关于印发《业务流程管理规定（修订）》的通知
各单位：
为进一步完善业务流程，解决流程执行中存在的问题，公司自9月起征集各单位意见及建议150条，经过认真分析讨论，结合实际对2010年7月3日下发《业务流程管理规定》中的17项管理内容进行了修订。现将《业务流程管理规定（修订）》印发给你们，望认真组织学习，严格贯彻执行
附：业务流程管理规定（修订）
二〇一〇年十一月九日
主题词：印发 规定 通知 发：经理、副经理、纪委书记、经理助理、副总师，存档。
（ 共印20份） 新汶矿业集团物资供销有限责任公司业务管理部 二〇一〇年十一月九日印 录入：高丽 校对：王培忠
1
业务流程管理规定
（修订）
第一部分：分公司及部门职责
一、分公司
分公司是公司的驻外分支机构，按《分公司考核管理办法》、《分公司财务核算办法》履行相关职责。
二、业务管理部
业务管理部（以下简称管理部）是公司物资供应业务的管理、监督部门。负责公司业务管理（含设备招标、外销等）、监督、统计、考核，内外部投诉受理及落实，管理物资信息系统，业务管理的持续改进等。
三、市场经营部
市场经营部（以下简称市场部）是公司物资供应业务中的采购部门（除大型设备、火工品）。主要负责供应商管理、确定采购价和销售价、合同签订、下达订单、催交到货、编码管理，以及商定二次经营比例等。
四、设备招标采购部
设备招标采购部（以下简称招标部）是公司大型设备的采购、销售部门。负责集团公司大型设备的招标、比价和谈判采购，签订商务合同，并负责设备的催货、验收、结算、回款，以及商定二次经营比例等。
五、质检部
质检部是公司物资质量的管理部门。负责物资质量管理，现场检验及委托检验，资证管理，本部业务合同管理，价格审查，采购结算，并监督采购等。
六、销售部
2
销售部是公司物资供应的销售部门（不含大型设备）。主要负责内部市场销售及外部市场开拓，计划的落实、处理，物资储备管理，平衡利库，售后服务，并监督采购等工作。
七、调度室
调度室是安全生产、物资配送的调度指挥部门。负责抢险救灾、生产急需物资的调度指挥，配送管理等工作。
八、供应分部
供应分部（以下简称分部）是公司派出到使用单位的销售服务机构。主要负责掌握使用单位生产建设物资信息，协助使用单位制定需求计划；负责物资的收、发、存工作；负责与使用单位的沟通与协调；负责所属范围内的外销等工作。
九、仓库
仓库是公司物资的保管、收发单位。负责做好物资的收、发、存及账务处理，合理保管、保养库存物资，并负责保质期临界物资和静态、积压、待报废物资的监督上报等工作。
十、配送中心
配送中心是物资配送的实施部门。负责物资配送，资质证件和单据的传递、交接等工作。
十一、财务部
财务部负责按照公司规定配合业务部室做好开票、结算、付款工作，应收应付账款及罚款缴纳的监督等工作。
十二、国贸部
国贸部是公司开展进出口业务的部门。负责配合公司相关部门做好设备、配件、材料的国际采购业务。
3
第二部分：业务流程
一、计划管理 （一）计划流程
1、分部作为销售前沿必须发挥贴近现场的优势，及时将通过生产会等途径了解到的现场信息汇报公司，销售部认真分析并使其在公司经营中发挥作用。
分部要紧跟使用单位次月生产计划安排，每月末前5天须通过办公网向销售部、市场部、管理部提报以下三项内容：
（1）《生产、建设计划及配套物资准备表》（包括次月产量、进尺、安撤面计划等）；
（2）《在产及准备工作面设备、材料配备情况表》，包括工作面、施工工区、主力设备（机型及数量、生产厂家、上次大修时间、设备状态、配件备料明细）、配套电器（如开关、电缆等的型号、厂家、使用时间）、开始及结束时间（重要材料应单独列出时间）、材料员及区长；
（3）《预计次月项目所需大宗材料计划表》，主要包括各单位次月可能开建的各种地面、井下重要工程项目，施工单位，主要材料（型号、数量）等。
2、月度计划
（1）分部要协助使用单位在物资管理信息系统中提报月度需用计划，并于月末前4天在浪潮系统中对月度需用计划完成初审后提交。
（2）销售部根据分部提供的各单位信息（生产、建设计划和设备、材料配备情况），对主要材料进行二次落实，经平衡利库后制定月度采购计划。
（3）每月末前2天销售部将当月采购计划报市场部，市场部
4
依据供应商评价结果，按照采购流程在2日内向供应商下达订单。月度计划及采购落实情况于业务例会上向业务领导小组汇报。并将订货情况及时反馈销售部。
3、追加计划
（1）使用单位的追加需求计划，分部及时处理提报。没有物资编码的新增物资，按新增编码流程处理。
（2）库存能够满足追加需求的，销售部按配送流程处理；库存不能满足要求的，销售部编制采购计划于2个工作时内提报市场部，市场部4个工作时内落实完毕。特殊情况经管理部认定后可延长1-2天，超过2天的必需在调度会汇报。
（3）追加计划落实采购后，市场部即时反馈销售部，销售部反馈至分部，无分部的反馈使用单位。
4、日配送计划
使用单位每日上午11：00前完成提报，分部11:30前完成处理。
5、分公司计划
（1）分公司物资采购根据《自采范围明细表》规定采购，原则上统管物资由公司采购，自采物资分公司当地采购。为避免造成采购混乱，分公司所属分部提报计划时，统管物资在公司系统内提报，自采物资在分公司系统内提报。因计划提报错误造成重复采购的，由计划提报单位承担责任。
（2）统管物资需自采的，由分公司提报自采申请，经分公司负责人签字后，传真至销售部。自采申请必须详细注明自采原因、自采渠道及采购价格。
销售部接到自采申请后，事先落实有无分公司计划，到货期能满足使用单位要求的不予自采。同意自采的签署初步意见后提交分管领导签批，然后回复分公司办理采购，并到业务管理部备
5
案。
分公司自采的统管物资，到货后将到货发票和验收单传真至管理部，管理部逐一核对自采申请，发现问题向公司领导汇报。
（3）自采物资需本部协助采购的，由分公司将采购物资明细通过办公网提供给市场部，市场部两日内落实采购渠道、价格等采购信息后反馈分公司，分公司自行办理采购手续。
6、没有物资管理信息系统的地面单位所需物资计划，省内单位由销售部负责，省外单位由分公司负责。
7、每月5日公司分管经理召开业务月度例会，管理部、市场部、销售部、调度室等单位参加，分析当月计划提报、领用情况、库存储备情况，调整次月计划，汇总公布价调整意见，分析处理物资供应中出现的各种问题。
（二）计划编制要求
1、分部负责落实使用单位提报的计划内容、需求时间等准确、具体、具有可操作性。
2、销售部提报的采购计划内容（如机型、规格型号、图号、数量、定尺长度等）必须明确、具体、具有可操作性。
3、使用单位提报计划后分部、销售部应认真落实，按时到货后未领用的追究双方责任，特殊情况每月结账日次日销售部说明原因报管理部，经分析确有特殊情况的可免于处罚。
4、分部、销售部对常用物资单项金额5万元以上；非常用物资单项金额5000元以上、批次金额3万元以上、提报频率当月2次以上的计划重点核实。单品物资计划量原则上不应超过3个月的发货量。
5、采购计划中需直达的物资，销售部按使用单位分别提报并注明到货地点，大宗物资、批量到货物资要注明到货日期和批量。
6、月度计划编制、处理期间使用单位提报日配送计划的，由
6
销售部移库处理（因库存不足造成未到货的由销售部负责，有计划不能按时到货的由市场部负责，到货后未能及时完成检测的由质检部负责），无月度计划的报追加计划。
7、常用物资的追加采购计划，销售部每月提报不得超过1次，市场部负责监督。
（三）不具备采购条件的计划处理
1、符合以下条件的计划视为不具备采购条件的计划： （1）缺乏应具备的证件。法律法规要求具备相关证件，而计划物资不具备的。
（2）名称、规格型号不正确或不详。计划物资经过现场落实规格无法判定何种物资导致无法采购的。
（3）指定厂家。
（4）其他经公司认定不具备采购条件的情况。 2、销售部认为不具备采购条件的计划处理。
（1）销售部接到计划后，认为不具备采购条件的立即通过办公网反馈相关分部（无分部的联系使用单位），提出需要落实的项目。销售部同时通过办公网向管理部备案。每项计划只允许落实一次。
（2）分部接到销售部计划落实反馈后要立即向使用单位落实，3日内（销售部反馈次日为第一日，下同）反馈回销售部。
（3）销售部认定具备采购条件的，提报市场部采购。经过分部二次落实的计划必须在计划上标注“二次落实”字样，市场部见此字样优先办理。
经分部落实后使用单位取消需用计划的，分部必须将有使用单位书面签字盖章的证明传真至销售部，销售部当日报管理部备案。
经分部落实后仍不具备采购条件的，涉及提升、压风、排水、
7
供电、通风等系统设备的，分部要及时向使用单位分管领导或主管领导汇报。分部通过办公网将其落实过的使用单位人员、隶属部门及联系方式反馈销售部。销售部每日汇报继续落实情况，并到管理部备案（见附表）。
（4）销售部每日例会须汇报：当日退回需二次落实计划多少条；截止当日未落实多少条，分别为什么内容。
3、市场部认为不具备采购条件的计划处理
（1）市场部认为不具备采购条件的计划，注明需落实内容后立即退回销售部继续落实，并当日到管理部书面备案，由管理部分析、追究责任。
（2）销售部接到市场部继续落实反馈后，参照本规定中销售部处理办法办理。
（3）计划退回后3日内未重新报送计划的，市场部必须向管理部汇报。每项计划只允许落实一次。
（4）市场部每日例会必须汇报：当日退回计划多少条；仍未落实多少条，分别为什么内容。
4、计划落实超过6天的，市场部、销售部分别书面说明无法采购及无法落实的原因，由管理部通知分部，由分部向使用单位经考部、调度室等解释协调。
（四）考核
1、分别考核分部和销售部计划准确率。对应到物资品种进行考核，当月使用单位月度计划金额与实际发出金额差异率不得超过±15%，月度计划品种数与实际发出品种数差异率不得超过20%。
2、日到货率考核。使用单位提报配送计划的，要求当日到货，未能当日到货的视为未到货，按品种计算未到货率。月末按每日平均日到货率考核市场部和销售部，管理部每日例会通报。
