林业科技档案的管理及开发应用分析

作者：王蕊

来源：《科技资讯》 2013年第35期

王蕊

(吉林省林业勘察设计研究院 吉林长春 130021)

摘 要:林业科学技术档案内记录了科研工作或林业工程的发展及过往，为今后的研究及发展积累了重要的信息资源。林业相关工作的投入与产出和林业科技档案管理的好坏密切相关，现在，我国不再实行过去的计划经济体制，而是转为社会主义市场经济体制，我国的经济增长方式也由过去的粗放型方式转换为集约型的经济发展方式，因此，为了提高社会效益和经济效益，跟紧经济发展的步伐，更好地为科研、生产和建设服务，就必须建立健全林业科技档案管理体系，档案管理工作也必须要做出适当的调整。要改变以往的管理模式，使档案工作不局限于对档案的保管工作上，为我国林业发展提供更多动态有效的信息，使档案信息得到更好的利用，并且朝着管理型发展，进而使我国林业得到更好的发展。这便要求林业档案管理人员管理时，在不舍弃过去的传统管理方式的同时，改变以往的管理手段，加强档案管理工作的改革力度，同时也必须对档案资料进行必要的收集、整理、编目、保管、统计和鉴定。

关键词:林业 档案收集 整理 保管

中图分类号:G375.3 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2013)12(b)-0237-02

林业规划设计单位完成的作业设计、规划、调查报告、实施方案、检查验收报告、评估报告，林业推广及科研单位完成的科技推广鉴定资料、技术规程及标准、验收资料、报奖申请书、成果登记证书、项目申报书、可研报告、实施方案均属于林业科技档案范畴。科技档案是指在基本建设、自然科学研究、生产技术推广等活动中形成的应当归档保存文字材料、图纸、照片、图表、电子介质、录音带、计算材料以及影像等科技文件材料。

林业生态工程档案、技术推广类档案、林业生产技术档案、仪器设备类档案、规划设计、专题调研类档案、科研类档案以及其他科技档案材料均属于林业科技档案的内容。

林业档案收集工作建立在林业科技档案工作的起点和基础之上，只有全面而大量的收集工作，才能进一步的对档案进行整理和利用，不至于使科技文件材料及林业档案处于分散状态。准确量定档案的收集范围:(1)不同性质的材料均要收集。(2)不同载体的材料均要收集。收集工作必须做好“三个结合”:(1)随时收集和集中收集相结合。(2)接收归档和现场收集相结合。(3)收集工作同计划管理相结合。

1 林业科技档案管理的任务

我国一直采取集中统一管理的原则来管理林业科技档案的相关任务，负责收集、鉴定、整理、保管所有数据，并且需要进一步统一本单位科技档案。以便利用其进行下一步工作。并检察、指导、监督各课题组和业务室立卷工作。

2 现代林业科研档案管理形式和变化

2.1 管理形式

专业性:林业科技活动涉及地理、农林、水利、建筑等多个专业多个领域的内容，除此之外还包括营造林工程、森林经营、森林公园规划建设工程、种苗培育等各类项目的规划施工材料、调查材料、评估材料等。

阶段性:林业科技项目包括许多的阶段，而每一个阶段都需要完成特定的工作成果，在此之中也体现出了对科技文件材料的时效性特征，包括在立项、审批、调查研究、规划设计、工程施工、竣工验收以及后期管理的所有阶段之中。

系统性:科研活动或林业工程在项目开始到项目结束之前的各个阶段，都会源源不断的出现各种新成果，从而形成一系列系统的有机联系的整体，其中包括规划设计图、分析评估材料和调查表。

档案管理人员需要按项目将归档后的科技档案材料分别归类，档案存放于专用的柜架，根据专业进行分类整理、编号、编目、立卡、进库等过程，而后将其入柜保管，为了便于查找，需要将柜内档案整齐排序，做到底图平放，盒装材料竖放，柜架排列科学合理，同时，应定期对部档案进行注销、修补、复制，整理核对库藏档案，检查库房安全。

2.2 变化

科技档案工作者要变被动为主动，主动上门为客户提供有针对性的对口服务，转变传统的服务意识，协助一线工作者有针对性的借鉴、参考和利用档案信息资源，从后台走向前台，主动调查用户的潜在和现实的需求，同时，为了最大限度地满足一线工作者需求，我们必须对档案信息资源进行深层次的加工，提高信息资源利用率，增加开拓创新意识。

