简析秘书的为人处事原则

CAREER HORIZON

职业时空　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2010年11月

简析秘书的为人处事原则

李步其

（浙江警官职业学院，浙江　杭州　　３１００１８）

摘要：根据多年的秘书工作经历，总结了秘书为人处事的几项原则，即把领导当长辈来相处、把同事当兄弟来相处、把下属当孩子来相处，就会营造一个和谐宽松的工作环境，有利于自身的健康成长。

关键词：秘书；为人处事；原则

要成为一名称职的秘书，必须学会如何为人处事。笔者根据多年秘书工作的经历，总结了几条与领导、与同事、与下属相处的基本原则，希望能对秘书工作者有所启发。

一、把领导当作长辈来相处

对于一个秘书来说，其主要工作就是为领导服

务。这就要求每一个秘书必须学会与领导相处的艺术，正确把握处理与领导之间的关系。

１．尊重领导权威。秘书要尊重领导，维护领导的形象和权威，甘当配角和服务员。这是因为领导对工作具有决策权、处置权，在工作中处于领导和支配地位，对事物的发展起着主要作用。而作为一个秘书，应当把领导的需要当作自己的工作，把领导的要求当作自己的职责。秘书应随时准备听候领导的差遣，召之即来，呼之即去，即使是业余时间也应随叫随到，工作勤恳，忠于职守。对领导说话不能失态，出言不逊；对工作不能斤斤计较，讨价还价；对领导由于工作的繁忙和压力而导致态度粗暴等现象，要予以谅解和忍受；当领导对有关问题

收稿日期：2010-09-12

作者简介：李步其（１９６９－），男，研究生，浙江警官职业学院教师，浙江省秘书协会会员，主要从事语言文字、文秘工作

和职业教育研究工作。

素都要细心认真、深入研究、反复琢磨、精练掌握，使之最后赢得精巧的功效。

４．定期或择期举办科技学术交流的研讨班

让编辑人员轮流参加，人人都能了解科技学术信息、参与科技学术研究、掌握科技学术动态。只有人人都参与才能相互促进地发挥智能的智慧，在学术期

四、培养复合型、创新型编辑人才的对策

刊中更有效地发挥编辑各尽所能、各得其所良好和谐

１．重点培训的行为和智能的作用。使科技学术文化纵横交错相互以节约经费和时间的原则，重点培训网络技术渗透，充分发挥科技学术网络化的现代优势，让学术骨干以点带面，以年轻者带年长者，以强者带弱者，期刊更好地为我国的经济、政治、文化建设服务。这样可以达到少花钱还可以多学习和掌握网络知识５．组织编辑学习保护科技作品的法制法规知识、及其处理功能的效果，自然能既经济又实惠地可以特别是学术期刊的知识产权的保护范围、相关条例等快速提升全体员工的自身编辑工作水平。增强编辑的法制观意识，加强对科技绝密资料、

２．采取讲座或学术研讨形式增强编辑的网络化数据、范围、类型的保密深度，使之明理、明法、懂思维法、树法、护法、弘法，为社会科技学术文化发展发

对编辑进行最新科技学术发展动态的掌握和思挥自己应尽的职责。维延伸，不断地补充新的相关编辑多维体知识，才能

参考文献：

更多地汲取丰富的知识营养，多掌握科技学术信息

［１］　程维红，任胜利，王应宽，方梅，路文如．中国科协科技

的前瞻性、前沿性、科学性、边缘性，不断地更新知

期刊网络化出版现状［Ｊ］．中国科技期刊研究，２００８，１９

识，挖掘编辑的潜在能源，激发编辑的潜在智慧，激（３）：３５９－３６６．活编辑的潜在思维，调动编辑的潜在能量，进一步塑［２］　朱晓东，宋培元，曾建勋．我国科技期刊现状及管理政策造全方位的智能素质编辑人才。分析［Ｊ］．中国科技期刊研究，２００６，１７（６）：１０４５－１０４９．