3、市场部负责监督销售部计划提报时间，不按时提报的要及
8
时到管理部备案，否则由市场部承担不及时提报责任；销售部要监督市场部计划处理时间，逾期未反馈的要及时到管理部备案，否则由销售部承担未反馈责任；分部对销售部反馈情况进行监督，逾期未反馈的要及时到管理部备案，否则由分部承担未反馈责任。
4、管理部要不定期对各部门计划提报、处理情况进行检查。 （五）其他
分公司计划处理适用以上规定。 二、供应商管理 （一）新增供应商管理
1、新增供应商必须符合以下原则：
（1）直接从厂家采购原则。除油脂、钢材、C类、木材外，原则上从厂家直接采购。直接采购的，证书、票据、主体必须一致。严禁出现委托中间商采购与我公司有正常业务往来（包括大型设备中标厂家）单位的产品。
（2）重要客户原则。除独家生产产品，新增供应商应将新矿集团作为主要客户或重要客户，且客观上能够出现这种局面。
（3）新增供应商在规模、价格、质量、服务等方面比现有供应商优秀。
（4）现有供应商无法满足需求或有新需求出现。 （5）引入新供应商应对等淘汰同类供应商。 2、引入流程
（1）市场部、销售部根据市场调研、用户反馈等了解的信息按供应商新增原则书面提出新增供应商（明确供货范围）报告报管理部。
（2）管理部组织专业小组对新增报告进行评估，专业小组人员每人拿出意见，并进行投票表决（少数服从多数原则确定），当日确定是否新增。
9
重要物资、大宗物资等新增供应商须由专业小组实地考察后决定新增意见。
专业小组人员按公司核定的程序形成人员数据库。遇有专业问题，组成市场部2人、销售部1人、质检部1人、管理部1人的临时专业小组，按公司要求处理各项业务事项。
（3）专业小组评估同意新增的，市场部书面提出新增厂家报告并附专业小组评估意见（见附表：新增厂家报告），说明新增原因、调研情况，附企业、产品资质等相关材料（资质应套红）报分管经理、公司经理审批，并及时将批准后的新增材料交质检部。未通过新增评估的由市场部整理归档。
（4）质检部负责持领导审批到财务部进行新增，并负责在物资管理信息系统中关联，新增手续完成当日到管理部备案。市场部将审批材料交质检部至新增手续完成不得超过1个工作日。
（5）单笔业务由市场部直接提出新增报告报分管领导批准后办理，并报管理部备案，采购业务结束后质检部及时终止其业务，每月由管理部组织专业小组对当月新增单笔业务进行分析，新增不合理的追究市场部责任。
3、其他
（1）供应商增加供货范围视同新增供应商，超出供货范围采购的严肃处理。
（2）质检部负责审查厂家及产品资质证件，资质一经审查合格、交接后，资质的责任人为质检部。
（3）未完成新增供应商审批手续的，不得调货、签订订货合同，应急物资需报公司分管经理批准后办理。
（二）供应商业务管理
1、出现以下情况，由管理部、市场部、质检部或销售部提出供应商终止或暂停业务往来建议：
10
（1）物资使用中，造成安全、生产事故的； （2）入围供应商一年内未发生实际业务往来；
（3）供应商采取违反商业道德、采取不正当竞争等手段造成公司信誉、利益受损或其他恶劣影响的；
（4）因产品质量等原因在集团公司以外市场造成严重事故的；
（5）不能按合同或协议提供承诺产品及服务的； （6）供应商评价未能入围的；
（7）大型设备一年内两次不按期交货的。
2、各单位提出的中止建议经专业小组评估后，由管理部报分管经理批准后执行，并及时通知相关部门。在供应商终止或暂停业务往来建议中应同时提出涉及该供应商付款、存货等的处理建议。
3、因供应商资质过期等原因需要在物资管理信息系统中取消关联或停止使用某供应商的，质检部提出建议报管理部，管理部发布公告并通知相关部室，2日内无异议的管理部通知质检部办理。
4、应当提出中止建议而未提出的，追究相关单位责任。 （三）双向服务
1、供应商来人办理业务，公司人员原则上应暂停工作优先办理。管理部随时进行检查，发现无应急工作而未优先办理的，追究相关人员责任。
2、要明确告知供应商在到货期、价格、质量、售后服务等方面要严格按其承诺执行，并在合同或协议中明确，否则将按合同或协议约定索赔。
（四）分公司供应商管理
1、每月27日分公司向管理部提报以下内容：
11
（1）供应商目录及供货范围，非生产厂家单独注明等；当月新增供应商的应注明新增原因。
（2）当月分公司采购情况，包括供应商采购价格、供货范围等。
（3）当月已完成供应商评价项目及执行情况、次月供应商评价计划，由公司按计划考核。
2、分公司必须使用电子采购信息系统操作业务，并建立价格信息记录。
3、分公司要严格控制供应商数量，同类产品供应商不超过3家，不少于2家。
4、每月由专业小组对分公司供应商组成、采购价格等进行分析，形成书面报告向公司经理汇报。
三、供应商评价 （一）供应商评价原则
供应商评价按照权力公众化、质量优先、适时适用的原则对所有供应商进行评价。
（二）供应商评价办法
1、适用范围：公司现有入围供应商。 2、评价办法
（1）分专业根据供应商规模、质量、到货、合作、价格等对供应商进行等级评定，由专业小组参照供应商基础评价标准提出具体评价标准。
（2）将供应商等级分为五星至一星五个等级。
（3）专业范围内三星以（不含三星）下供应商应列为淘汰供应商。
（4）需要现场考察的由专业小组进行考察，并出具考察报告。 （5）供应商等级普遍偏低的由市场部进行市场调研，提出新
12
增供应商建议，并按新增供应商程序办理。
（6）在供应商等级评价的基础上，对形成批量的、相对通用、市场上具备3家以上实力接近的厂家生产的物资，将等级评价结果与所属评价范围的采购量挂钩，原则上按供应商星级从高到低依次确定主次供应商。每个采购范围内不超过3家供应商，主供应商采购量不低于60%，次供应商采购量不超过20%,即一般按6:2:2的原则划定采购量。
由市场部起草、管理部组织有关单位审定批量采购目录，经公司批准后执行。市场部据目录提出年度评价计划。
3、评价标准。由专业小组参照供应商基础评价标准(见附表: 《供应商评价基础标准》)提出具体评价标准，同时必须考虑产品配套及适用性因素。
4、评价流程
（1）市场部负责评价范围的资料收集和整理，并于每月26日提出次月供应商评价计划并报管理部。一年内对所有供应商至少评价一次。
（2）由管理部结合投诉管理规定健全供应商评价档案，并作为供应商动态评价依据。
（3）由管理部抽取参与评价人员组成各专业小组进行评价。 （4）各专业小组制定评价标准，并按评价计划进行评价。 （5）评价完成后由市场部出具评价报告，说明评价标准、得分、结论，全体签字后报公司批准后公示。
（6）公司利用公司网站、办公网、电子屏等对评价标准和结论进行公示，公示期为三天。对评价标准和结果有异议的书面向管理部提出，逾期视为无异议。
（7）评价结果公示无异议的交市场部执行。
（8）新完成的供应商评价项目，管理部根据市场部提供的评
13
价标准和评价结果及时在电子采购系统中录入。
（三）应急评价
1、市场部、销售部、管理部、质检部根据各自掌握的信息可在采购评价结果执行期间提出应急评价申请，对相关采购范围进行重新评价。
因主供应商出现质量、到货、服务、价格等问题，造成评价结果无法执行或继续执行将给公司造成损失的，各部门可提出应急评价申请。
2、各单位提出应急评价申请后报管理部，管理部向公司汇报后按照正常供应商评价程序办理。
（四）存档
评价的材料，包括报价单、质量标准、服务承诺等自公示起由市场部封存。
（五）监督
1、质量检验。在评价过程中针对造成质量差异、价格差异的部分，专业小组要在分析报告中说明检验办法，质检部据此重点检验。
2、服务。销售部根据供应商承诺的服务进行监督，并及时将监督情况报管理部。
3、因评价过程、结果存在问题导致应急评价的追究专业小组人员责任。
（六）其他
设备供应商评价由招标部参照以上规定制定具体办法，报公司批准后执行，管理部监督。
四、采购价格管理 （一）价格制定方式
根据物资属性、市场环境等在保证质量可靠、供货及时、价
14
格合理的前提下制定以下定价方式：
1、供应商评价方式。对形成批量、形成系列且采购额较大的产品实行该方式，并在评价过程中进行二项成本分析、制定价格联动机制。
2、成本定价方式。对易于成本分析的产品（如非煤产品）进行成本分析并制定价格联动机制。为提高该类产品质量应在谈判时约定材质并通过二次经营进行原材料控制。
3、竞价采购方式。对市场上产品供应充足、质量可靠、价格变动频繁的通用产品（如钢材、汽柴油等），实行该方式，执行一次一比价，低价采购。
4、比价采购方式。对市场上产品供应充足、质量可靠的通用产品（如生活用品、劳保用品等）选取著名品牌，低价采购。该定价方式应保证至少每三月调研一次周边市场，确保价格合理。
5、独家产品定价方式。独家产品或存在匹配问题的产品在定价时必须充分调研同类产品价格，保证定价合理。
以上定价方式在市场调研、询比价时不得少于3家供应商。 （二）健全价格信息库
1、市场部负责将物资划分为不同的定价方式，经专业小组审定经公司批准后执行，并报管理部备案。
2、市场部通过自行调研、委托调研等方式逐步建立公司价格信息库，充分掌握市场价格信息，建立价格信息库。
（三）询比价流程（设备询比价项目参照以下规定执行） 市场部制定价格时应使用电子采购系统，未使用该系统的必须做出说明。
1、在询价前，业务人员在电子采购系统中创建询价项目，添加询价物料信息、到货地点、到货方式、供应商范围等信息，核对无误后提交发布。
15
2、业务人员必须针对报价情况与厂家进行磋商，即“二次询价”。
3、业务人员在综合评定后进行授标操作，并提交领导逐级审核。选择性授标要在授标说明中注明，未授标的物料重新发布标书。
4、未审批通过的项目退回整改或直接终止项目操作。退回整改的须在一个工作日内整改完毕重新上报，终止项目操作的须在系统中注明终止原因（不得删除项目，下同）。
5、审批通过的项目业务人员根据实际情况公布项目中标信息。
6、价格调整物资应单独注明“价格调整”，方便销售部做寄存结清。
