物业档案管理制度 1
1、发文格式中,函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用 (1)函:与不相隶属机关或者本系统单位之间互相商洽和联系工作,问询和答复 问题等用'函'。
(2)通告:在工作中可能浮现或者已经浮现了问题,或者是有些工作或者其他事项 需要外界配合等用'通告'。
(3)通知:是'发现行政法规和规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机 关的公文批转所属单位,要求属下单位输或者需要周知和共同执行事项时所使用的 下行文种'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'会议通 知'、'任免通知'。
(4)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的问询等 用'报告'。
(5)请示:请求上级机关对某项重要工作作出指示,答复和批准事项时用'请 示'。
2、如何采集物业管理的重要文件、法规及信息 (1)可从上级公司传阅的文件、资料中采集; (2)从政府相关部门下发的文件资料中整理采集; (3)从物业管理协会会刊中采集;
(4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料; (5)时常了解物业管理专业书籍的出版情况;
(6)保持与物业管理各政府业务主管部门的联系,从中获得物业管理的有关 文件法规;
(7)可从报刊、杂志等资料中采集。
3、档案材料的采集和清理的具体要求是什么 (1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度;
(2)及时做好催还、清退工作,档案材料不得个人保管 ;
(3)除做好日常材料的采集和清理工作外,每年要集中时间整理前一年的档
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案材料;
(4)档案工作应统一领导,分级管理。公司办公室负责公司的主体档案,对各 职能部门的档案管理工作进行指导和检查,各职能部门分层管理本部门的档案工 作;
(5)档案材料的采集和清理要便于公司及各部门的利用; (6)必须按档案分类项目进行档案的整理和归档;
a、档案材料的分类方法主要有:部门分类法、问题分类法、材料性质分类 法、人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定 分类方法。
b、档案分类项目一旦确定,要执行到底,不因易人而变更。
c、正式归档材料普通指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料, 可根据材料与类目的密切程度进行归类。
(7)档案材料的卷宗的处理:
a、对无主题的材料应拟定切当的标题;
b、所有归档材料均须编号,并按序号进行先后罗列 ;
c、填写材料目录表,其主要内容有:顺序号、发文部门、标题、文号和日 期;
(8)确定档案材料的保管年限。普通档案分为永久保管、长期保管(15 年以 上)、中期保管(5-15 年)、短期保管(5 年以下)等。
(9)档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存,并按类上架进柜,注意 防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生,要时常对档案材料进行检查。
4、物业管理应保存的基本材料有哪些
物业管理公司应保存的基本材料有:会议记录;上下行文;政府文件;工作计 划、总结、报告;规章制度;调查分析;重大事件和投诉;工作检查、评比记录;物 业管理委托合同;物业管理各项分承包合同、协议;公司人事材料;治安事件记 录、处理材料;各工程竣工图纸、验收合格证明材料;技术图纸、工程档案;客户 /业主档案;固定资产清单;财务凭证、帐册、报表;财产和物资单据;各类经营证 明、证件等。
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物业档案是随着物业管理行为的浮现而产生的,尽管档案管理不是物业管理 工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎 每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使 用人情况,或者是收取管理费用、开辟经营活动等,都要用到物业档案。随着现代 科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈 进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。
物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会 有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的 不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。
一、档案管理运作环节
1、设立档案室,采取系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章 制度,对所有档案资料进行严格管理。
2、资料的采集坚持内容真正的原则,根据实际资料和信息资料的内容,在实 际工作中从需要出发,扩大资料的来源渠道。
二、资料分类整理
采集后的所有信息资料,统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真, 根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清 晰、分类合理。
三、档案内容 范围分类资料内容
房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规 划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证
技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记 录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料
管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资 料、路标、门牌、室号配置图
业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交
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接单
日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案 四、资料归档整理
1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。
2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑,分柜保存,运用计算机等先进 的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调 用。
3、档案的出室、入室都有严格的规定:出室必须由管理处主任允许,经登记 后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,即将修复,并追究有关人员的 责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。
4、档案的管理环境做到'三防',即防火、防潮、防变质。 物业档案管理制度 3
1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的`信息采集、管理及整 理工作;
2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同 时建立电子档备份。各类信息详细罗列，以便查阅 ;
3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修 文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件 ;
4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟 进业主档案的变更，保证信息的准确性 ;
5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业 主的隐私，维护公司良好形象 ;
6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作; 7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确 性。
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加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的 连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、
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联系。
(一)管理内容：