３．对编辑进行网络化专业美术技术培训［３］　张惠民．网络时代的科技期刊传播研究［Ｊ］．中国科技期因为美是人类的向往，美是理想的追求，美是真刊研究，２００６，１７（６）：１１１３－１１１５．

的铁证，美是走向未来的光明，美是真理的显现，美［４］　袁桂清，游苏宁，包务业，等．中国科技期刊研究发展战是神圣的使命，追求美是编辑的职责。所以编辑要有略［Ｊ］．中国科技期刊研究，２００６，１７（６）：１０５０－１０５５．精美的美术观念，增强对美术（思维、境界、审美、［５］　张改兰．论“道”家经济伦理与科技期刊的价值取向［Ｊ］．魅力、智能、技术、操作等）功能的培育和训练，提编辑之友，２００６，（４）：６１－６２．

高语言版式表达、文字、句子恰当应用的美感艺术，［６］　张改兰．新世纪科技期刊的价值初探［Ｊ］．中国科技期刊对具体所代表的内容、形式、用途、用法与通则等要研究，２００６，（４）：６６６－６６７．

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划、决策、判断、分析、指导、总结和完善管理的能力；（８）协调能力。协调编辑人员的工作在实施和发展过程中要和谐一致、正确无误、不偏不离、不出轨的办事能力；（９）服务能力。掌握网络信息和技术、信函往来、在线服务、电讯联络等服务工作的能力。

第6卷・第11期　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　职业时空

人才培育

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一时没有给予妥善解决时，要想方设法为其出谋划策；当领导工作出现失误时，要及时采取措施加以补救。但是尊重并不等于对领导百依百顺，唯唯是诺，阿谀奉承，拍马溜须。

２．服从领导安排。秘书必须具有高度的组织纪律性，服从领导的指挥安排，这是秘书工作的一条纪律，也是一条起码的准则。秘书在工作中只有坚持这条准则，才能按照领导的工作要求，以认真的态度、敬业的精神、奉献的意识，做好服务工作，成为一个称职的秘书。但是服从并不等于盲从，不能无原则的服从。领导并非圣贤，也有因考虑问题不周到、处理事情不恰当而导致工作疏忽、决策失误、指挥失当的时候，个别的甚至为谋私利走上违法犯罪的道路，这就需要秘书选择适当时机，采取有效方法，权衡利弊，言明得失，善意提醒，鼎力相助。有时也需要秘书具有魏征“犯颜直谏”的精神，敢于赤诚相见，直陈利害，帮助领导纠正失误，劝阻领导的违纪行为。

３．参与领导决策。秘书是领导的参谋助手，对领导的某些决策提供建议和意见，是秘书工作的重要职责。但是，秘书工作毕竟是辅助性的工作，因此要把握好参谋建议的分寸和尺度，参与而不干预领导的决策。即便是非常好的意见和建议，秘书也只能就某些工作和事情向领导提供尽可能全面、客观、准确的情况、资料、信息等，供领导决策时参考。相反，“主动”过头，即为越权，如美国第１８任总统格兰特的秘书巴布科克习惯在总统批阅过的文件上加上他的私见，并插手任免官员，从中贪污受贿４００万美元，被贬为“在每条臭水沟里淘金的人”，结果倒台伏法。秘书工作者应引以为戒。

加强合作，相互支持，彼此体谅，共同提高。既要善于推功，“功劳该归谁，就给谁”；又要勇于揽过，勇于为自己犯下的错误承担责任，不推托找借口，这样才能赢得同事的信任与支持。

３．要同甘共苦。秘书与同事一起共事，是一种缘分。应加倍珍惜这种缘分，团结协作，同舟共济，同甘苦，共患难。有了工作任务，大家一起承担完成；有了困难，大家齐心协力一起克服；有了问题大家一起出谋划策解决；有了成绩荣誉，大家一起来分享成功的喜悦。这样我们就没有战胜不了的困难，没有解决不了矛盾。

