刍议新时期高校档案信息化建设问题

档案信息化管理是档案工作不断满足社会信息化发展的一种必然的趋势，有助于全面提升档案工作。档案信息化建设可以将档案信息资源合理配置、科学管理，以满足社会各方面对档案信息的需要。高校档案信息化是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程，是档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

1 高校档案信息化建设的主要内容 1.1 基础设施建设

档案信息化的建设是否成功的关键要看档案信息基础设施的建设，这是档案信息化整体水平的一个重要体现，只有做好了档案信息基础设施建设，才能不断的推进档案信息化建设的稳步、健康、高效的发展。档案信息基础建设主要包括以下几个方面的内容：数据库管理系统、计算机、服务器、交换机、路由器、存储器、操作系统、信息安全系统等网络系统及其档案数字化设备。对于档案信息化基础设施建设的整体规划则包括了以下几个方面的内容：档案信息化的整个硬件平台和网络，信息化建设的基础在网络，关键在软件。

1.2 档案资源建设 1.2.1 遵守规范标准

档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。实行统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化。对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，以国家《电子文件归档与管理规范》等相关规定为依据，实现网络环境下的电子文件的接收、归档、管理和利用。

1.2.2 档案数字化建设

档案信息数字化是指为了使纸质档案、音像档案等以传统载体形式承载的档案信息能够通过计算机进行管理的提供利用，而利用高速扫描技术、数据压缩技术等信息处理手段，将其进行转换处理，形成数字信息，并以数字代码方式存储。档案资源数字化是档案信息资源建设的一个重要方面，也是档案信息化建设迫切

性所在。目前，大量电子文件的产生推动了档案信息化建设，档案现代化管理，其重点应放在对电子文件的收集归档与管理上，既要努力收集到归档单位以前产生的、属于归档范围的电子文件，又要切实实现与办公自动化的有效接轨，及时接收各归档单位新产生的电子文件，为归档单位和利用者提供服务。实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化。

1.3 档案信息数据库建设

档案信息数据库是在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的档案信息数据的集合。这些数据包括档案题名、责任者、分类号、主题词、内容摘要等，还包括全文、图像、声音、影像等。从长远看，档案信息数据库建设的发展就是档案信息化建设的推进，其间涉及数字档案信息的形成、收集、归档、整理、鉴定，存储、保管、保护，检索、传递、利用、统计、销毁等全过程。加强数据库的建设主要做好以下三个方面的内容：第一，要加强文件目录数据库的建设；第二，要做好对重要档案的数字化建设，不断的建设出高质量、高水平的全文信息数据库；第三，要做好所有馆藏档案全部數字化。要明确数据库建设目的是为了检索、建立档案信息管理系统的需要。

1.4 服务体系建设

档案信息服务体系建设是档案信息化的服务方向。通过建立档案信息共享通道和服务平台，不断的拓展档案信息服务社会的渠道方式，不断的减少“信息孤岛”、不断的强化档案信息的资源共享机制，另外对于档案信息资源的开发及其利用要不断的更新，并且还要加快速度，不断的建立出高效、优质、快捷的一种新型的档案服务体系。另外，强化档案信息网络的建设，首先要实现档案工作的自动化，通过各个方面实行计算机的有效的管理、控制，可以通过计算机软件系统来实现计算机的有效的管理和控制，使用软件系统来收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等。建立以档案馆为中心，覆盖归档单位的档案管理系统。同时，加强档案网站建设。档案网站是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口，是新时期档案利用者实现档案信息快捷利用的有效渠道。

1.5 安全体系建设

对于档案信息安全体系建设在档案工作中，是一项重要的内容，决定了档案事业中各项工作是否能顺利的进行。因此，对于档案信息安全不能忽视，视其与

档案实体安全一样重要，并且要采取相应的措施来保证档案信息的安全，保证数字档案及其电子文件的内容的真实性、长久性和有效性。具有通过以下两个措施来确保档案信息安全：一是采取切实有效的技术手段和管理措施，确保档案信息存储安全；二是内部局域网要与外网实行物理隔离，设置访问权限，确保档案信息利用安全。

2 高校档案信息化建设实施的重要条件 2.1 经费保障

将档案信息化建设作为档案管理重要任务，进行专项落实。学校相关部门齐抓共管，共同推进。要积极争取学校财务预算，确定一定的比例投入档案信息化建设，确保此项工作健康、稳定、持续的发展。充分认识到档案馆信息化建设的重要性和紧迫性，加大经费投入，以保障信息化建设顺利进行。

2.2 人才配备

钱学森说过：“现代图书馆、档案馆、情报单位的工作人员应该是信息专家或信息工程师，是信息系统的建设者，也是信息使用者的向导和顾问。”档案信息化建设而言，对于人才也提出了更高的要求，要不断的选拔和培养出不仅具备精通的档案管理能力，同时，还要求要熟悉掌握关于本单位的相关业务的流程；不仅要求熟悉掌握基本的计算机的管理知识，同时，还要能够准确的提供软件开发的需求，另外信息化建设的复合型人才还要具有能与计算机专业人员能熟练沟通的能力，同时还具备丰富的实践经验，以及较强的事业心和责任感的档案管理人才。

在高校档案信息化建设中的人才队伍建设的过程中，我们必须不断的优化结构，以便于日后能为档案工作提供强有力的人才保障，并始终做到以人为本，把提高人才队伍素质作为首要任务去完成。

3 结语

综上所述，档案信息化建设具有长期、全面和具体的特点，而在当下，我国高校在档案信息化建设方面普遍面临着困难和挑战，任重而道远。作为新时期的档案工作者，必须与时俱进，迎接挑战，积极探索新思路新方法，开创档案工作新局面，更好地适应社会和时代发展的需要，更好地服务于社会。

参考文献

[1] 马海涛.高校档案管理信息化建设探析[J].山东教育学院学报，2008（4）：119-121.

[2] 孟世恩，王颖，何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学通讯，2004（5）：29-32.