1、工程资料、文件应设档案管理员专门进行收集、归档、管理。 2、设备资料（合格证、说明书等）由施工班组设专人或兼职人员进行收集，然后转交档案管理员归档。
3、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。 4、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。
5、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。
6、若档案管理员离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对。
7、新档案管理员要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。
8、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。
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