浅谈公文的写作方法与研究

作者：合思琦 戴芳 郭映秋 汤洋

来源：《办公室业务（下半月）》 2020年第4期

文/中国医学科学院医学生物学研究所 合思琦 戴芳 郭映秋 汤洋

【摘要】随着社会的发展，公文写作高频率地运用到我们日常生活当中，公文写作大多采取直接叙述的方法，撷取精华、高度浓缩、开门见山。公文存在于我们生活和工作的方方面面，我们在谨慎使用公文的同时，合理、恰当使用公文是我们最应该学会的，能保证工作高效运行。

【关键词】公文；写作；严谨；高效

公文是各级政府部门间沟通交流使用的一种沟通方式，大中型企业平日工作中要使用公文。公文和我们平时发的短信、电子邮件不同，它的定义在于正式性，如果是代表政府部门、企业发出的公文，具有一定的权威和法律效应，如果是上下级之间的公文来往，那么它代表了命令和执行的语气。由此可见，公文存在于我们生活和工作的方方面面，我们在谨慎使用公文的同时，将公文恰当合理使用才是我们最应该学会的，能保证工作高效运行。

公文在规范文体方面起到了重要作用，我们看到的章程、条例、规定，都是采用公文写作，因为这样显得很正规。公文还有一定的领导作用，党政机关下发文件也是采用公文统一印制，对下级部门和普通民众在思想上有威慑力。公文还可以进行宣传和教育，因为在传达和贯彻党和国家的方针政策的同时会辅以必要的说明，这样一目了然的说明起到了宣传教育的作用或效果。公文可以化繁为简，我们平日开展的工作可能很多，但是向上级和领导汇报的时候需要以公文的方式呈现出来，领导能通过公文来了解一个地区的经济情况，公司上层能通过公文了解整个公司的具体运作，帮助领导们快速作出决策，下达任务。掌握公文写作的技巧，可以帮助我们更快地处理问题，更高效地与外界沟通，更好地传达和执行命令。

一、如何写好公文

（一）多练习写作，养成扎实的文字功底。一手好的文章并不是一蹴而就的，只有将头脑中的理论转化为手中的文字，才能说多年在头脑中的文字积累有所收获。当然了，写作练习不能一味地埋头苦写，还要多读书，读书不仅是陶冶性情的一种做法，也是帮助我们下笔如有神的一个铺垫，许多优美的语言，精妙的短句，都不是在我们头脑中天生形成的，而是从书里潜移默化的。所以我们不仅要多读，更要重苦练，任何好文章都离不了苦练，公文等文稿的写作才能、技巧，也是从刻苦实践中锻炼出来的。公文类的写作方法多种多样，在写作时要注意抓住核心信息、关键信息，找出重点和核心内容，加以提炼和报道。对于不熟悉公文写作的人，不妨先从小型的文章练起，比如通知、函、申请等一系列公文的种类要先掌握。有了公文形式的累积，才能为我们日后写长篇大论的公文打下基础。建议大家先从会议纪要等相对来说内容单一、结构简单、篇幅短小的文体学起，逐步向工作意见、工作规划、工作汇报、工作总结等相对复杂的文体拓展。单一型的文体可以更快地锻炼我们的思路，整篇文章开门见山，我们能够立马知道自己写的是什么，为什么要这样写，再向较复杂的文体扩展时，我们可以从原有的开门见山中展开来，开头可以引用一些指导性意见或者某位领导的讲话，这样可以使整篇文章看起来更加气势恢宏一些。当然了，也可以先从自己熟悉的领域写起，逐步再向其他领域拓展，如果对简报顺手的话也可以多写写简报这类的文体，没有公文那么深奥。这样可以发挥自己知识和业务方面的优势，增强写作信心。

（二）博于选材。撰写公文对作者有比较严谨的要求，因为需要知道和了解的东西太多了，不然写出来的东西没有生气，文章内容会很空洞。因此，在写文章之前，要收集大量和这篇公

