、建立健全档案保密组织，做到“三落实”，即领导落实，组织落实，人员落实。

4、档案工作人员不准利用工作之便，擅自抄录、复制档案传递他人，不准与无关人员谈论档案秘密。

5、所保密领导小组每隔一定时间应对档案保密工作作一次检查，及时发现并整改存在的问题，凡违反保密规定，造成损失的，根据情况轻重，给予处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

七、 档案的鉴定和移交 1、档案的鉴定

⑴本所档案的保管期限，按三、⑸条款执行，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。

⑵本所档案的鉴定工作，应在分管领导的领导下，由档案室负责人、专（兼）职档案员和各科室有关业务人员共同组成的鉴定小组负责。

⑶鉴定采用直接鉴定法。每次鉴定要写出鉴定报告，对档案的鉴定情况应在保管单位备考表中注明鉴定意见。由鉴定小组负责人签名，并说明鉴定日期。

⑷鉴定工作一般一年一次，也可临时组织。

⑸档案通过鉴定，要求达到确定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确，不完整，鉴定小组应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

⑹销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，由鉴定小组提出销毁申请，经所领导审批，并报市档案局、市建委备案，情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

⑺销毁档案时要严格执行保密规定，指派两人以上负责人监销，监销人员在销毁清册上签名。

2、档案的移交

⑴本所应按国家、省、市关于档案馆接收档案的范围和年限的规定，将永久、长期保存的档案有计划、有步骤地连同案卷目录和有关资料一并向有关部门移交。

⑵凡属移交的档案均应按照要求进行收集、整理、鉴定。移交档案一律移交原件，对不同门类、载体的档案。按有关规定执行。

⑶移交档案应办理交接手续，交接双方应在移交清册上签名盖章。移交清册应纳入本处全宗卷内保存。

八、 档案的统计 2、档案统计内容

⑴档案管理基本情况统计，主要有档案管理人员数量及素质状况、库房设备状况，档案保管情况等。

⑵档案数量统计，主要有档案库存数、入库数、出库数及库藏结构等。

⑶档案提供利用及效果统计，主要有借阅人次，提供卷（册）数，档案利用率、查全率、查准率和利用效果情况等。

2、档案的统计要求

⑴档案的统计应严格遵守上级的统计标准。

⑵平时要做好档案的登记工作，统计数据均以原始记录为依据，做到准确、科学。

⑶档案统计应指定专人负责，各项统计项目每季度作一次汇总，并

定期认真地进行统计分析。

⑷按时按规定向上级报送统计报表。 九、 档案的利用

1、档案信息开发工作要重点服务于本处各项工作。

2、档案利用方式有阅览服务、外借服务、制发复制件、制发档案证明、举办展览和咨询服务等多种形式。

3、根据需要编制有效的检索工具。

4、档案室要开展档案加工整理工作，编撰《大事记》、《全宗介绍》、《统计资料汇编》等专题资料，主动地为本处领导和各部门服务。

5、对积极主动开发与提供利用档案，为本所工作服务作出贡献的人员，本所应给予表扬和奖励。

6、凡本所人员因工作需要，凭部门领导签署的阅档单子可到档案室查阅档案。

7、查阅档案必须办理登记手续，并在阅览室查阅，确因工作需要外借的，需经领导同意，时间一般不超过十天，到期仍需要者，可办续借手续。

外单位查阅档案，需凭单位介绍信，并经分管领导批准。 9、阅档人员必须爱护档案，不得损坏污秽，不准在档案上涂改、圈划、批注，不准剪裁及拆散档案，如有损坏档案的行为，按情节轻重报有关部门进行处理。

10、凡需要摘录复制档案内容者，必须经档案管理人员审阅确认无误后，加盖印章方能生效。

11、档案人员应努力熟悉库藏档案内容，主动了解本所各项工作利用档案的需要，积极做好提供利用工作。

12、要做好利用效益记载和信息反馈工作，掌握档案利用规律。

常熟市市政公用事业管理处

档案工作网络图

分管领导： 档案室档案员： 王志平 排水管理科陶晓程 给水管理科 姚玉玲