7、结束项目市场部及时维护采购价格并填制电子版定价信息报管理部，管理部据此当日在物资信息管理系统中审核。
（四）竞价业务流程
1、业务人员创建竞价项目，添加标的信息，包括采购物料信息、采购物料数量、报价方式、授标拆分方案（后两项可根据实际情况选择是否录入）等，设臵竞价概要信息，上传标书文件等，核对无误后提交发布。
2、业务人员要在公布的竞价时间按时启动竞价项目。 3、竞价过程中，业务人员要根据实际情况，通过竞价控制台控制竞价的进程，对项目的运行状态、竞价时间、降价幅度、信息发布等内容进行设臵。因未及时作出控制造成竞价结果严重偏离市场价的，按定价失误追究责任人责任。
4、业务人员在综合评定后进行授标操作，并提交领导逐级审核。选择性授标要在授标说明中注明，未授标的物料重新发布标书。
16
5、未审批通过的项目退回整改或直接终止项目操作。退回整改的须在一个工作日内整改完毕重新上报，终止项目操作的须在系统中注明终止原因。
6、审批通过的项目业务人员根据实际情况对项目的中标单位、中标价格、中标数量等信息有选择的进行项目公告发布。
7、项目结束后市场部及时维护采购价格并填制电子版定价信息报管理部，管理部据此当日在物资信息管理系统中审核。
（五）电子采购信息系统使用规定
1、市场部谈判组工作人员，在发布询比价及竞价项目时必须事先审查发布项目，确保发布项目具有可操作性。对于发布后的询比价、竞价项目，开标后不具有操作性的，市场部谈判组成员必须当天在电子采购系统中对不具操行性的项目进行流标处理，所有流标处理的项目必须注明流标原因。
出现项目发布后因不具有操作性已做流标处理又重新发布并授标的，市场部谈判组在新授标的项目结束后必须备注“新授标项目与某月、某日流标项目内容相同”字样。
2、对于流标后不能做询比价或竞价结束处理的项目，市场部谈判组工作人员必须当天在电子采购系统中注明流标原因备查。
3、在供应商就系统使用问题进行咨询时，所有涉及电子采购系统的人员不得敷衍、推诿，必须详细解答。对第一次使用电子采购系统的供应商，相关单位应告知其注意事项。
4、利用电子采购系统违规操纵业务、牟取不正当利益的，一经发现公司将严肃处理，除给与经济与行政处罚外，视情况追究其法律责任。
（六）价格稽核管理
1、实成管理部与质检部共同组成的双重价格稽核管理制度，其中：
17
（1）管理部主要负责从市场信息、流程规定和公司要求等方面进行稽核；
（2）质检部主要负责通过实物验收发现明显不合理的价格进行稽核。质检部价格稽核须有实物对比的书面说明。
（3）对业务管理部、质检部价格稽核有异议的，由市场部出具书面说明，情况属实并合理的，报请公司领导批准后按原价格执行。
（4）价格稽核询价时以外部厂家为主，市场部以外任何部门不得与入围厂家进行价格谈判。
（5）在市场部明确按主机厂家优先或质量优先原则定价的情况下，不以低价原则对市场部进行价格稽核。
2、监督调研
（1）销售部、分部有在其经营范围内进行价格调研的权利，但价格调研不得在入围厂家中进行。在质量合格前提下，销售部、分部调研价格低于现行采购价的，由销售部提出价格调整方案报管理部，管理部交市场部限期答复，无异议的按调研价格执行；市场部有异议的，由市场部提出价格方案报管理部仲裁后按仲裁结果执行。
（2）销售部、分部对市场部制订价格有异议的，管理部督促市场部继续调研或谈判，1个工作日内完成。最终价格按管理部仲裁价格执行。
（3）经管理部落实物资采购价格明显高于当时市场价的，追究市场部责任，由市场部按比例承担价差造成的损失；同时经公司批准后对监督部门进行奖励。
（4）特殊情况经公司批准低于成本价销售的物资，销售部必须及时通知市场部重新调研定价，次月采购价、公布价必须调整。
3、使用单位提出的价格异议，由管理部负责落实反馈。
18
（七）其他
1、市场部通过电子采购系统确定价格的，通过办公网将电子版采购价格确定书分别传至管理部、质检部及相关销售部。非电子采购系统确定的价格必须填制书面的采购价格确定书（一式二 份，一份交质检部、一份交管理部，并通过办公网传质检部、管理部（见附表：采购价格确认书），注明物资编码、名称、规格、原价格、现价格、厂家名称、报价、确定理由加工周期或到货期等，并经部门签字后报分管经理批准后执行。
市场部向管理部提供价格确认书时（包括电子版价格确认书），需同时将价格调研原始资料一并交管理部审查，新增物资定价的需将《新增编码申请表》原表报业务管理部；计划定价的需将《计划定价表》原表报业务管理部（见附表：计划定价表），管理部认为价格确认程序合理的在原始资料上签字确认，确认后再交质检部。
2、物资价格制定后，市场部及时在物资管理信息系统中维护，销售部及时进行寄存结清，管理部根据价格确定书进行审核。
3、市场部根据价格变动情况制订不同时期不同版本的采购价格目录并及时到管理部备案。
4、管理部每周对定价流程监督不少于3次。
5、价格调整后寄存物资已发出的按照原价格执行，库存的寄存物资、新购入物资执行新价格。
管理部每月全面检查一次价格调整物资的寄存结清价格。 6、管理部以承包期初前一月采购价格为基期价格，每月分类别统计价格指数报公司。
7、结算价格、物资管理信息系统的价格、合同价格三者必须相符，质检部负责审查。对三者不符的情况质检部要向管理部汇报，否则质检部承担价格不一致的责任。
19
8、将各矿自产自用产品纳入统一比质比价范围，公司与各矿非煤单位结算价格不应高于同类产品的采购价。
9、市场部要提高物资定价效率，因物资定价迟滞造成使用单位、销售单位或供应商投诉的追究市场部责任。
10、采购价格制定时必须明确质量标准，必要时应标明材质。 11、完善调价程序。供应商要求价格调价时，须向公司提出书面申请，详细说明调价原因或根据。市场部谈判组自受理之日起，按上述定价方式3-5个工作日内给予书面答复。公司调整采购价时,市场部必须书面通知相关供应商，详细说明调价原因或根据，并要求供应商确认。在供应商不了解我公司调价流程口头要求调价时，要耐心告知调价流程，并要求其按程序办理。
12、采购价格调整的由市场部负责将废除的采购价信息录入价格信息库，并报业务管理部及时删除，市场部在提报删除明细前要与销售部及质检部沟通确认是否应该删除。
五、采购管理 （一）采购原则
1、质量优先原则。所有采购物资必须保证质量合格、使用安全可靠。
2、统一采购原则。所有物资必须由公司指定单位统一采购，其他部门均无权代表公司对外采购。
3、代存代销原则。能够代存代销的产品要尽量采用该方式采购。
4、一体化采购原则。设备采购要同时确定配件采购价格和付款方式、到货期等。
5、主机厂家优先原则。核心设备优先采购主机厂家配件。 （二）采购程序
1、采购厂家确定。按本文供应商管理及供应商评价办法中确
20
定的厂家办理。特殊情况经公司领导签字后办理，并报管理部备案。
2、合同签订。需要签订合同的由市场部按与供应商达成的采购意向草拟合同，并当日将合同送交质检部审查。大型设备合同（含技术协议）要在招标或比价后7日内完成签订。
3、采购订单管理。
（1）按市场谈判确定的厂家制作采购订单并通知相关供应商。供应商接采购订单后如有异议的，需在24小时内以传真或电子邮件的方式反馈市场部，否则视为无异议。
（2）市场部做好供应商电子邮箱的备案工作，采购订单的发送及反馈原则上通过电子邮件完成。
（3）追加计划的采购订单必须一日内通知供应商并打印完毕，不得到货后打印订单。订单打印后不得随意更改，质检部负责监督。
（4）订单必须注明到货期，过期作废。需要延期的订单由市场部提出延期申请，报管理部备案。管理部追究未按期到货责任。
（5）月度计划物资可实行批量订单，批量订单到货期不得超过当月结账日，入库的物资到货批次不得超过每周1次。
（6）款到发货物资的到货地点须为公司本部，物资到货验收合格后由公司统一配送到使用单位，省外及大宗物资直接配送到使用单位。 （7）采购订单一式五联，其中：一联市场部留存，其余四联收货签字后质检部、仓库、销售部、供应商分别留存，销售部未参加验收的由质检部负责将单据传递到销售部。需要提货的由市场部将订单交配送中心一联，并在订单中注明配送中心提货人、联系电话。
直达物资订单由市场部通过办公网发分部，由分部打印一式
21
二份办理收货，分部、供应商各持一份。质检部通过物资管理信息系统中直达收货情况办理结算。
4、反馈、通知。
（1）销售部及时向分部或使用单位反馈到货期。
批次订单的入库时间、入库数量，销售部在采购计划中明确，市场部在订单上注明。计划批次、时间、数量不合理的，追究销售部责任；未按订单交货的，追究市场部责任。
实行分批直达的订单市场部通知供应商后，由销售部按照使用单位每日配送计划及时通知供应商送货。严禁几个厂家同时送货、供货冲突的事件发生，各分部发现该类事件后要及时向管理部汇报，否则由分部承担责任
每月末考核批量订单执行情况，未达到85%的追究相关单位责任，属计划不准的追究销售部责任，属供应商未及时送货的追究市场部责任。
（2）分公司所需物资，市场部原则上办理直达到货。到货期由市场部向分公司反馈后，由市场部负责向供应商催交到货。通过公司配送的物资，市场部向分公司和调度室反馈到货期，具体到货时间由调度室和分公司协调，合理安排组织配送。
（3）管理部每月随机对各部门计划反馈抽查不少于2次。月度计划要及时检查反馈时间。
（三）应急采购
急用物资需要采购的由销售部提报计划并注明急用，市场部按照计划要求组织货源，现有供应商无法满足要求的由市场部提出书面申请（见附表：物资外购申请表）经分管经理批准后可由其它供应商处采购。
急用物资的采购以及时到货为主，保证质量，兼顾价格。 （四）预付款采购
22
1、一般需要支付预付款的采购业务，市场部签订订货合同后办理借款手续，财务部要积极配合，确保2个工作日内货款付出。
2、需支付预付款的二次经营用物资，经营单位必须书面说明物资属性、销售单位、双方债务情况、回款时间等报市场部，市场部调研价格、厂家资信情况后提出是否予以办理意见，书面报分管经理批准后按正常业务流程办理。
