接待流程及标准

XXXX公司客户接待流程及标准

一、目的

为树立XXXX公司良好形象，扩大XXXX公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。 二、适用范围

本标准适用于XXXX公司各种商务接待。 三、职责

XXXX公司行政办公室为接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障服务；各部门在接到重要来访预约后，应及时报告总经理及行政办公室，并协助拟定接待计划，须集团领导出面的重要接待应提前2天告知行政办公室。 四、流程

1、接待部门在接到来访预约时，及时了解来宾的具体情况，包括来宾职务、来宾的宗信仰、来访的具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等，填写《接待安排（审批）表》（附后），排出日程安排表，酌情安排接待标准，报事业部总裁审批。

2、根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、后勤保障人员，落实会晤时间及场所。

3、根据来宾情况，确定接待标准，提前按接待标准预约好来宾的下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料、水果、香烟等。按标准预定好来宾的就餐酒店（来宾原则上安排在厂内用餐），酌情安排酒水、香烟、用餐标准。并按接待等级不同准备好附送的礼品（视情而定）。

4、根据来宾行程，安排的来宾的参观、考察、旅游、娱乐等项目行程路线。

接待安排审批表 年 月 日 来访单位 来访目的 来访人员 （职务） 接待单位 注意事项 序日期 时间 号 抵达 日 抵达时间 称 其他行程安排 …… …… 计划安排入驻酒店名 障 …… 行程 人员 人员 接送、保 主接待人 费用预算 会晤 陪同 总经理审批意见 5、如遇会议，行政办公室须提前布置会场，如花卉、水果、茶

点、音响设备、投影设备、领导席签、横幅等，并制作欢迎牌、指示牌、礼仪人员，安排摄影摄像等。

6、根据来宾情况安排接待车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从主接待人员或行政办公室的协调安排，统一调度。 五、接待标准 A.一级接待标准：

来访人员级别：省内、外市级以上领导、金融机构行长以上等； 陪同人员：集团领导、董事长、总经理及相关部门领导等； 会晤陪同人员：集团领导、董事长、总经理及相关部门领导等； 下榻酒店标准：五星、四星酒店； 接待项目：

1、XXXX有限公司厂区内参观（全程讲解员陪同）；

2、XXXX有限公司会议室，汇报酒业公司发展状况及未来规划，并听取领导的指示；

3、旅游景点：三清山、婺源等地（外省人员，可根据其要求及行程来确定，一般情况下不安排旅游）； B.二级接待标准：

来访人员级别：省外处、局级以上领导，省内县级以上领导等； 陪同人员：总裁助理、总经理、副总经理等；

会晤陪同人员：总经理、副总经理及相关部门负责人等（根据来访目的确定）；

下榻酒店标准：四星酒店；

接待项目：

XXXX有限公司厂区内参观（全程讲解员陪同）； C.三级接待标准：

来访人员级别：日常来访人员、经销商等 接机陪同人员：部门经理、外联接待等

会晤陪同人员：副总、部门经理等（根据来访目的确定） 下榻酒店标准： 接待项目：

（一般不安排接待项目，如有需求可安排厂区内参观并安排相关人员及讲解员陪同） 六：参观接待流程

七：会议接待流程

为使公司日常工作有一个规范化的管理模式，进一步提高工作质量和效率，为各部门提供正确指导，现将公司会议接待工作特制订以下流程。

（一）、会前准备阶段

1. 接到上级会议接待通知后，承办方应先与主办方的会议策划人取得联系，了解与会人员的相关资料，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。

2. 确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时选择会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。

3. 草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。

4.合理安排相关会务工作人员，相关事宜有：①由公司企业专员负责制作电子欢迎牌和指引牌，标准语句参照“热烈欢迎XXX莅临指导”，力求简洁明了。②安排一位工作人员专门拍摄会场情况，以备将来宣传和纪念之用。③安排负责会场茶水等有关工作人员。

5. 管理部应在会议召开提前，以邮件形式通知员工，按要求着装，并保持良好的办公环境，树立良好的公司外部形象。

6. 重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等设备是否能正常使用

7. 会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。

8.参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明公司名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。纸张裁剪规格为8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。 二、会议落实阶段

1. 检查各项准备工作的落实情况。

2.发送会议通知。通知内容应涵盖日期、时间、具体会址和联络方式。可采用电话通知、电子邮件通知或通过公司信息平台发送短信通知等几种形式，并确保能够按时、准确地传达到全体与会人员。

