酒店部门档案管理

制 度：酒店部门档案管理 目 的：完善部门档案管理 政策/程序 一、 客户档案管理 1、 VIP卡客户档案资料 VIP卡是由酒店发行的贵宾卡。需将VIP卡的申请表按照公司和个人的名义进行分类归档。公司名义申办的贵宾卡，可按照公司名称第一个字的汉语拼音进行排序归档；以个人名义申办的贵宾卡可按照姓氏汉语拼音进行排序归档。 文秘还需要对VIP申请资料进行电脑维护工作，可以按照各种途径进行搜索归类。 2、 协议客户档案资料 协议客户的档案可按照客源的类别进行分类归档，即分为商务客户协议、订房网络公司协议、长住协议、旅行社协议进行分类归档。 然后按照公司名称的第一个字的汉语拼音进行排序整理。 文秘还需要对各类协议进行电脑维护工作，可以按照各种途径进行搜索归类，同时便于电脑作出各种数据分析报告。 3、 熟客客史资料建立 对于酒店的常客，由文秘建立特殊档案资料，内容含客人姓名、出生年月、喜爱的房间、特殊爱好、个人禁忌等。根据客人姓氏的汉语拼音进行排序。 二、 大型活动档案管理 1、 会议档案管理 以月为单位，根据宴会/会议通知书的日期进行归档。每月由文秘整理一份统计表，内容含会议名称、入住日期、离店日期、房间数量及价格、会场地点及价格、用餐标准及数量等。 2、 公关活动档案管理 对酒店的宣传推广而进行的各类公关活动，以月为单位根据活动的种类进行归档。 三、 部门业务档案管理 1、 销售日报管理 销售日报是销售人员在工作日内对外销售拜访的工作记录。内容包含公司名称、公司地址、联系人、拜访情况等。每日下班前，由销售人员将销售日报填好后交给文秘处，由文秘统一收集当日的销售日报后统一交到总监处。根据总监阅后签批的意见明确让每个销售人员跟进以后归档。文件归档以不同的销售人员为单位进行归档。 2、 销售人员月报管理 销售人员每月3日前需递交销售月报，内容含当月的业绩统计、当月销售拜访的数量、当月新开发客户数量、当月客户意见和建议、当月VIP贵宾卡的发放等。 3、 销售计划拜访计划 每周五前销售人员要提前对下周的工作拜访作出计划安排，并在周五下班前统一交到文秘处，由文秘交到总监处审核，并以销售人员的名义为单位进行归档处理。 4、 部门月度经营总结报告管理 每月3日前由部门总结当月的营销状况及下月的工作计划，并以邮件的方式发送至相关部门。由文员打印每月的月报进行归档。 四、 档案资料的保管和使用 公用资料，不涉及商业机密的资料可由销售代表领取和使用；机密的档案资料如酒店的经营分析数据等未经部门总监同意不得擅自借用。本部人员的客户资料查阅必须当天归还，不得带出办公室；外部人员借阅有关资料，须经部门总监认可，并办理借阅手续，重要资料必须当天归还。