（五）国际采购
需要由国外进口设备及材料配件的，市场部负责与国外供应商洽谈订货，落实标的、数量、质量、价格、到货期等内容。签订合同后，转交国贸部办理进口手续、到货清关及配送等事宜。
（六）直达物资 1、直达物资的范围
公司制定可直达使用单位的物资目录（见附表：直达物资目录），目录内物资原则上执行直达到矿，必要时可入库检验。除直达物资目录外，下列情况销售部应按程序办理直达：
（1）使用单位自产自用物资； （2）对外销售物资； （3）省外矿井需用物资； （4）急用物资； （5）大型、大宗物资。 2、办理流程
直达物资目录以外需直达的物资由销售部提报采购计划时，明确直达单位及到货数量、到货时间，并制定《直达物资申请表》报市场部。市场部接到计划及《直达物资申请表》后无异议的据此执行；对直达有异议的，提出书面理由报分管经理，批准后回复销售部办理入库。
应当直达而未办理直达手续的，追究销售部及市场部责任，
23
各承担50%，由仓库监督。严禁通过办理直达逃避物资入库检查的行为，一经发现将严肃处理。
3、直达物资到货后，分部当日收货记账，并将到货情况（见附表：直达到货反馈表）通过办公网反馈销售部。销售部负责直达物资的到货跟踪，发现问题报业务管理部，管理部负责分析落实责任。
（七）其它
1、信息保存。采购过程中涉及的询价、比价、订货、到货时间等重要信息，应按照电子采购信息系统要求规范填写、记录；未使用电子采购信息系统的应保存双方签字盖章的书面材料。
采购人员必须详细记录或保存相关的电话记录、传真、电子邮件等。
2、市场部要严格审查供应商的生产经营资质、产品资质、生产加工能力，确保采购物资质量合格、到货及时。凡出现到货质量不合格、到货不及时的追究市场部责任。
3、销售部对市场部反馈的到货期进行监督，对到货期不合理的必须在业务例会上通报并要及时到管理部备案，否则相关责任由销售部承担。
4、管理部在检查中发现存在供应商 “跑”、“要”计划的，追究相关业务人员责任。供应商没有需要办理的业务而滞留相关部门的视为“跑”、“要”计划。管理部要不定期进行检查，每月每部门不少于2次。
六、到货管理 （一）到货期的确定
1、新增物料到货期，尽量满足使用单位的需要。
新增物料的到货期，市场部必须要求厂家报价时予以注明，否则视为报价无效。
24
2、正常调拨物资到货期，根据运输距离、是否常用物资、生产周期等原则上确定：常用物资省内3天内到货，省外9天内到货；非常用物资原则上根据公布价加工周期确定。加工周期不合理的，要参考使用单位意见及时调整。
3、市场部在与厂家谈判时须告知对方常用物资明细，并要求厂家备货，以保证及时到货。
4、市场部依据以上规定及双方约定的到货期向供应商下达订单。市场部对到货期加强内部稽核，业务管理部随机对到货期进行检查。
（二）催交到货
1、市场部负责催货，销售部负责监督。订单到期未到货的，销售部要及时向管理部汇报，否则由销售部承担未到货责任。到货期紧张、重要物资等特殊情况销售部有协助催货责任，出现未到货的双方共同负责（需要销售部协助催货的，由市场部在业务例会提出）。
2、市场部必须严密关注物资到货情况，逾期未到货的必须及时重新落实供货厂家和到货期，及时反馈销售部并到管理部备案，同时承担未到货责任。管理部对物资到货情况要随时监督检查。
3、建立市场部、招标部设备厂家信息交流联动机制。 市场部要严密关注招标厂家所供设备配件的到货情况，对一年内累计出现两次不能按时到货的厂家，要及时在业务例会通报并书面反馈招标部，招标部次日拿出处理措施报管理部。
4、建立催货机制。距重要物资（含材料配件及设备）到货期1/3时间时，市场部、招标部要根据订货时间、市场行情、厂商信誉、历史信息、主要配件备货情况等认真分析该物资是否能按时到货。对分析认为可能会延期供货的，2日内组织人员实地催货。
5、分公司、分部和销售部对市场部反馈的到货期认为不合理
25
的，及时到管理部备案。管理部负责督促市场部分析落实，及时予以整改。
（三）接货、提货
1、需要提货、接货的由配送中心负责办理，原则上当日内将货物提回。提货凭证的由市场部通知供应商送达或传真至配送中心。 火车托运到货地点为泰山站或磁窑站，汽配到货地点为新汶或新泰（大宗大型物资汽配到货点原则上为公司本部或使用单位），超出以上到货地点范围的由市场部承担提货费用。
2、配送中心要及时将配货物资取回，因未及时取回造成未到货的由配送中心承担相关责任。
3、物流配送、下站物资（非供应商直接送货）到货后，配送中心要及时通知市场部、质检部验收入库。与订单数量、质量、规格型号等不符无法验收入库的，市场部应及时重新落实采购并通知供应商办理退货事宜，并将重新落实的到货期1日内反馈销售部。
4、物资到货后由仓库负责卸货、搬运（直达分部的由分部协调卸货），不允许供应商搬运。物资搬运过程中出现损毁的由装卸人员负责赔偿。
5、大件物资到货后，总仓库因设备能力无法卸车的，由调度室通知沈村仓库负责卸车及临时存放。
（四）未到货管理
1、超过订单到货期或反馈到货期而未到货的视为未到货。 2、各分部未到货的，在到货期当日下午上班后1小时内向管理部汇报未到货物资明细（见附表：未到货物资反馈表），不允许分部与市场部、销售部私自协商隐瞒未到货情况，否则分部需同时承担未到货、销售部未监督、未到货不备案等全部责任。
26
3、销售部对到货期进行监督，每日例会通报未到货情况并及时到管理部备案，否则相关责任由销售部承担。
4、由使用单位提出未到货而各单位未备案的，一经发现严肃处理。
5、未到货物资经过备案后，由销售部、分部根据实际情况认真向使用单位解释、协调，确实无法满足使用单位要求的由市场部提出申请按照急用物资采购规定办理。
6、销售部、分部对到货期的合理性进行监督，对到货期有异议的由销售部、分部反馈管理部，经管理部分析到货期确实不合理的追究市场部责任，并责令市场部1日内重新落实到货日期。
7、在途物资由销售部负责监督落实，物资出现在途状态后2日内向管理部汇报，由管理部落实原因、界定责任，未按时汇报的销售部承担责任。非日配送物资自物资配送之日起计算在途时间，非日配送单位（如济阳、赵官、龙崮及分公司等）配送前，由调度室、配送中心将发车时间及正常到达时间通知各单位及管理部，货物到达后分部协调卸车，货到当天完成卸车。超过正常到达时间3天仍在途而未汇报的由调度室、瑞达公司分析原因并报管理部追究责任。管理部每日例会通报在途、库存检查情况。
分公司根据到货情况当天到货、当天完成收货、记账，出现到货物资与配送单据不符的，次日报管理部处理，否则由分公司负全责。
8、市场部要建立催货记录，管理部负责检查。未到货物资无催货记录的按未到货处罚条款加倍处罚。
9、管理部每周对物资到货情况检查不少于2次。 七、质量管理
质检部负责公司供应业务范围内的质量管理，要根据公司实际制定物资验收制度、验收流程，完善验收标准，公司按月考核。
27
（一）物资验收
1、原则上物资全部入库检验合格后由公司组织配送到使用单位，任何人不得拒绝物资入库检验。
2、所有物资必须具有出厂检测合格报告（木材、土产、生活和办公用品除外）和合格证，需由检测机构检测的须另附检测合格报告。需要生产许可证、煤安标志、“CCC”认证的应单独包装、随货同行，由市场部通知供应商执行。
3、入库物资由仓库负责将物资搬运到待验区后，通知质检部组织检验。
4、物资到货后，验收人员、装卸人员接到保管员通知后15分钟内到达现场。配货物资要优先卸货、验收。
5、质检部主要负责物资（包括油库油脂、沈村库钢材）的质量检验，仓库保管员主要负责物资数量检验。
直达物资由分部负责在配送物资卸货地点验收，无分部的由销售部协调使用单位负责验收。
6、物资验收合格后，质检部门、收货单位、供应商在采购订单共同签字确认并分别留存。物资验收合格后，仓库、分部要及时在物资信息系统中按实际到货数量收货、记账（上午收货的，上午下班前完成记账；下午收货的，下午下班前完成记账）。
物资在验收过程中出现的质量问题由验收人员出具物资验收不合格报告（见附表：不合格物资报告），明确不合格原因，参与验收人员、质检部主任（或分部主任）分别签字。分部出具的不合格报告当日传质检部。质检部负责及时将本部及分部不合格报告交市场部。
部分物资验收不合格的按照实际验收合格数量收货记账，不合格物资需出具不合格报告。
验收人员对物资不熟悉需要市场部或销售部协助的，由质检
28
部通知相关人员，相关人员在接到验收通知15分钟后到现场协助验收。
不合格报告一式两份，一份交管理部，一份交市场部办理退货。
7、物资验收合格后发现质量问题的，现有检测设备和手段能够发现的由验收人员承担责任。
8、验收中发现的不合格物资，厂家送货的由质检部办理出门证退货，配送中心下站的由市场部办理出门证退货。
9、需进行二次检测的物资，二次检测合格后再由收货单位收货记账。物资到货后4个工作时内由仓库取样和恢复包装、质检部监督，并由质检部负责送检及取回。当日取样、次日送检。取样、送检严禁供应商参与，以保证检测结果公正、有效。
直达使用单位的二次检测物资由分部协调使用单位取样，分部（含省外机构）负责送回，由质检部负责二次检查，需要配送中心配合的配送中心积极配合，费用、损耗按集团公司规定办理。
检测机构必须经集团公司认可，且检测合格后方可发货，检测不合格的一律不得发放。
（二）验收要求
1、采购物资必须合理包装，且产品上必须有供应商的明显标识（市场部应在合同或协议中明确）。
2、质检部门分别建立物资验收台账，记录验收过程、内容及结果。
3、采购订单是公司的正式收货凭证，其他单据均不作为收货凭证，验收人员要根据采购订单对物资名称、规格型号、数量、质量、证件等进行严格验收，达到标准后方可收货。
4、抽检比例及合格认定依据。
（1）订单数量在15个以下（含15个）的产品必须全部检验；
29
在15个以上的产品抽检比例不能少于30%，数量不得少于15个。
（2）全部检验的产品，按照实际产品合格数作为合格产品入库。
