纸质档案数字化质量问题研究

2020年 第02期

数字档案创新研究

纸质档案数字化质量问题研究

文／赖丽珍

摘　要：随着信息技术和网络应用的快速发展，信息化越来越受欢迎，因此迎来了档案工作发展的新机遇，档案数字化孕育而生，重视档案数字化的质量问题，对推进档案管理工作具有重大意义。本文主要针对纸质档案，从控制其数字化质量的重要性、质量问题产生的原因、应对质量问题的举措等方面对档案数字化建设进行简要阐述。关键词：数字化质量；产生原因；控制措施

一、控制档案数字化质量的重要性

在当今快节奏发展时代，查询档案原件已不能满足日常工作需要，这就对档案工作提出了更高要求，信息化为档案数字化提供了技术基础，档案数字化质量问题也引起极大关注。在档案数字化的建设过程中，由于在认识、技术、管理等方面的不足，出现了许多质量问题，不免让人对数字化档案的真实性、准确性及安全性等方面产生怀疑，使得数字化建设工作大打折扣，严重影响到档案工作的意义和地位。

二、产生档案数字化质量问题的原因

1.档案原件的质量问题突出。档案由于形成时间和纸张材质等的差异，使档案原件字迹明晰程度不一，破损程度不同，修复后数字化效果欠佳；还有一些档案原件本身就是复印件，存在着内容苍白、色泽明暗不平衡以及纸质不适应扫描等各种问题，容易出现扫描文字识别率低、图像模糊、图像上出现多重阴影等多种情况。

2.工作人员的素质不高。高素质、懂技术的人才队伍是关键，在日常工作中，由于工作人员对数字化工作认识不到位，操作起来随意性大，可能导致在档案扫描过程中漏扫或重复扫，随意更改数字化档案数据，对数据库和目录库未能建立有效连接，发现问题也不能及时返工处理等情况，敷衍了事，从而影响了数字化档案信息的真实性，使数字化档案失去原始记录性和凭据作用，导致数字化档案质量得不到保障。

3.数字化档案安全性难以保障。在数字化的各个环节，任何疏漏都会引起档案数字化的安全问题，若在数字化加工过程中系统存在漏洞，那么就极易受到病毒、木马、黑客等攻击，会造成数字化档案数据被修改、被窃取，从而出现数据乱码、无法识别等现象。而且，在系统的更新换代期间进行的数据转移，也易导致重要的档案信息发生变化甚至丢失的现象 。另外，数字化档案数据若未实施多套备份，一旦工作人员的操作失误和设备故障也同样会引起安全问题。

4.数字化软硬件操作不正确。在进行数字化扫描时，未根据档案原件实际情况及时调整设备参数，未统一数字化档案的存储格式，未能正确使用加密技术，导致对数字化档案数据进行转换、读取时易造成信息丢失，无法读取等缺陷。

三、应对档案数字化质量问题的举措

1.在档案数字化前期准备中，一是要选择适宜的数字化设备。根据数字化对象的不同，要充分考虑设备自身各项参数，同时数字化设备投入使用前要进行测试，避免在数字化过程中造成档案原件损毁。二是明确档案数字化的范围。在选择档案进行数字化时，应先对档案情况进行梳理鉴别，结合成本、价值、利用率等因素，优先选择“高龄”的、价值高、利用率高、具有特色的档案进行数字化，而不是单纯采用“拿来主义”，造成诸多浪费 。同时，要先对受损档案原件进行修复，保证档案原件信息的完整性和准确性，以免影响数字化档案数据质量。三是加强工作人员的培训。目前档案数字化工作大多是委托给专业的档案公司，数字化工作人员的素质参差不齐，因此，在正式上岗前，需对人员就设备技术、安全风险、质量问题等方面进行培训，提高思想认识，明确任务分工，将工作质量与绩效考核挂钩，以减少数字化过程中的人为失误。

2.在档案数字化过程中，要注意操作方法，避免档案原件遭受损毁，根据档案原件实际情况对扫描设备做出相应的调整，确保扫描后的文件图像与档案原貌保持一致，字迹清晰且不失真，无错扫、漏扫，不能发生图像与文件相互重叠、多份文件合并等问题，保证数字化档案的正确率。统一存储格式标准，采用符合国家标准或主流的存储格式进行保存，以方便数据格式转换利用。

3.在档案数字化后期管理中，要将数字化档案质量对照标准要求进行检查，对图像数据、目录数据库采用多种检索方式反复实验、测试，确保数字化图像与档案目录一一对应，发现问题，及时查明原因并修改调整，以

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作者简介：赖丽珍（1991－），女，福建，本科，深圳市光明区爱华小学，办公室，档案管理员，研究方向：档案管理。