文有关的信息，要对这些信息直接做出甄别，哪些对所写的公文有用，哪些对自己的公文帮助不大。然后在材料中提取关键的信息，就可以将相关数据应用在文中了。不过，此时收集的材料并不是此时有用，说不定在今后也会发挥至关重要的作用，因此每一次的材料收集都是一次积累，可以将其保留，今后再用。并且，我们也可以在材料之间，学习他人写作的方法，借鉴于自己的文中，对重要的、好的文章要进行认真思考和分析，它好在什么地方？怎样立意？怎样布局谋篇？怎样开头和结尾？有哪些不足？从书籍中获取信息，积累各种资料。平时在读书或者浏览网络文章时，把自己在书中读的好语句记录下来，抄在本子上，或者看完书后有什么感想，也可以记录下来，这也是一种文艺细胞的积累。还可以把自己在日常工作和他人聊天时的一些好想法，他人的好语言记下来，如此长久坚持下去，对写作大有好处。

（三）多修改，多思考。公文写作肯定离不了多练习，但每次公文成型的时候，都一定要记得反复修改多次，不管是语句的通顺还是措辞的准确，多修改自己的文章也是提高写作能力的一个重要环节。修改公文可以从细节处入手，小到一个标点符号，大到一整段句子，因为公文是对外呈现的十分正式的东西，所以多修改，也就证明了这份公文的严肃性。

（四）善于比较。公文写作不是简单的事，上级给你来了一篇公文，你要怎样去回应，这是一件考验灵敏度的事情，所以我们要学会准确使用公文文种。“请示”和“函”都有请求批准的功能，请示是向上级呈报的，函则可以向同级机关发文。还可以根据公文的具体事由来确定适用文种，在报告与请示两种公文上，我们要明白的一点就是，报告是事情已经发生了再进行报告，而请示则是将这份文件向上级呈报上去，得到上级的许可之后才能做的。公文通过日常的锻炼和累积，很容易有大提高，只要我们掌握了这些方法，相信各位的公文写作能力会突飞猛进，但是，百密仍有一疏，即使我们掌握再精炼的公文写作能力，也会有犯错的时候。

二、我们常犯的错误

（一）公文定位没条理性。在写公文前，对事件的背景、时间、经过不清楚，所以写出来的公文容易跑题，越写到后面，离主题越远，这样整篇公文的创作心血就会白费了。

（二）框架没有搭建好。公文应该是层层布局，第一点、第二点……以此往下细分，如果起初的框架就没有搭建好的话，那么整篇文章在写的过程中就没有逻辑性。越写越混乱。总体布局不合理，本该平衡的文章框架比例失调。有的虽然整体框架可以，但每一部分存在同样的问题。

（三）内容烦琐。同一个内容、同一个道理，在一篇文章里反复提及，不能化繁为简。这就需要多做文章修剪工作，同时要注意一点，文章并不是越长越好，把一件事情说清楚才是最重要的。

（四）交叉重复。在一篇文章里，有人为了证明这个观点正确，往往会举几个例子来证明，但是这几个例子都是证明一个观点的。这样看起来文章特别冗杂，一个论点往往举一个例子就行了，不需要多处提及，那样反而显得混乱。

三、结语

公文是我们生活中经常使用的文体，大到一个国家的外交，小到人与人之间的交流，它是一种正规性、必要性的体现，存在于我们生活的方方面面，政府部门离不开公文，各个企业也不能缺乏公文写作，所以，重视公文，明白它的重要性，以优美的笔调，续写严谨的文风。

【参考文献】

[1]李展.公文类消息的写作方法与技巧[J].新闻写作,2018.

[2]华婷.论公文主旨的科学划分及表达[J].应用写作,2019.

[3]韩大伟.浅谈公文主旨的确立与表达[J].应用写作,2004.