（3）抽检的产品有1个不合格的，增大抽检比列至60%，不合格比例达到5%以上视为批次产品不合格。
5、管理部每周检查物资验收不少于2次。 （三）反馈程序
1、建立物资质量反馈制度，出现质量问题必须及时反馈。物资验收过程中出现质量问题的，质检部要负责当日将不合格报告报管理部，并通知市场部。物资在使用过程中出现质量问题，分部、销售部或其他部门（各分部对所属范围内问题负有首报责任，无分部的相关销售部负有首报责任）第一时间报管理部，由管理部安排处理。 2、任何发现物资质量问题的人员必须及时、如实反映，不得迟报、瞒报、漏报，否则将追究相关人员责任。
（四）驻外机构建立直达、自采物资验收台账，记录直达物资验收情况，质检部每月进行检查，并将检查情况每月2日报管理部。
（五）质检部要加强对直达物资质量的管理和监督，省内每个分部直达物资每月抽查不少于1次，经常直达的厂家省内每月抽查不少于1次，要着重抽检涉及安全生产的物资，并建立直达物资抽检记录。
（六）样品库管理
1、质检部每月根据新增编码、供应商变化情况、质量标准等提出样品目录，市场部负责索要实物样品，并存放于样品库。样品入库时质检部、市场部定价人员、调拨人员、销售部人员需现场确认。
30
2、样品库管理参照相关仓储管理规定执行。质检部根据需要制定样品明细，管理部负责监督。样品使用完毕且无继续保留意义的，质检部及时退回供应商，并建立退回记录。
3、有样品的质量验收以实物样品为准，质检部要建立样品使用记录，当月发生采购业务的物资样品使用频率不得少于1次。
4、质检部每月提出的样品目录，市场部应于2日内反馈落实情况，无法提供的应书面说明原因，质检部落实认可后可重新另行提出样品目录交市场部。
八、物资储备管理 （一）物资储备
1、销售部负责本部物资储备管理，各分公司、分部（公司准许有储备的）负责所属范围内的储备管理，必须做到库存储备合理，及时保障物资供应，避免形成积压报废。这既是销售部、分公司、分部的主要工作职责，也是其业务能力和业务水平的高度体现。
2、销售部、分公司要认真研究物资储备量，对每种物资设定合理的储备上下限，认真平衡利库。
3、对销售部分物资种类下达储备指标，对分公司、分部下达储备指标，并每月考核（含标准及寄存）。
4、所有库存要做到在物资管理信息系统中日清日结，仓库与销售部每月要进行清查对账，做到账、卡、物相符，管理部负责监督并抽查。每年由公司组织对库存进行一次全面清仓查库。
5、各分部除按公司规定允许有库存的物资外（老区仅允许储备部分油脂、钢材），其他物资不得储备。
6、建立常用物资储备制度。由分公司、分部、销售部提出意见，公司制定常用物资目录（见附表：常用物资目录）并动态更新。销售部根据实际消耗规律编制采购计划和控制储备规模，市
31
场部要建立在供应商处适当储备的机制。
7、建立特种储备制度。关系矿井安全生产、抢险救灾的物资必须常备，存在一定加工周期的非常用物资也应视为特种储备物资。由销售部、分公司提报，管理部审核下发特种物资储备明细，各单位每月5日将特种储备物资库存情况报管理部。
8、虚拟库存管理。虚拟库存由销售部负责管理，原则上虚拟库不得有库存。大型设备、定点维修网点等虚拟库库存当月不能发出的必须到管理部备案，并明确发出时间。
（二）仓库保管
1、采购订单、移库单是物资入库的正式单据。无正式单据的物资仓库不得办理入库。
2、仓库要将标准、寄存物资分开存放、不得混放，并分别用红蓝标签加以区分。
3、储备物资原则上按类别摆放，不得按厂家划分储备区域。 4、仓库必须对所有库存物资进行定期保养、不得造成锈蚀、损坏。入库后物资的丢失、损坏、锈蚀、失效等由仓库负责。
5、资质证件随货同行，由仓库负责随货一同收、发、存。 6、其他未尽事宜按公司标准化仓库建设要求办理。 （三）及时处理静态、积压物资
1、六个月以上未发生业务的物资为静态物资，一年以上未发生业务的为积压物资，过期、失效、变质、损毁物资为待报废物资。
2、仓库（包括省内外各分部、各仓库）每月5日将上述静态、积压、待报废物资明细通过办公网报销售部，销售部3日内提出初步处理意见报管理部。公司管理小组召集会议分析静态物资形成的原因，对物资做出处理意见，并对责任部门问责。管理部每月末根据处理意见考核相关部门完成情况。
32
3、需要公司范围内调剂使用的由销售部负责，有需求计划的优先发出。需要处理的由市场部负责办理，需要折价的提出书面报告报公司审批。
4、原则上当月提报、当月处理，不能及时处理的书面说明原因。为鼓励盘活资产，减少损失，对处理及时的，公司实行一月一奖励。
九、销售价格管理 （一）公布价
1、公布价是公司每月根据市场行情变化制定的面向集团公司内部单位的销售价格目录。每月15日销售部在业务月度例会依据使用单位意见提出调价申请，19日市场部分别将拟订的公布价、需调整的公布价、新增公布价及报价说明通过办公网传递至管理部和销售部，公司每月20日组织价格会审。
市场部每月21日按会审要求对公布价进行整改后报管理部，管理部每月22日负责对使用单位、驻外机构和内部领用单位发布。
2、原则上除部分价格变动频繁的物资可随市场波动调整外，公布价公布后一月内不做调整，各驻外机构要及时监督反馈。
3、公布价原则上不得高于市场价。 4、新增物资下月必须进行公布。
5、内部非煤产品公布价不得高于其他供应商相同物资公布价。
6、市场部每月按公布价统计表（见附表：公布价统计表）统计公布价变化及分布情况，并随公布价一同报管理部。
7、拟定的公布价中要规范填写物资编码、物资名称、规格型号（配件要填机型、图号）、采购价格、公布价格、生产厂家、品牌、加工周期，并注明新购入、正常储备、积压、内部非煤产品、价格变动比例、加工周期等。数据要真实、有效、完整，以集团
33
公司文件和管理部要求为准。
8、公布价需删除的，须报管理部批准后办理。
9、因新增编码、重新定价等原因导致供应商变化或到货期变化的，市场部应同时确定加工周期（随价格确认书、新增编码申请表等书面或电子版材料），并及时反馈销售部。
10、因个别物资存在地域差价，由分公司根据实际情况自行制定公布价后报管理部备案。
（二）日常调整程序
1、市场部、销售部根据掌握的信息对需要调整的公布价随时提报调价申请报管理部，调价申请须说明调价幅度和原因，由管理部通知市场部2日内拿出处理意见。
2、需要调整的原则上公布价当日调整执行，每周一由管理部统一发布上周新增物资和调价物资公布价。新增物资由市场部每周六汇总本周新增物资明细及公布价报管理部。
（三）系统维护
1、销售部负责在物资管理信息系统中维护公布价。管理部当日在物资管理信息系统中审核。
2、相同编码物资只允许有一个公布价，做到名称和规格型号规范、齐全。
3、公布价会审后需调整或新增的在结账日前维护完毕；新增编码、价格调整等需要维护的要及时完成。管理部及时完成审核。
（四）其他销售价格
1、不执行公布价的物资（包括无公布价物资）由销售单位（包括销售部及各驻外单位）书面说明（见附表：非公布价销售备案表）销售单位、销售价格、与公布价价差等经分管经理批准后办理，否则由相关单位承担损失。
2、市场部要根据银行贷款利率、是否现金支付等因素充分考
34
虑资金成本后制定销售价格。
（五）监督考核
1、管理部每月20日检查上月新增未公布物资；每月结账日后2日检查公布价执行情况；每月结账日次日对公布价维护情况进行检查。
2、由销售部监督市场部制定公布价的合理性，在公布价发布之前，销售部及时与市场部反馈有异议的公布价，无法达成共识的，交管理部仲裁。公布价不合理的由销售部负责。
十、物资配送管理
调度室负责公司物资供应范围内的配送管理，包括现场监督、装载量确认、运价确定和运费结算审核、装卸车监督管理等。
（一）时间及单据
1、各分部每天11：30分前将使用单位提报的日计划处理完毕。
2、移库单是公司配送的正式单据。销售部每天开具移库单后当日下午上班后1小时前统一交送配送中心指定人员，配送中心在回执联签收,并按分部细分登记后办理配送事宜。配送单据严禁通过供应商传递、严禁销售部直接交仓库保管员。
3、配送中心配送员当日下午上班后1.5小时前将配送单据送交总仓库相关保管员，仓库下午上班后2小时凭移库单准时发货，当日在系统中完成账务处理。非日配送物资装车时间为每日上午和下午上班后2小时。
4、配送中心根据配送单据中物资的数量、体积等合理安排配送车辆。
5、凡开具配送单据或已办理入库的物资必须由公司配送，特殊情况，经管理部批准，验收合格后，由供应商直达。
经公司本部验收后直达使用单位的，配送中心必须派人随车
35
押运。每月配送中心出具押运证明，按核定的各线路标准运费的20%-30%支付配送中心押运费用。
6、销售部将分公司、新建矿井办事处所需物资的配送单据每日交保管员记账后交调度室，由调度室组织配送。其他非日配送单位的单据由销售部交仓库保管员记账后直接交配送中心，配送中心根据配送量及使用单位要求合理确定配送时间及车辆。
7、省外非日配送物资必须随车提供书面配送清单，配送中心要详细注明价格、规格型号、数量，仓库要做到包装完好。
8、因库存不足或单据错误等原因造成不能按发货单据发货的，由保管员手工修改单据后发货，事后由保管员通知销售部及时更改单据，保管员当天按实发数量发货记账。
不得出现因单据问题影响物资的发放和配送，否则追究相关单位责任。单据需修改的，销售部要积极配合保管员及时完成单据更改。
9、对以上发货、配送流程管理部每周抽查2次。 （二）发货顺序
同种物资存在多个厂家库存时按以下顺序办理发货： 1、先发标准物资后发寄存物资。同种产品先发寄存物资的，仓库要及时到管理部备案，追究销售部责任。
2、同批次物资要避免多个厂家混合发货，因混合发货造成使用单位投诉或退货的追究发货单位责任。
3、其他情况按先进先出原则办理发货。
4、不按规定顺序发货的，仓库要及时到管理部备案，否则由仓库承担该责任。
（三）包装、装卸、运输
1、总仓库负责按照移库单组织装车，当天装车完毕。 2、小件物资、易丢失、易污染物资装车前须二次包装，可用