3.确定电子欢迎牌的播放及指引牌的摆放位置，并安排会务工作人员迎接与会者入场。

4.会场布置具体如下：

⑴会场应庄重、整洁、舒适，合理调节温度，并检测灯光可视度。场内不可堆放杂物，并应摆放适量的花卉陈设。

⑵会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。

⑶每个座位的桌面上应配备公司公用信纸三张，铅笔一支，会议流程一份（红底纸张打印）、小支装矿泉水一支及名牌架一个。将洗净的水果放置在果盆与纸巾盒摆放妥当，并需准备茶水待客，并在会议期间，服务人员每隔10-15分钟必须对会场进行巡视，及时给与会者添加茶水或其它服务。

⑷会场应设有来宾签到处，签到处最好设在入口通道较明显的地方。如与会者涉及公司外部人员，可视具体需求摆设“请赐名片”名牌于签到处。

⑸检查会议所需物品及设备的准备工作是否妥当。

5.需与拍摄会场的工作人员，确定所有与会人员合影的最佳位置。

6.安排车辆的停放位置，并提前准备适量的停车票以供与会人员使用。

三、会议实施阶段

1.保持会场秩序，排除各种干扰，禁止无关人员随意入场； 2.提出会议要求，保持会场安静；

3.在与会期间做好茶水及各项后勤服务工作。 四、会议结束阶段

1.如公司外部与会人员有参观公司环境的意愿，在不影响公司正常运营的情况下，领导应做好指引和陪同工作。

2.配合拍摄人员工作，并组织与会人员在指定地点进行合影留念。

3.组织会场的后期整理和清洁工作。

4.如会议结束后有安排宴会，应提前与饭店工作人员确定到场时间，并通知与会人员及做好陪同和接待工作。

八：餐饮接待流程

1、预订酒店。

根据接待时间和出席人数确定恰当的用餐酒店，提前预订席位。注意客人的人数、身份、用餐习惯，本次接待的规格，以及我方出席的人数，预订时要和酒店确认用餐时间、用餐人数、房间大小、房间细节

（如：有没有沙发会客区，有没有独立卫生间等）、收费情况（如

有无包间费、有无折扣等）。老板用餐一定要有窗户和卫生间的包间，并比告知你的人数多2位预定。

2、提前准备。

提前通知我方参加人员（包括参与接待的公司领导、其它公司人员、驾驶员等）接待时间和地点，并发送短信，短信无回复立即电话告知再次确认。提前准备好接待可能用到的酒水（根据接待场合和客人习惯准备合适的白酒或红酒）、需要的礼品、公司资料等。

3、点菜。

用餐前提前到酒店检查预订的房间状况，确定菜品、酒水饮料（如有自带酒水要先和酒店说好是否收费）。点菜时要考虑出席人数、接待档次、客人和领导的口味（如：是否吃辣，有无忌口等）。一般十人左右用餐可点四个凉菜、一个汤、十个左右热菜和主食点心；五人左右可点两个凉菜、一个汤、五个左右热菜和主食点心。要注意荤素搭配（有荤有素）、菜品搭配（有肉类、禽类、海鲜）、口味搭配（有辣有清淡）。客人的饮食禁忌需要注意。要确定在客人到达前餐台已摆好，凉菜先上桌，茶水和酒水已准备好。

4、用餐。

（接待人员一般提前30分钟抵达接待的地点开展准备工作，先把茶水和水果点好，凉菜上好。）

客人到达时出门迎接，引领就座，安排茶水。如需要会谈可先在休息区喝茶，如不需要会谈且凉菜已上桌可请客人入席。入席时注意宾主座次，主人位在面向门口的正中间，主宾安排在主人位两边，宾

客旁边要有我方人员陪坐，一般接待人员坐在主人对面的下首。就座后安排倒酒水饮料，一切就绪可提醒领导祝酒开席。用餐过程中要注意把握时间，确保有序地上菜，要随时注意领导和客人的需求（如：是否需要加菜、加纸巾等），要随时保持用餐餐具的清洁（如：及时换餐盘、烟缸等），以及确保酒水饮料的充足供应。在菜品将要上完时提前结账。结账不能惊动客人，应主动到收银台结账。要注意核对菜品和金额，确定折扣，并索要发票和账单。

5、送客。

在用餐结束前要提前通知驾驶员在指定地点待命。如果用餐结束后还有其它活动安排，要注意把握时间，及时提醒领导。客人离席时要检查所有人员的随身衣物、手机等是否已带齐，并带好没有用完的酒水等。如有礼品要送到客人乘坐的车上。将客人送到车上，告知司机目的地，与客人告别。