各单位必须认识到信息化建设的重要组成部分便是科技档案信息化建设，与此同时，做好电子文件的归档，参照纸质文件归档范围确定信息系统生成的图像、文本、图形等电子文件归档范围，进行统筹规划，使单位信息化建设与档案信息化建设同步协调发展。在使非电子档案转变为数字化的过程中，要根据本单位档案利用和保管的实际需要逐步完成，但仍不得销毁纸质档案。

每年总结、检查、保存、整理年终报告时都必须严格结合年终档案情况。学术活动产生的文件材料及综合类的文件材料需要每年进行一次归档，上半年的立卷归档任务需要在每年的第二季度完成。不论当年正在进行还是已进行多年的研究课题，必须分类编号，逐年整理、汇总各种技术文件材料及原始记录，由课题组指定的人员进行存档保留。整理好的已完成的研究课题，在技术鉴定通过后的3个月内，必须将案卷向档案室移交，移交后再行申报，逾期不交的，不予上报。工程办完验收交接手续后基建档案便可归档。仪器设备的检修记录、使用情况登记表需要每年归档一次，而安装图、说明书等材料在开箱验收后必须即刻归档，本单位所译、编出版的书刊在出版后也需要立即整理立卷归档。

3 加大林业科技档案资源的开发利用

成果资料的归档管理要由指定的业务娴熟、工作责任心强的人专门负责。业务娴熟，可以对不同类别的科技成果资料进行合理的界定科学的分类和准确的定位。责任心强，可以在档案管理过程中迅速有效的集成相关联的资料，可以保证成果资料管理的高度保密并保证其有序性、完整性和归档资料的连续性，同时，为下一步综合配套研究做好初步的基础。

林业科技档案管理工作不仅可以促进商品类科技成果的市场转让，鼓励和支持生产当中使用先进的技术手段，除此之外，还可以积极推动公益类科技成果向现实生产力的转化，为其创造条件，但这一切都要严格注重科技成果的保密和知识产权保护，而在配置核心技术和研发技术路线等具体过程中，及时不申请知识产权保护，也可以受到法律的保护，仍属于科技保密的

范畴。相关法规规定:国家财政投入资金研发的科研项目，其研究成果属法人所有，在一定行政程序到位的前提下，可以实现科技成果在林业生产中的广泛应用。

现代化的设备可以极大地开发林业科技档案资源，如配备数码相机、扫描仪、复印机等设备。利用计算机在各类文件、案卷中寻求同类信息的组合，集中各类信息，根据利用者需求，随时自由组合各类信息，开发信息资源，同时将档案室内的档案资料通过扫描、摘编、著录、标引等方法来归类统计。

林业科技档案管理上应实行建档、设计和科研工作的同步管理，即验收、鉴定档案材料与验收、鉴定成果同步，检查文件材料与检查计划进度形成情况同步，提出文件材料的归档与下达计划任务要求同步。同时制定合理的保管期限和保密制度，如外业质量检查报告、部分初步设计、蓝图工程回访报告等保管期限短，主管部门评估报告书、论证材料、规划设计图、审批文件等保管期限长，普通材料保密等级低，关键技术性材料保密等级高。

4 结语

我们必须足够重视科技档案的管理工作，因为在林业发展过程中科技档案的管理工作起着十分重要的作用，就此，我们必须合理的利用各种档案，并通过采取一系列的措施来改善其不足，以此加强林业科技档案的管理力度，保证林业发展的可持续性及有效性，为其发展提供更多的有效信息。以上我们详细的介绍了林业科技档案管理的任务、现代林业科研档案管理形式和变化以及加大林业科技档案资源开发利用的方法，同时，我们还可以通过合理的利用各种先进科技来完善档案管理机制、提高对档案管理的认识等等。为使我国林业科技档案工作的发展更好的满足我国林业发展的需要，从而促进我国林业的全面发展，我们必须全面建设并改善林业科技档案的管理方式及方法。

参考文献

[1] 薛涛.林业科技档案的管理和开发利用[J].中国科技信息，2007(11):182.