36
塑料袋、编织袋、小麻袋等包装。易碎、易损物资须用周转箱配送。
3、物资装卸过程中不得野蛮装卸，在装车时应对易碎、怕压、滚动、易污染、易丢失等物资进行合理布臵，装卸人员要根据配送需要随时调整布臵。
4、配送中心要保证所有配送物资在使用单位规定时间安全送达指定地点，防止物资运输过程中造成挤压、损坏、污染、丢失。
5、物资出库装车时造成的损毁和不按规定包装造成的损毁由总仓库负责，配送员当面验收；配送物资到达指定地点卸车前，分部人员上车验收，物资较多时也可随卸随验（但须在车上），物资的损毁由配送中心负责；卸车过程造成的损毁及使用单位领用时发现损毁的由分部负责协调处理。
6、配送物资一经双方（仓库与配送中心、配送中心与分部）交接，接受方负责物资的保全。配送过程中出现物资损毁、丢失等不能使用的情况的各单位不得瞒报、漏报，必须及时向管理部汇报，由管理部组织分析，并由责任单位照价赔偿（不允许实物赔偿）。
7、物资配送到使用单位后由配送中心人员按车填写“配送车辆结算单”一式两份，如有油品随车配送时，应单独注明。卸车后由分部主任或经办人在结算单签字认可，一车装有两个使用单位以上物资时，涉及分部或单位要分别签字。
8、易损、易爆、贵重等特殊物资保管员要向配送员说明并重点做好交接，配送员根据情况妥善处理。
（四）急用物资配送程序
急用物资是指生产经营中遇到的不可预测、临时需用且按照正常配送程序会造成较大损失的物资。急用物资由分部填写《急用物资明细表》（见附表《急用物资明细表》），明确需要到货时间
37
经使用单位调度室值班领导签字认可后传真至公司调度室。调度室对接受传真的真实性负责。
1、正常工作日内调度室将急用情况转销售部，销售部优先办理，需要单独派车配送的由调度室组织，需要直达的物资由调度室主任签字后办理并向公司领导汇报。
2、夜间及节假日期间调度室接到急用申请后通知销售部、市场部及仓库落实库存情况。有库存的物资调度室安排车辆配送，调度室值班主任在传真上签字后，仓库据此办理发货，到货后配送人员将使用单位签收单据返回，相关单据次日补办。无库存物资市场部要及时采购，需要直达的在传真件上签字。
3、调度室通知需要到公司集合的人员必须在半小时内到达。 4、各部门要保证有库存的急用物资在接到传真后1小时内出库、装车、配送。各部门在完成相应工作后应及时汇报完成情况及时间，调度室负责登记时间并考核。
5、调度室对急用物资到货情况进行跟踪，每天17：00根据市场部提供的信息落实到货情况，做好记录，直至货物到达使用单位。
6、分公司所需统一采购物资运费经调度室确认后，由配送中心与公司结算。
十一、分部收发管理 （一）分部收货管理
1、分部依据直达订单或移库单检验收货，认真核对物资名称、规格型号、数量，检查外观质量及相关证书。
2、检验合格后办理收货并在收货单据上签字，当日在浪潮系统内完成收货处理。
3、分部必须对所有直达和配送物资现场验收，未经验收的物资不得收货记账。
38
4、物资实际到货数量与单据数量不符的按实际数量收货、记账。直达的钢材、油脂、电缆、皮带等实收数量大于订单数量（原则上不超过单据数量的10%）造成无法在浪潮系统内记账收货的，分部要及时通知市场部修改单据。因不及时修改单据、记账造成不能及时结算等后果的，追究分部责任。
（二）分部发货管理
1、各分部必须在使用单位需求的配送时间前将生产领用单打印完毕。
2、使用单位领用物资时一律凭领料单领货，无领料单的不准发货。
3、必须按当月公布价发货，并当日在浪潮系统中完成发货处理，做到日清日结。
4、分部建立与使用单位的资质交接表，质检部每月检查。 十二、销售结算管理
（一）凡属集团公司“三集中”供应范围的使用单位必须严格执行日清日结。每月结账日为月末前6天（含公司本部及驻外机构）。
（二）凡集团公司在建项目、内部非煤企业及其他对外销售业务，销售单位必须积极配合、督促销售单位当月开具发票。
（三）财务部每月统计未结算、未开具发票的情况，报管理部。
（四）销售发票开出后原则上当月回款，当月不能全额回款的由回款单位书面说明原因、回款时间报分管经理。
十三、采购结算管理 （一）寄存结清
1、销售部必须每月与供应商办理寄存结清（金额不足2万元并征得供应商同意后的可次月结算），同一供应商同一类别原则上
39
每月只作一次寄存结清。由销售部打印代存代销物资开票通知单（以下简称开票通知单），一式二份交质检部，同时将电子版开票通知发质检部。由质检部通知供应商开具发票办理结算。
开票通知单交接双方须严格按照《结算单据交接表》填写开票通知单交接情况。
物资调价后未及时寄存结清的，按低价原则结算，（凡执行低价原则结算的，质检部提出意见报管理部审核后办理）。
2、开票通知单物资单价以系统维护价格为准，出现系统无价格现象，由市场部谈判组出具证明（附价格确认书），管理部审核，销售部依据审定价格办理结算。
严禁未经审批手工修改价格。销售部做完寄存结清后未经管理部门审核批准不得擅自修改，不得擅自删除开票通知单。
3、采购价格调整的，市场部在价格确认书上注明 “调价”及调整单号等当日交质检部、销售部、管理部。
销售部接到通知必须及时做寄存结清，并1日内将开票通知单交质检部。质检部收到开票通知单审核无误后通知管理部对信息系统中维护的新价格进行审核。
发现未及时做寄存结清的，质检部要及时到管理部备案，否则由质检部承担相关责任。
4、质检部负责督促供应商当月按照开票通知单开具发票，发票须在公司当月结账日前1天送交质检部。质检部于每月结账日次日向管理部报发票未送达情况。
5、寄存结清时间为上月11日至本月10日，15日前必须完成，特殊情况不能当月结清的销售部每月15日前书面说明原因到管理部备案。管理部每月16日对寄存结清情况进行检查，发现未及时结清的追究销售部责任。
6、销售部每季度至少1次与供货商对库存明细账。
40
7、未经分管经理批准任何部门不得擅自改变物资的标准或寄存属性。
（二）标准采购结算
1、标准物资到货验收合格后，由质检部通知供应商开具发票。发票须在公司当月结账日前1天之前送交质检部。 2、其他未尽事宜参照寄存采购结算办理。 （三）发票入账
1、发票必须由供应商直接送达或邮寄到质检部，由市场部通知供应商，通过其他单位转交的必须当日交质检部。发票送达后，质检部与供应商要认真填写《结算单据交接表》，发票登记要与开票通知等一一对应填写，登记内容要求准确、清晰、不得涂改。供应商直接送达的按双方签字交接时间作为送达时间；供应商邮寄的以信件到达新汶的邮戳日期+1天作为发票送达时间，相关信封应保留3个月以上备查。
2、质检部在发票送达后及时办理结算业务，收到发票第2日必须送达财务部。
3、需要做退票处理的，交接双方仍应认真填写交接表，并到管理部备案后方可办理退票。
4、质检部参照开票通知单或采购收货单生成验收单，禁止手工制单。
5、质检部在审查发票时、财务部在办理入账手续时应对结算时间进行监督，不按规定时间入账的将监督情况报管理部。
6、各单位必须明确发票接收、传递、保管人员，并认真填写登记表。
7、发票审查时，寄存物资按开票通知单价格审查；标准物资按采购订单审查。跨月结算的按订货时商定的价格执行，价格存在差异且无法确定原订货价格的按价低者执行。
41
8、管理部对发票入账情况每周检查不少于1次。 （四）差额入账
1、发票与开票通知单或收货单存在差额的，并经查差额较小不会对公司经营、统计等带来风险的，供应商可提出差额入账申请交质检部，质检部界定票据不符责任后报管理部审核办理差额入账，并对责任单位收取100元手续费（附：《差额入账申请表》）。发票与验收单金额相差在0.03元之内的，可以直接入账。
2、供应商将财务部确认的交款单交管理部备案后，管理部在差额入账申请上签字盖章并交质检部办理入账手续。已办理差额入账的，供应商在次月发票中按备案差额进行冲减，质检部据差额入账申请进行审查，并于每月末将差额入账冲减情况报管理部，管理部应建立台账逐项登记。
3、未及时冲减的不得审验发票、办理付款。 （五）付款 1、正常比例付款
（1）资金领导小组根据当月资金情况和应付账款余额情况确定付款比例。
财务部每月6日将应付余额表发各部门，销售部逐一对应付余额进行落实，包括是否非煤单位、是否含有大型设备应付款、二次经营预留款等，两日内提出付款意见交财务部。
招标部应将涉及销售部的大型设备应付款信息及时向销售部披露。
销售部需二次经营的财务部必须按其需求办理。
每月12日管理部将暂停付款厂家明细表发相关部门，各部门据此执行，如有变动以管理部通知为准。
（2）财务部在办理付款时必须严格按照公司规定的比例进行支付，管理部每月检查，季度末累计考核。
42
（3）财务部应按照“谈判厂家、非煤单位、上月未付款单位、一般供应商”的顺序排定付款顺序。
（4）市场部每月5日将谈判厂家目录，注明变动情况及原因，发管理部、财务部。
（5）财务部每月6日将上月实际付款情况报管理部、销售部、市场部。
（6）由招标部将设备款扣除后，其应付配件款由财务部按比例支付。
2、货到付款、预付款
每月7日前由市场部提出资金计划报公司资金平衡小组，市场部按资金平衡小组审批资金办理该类货款。预付款由市场部办理借款手续，货到付款的由财务部按审批办理付款。超过当月资金计划时，由市场部向资金平衡小组提出追加申请，经批准后方可继续办理。
市场部要限制该类采购的资金占用，管理部将其纳入价格稽核范围，经稽核发现能够采用寄存方式的追究市场部责任。
3、其他因经营、管理等原因需要超比例付款的，相关部门向资金平衡小组提出追加资金申请，并交财务部办理付款。
4、二次经营付款
凡二次经营不需付款的，经营单位提出二次经营计划报分管经理批准后报财务部。
二次经营计划经审批后，销售部将计划报市场部，由市场部汇总后向资金平衡小组提出资金计划，并在审批资金计划范围内开展二次经营。月度计划每月6日前提报，追加计划须单独提报。
二次经营一律按先经营后按比例付款的原则办理。 5、大型设备付款
（1）大型设备付款工作由招标部负责办理。
43