1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图 及各类设施设备资料等 ;
2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装 修申请表等;
3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等; 4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;
5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录， 车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。
(二)管理措施：
1、制定档案制度，并严格执行;
2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序 并且尊重业主隐私，保守秘密 ;
3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达 100%; 4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。 物业档案管理制度 5
1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负 责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约 及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档， 文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有 夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。 5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或者接任者办理移交 手续、经确认后方可离任。
6、物业管理公司档案日常需时常使用部份应复印备份，原件存放在档案中
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不得随意使用。
7、因工作需要借阅、复印专管部份档案资料的，需经主管书面确认，如有 违反的作泄密处理。
8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责 任人将作适当处分。
9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公 司有重大影响及伤害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人 责任，并保留追究其法律责任的权利。
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1 目的
为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、 设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。
2 合用范围
合用于东莞市某某物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工 作。
3 职责
3.1 档案管理员直接向行政主管负责。
3.2 档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。 3.3 档案管理员每一个月更新一次档案资料。 3.4 各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。 4 档案存放位置
4.1 电脑保存一份电子文档。 4.2 某某四楼资料室。 5 档案管理员 5.1 行政人事部
6 档案编号规则(见附件 1) 7 部门档案内容
7.1 行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、
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法律文件。
7.2 财务部:财务资料、合同。 7.3 保安部:警戒器材、合同。
7.4 环保部:清洁器材、绿化器材、合同。 7.5 工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。 7.6 物业部:建造物、车辆、业主资料、合同。 8 档案管理制度
8.1 档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和挪移档案柜内 资料。
8.2 如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检 查无损坏放回原文件夹中。
8.3 资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否则追究借阅人 责任。
8.4 资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其 它资料必须经总经理批准允许。
8.5 档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。 8.6 工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登记。
8.7 档案管理员必须保证资料的完整及完好,如有损坏必须即将进行更新。 8.8 档案管理员必须每月对资料进行一次更新,更新后的资料必须放于本文 件的首页。
8.9 档案管理员制定文件档案总目录,以及每一个档案文件目录放于文件的首 页便于查找。
8.10 变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。 9 相关文档 9.1 《档案编号规则》 10 修订及实施
10.1 本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。 10.2 本规定修订权在公司。
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10.3 本规定从二零零四年六月一日实行。
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1.客户档案的管理工作由客务部负责。
2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜 内。
3.每一个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车 位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。
4.每一个客户档案均按日期顺序罗列，将最新的文件摆在最前面。 5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。
6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目 录后按楼层装入文件盒内存放。
7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室 阅览。
8.原始客户档案普通不可修改，客务部工作档案需经客务部经理允许方可 修改。
9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系 统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、 整理和信息传递。
物业客户档案管理制度 一。制度内容
为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、 物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协 助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管 理好这些信息，特建立此制度。
二。管理目标
客户档案资料全面、准确、有效。 三。合用范围
客户档案资料的管理主要是采集、整理、归档及使用四个环节。
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普通客户档案包括以下的资料： 1. 采集客户单位资料
2. 客户缴费记录包括各样对付之押金 3. 客户装修工程文件 4. 客户迁入时填具之资料 5. 客户资料补充 6. 客户联络资料 7. 紧急事故联络人的资料 8. 客户与管理处往来文件 9. 客户违规事项与欠费记录 10. 客户维修记录 11. 客户投诉记录
12. 客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序 四。注意事项
1. 及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应 及时、准确，认真地登记并制作各种表格。
2. 协调与客户之间的关系，加强横向沟通；
3. 做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟 进；
4. 接听客户投诉，解决客户投诉；
5. 接听客户工程报修电话，及时联系修复。
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