地产公司销售部档案管理制度(6)

2、客户资料档案

地产公司销售部档案管理制度(6)

（1）来访客户名录：包括客户姓名、联系方式、需求，及了解到

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的客户的家庭情况及其他特别事项。

为规范销售档案管理工作，使档案管理工作规范化、标准化、系统

（2）签约客户档案

化、特别制定以下管理办法；

基本资料：姓名、联系电话、已购房型、付款情况、家庭情况等；

一、档案归档范围

办理按揭及房屋产权证所需客户提供的资料；

1、销售合同

其他客户提交之资料。

（1）预定书（认购书）原件；

3、内部管理档案

（2）买卖合同原件；

（1）销售部内部管理档案：各项管理制度、成文发放的管理文件

（3）换、退房申请；

（2）销售管理档案

（4）房型修改申请；

（3）各日、周、月统计表及报表；

（5）其他合同之补充协议。

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（4）早晚会会议记录。

4、内部往来文件 （1）发往各部门间的日常函件； （2）收到公司各部门的往来文件。 5、公司对外宣传资料 （1）各类公司制作的楼书、提袋、宣传品样本； （2）电视宣传资料：各种宣传用VCD、录音带、录像带；（3）户外灯箱、路牌的样稿； （4）各类宣传活动的录影带及照片。 6、房地产相关信息 （1）房地产相关法律、法规、政策、资料； 第 2 页 共 4 页（2）各楼盘楼书；

（3）房地产相关信息剪报；

（4）各项目对外宣传广告剪报。

7、对外合同合约

（1）户外宣传制作合同复印件；

（2）媒体制作合同；

（3）其他与销售部有关的合同合约。

二、归档及保管要求

1、严格按归档范围对档案进行归档整理；

2、档案资料分类应清晰、全面；

3、档案接收时要认真点、验收，并办理交接手续后入档；

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4、档案必须使用专用资料柜、资料盒；

4、按期归还，爱护所借档案资料，逾期不还或有损坏、遗失，按

5、应建立清晰、明了的检索工具便于检索。 有关规定进行处理，造成重大损失者当追究责任；

三、档案的借阅 四、档案的保管

档案的借阅应有严格的借阅制度，必须填写借阅登记表方能借阅。1、档案接收时要认真清点、验收份数、张数、规格验收必须符合

档案借阅办法按以下制度执行： 要求的，办理交接手续方可入档；

1、本部门档案仅限本部门员工借阅；外部门借阅需出示借条，附2、各类档案材料，应按管理规范要求分类、编目、立卷，放入档

双方负责人许可签字； 案盒或档案夹内上柜保管；

2、本部门员借阅，借期不超过两天。如因需要延长借期，须出示3、档案存放必须使用专用资料柜，排柜方式要省时、醒目，便于

借条并附部门负责人签字； 查找；

3、查阅、借还档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离4、每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理，核对以保管单

开； 位为基础，做到账物相符，对破损或载体变质情况要及时采取有效措

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施补救。

五、档案的剔除和销毁

1、在整理档案的过程中，对档案材料要仔细甄别，对无保存价值

的资料及时剔除，必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示；

2、每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导，

经部门批示后销毁。

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