招标部每月根据大型设备资金拨付情况，按照“预付款足额支付、质保金优先支付、到货款按比例支付”的原则办理付款。每月资金平衡会次日招标部根据资金平衡小组资金分配情况，将当月拨付资金和付款比例报管理部备案。
（2）招标部负责按单位列出应付余额、质保金，交财务部。财务部须认真核查后再行支付材料款，避免设备款或质保金等提前或超额支付，否则严肃追究相关部门责任。
6、其他
（1）钢材等运费发票由质检部审验、财务部付款。 （2）因抹账手续不及时送交财务部、销货不及时挂账等原因形成应收款的，追究经营单位责任。
（3）管理部每月10日完成付款考核。 十四、物资退货管理 （一）采购退货
1、入库物资需退货的，市场部及时打印采购退回单通知供应商办理退货。
采购退回单由市场部交供应商、仓库，供应商凭其提货，仓库负责办理交接手续及出门证。月末仓库将已退回物资的采购退回单交财务部记账，未提货的单据交业务管理部落实责任。未经仓库发货的，财务部不得记账。
2、到货验收不合格物资退货后，市场部要1日内完成二次订货，并将到货期反馈销售部。管理部要对二次订货跟踪考核。
3、为便于采购退货管理，市场部在谈判、签订商务合同时应与供应商约定好退货条款，并作为选择供应商的依据之一。未及时退回的，经管理部分析追究相关单位责任。
4、直达到分部的物资按照销售退货程序办理。 （二）销售退货
44
1、因销售物资存在质量问题（资质证件问题视为质量问题）、配送物资与计划物资规格型号不符等原因需退货的，由分部填写《物资退货单》经管理部电话同意后，由配送中心负责运回。仓库凭退货单将退回物资暂存退货区，通知管理部分析落实。
2、因使用单位报错计划等原因需要退货的，按以下原则办理： （1）因使用单位原因造成物资损毁的原则上不得退货。 （2）常用物资无条件退货。
（3）非常用物资。供应商同意退货的，公司积极协调处理，因此造成的折价及运费损失由使用单位承担；不能退货的由使用单位出账后，公司协调调剂。
3、处理程序。分部填写《物资退货单》（见附表：物资退货单），注明退货物资名称、规格型号、计量单位、退货原因，由分部主任签字后传真至管理部。
管理部及时分析原因、落实责任、拿出处理意见报分管经理。经批准退货的由销售部将退货单据交配送中心，配送中心下次配送前凭单据将退货物资运回公司，分部负责办理出库、出门手续。
分公司等驻外机构办理退货的，经管理部批准后由退货单位负责将物资发回并将提货凭证传真至配送中心，由配送中心负责接货，并按上述流程办理。销售部在收到物资后负责账务处理。
4、物资退回仓库的由仓库设立退货区单独存放。《物资退货单》作为退货物资进入退货区的唯一单据。
5、物资退回后需要继续落实的，由管理部组织对实物进行分析。存在质量问题的退回供货商，无质量问题且符合公司规定的经质检部验收合格后在退回单据上签字并入库，相关人员及时在系统中做单据处理。
6、销售退货后，销售部要及时做好物资的二次订货和二次发货工作，否则追究销售部责任。
45
7、任何单位未经批准不准私自退货。
8、物资退货时需将随货同行的相关证件、证书一同退回。 9、物资退货后包装、性能、外观等出现损毁的，经管理部落实原因后，由销售部负责协调仓库、分部、供应商修复。
（三）其他
物资退货后各相关部门要及时在物资管理信息系统中做好账务处理，账务处理错误或不及时造成损失的，追究相关人员责任。
十五、索赔管理
本文所指索赔是指由于供应商违反双方签订的合同、协议造成我公司损失而向供应商索取赔偿的公司行为。
（一）索赔部门
以上索赔事项由招标部和市场部负责提出索赔建议。 （二）索赔流程
1、发现供应商违约行为3日内，根据违约事实和合同协议填写索赔申请（见附表：索赔申请）报管理部（同时通过办公网发管理部）。
2、管理部3日内落实并填制《索赔函》及用章申请报分管经理批准后加盖公司行政章。
3、管理部将《索赔函》传真至供应商，并督促供应商及时答复。
4、供应商同意索赔的必须将对方加盖财务专用章或单位公章的原件送达我公司，由管理部持原件到财务部办理索赔事宜。财务部将索赔原件作为扣款凭证、办理财务手续，并出具公司转账或扣款凭证。由管理部将转账或扣款凭证原件交付对方。
5、索赔期间暂停供应商付款。供应商不同意索赔的，管理部根据情况提出处理意见报分管经理批准后办理。
6、管理部要做好索赔业务的建档，每月将索赔情况向公司汇
46
报，特殊情况及时汇报。
（三）其他
1、对供应商的违约行为要及时提出索赔，应索赔而未提出索赔的，追究相关部门承担责任。
2、索赔额度
按双方签订的合同或协议执行。 十六、保守商业机密
（一）本文所指商业机密包括：计划内容、采购价格、采购渠道、销售单位、询价信息、物资储备、付款等涉及公司采购的各种信息。
（二）公司业务人员在办理业务过程中要有保守商业机密的意识，不得让供应商翻看涉密内容，并做好防泄密措施：
1、计算机等信息设备、设施要设定密码（包括邮箱账户等），无人留守时处于锁定状态。
2、无人留守时桌面不得摆放涉密材料。 3、要及时制止有可能导致泄密的行为。 （三）管理部每周检查不少于2次。 十七、编码管理
物资编码由市场部全面协调、管理。 （一）新增编码
1、接到使用单位新增编码要求后，各分部要及时与使用单位沟通，明确物资的用途、主机型号、物资名称、规格型号（配件需落实图号）、主机生产厂家、是否改型（改型必须提供相关图纸）、相关技术参数等内容，并落实物资管理信息系统内是否已有编码。落实完毕后认真填写《新增物资编码申请表》通过办公网发市场部新增编码谈判。
2、市场部谈判组接分部新增编码后，初步落实分部提报的新
47
增编码申请表是内容否齐全，规格型号是否完整、系统内是否已有编码、证件是否齐全。需要退回分部落实的，按不具备采购条件的计划处理。
3、新增编码表内容无误的，市场部谈判组要在下午下班前将当日所有新增编码在浪潮系统内新增完毕。
4、市场部谈判组要确保一般物资1个工作日内确定采购价格、公布价，批次金额较大、单价较高及其它需进行市场调研的物资（考核标准参照大宗计划考核标准执行）3个工作日内确定采购价格、公布价。价格确定后市场部当日在物资管理信息系统中维护采购价格。未及时完成定价的市场部及时到管理部备案，明确完成时间，同时承担定价超时责任。
价格确定后市场部将价格、到货期等通过办公网发分部、销售部、管理部，分部督促使用单位次日在信息系统中提报采购计划，按追加计划流程处理。
5、每月26日市场部提供当月新增明细交管理部，管理部检查新增编码计划提报、领用情况，到货后未领用的按损失金额追究相关单位责任。
6、新采购设备机型，招标部在合同签订三日内将设备采购价格及整机设备配件明细交市场部谈判组，市场部及时完成整机编码新增。
管理部每周对新订货设备的资质交接情况检查一次。 （二）分公司新增编码
1、统管物资范围新增编码，市场部完成新增编码并确定价格后，同时反馈分公司及其分部。
2、自采物资范围新增编码，市场部完成新增编码后直接反馈分公司，由分公司确定价格后再反馈分部。
（三）修改、停用、启用编码管理
48
1、市场部及销售部要确保系统中的编码规范、正确，发现存在问题需要修改的编码，由提报部门填好编码、需要修改的内容、修改、停用或启用原因等内容，经单位签字、盖章后，书面报市场部。
2、市场部谈判组检查落实后4小时内完成物资编码的修改，并通过办公网将修改后的编码发分部、销售部、业务管理部。
（四）其它
1、销售部负责编码的整理和完善工作，发现存在问题的编码及时整改。凡查出现有编码存在规格型号不规范、证件不全、变名混营的追究销售部责任。
2、市场部新增编码超过规定时间的，由分部监督并及时到管理部备案。
3、有主机型号和生产厂家的新增编码，规格型号注主机型号或“到矿看样品”的，经落实生产厂家有具体规格型号、图号的，追究分部责任。
4、需要查看样品的，由分部负责当日将样品传递至市场部谈判组，不方便传递样品的，由市场部组织人员到矿查看，协助分部落实规格型号。经现场查看分部能够落实而未落实，追究分部责任。
样品由配送中心及时运回交谈判组，相关人员严禁推诿。 5、编码工作要有前瞻性，及时掌握使用单位新机型、新材料的信息，新增机型分部提报一次新增编码后，招标部要积极与生产厂家、使用单位联系，搜集配件图册，10日内新增完所有配件编码（即涉及该主机的配件必须全部新增），15日内完成定价。
6、销售部、分部对市场部新增编码类别界定有异议的，及时书面说明原因、提出整改意见报管理部，以管理部仲裁结果为准。
7、新增编码（含新定价、新谈判物资）物资，公司本部入库
49
的，物资到货后由质检部通知管理部、市场部（谈判人员及调拨人员）、销售部现场查验后入库（各部门接通知后15分钟内必须到达现场），并在采购订单等表单上签字确认。
8、市场部谈判组负责统计新增编码退回落实反馈情况，超期未反馈的报管理部备案。
十八、合同管理 （一）职责划分
1、采购合同（协议）由采购单位签订，销售合同由销售部或其他销售单位签订。
2、大型设备合同由招标部按集团公司文件规定签订。 3、质检部负责对本部购销合同进行审查。 （二）合同文本
1、签订合同应采用公司指定的合同文本，采用其他文本的（包括对方提供的格式合同）应书面说明原因，经法律事务部门审查后报分管领导签字批准。
2、代销代存协议应使用公司规定的统一格式文本，明确供应商及供货物资范围（书面协议、物资明细一式三份，另附物资明细电子表格一份）。
3、合同承办人员应认真填写合同的必须条款，合同文本一式三份（质检部一份、签订部门一份存档、签约对方一份），需上报集团公司合同文本应一式四份。
（三）合同审查
1、相关部门草拟合同当日送交质检部，双方在合同交接表上签字确认。
2、合同审查书由合同承办人填写，经部门负责人签字后随合同一起报质检部审查，合同审查书一般一式一份，需上报的一式两份。合同拟定部门对填写内容的真实性负责。
50
3、质检部审查完毕后签署审查意见，审查合格的，报分管领导审查批准后加盖合同专用章，并及时返还相关人员；审查不合格的，由承办人员取回修改，当日报质检部重新审核。
