浅谈加快高校档案管理信息化建设

摘要：随着信息化时代的推进，传统的高校档案管理方式已经无法满足市场的需求，这就需要对高校档案管理进行创新，运用与信息化技术，当前在这一方面具有很强的发展前景，但它仍处于初级阶段，尚未发展成熟，在高校档案管理方面存在许多问题，如何解决这些问题从而将发展壮大是摆在我们面前的课题。该文将主要探讨加快高校档案管理信息化建设。

关键词：信息化技术 高校档案管理 建设

随着信息化的实施，信息传递和交换在内部网间使用越来越多，各个部门之间进行信息传递和交换，例如高校档案管理部门可以将档案管理报表和的费用标准通过信息化互联网向内部进行共享，通过传递给各个业务部门，通过对高校档案管理实施信息化技术和技术的应用，使得高校档案管理效率更高，通过高校档案管理创新，可以有效地实施间的数据传递。

1 高校档案管理信息化的含义及特点

高校档案管理主要是指在信息化互联网的环境下，对档案管理核算、分析、控制及监督等工作进行现代化管理模式，通过运用信息化软件设备，及技术，实现人机结合的管理系统，这个系统主要由人、信息化软件、硬件组成。每一部分都起着非常重要的作用。高校档案管理使得档案管理业务与业务之间实现了完美的结合中，将的高校档

案管理的各个流程都有机的结合在一起，并进行协调统一管理，大大加强了传统高校档案管理方式的时间和空间的限制，对高校档案管理创新提供了有效的平台。信息化和技术的使用，使得高校档案管理在应用方面更加有效和实用性，与传统的高校档案管理对比具有以下特点：(1)高校档案管理和日常运营的协同化。(2)高校档案管理动态化。(3)高校档案管理集中化。通过信息化和技术的运用，无论是从管理层面还是技术层面，都是集中化管理，通过内部资源的整合，使得内部业务与业务之间的数据都是统一的，集中化的，由各个部门的档案管理信息传输到档案管理部门，实施集中化管理，使得档案管理信息配置更优化。

2 高校档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 档案管理预测、分析、控制及参与决策的能力欠缺 近几年来，我国市场比较活跃，包括合并，交易规模快速扩张。这些并购重组业务均涉及到高校档案管理的问题，按照目前相关税法规定，分为一般性档案管理处理规定和特殊性档案管理处理规定，不同的处理方式对各方缴纳的所得税影响自然不同。

2.2 集中采购有名无实，销售价格管理机制不灵活

例如对于销售而言，档案管理预测、分析，采购环节、销售环节以及职工队伍管理能力和档案管理关系等方面都需要对采购有极高的要求。购进的各类物品并不通过配送中心，而是快速送到各分公司，

新鲜易损商品更是由公司总部直接填制收货单和发货单，但商品的价款和会计核算仍由总部处理，内部核算制度不规范。

2.3 用工数量多，综合素质不高，管理能力欠佳

对于容易出现不合规的问题。这就要求合并必须具有一批通晓档案管理的管理人才。此外，在购并业务中保持与档案管理部门的良好沟通也是必不可少的，在业务处理中遇到不明白不清楚的问题，及时与档案管理部门沟通如何处理，可以将风险化解在事前。

2.4 档案管理关系不清、权责不明，费用控制缺乏弹性 超市总部与分公司之间，从准备，合并意向形成，分公司业务具体执行一直到合并后特定期限内，都需要关注相关的档案管理风险因素及其变化，并及时评估后果并根据情况作出相应调整。主观上使得一些管理措施难以推行和落实。供货中心的购货、配货、送货及退补货的核算与管理，总部和各加盟店的档案管理核算及利润分配。

3 加快高校档案管理信息化建设的对策 3.1 建立健全信息化环境下的全面预算管理体系

针对面临的档案管理预测、分析、控制及参与决策的能力欠缺这问题，我们可以从全面预算管理入手。全面预算管理要有效地发挥作用，主要依赖于组织体系的构建.构造一个有效的全面预算管理系统，应着重注意三个关键环节：制定预算目标、设计预算编制的流程和建

立预算管理的组织体制。税收优惠条件的承续范围最终是和是否满足特殊性税务处理的条件相联系，因此在选择确定合并方、合并价款支付方式等时，需要关注对未来纳税事务的影响程度，减少不必要的纳税负担。在信息化和技术环境下，发展信息化建设就需要将高校档案管理作为建设的重点，档案管理信息化程度改善，才会带动其他部门的信息化进程，实施全面的预算管理体系，就需要建立高校档案管理，使得业务之间、部门之间实现化管理，部门的档案管理信息能够适时地传输到高校档案管理部门，由档案管理部门核算

管理。

3.2 规范内部核算制度，建立责任会计体系

集中采购和销售机制存在的问题则需从多方面入手，其中规范内部核算制度，建立责任会计体系是必不可少的措施。购并业务是一项重大业务，需要整合的资源多，涉及的范围广，有时需要跨越多个年度，因此需要在合并的每个环节都要注意相关的档案管理处理要求和规定，并根据业务的变化和程序的变动不断更新、完善相关档案管理资料，防止意外操作或疏忽遗漏必要的环节而给带来档案管理风险或由此带来损失。从准备，合并意向形成，购并业务具体执行一直到合并后特定期限内，都需要关注相关的档案管理风险因素及其变化，并及时评估后果并根据情况作出相应

调整。

3.3 创新高校档案管理手段，重视高校档案管理

应自上而下形成重视高校档案管理的风尚，重视档案管理预算、营运资金管理、档案管理控制等工作，紧紧围绕目标，这样才能逐渐解决高校档案管理所面临的各方面的问题。被通常处在经营不佳、档案管理困难的情况下被其他合并，此时可能存在瞒税、漏税问题。而在特殊性档案管理处理方式下，被合并前的相关所得税事项是由来承继的，这意味着被纳税义务履行状况可能会给带来不良影响。如果被存在规模较大的未尽应尽税额，则后续存在较大的档案管理风险。

4 结语

21世纪是信息化时代，的发展需要信息化，而高校档案管理化是实现全面信息化不可缺少的部分。实施高校档案管理化，可以使得各部门之间的信息传输更加现实，如档案管理预测、分析，采购环节、销售环节以及职工队伍管理能力和档案管理关系等方面，通过信息化和化环境下，针对这些问题我们应借鉴国际经验，取长补短，逐一解决、各个击破，如建立化背景下全面预算管理体系、会计体系、信息化分析系统，加强高校档案管理部门人员的信息化和化水平，可以更加有效的进行高校档案管理创新。高校档案管理创新直接关系到的生存与发展，要发展，高校档案管理一定要创新。

参考文献 [1]

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