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档苑论坛职业拓展

兰台内外

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水平，其综合素质能力也是关键，只有两者有机结合，才能有效提高电子档案管理工作效率。一是档案管理人员树立良好的服务意识，以认真负责的态度开展各项工作，始终坚持以人为本，通过不断地学习，提升自身能力，更好的为电子档案各项工作的开展奉献力量。二是重视电子档案管理人员信息技术专业能力的培养，加快各级人员专业水平发展步伐。这就要求各级档案工作人员不仅要明确各项操作规范，也要结合工作实际情况，通过进一步学习计算机信息技术及信息安全知识，保障电子信息的有效性及安全性。三是各级档案管理人员要树立起主动学习意识，提高人员培训力度。加强对电子档案管理人员和工作人员进行培训，分层进行，对管理者的培训主要以电子档案发展趋势、国内外发展现状、信息技术现代化发展等方面为主。将电子档案管理培训工作的学术交流放在工作计划内，可根据自身情况，通过深造学习、异地交流等方式开阔工作人员的视野，促进电子档案工作人员发挥积极性和主动性。

3.采取措施完善电子档案管理制度

根据电子档案发展规律，制定一套科学的、发展的、统一的工作制度，结合现代化技术对电子档案管理工作进行优化。一是建立电子文件与存储管理统一规范，在文件接收环节加强制度化管理，保障电子档案在管理过程中信息完整。二是存储状况统计系统的建立，通过在全国范围内设置电子档案存储情况汇总网络，结合存储介质的选择、使用、保存等方面的内容，形成一套方便、明确的存储登记汇总，便于管理者、使用者详细了解电子档案存储状况，更有利于电子档案存储数据信息的采集。三是建立档案信息安全突发事件预警、防御机制，通过设立机构、层级、权力与责任等，实行统一管理、分级分工、有据可依、有据可查等管理机制。坚持突发事件预警灵活应变机制，面对突发问题，可以根据具体的对象、任务、目标等实际情况，采取适合的方案进行控制，以风险最小化为原则。四是建立反馈机制，档案开发利用可使用问卷调查、交流学习、技术座

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谈会等线下方式，以及在线交流、留言板等线上方式建立反馈机制，通过交流反馈不仅可以促进各个环节的沟通与合作，有利于工作的顺利开展，还可以降低风险发生率。

4.电子档案管理与服务智能化建设

目前，我国信息科学技术已经进入世界前列，根据《全国档案事业发展十二五规划》相关要求，国家档案局以打造一站式档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务为近期目标，让所有人都能够跨越时空的限制，方便的获得国内外所有国家综合档案馆的均等化、专业化服务。

档案部门在电子档案管理的方式、方法上应及时适应科学技术发展的速度，提高档案信息检索和处理能力。积极开展档案编研工作，全面了解使用者需求，由独立开发模式转化为合作开发，从传统型服务向信息化的综合型服务转换，充分利用强大的信息化技术，整合庞大的信息资源，从而实现信息资源共建共享。参考文献：

[1]屈　荣.大数据时代档案管理发展的思考[J].传媒论坛，2019

[2]张小兰.新媒体时代档案馆微信公众服务平台构建及运营研究[J].浙江档案，2015

[3]王　丽.浅谈档案管理工作的重要性[J].科技信息，2010[4]赵俊萍.认识档案的重要性做好档案管理工作[J].山西档案，2013

[5]冯惠玲.档案信息资源在国家经济社会发展中的综合贡献力[J].档案学，2006

[6]邓绍兴.新编档案管理学[M].北京：档案出版社，1996.[7]李　磊.浅析档案信息化过程中存在的问题及策略[J].教育研究与评论，2011（1）

[8]刘　培.网络环境下电子档案的安全性问题研究[J].兰台世界，2008

（作者单位：河南省洛阳市第一人民医院）

便利用者快速准确检索查阅。根据档案管理的相关法律法规，建立健全规章制度，提高档案管理人员的保密意识，防止档案信息泄漏；随时抽查存储载体及其软硬件的情况，做好防火墙技术、数字签名技术、加密技术及数据备份措施，以确保档案安全。

总之，档案数字化是档案工作发展的必然趋势，从价值性、效益性、社会性方面来说都收效显著。因此，抓好档案数字化的质量问题，保证数字化档案的真实完整和长期可用，才能提高工作效率，实现档案的价值，从而推动档案事业的可持续发展。

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参考文献：

[1]梁景芝.档案数字化建设存在的主要风险和控制[J].档案管理，2015

[2]陆　晶.档案数字化建设与数字化档案信息的利用研究[J].卷宗，2019

[3]楚晓波.城建档案数字化工作研究[J].城建档案，2019[4]黄伟丽.档案数字化过程质量控制研究[J].档案时空，2013

（作者单位：深圳市光明区爱华小学）