展会活动流程

展会活动流程时期活动前期序号工作内容工作细节时间结点协助部门a 主题、创意、卖点、形式（确定大展、小展或专场）维护组、相关开拓组1策划 b 预计商家数量、类型、活动内容、展会流程制定展前2-3个月维护组、相关开拓组c 拟定展会时间、地点维护组、相关开拓组a 实际了解场地条件（交通、面积、硬件、是否为会员所熟悉、是否能够提供车辆接送）场地方2场地b 场地费用预算 （场地租赁费、搭建管理费、保险费、场地保证金、水电费等）展前2个月场地方c 场地合同（ 与场地方确认租借时间、使用物品和费用总额，出具场地租借合同，并签约支付场地租借费用）场地方d 主管部门备案：治安消防工商备案材料填写交至场地方展前一个月场地方a 确定搭建内容（场地布置图、线路图、广告设计、制作、广告位等）维护组、相关开拓组3搭建b 确定场地搭建费用预算展前2个月维护组、相关开拓组c 确定场地搭建合同（明确搭建方搭建要求与提供物品）维护组、相关开拓组d 展会资料提供给搭建方（例如：设计图样稿）维护组、相关开拓组a 确定参展商参展费用（将活动信息告知论坛部、运营部、技术部等协助部门，设定参展商类别及参展商数量，确定光地、标展数量及参展费用（含管理费、电费等维护组、相关开拓组现场需要支出的费用））展前2个月4招商b 招商函印制，提供给采购维护组、相关开拓组c 采购招商（跟进招商进度，适时调整方案）维护组、相关开拓组d 制《收支营收表》确定收支营收情况e 确定赞助商，签署赞助商合同 1礼品赞助商确定 2奖品赞助商确定 3其他赞助确定（现场跟拍、场地布置）展前1个月维护组、相关开拓组a 预算统计（制作《活动预算与预计营收表》，预算中还应包括媒体推广费用、会员或新人的礼品奖品费用、会员活动的道具费用、邀请函制作邮寄费用等。维护组、相关开拓组b 合同上报审批 （将“活动预算”、“场地租借合同”和“搭建合同”送金总、市展前2个月部门经理、金总、市场部、行5审批报备场部、行政部等相关部门审批）政部c 经费申请（填写付款申请，频道经理签字交财务部雪绒及李轶峰；活动前一周需要填写费用预支单，预支部分费用用于现场特殊状况的支出，中小型活动约为展前2周部门经理、财务部雪绒及李轶3000~5000元，大型活动约为8000~10000元）峰a 报名页面（页面设计、活动信息、跟进报名人数）展前1个月维护组设计人员、 技术部6信息发布b 论坛帖发布（活动详细信息、流程、奖品、商家名单、促销信息、停车情况）展前1个月论坛部a 报名页面设计展前1个月维护组设计人员7设计宣传b 邀请函设计（设计制作会员邀请函）展前3周维护组设计人员c 场地宣传物品设计（查看场地确定宣传物品名录、设计宣传品）展前3周维护组设计人员a 公司内部信息传达（搭建相关信息、具体人员安排）8传达信息b 商家信息传达（采购直接传达信息或召开展前准备会议）c 会员短信息通知（邮寄邀请函、短信息通知）a 物品准备：奖品、办公用品、文件（展会流程、人员安排表、订单统计表、商家名录、报名表、物品清单、通讯录等等）9准备环节b 人员准备：自愿报名人员统计、制作《人员工作安排表》c 召开工作准备会：工作安排告知、细节要求、着装要求；休息日需提前告知技术部申请加班，填写正式的加班申请整理物品运输至场地 相关人员跟车（根据物品清单及奖品清单）a 负责与场地方沟通、协调（确定搭建时间、确保场地提供物品到位、确保货运电梯空调等硬件设施正常使用、建立友好合作关系）搭建当天2现场协调b 负责与搭建方沟通、协调（监督搭建工程按时完成、协调布展中所出现的问题）c 负责与商家沟通、协调（监督按合同规定要求正常布展，及时解决商家违规操作）d 费用收取：采购向商家收取管理费用与额外电费3物品管理a 物品保管：负责奖品与其它公司物品保管b 物品摆放：整理现场所有物品并进行正确位置摆放a 总体控制：随时解决突发状况、监督现场秩序，协调现场b 商家协调：负责商家各项事宜、违规行为并调解、跟进当天活动效果、估算商家人流量、订单量、成交比、商家利润等数据a 会员签到：负责指引会员签到，填写抽奖联并放入抽奖箱，为会员粘贴贴纸b 资料发放：赞助商宣传单及相关资料装入拎袋统一发放奖品管理：负责奖品保管、数量统计奖品发放：根据订单发放相应奖品，做好信息登记及抽奖工作a 人流计数：工作人员入口处计数b 场外引导：例如地铁口、场馆入口处安排工作人员举牌指引设置咨询点、负责会员咨询、报名工作会场内各点安排工作人员负责蜜蜂控制工作，维持秩序确保赞助商到场，完成赞助任务（婚庆布置、摄影摄像）负责安排工作人员午餐、饮水a 播音报道：负责欢迎词、通知、奖品提示、感染气氛b 主持活动：讲座主持、抽奖主持负责现场工作观察、拍照，发现问题与亮点展前1周展前1周展前1周展前1周展前1周展前1-2天当天清晨维护2组、全体开拓组相关采购维护2组、喜宴组技术部维护组维护组维护组活动工作人员活动工作人员1准备物品运输搭建全天活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员开拓组相关采购活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员1现场协调2345活动当天678910签到奖品发放会员引导现场咨询处秩序控制赞助商协调后勤保障现场播报观察员活动当天活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员111212活动后期34567活动结束清场*订单跟踪订单信息统计资料收集总结分析报告制作后期宣传安排领奖事宜业绩汇总资料归档a 公司物品清点：负责将公司物品运回公司（根据物品清单整理，重点保管订单）b 商家清场：跟进商家撤展采购紧盯相应商家，防止飞单产生，及时通知订单会员领取奖品（喜宴组特别注意）整理统计全场所有定单整理会员信息（将签到信息、订单信息、报名信息交至客服部）音频、视频收集，意见汇总内部总结报告：用于内部归档及总结讨论对外宣传报告：用于采购对外开拓与宣传将活动资料、照片提供论坛部，进行活动贴后期宣传与讨论做好会员领奖工作订单返利统计， 根据当日工作情况公布奖惩分数，算入当月绩效评分将本次活动全部文字资料进行整理归档展后一周内活动工作人员开拓组相关采购活动工作人员维护组客服部赞助商、相关负责采购维护组维护组论坛部维护组维护组、支持部维护组