三、把下属当孩子来相处

秘书工作的成效，在一定程度上取决于秘书与下属关系的融洽程度。如果关系处理不好，就会直接影响到员工的工作积极性，从而影响工作效率和工作质量。

１．多些指导少些指使。由于秘书工作的特性，使得秘书成为了领导最亲近的人，经常会代表领导去发布一些命令，指挥下面的员工去办理一些事情。由于秘书对领导指令和文件政策理解得更透彻，对工作安排掌握得更具体，对工作要求把握得更到位，所以在工作任务部署完毕后，要加大对实施过程的指导力度。对政策理解有疑问的，要能够及时解疑释惑；对工作遇到困难的，要能够把它们的困难看成是自己的困难，并及时而有效地帮助解决。要多一些服务，多一些帮助，而不是简单的命令，一味的催促，对工作指手划脚，忙中添乱。

２．多些表扬少点批评。表扬是一种有效的交往技巧，能有效地缩短人与人之间的人际心理距离。表扬是人际关系之中一种良好的互动。工作开展过程

二、把同事当兄弟来相处

中，无论谁的工作出色，都不要吝惜你的表扬。要多

与同事友好愉快地相处，是秘书人际关系中的加鼓励，振奋士气，这样才能充分调动下属工作的积重要内容，它不仅有利于营造一个和谐宽松、相互关极性、主动性和创造性。当然，表扬也要掌握分寸，心的工作环境，有利于工作和个人才能的发挥，也有不能无原则地吹捧或迁就，否则就不利于建立真正利于自身的成长进步。的感情，不利于增强组织的凝聚力。要胸怀宽广，尤

１．要诚实待人。真诚是人际交往的最基本的要其是当下属做错一点事情或者事情办得不是很妥当求，所有的人际交往的手段、技巧都应该是建立在真时，秘书应该要用宽容的态度去对待下属所犯的错诚交往的基础之上的。以心比心，可以得到整个世误。多一些体谅，多一些理解，少一点埋怨，少一点界。同事间要像兄弟一样，本着真诚、恳切、实在、批评。这样就会容易使别人愿意接近你，与你共事，严以律己、宽以待人的原则友好相处。只有真诚地关营造一个和谐融洽的工作环境。心他人，才能赢得他人的感情。秘书在与同事相处３．多些关心少点压力。除了工作上的支持与帮时，应利用一切机会主动接近同事，与他们谈心，尽助之外，秘书在处理同下属关系的时候还应该关心可能多方面地了解他们的家庭背景、人生态度、兴趣他们八小时以外的东西，比如家庭状况、性格爱好、爱好、能力专长及性格特征等等，自觉地与他们打成日常生活等等。例如平时上下班如果和下属在路上、一片，这是与同事处好关系的前提。生活上要尽力给在电梯里或者在公车上相遇，秘书可以通过聊天来予关心爱护，工作上要给予大力支持帮助。为人处事逐步地了解他们。与年轻人可以聊时尚、聊婚姻、聊要讲诚信，说话负责到底，办事有始有终，时间久了，社会热点焦点话题；与中年人可以聊聊家长里短；与就会养成一种言必行、行必果的优秀品德。老年人可以聊聊养生保健等等，这有助于拉近两者

２．要谦虚谨慎。要善于发现和学习别人的优势之间的距离，增进两者之间的感情，也有助于树立你和长处，弥补自己的劣势和不足。同朋友交流，要以在下属心目中的形象，促进工作的有效开展。除非特谦虚友好的态度对待每一个人。与同事相处，要谦虚殊情况，尽量不要占用下属八小时以外的时间，更不谨慎，切不可以“二首长”自居，居高临下发号施令，要在八小时之外再给他们安排工作任务，让他们多颐指气使，而应尽量以商量的口气。工作中，要善于一点私人时间和空间，少一点工作焦虑和压力。

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