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办公设备管理制度

2023-01-19 来源:易榕旅网
办公设备管理制度

作者: 曾水良 更新日期:2004-12-29 类别:人力资源->治理工具[治理制度] 总扫瞄/今日:25/1 1.0、目的

为了更有效地治理和使用公司的运算机、 机等办公设备,使现代办公设备在本公司生产和治理中充分发挥作用,并进一步提高职员的运算机应用水平,把企业运算机信息治理提到公司战略治理日程,特制定本制度。 2.0、范畴

运算机等办公设备,包括运算机及附属设备、网络设施、 机、 机、复印机、音响及附属设备、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。 3.0、职责

3.1、运算机等办公设备使用人负责运算机等办公设备的正确使用和日常爱护与保养。

3.2、信息治理课负责运算机等办公设备的采购、修理与故障排除、报废判定、日常治理等工作。 3.3、公司资材治理部负责运算机等办公设备的报废处理工作。

3.4、集团公司行政治理部为本制度的归口部门,负责本制度的编制、培训及落实执行工作。 3.5、集团公司企业治理委员会负责本制度的审议及授权主管人签核,总裁负责本制度的批准执行。 4.0、作业内容

4.1、相关作业流程图和责任人、配合人。(详见流程图) 4.2、流程图相关事项说明 4.2.1、办公设备请购

4.2.1.1、办公设备请购,由使用人提出申请,填写“运算机等办公设备请购单”,经部门部长审核确认后提交信息治理课(若同一部门多个职员均须请购,则由部门汇总、部长签字,统一提交信息治理课)。信息治理课依照具体情形进行审核,填写意见(包括估量费用),依照审批权限报主管领导审批。在信息治理课课长审核权限之内的,由课长确认签字直截了当安排采购(若有库存货,则直截了当按领用程序领用);在信息治理课长审核权限之外的,报主管领导审批后,由信息治理课安排采购(若有库存货,则直截了当按领用程序领用)。采购审批权限参照《财务审批制度》。 4.2.2、办公设备入库、验收

4.2.2.1、采购回来的办公设备须办理入库、验收手续,信息治理课负责设备质量的验收,验收合格后,保管员依照实际入库数量填写“运算机等办公设备入库单”入库。 4.2.3、办公设备领用与配置

4.2.2.1、运算机等办公设备专用于职员办公使用,不得挪于非工作之外其它用途。职员领用、配置标准依照《岗位职务说明书》中办公设备配置要求,填写“运算机等办公设备领用单”,按照《财务审批制度》审批权限要求进行审批后,到信息治理课领用。

4.2.2.2、 机、 机的领用与配置,各部门依照实际工作需要,确定要安装、及须增加的 机和 机。安装内线 须填写“ 、 服务联系单”,由本部门部长签字后,提交到信息治理课直截了当安排人员安装。安装长途 、 ,须填写“ 、 服务联系单”,由本部门部长、分管总监签字,提交人力资源总监审核,报总裁批准后,交信息治理课负责办理。 4.2.3、办公设备使用与爱护

4.2.3.1、运算机及附属设备的使用与爱护

4.2.3.1.1、运算机及附属设备由使用人负责保管,除电脑工程师外,任何人不得私自拆开运算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。若显现人事变动(调岗、离职等),办公设备交接参照公司《职员异动、移交治理制度》执行。

4.2.3.1.2、运算机使用人要负责所使用的运算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态。

4.2.3.1.3、规定在工作时刻内不得做与工作无关情况,禁止在运算机上安装各种游戏。违反者按公司《奖惩治理制度》执行,信息治理课对上述违纪现象须作定期或不定期抽查,并对违纪行为作出处罚建议,交主管部门执行。

