办公设备管理制度

办公设备日常管理制度

第一章 总 则

第一条 为了更有效地管理和使用公司的计算机、传真机等办公设备，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。

第二条 本制度中所指办公设备主要指电脑、电话、传真机、复印机、网络设备等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。

第三条 行政部主要负责办公设备的采购申请受理、采购、入库验收、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜。

设备使用部门主要负责办公设备的申购、领用、使用、保管、维修保养、报修等事宜。

设备使用人对设备的正常使用、日常保养负主要责任。

第二章 办公设备日常管理

第四条 办公设备购买

1、由使用人提出申请，填写“办公设备请购单”，经部门主管审核确认汇总后提交行政部。行政部根据具体情况进行审核，填写意见（包括预计费用），统一列入预算。在行政部部长审核权限之内的，由部长确认签字直接安排采购（若有库存货，则直接按领用程序领用）；在行政部部长审核权限之外的，报总经理审批后，由行政部安排采购（若有库存货，则直接按领用程序领用）。 2、对于临时增购的办公设备需经总经理审批同意。 第五条 办公设备入库、验收

采购回来的办公设备须办理入库、验收手续，行政部负责设备质量的验收，验收合格后，保管员根据实际入库数量填写“办公设备入库单”入库。

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第六条 办公设备领用与配置

办公设备专用于员工办公使用，不得挪于非工作之外其它用途。员工领用、配置标准依照《岗位说明书》中办公设备配置要求，填写“办公用品领用单”，本部门主管签字后，交行政部负责领用。 第七条 办公设备使用与维护

1、使用设备前详细阅读操作手册，严格按照操作规范使用，各部门负责人负责监督检查。

2、公司各类设备的保养和维修，由各职能部门参照规范，自行组织实施。 3、公司按照“谁使用，谁管理”的原则，对办公设备进行日常管理，在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备损坏、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。

4、行政部对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修、更换零件等进行登记备案。

5、行政部负责对所有办公设备进行分类编号，并建立办公设备管理台帐，每半年盘点清查一次，做到帐物相符。

6、行政部人员负责对办公设备的使用进行不定期的检查，并且有权对违规使用办公设备的人员提请处罚。 第八条 办公设备维修管理

1、设备发生故障无法自行修理的，设备使用人提出维修申请，经部门负责人签字后，交行政部审批。

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2、在保修期内的设备，行政部联系维修商来完成任务，保修期外的设备，按照最经济可行的保修方案进行维修，包括委托维修商来完成任务，由部门主管按照维修的真实情况，填写设备维修单中的“维修记录”。

3、建立维修档案。行政部对所有设备的维修建立完整的维修记录档案（包括设备编号、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等）。并且定期统计、汇总情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服措施，通知使用部门加以防范。

第九条 办公设备的报废认定与处理

1、计算机、打印机、复印机、传真机等办公用品，由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的，设备使用部门须提出报废申请，交行政部进行审核，按审批权限报主管领导批准后，将报废申请及待报废办公设备交公司财务部处置。 2、 对决定报废的办公设备，财务部应做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他相关事项。

第三章 办公设备分类管理

第十条 电脑的使用管理 1、专人收管

（1）每台电脑指定专人上机，负责日常操作，非操作人员不得随意使用。 （2）电脑使用人员设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。 2、电脑的操作规定

（1）严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。 （2）不得使用未经病毒检查的U盘，防止病毒入侵。 （3）严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。

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3、病毒防护

（1）对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得从网络复制软件或文档。

（2）任何电脑不得安装游戏软件。软件使用前要确保无病毒。 （3）任何人未经他人同意，不得使用他人电脑。 4、硬件保护

（1）未经领导批准，任何人不得拆卸所使用的电脑设备。 （2）硬件维护后，必须将所有设备复原。

（3）各部门负责人必须认真落实本部门的电脑以及配套设备的使用和保养责任。 5、电脑的保养

（1）保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源。

（2）定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储，备份的光盘由部门保管。 第十一条 电话的使用管理

1、各部门负责人负责监督并控制使用

2、通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。 3、禁止私事拨打公司电话。

第十二条 打印机、复印机、传真机的管理 1、打印机、传真机、复印机由专人负责管理使用

2、不得用于私人文件的处理。注意文件的保密、防止文件的遗失。 3、设备使用人要保证设备的安全。

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4、具体标准见《复印机的管理规定》

第四章 附 则

第十三条 本制度自下发之日起实施，解释权归行政部所有。

附表：

1、办公设备请购单 2、办公设备入库单 3、办公用品领用单 4、办公设备维修记录单 5、办公设备报废申请表

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