4.2.3.1.4、接收E-MAIL的时,须使用杀毒软件完全查收邮件无病毒后,才能打开邮件以免带入病毒阻碍公司运算机网络。

4.2.3.1.5、禁止私自更换运算机的IP地址,以免阻碍网络上其他运算机的正常工作。 4.2.3.1.6、电脑使用人在利用网络给其他职员共享文件须设置密码,以免被他人给破坏。 4.2.3.1.7、电脑使用人须遵守公司的保密规定,电脑信息属公司隐秘,不得向公司外部人员泄露。 4.2.3.1.8、电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备,若经发觉、核实后,照原价3倍进行赔偿。 4.2.3.1.9、电脑使用人在关机时,不得强行切断电源进行关机,应按操作规范进行关机。

4.2.3.1.10、电脑使用人须经信息治理课确认上岗资级,不具备操作资格者,须经事先培训上岗(参见《职员培训治理制度》)。非运算机使用人不得上机操作,如有发觉或造成运算机无法正常使用者,按制度处罚外,一切后果自负。

4.2.3.1.11、运算机使用人要做好日常数据备份工作,坚持做到数据双备份,重要文件资料能够备份到软盘。如有专门要求,能够把季度或年度的资料汇总做成光盘作永久性储存。

4.2.3.1.12、打印机的日常使用中,色带、墨合用完需及时更换,更换时须严格按操作说明操作。 4.2.3.2、 机、 机、复印机、音响及附属设备、投影仪等办公设备的使用与爱护 4.2.3.2.1、以上办公设备操作,详见《使用说明书》,显现故障须叫专业人员修理。 4.2.3.2.2、若使用过程中显现人为损坏,经发觉、核实后,照原价3倍进行赔偿。 4.2.4、办公设备的修理

4.2.4.1、运算机及附设备的修理:运算机使用者在使用过程中显现软、硬件问题时,使用人需填写“修理服务联系单”提交到信息治理课,信息治理课凭“修理服务联系单”安排技术人员进行修理。修好后,使用人须在“修理服务联系单”上签字、确认。

4.2.4.2、其它办公设备的修理:一样专门,由信息治理课技术人员排除,填写“修理记录表”;若涉及更换配件,使用人须填写“修理服务联系单”提交信息治理课报修,信息治理课依照“修理服务联系单”安排相关技术人员修理,修好后,使用人须在“修理服务联系单”确认、签字。

4.2.4.3、所有办公设备,在保修期内,参照《设备保修协议》执行,保修期外,由信息治理课依实际情形安排相关技术人员(能够外请,涉及费用须事先上报核准)进行修理。 4.2.5、办公设备的报废认定与处理

4.2.5.1、运算机、打印机、复印机、 机等办公用品,由于故障而无法修复或无修理价值需要报废的,设备使用部门须填写“运算机等办公设备报废单”,交信息治理课进行审核,按审批权限报主管领导批准后,将“运算机等办公设备报废单”及待报废办公设备交公司资材治理部处置。

4.2.5.2、资材治理部确认无误后,填写“待报废物品入库单”入库。资材治理部出售或报废处理物品时,须填写“报废物品处理确认单”。附上“运算机等办公设备报废单”一起交给信息治理课进行审核,按审批权限报主管领导批准后,进行出售或报废处理。

4.2.5.3、资材治理部出售或报废处理的办公设备,其现金上交财务部入帐,同时,财务部负责对出售或报废处理的办公设备进行销帐。

5、本制度相关支持文件及表单 (1)、《财务审批制度》

(2)、《采购物资验收入库治理制度》 (3)、《职员异动、移交治理制度》 (4)、《公司奖惩治理制度》 (5)、《职员培训治理制度》

(6)、《办公设备操作说明书》 (7)、《设备保修协议》

(8)、《报废物品处理治理制度》 (9)、《运算机相关操作教材》

6、记录与表式

(1)、运算机等办公设备申请单 (2)、运算机等办公设备入库单 (3)、报废物品入库单 (4)、报废物品出库单 (5)、修理服务联系单

(6)、运算机等办公设备领用单 (7)、运算机等办公设备报废单 (8)、运算机修理记录单

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