4、原则上一般合同的审查及时办理，最迟2个工作日内完成，需上报集团公司审批的由质检部负责4个工作日内完成。
5、质检部在合同审查时必须审查物资价格，并签署审查意见。 6、根据集团公司相关规定，合同审查人员将需上报的合同及时报集团公司。每月5日前合同审查人员将合同登记台账报分管经理签字批准后报集团公司法律事务处。
（四）其他
1、需要外出签订合同的，经分管经理书面批准，质检部派合同审查人员参与合同考察、论证、谈判、起草、审查、订立、以及合同的履行全过程。
2、我方先盖章的合同，合同经办人员必须在10日内完成合同的签订，并将相关合同返还至相关部门，未能完成合同签订的将盖有我方合同章的合同返还至相关部门。
3、法人授权委托书
供应商签订商务合同时，对方签约人员必须提供法人授权委托书后方可办理业务。
公司销售合同、采购合同签订人签订合同时须先取得公司法人授权委托书。
4、合同内容中明确传真合同有效的可先签订合同、办理业务，合同原件应在2周内交质检部。
5、合同备案
经审查合格的合同，质检部和签订合同部门按照合同编号的先后顺序及时登记合同台账备查，并按编号顺序每月装订一次。质检部每年与公司档案室办理一次合同书和合同台账的入档交
51
接，并填写交接表一式两份（一份档案室留存，一份质检部留存）。
长期供货协议由质检部分供应商专档保管，并及时将新增的采购信息纳入管理。
6、管理部每周对以上流程检查一次。 十九、资质管理
（一）质检部负责管理、审查、保管、维护供应商企业资质和产品资质。分公司负责业务范围内的资质管理工作。
（二）市场部负责新增供应商资质的索取、验证，质检部负责审查、备案。资质一经审查合格、交接后，资质的责任人由市场部变为质检部。需查看资质的在市场部与质检部资质交接前后分别到市场部、质检部查看，严禁二次索取资质。
（三）质检部负责对正常开展业务的供应商资质进行动态管理。资质失效、到期的质检部每月提供需更新资质交市场部，经市场部落实需要更新的两周内交质检部。
（四）质检部要科学、合理的将各类资质档案登记、保管，并做好网络档案的维护工作。
（五） 省内使用单位或分部需要咨询或索取资质证件的，由质检部负责提供。省外使用单位或分部需要咨询或索取资质证件的，由分公司负责提供。
二十、设备采购流程管理 （一）运作程序
1、设备采购情况录入：招标部在每批设备计划招标或比价工作结束后三个工作日内完成采购情况在电子采购系统中录入、修改和确认，并参照招标批次建立招标台帐。因故不能当场定标的，招标部应向管理部备案说明原因。
2、招标部在招标结束后七日内参照系统采购台账签订纸质合同，并在合同生效2个工作日内完成采购合同的录入和确认, 同
52
时添加付款计划。
3、设备到货验收后（省内3天，省外5天），由招标部将验收单送管理部备案，管理部对验收单进行编号，并及时在系统中进行到货确认。未及时验收的按大型设备结算管理规定考核。
4、因特殊原因需要延期到货的，招标部需将由分管领导批准的延期到货说明送管理部备案，管理部应对延期说明进行编号，并及时在系统中进行到货延期录入操作。
5、付款。招标部根据供应商入账发票在26日前制定次月设备付款计划明细表，经分管领导审核签字后，报集团公司财务处。招标部负责按照采购合同约定的结算条款，及时将预付款、进度款、到货款、质保金的支付情况录入系统，财务部及时在系统中对付款单进行确认。
6、招标部在对使用单位转账时，应在系统中制作转账单，财务部应及时在系统中对转账单进行转账确认操作。
（二）设备配套材料的业务流程
1、招标设备部将相关计划转销售部，销售部据此落实计划、平衡利库制作采购计划。
2、有库存的材料，销售部开生产领用单，并注明到货地点，仓库记账后单据交调度室，由调度室组织配送。
需直达的大宗材料，销售部将计划传递给市场部直接调拨。 3、设备配套材料到货后，由驻矿分部协调使用单位卸车及收货。收货后把经使用单位签字确认后物资的名称、规格、实收数量传真发销售部。
4、需二次检测的物资，省内使用单位由驻矿分部负责取样，三日内发回公司本部质检部，质检部完成检测后将检测报告传回驻矿分部并通知销售部室；省外使用单位，由分公司安排负责就近检测，完成检测后将检测报告传回驻矿分部并通知销售部室。
53
驻矿分部与使用单位做好检测报告等证件的交接手续。 5、销售部根据实际收货明细及检测结果及时办理相关业务。 二十一、统计管理
（一）除本文前款所述计划、储备、静态、积压、待报废物资等报表外，各单位须按时将以下报表报管理部。
1、市场部每月7号报《主要品种物资采购金额统计表》、《当月新增、减少供应商明细》；
2、销售部每月月末前1天报《非煤厂网点采购、供货明细、汇总表》；
3、各分部每月月末前1天报《外销明细表》；
4、招标部每月5号报大型设备订货、到货、未到货情况； 5、各类临时性报表。
以上报表纳入《供应物流简报》，每月报公司领导。 （二）制表单位要保证报表数据正确、上报及时、格式规范。 二十二、业务沟通与投诉管理规定 （一）正常业务沟通处理
正常业务流程规定范围内的沟通协调按以下办法办理。 1、明确各单位员工分工，公开联系方式，建立网络化沟通渠道。
（1）业务流程各环节，按职责、分工将单位内人员名单、联系方式公开（见附表）。
（2）各单位具体工作人员在办理业务过程中直接与相关人员联系、解决。
（3）员工建立沟通联系记录，包括事项、单位、联系人等，管理部不定期抽查。
2、将各类业务问题分为质量、价格、到货、服务、配送、编码、信息系统、退货等，各单位根据职责界定明确各类业务问题
54
负责人，由该负责人每天调度本单位业务范围内的各类问题，并将当天未能处理问题向单位负责人汇报。
3、当天未及时处理的业务问题经单位负责人审查后报管理部，由管理部按非正常业务处理办法办理。
（二）非正常业务处理办法 1、工作原则
（1）集中管理原则。公司各单位（公司本部、分公司、分部、办事处等）、使用单位、供应商等有关供应业务方面的问题、意见及建议等集中反映到管理部。
（2）零汇报原则。各单位及时将需要公司协调解决的事项报管理部，正常工作日内不限定汇报时间。
（3）快速反应原则。各单位接到管理部通知后需立即处理相关事项。
（4）跟踪反馈原则。所有集中到管理部的各类事项逐一跟踪，并及时反馈。
（5）最终处理原则。所有事项经落实处理后需反馈最终处理意见。
2、工作程序
（1）各单位通过办公网（无办公网的使用传真）将问题发管理部，并电话通知相关人员。需明确相关事项、联系人、联系方式。
（2）管理部将各类事项分类逐一记录，各类事项分为： 内部业务，分为质量、价格、到货、服务、配送、编码、信息系统、退货、其他。
公司外部，分为使用单位和供应商。使用单位分为质量、价格、到货、服务，供应商分为投诉和其他。
（3）管理部能够直接处理的立即处理，需要追究责任的同时
55
追究责任；不能直接处理的按问题分类、分工（见后）转相关单位处理，重大、重要问题及时汇报公司领导后处理。
（4）相关单位接管理部通知后需立即处理，按管理部要求时间提出处理意见，并将处理意见汇报管理部。
（5）管理部当日必须反馈提报单位，拿出处理意见的反馈处理意见，未拿出处理意见的反馈处理进度。
（6）管理部将当日反馈结果分为最终意见、继续处理，需要继续处理的跟踪落实，原则上次日反馈最终意见。
（7）管理部在反馈意见时应征询提报单位是否满意的意见。不满意的应根据情况汇报公司，并考核处理单位。
3、分析与考核
（1）管理部要根据非正常业务性质、处理情况及时进行问责追究。
（2）每月8日前，管理部汇总上月各类问题，并根据情况召集相关人员组织分析、提出解决办法。
（3）每月根据问题处理满意率考核相关单位，各单位问题处理满意率不得低于80%。
4、专业分工
原则上管理部按以下专业分工安排各单位处理各项问题，并由相关单位提出处理意见，需要其他单位配合的相关单位应积极配合。
（1）质量问题：由销售部负责牵头处理，省内老区当日到达现场，省内其他矿井最迟次日到达现场（以下涉及到达现场的执行该规定），提出处理意见最迟不得超过3日。
（2）到货问题：由销售部负责处理，当日提出说明及处理意见。
（3）服务问题：由销售部负责处理，需要到达现场的按规定
56
时间到达，需要厂家协助的联系厂家处理，提出最终处理意见不得超过2日。
（4）价格问题：由市场部负责处理，当日提出处理意见。 （5）编码问题：由市场部负责处理，当日提出处理意见。 （6）配送问题：由调度室负责处理，当日提出处理意见。 （7）信息系统问题：由管理部负责处理，最迟2日提出处理意见。
（8）退货问题：由销售部负责处理，当日提出处理意见。 （9）其他问题：根据实际情况由管理部安排处理。 （10）分公司自采物资由分公司自行处理，需要公司协助的由公司平衡。
5、公司定期（省内每季度1次，省外每半年1次）组织相关单位到使用单位征求意见，了解物资供应情况，并按专业分工及时协调解决存在的问题，由管理部将处理情况及时反馈使用单位。
二十三、监督考核
（一）管理部负责对公司供应物流业务的监督检查，应通过检查、督察等方式积极发现物资采购、销售、服务、协调过程中以及公司日常经营活动中出现的失职、失误、失责等问题，除按本文规定检查频率检查外应积极根据业务变化调整检查频率，并及时提出整改措施、追究相关人员责任。
（二）管理部在检查中各部门要积极配合，在接受检查时应暂停工作，对管理部提出的问题如实回答，不得隐瞒、敷衍。对不积极配合检查的部门和个人，管理部将上报公司领导，由公司研究后处理。
（三）管理部存在不按本文规定行使业务管理职能，在行使业务管理职能时出现失误、失职或有失公平，以及其他违反公司规定的情形时，相关部门或个人可向公司领导投诉，由公司领导
57
对管理部进行考核。
（四）管理部根据公司各项会议安排当天出具会议纪要，明确落实事项、责任单位和完成时间，相关单位及时反馈落实计划和责任人，管理部及时跟踪考核。
二十四、其他
（一）煤矿物资供应工作的核心：质量，保证物资使用安全和使用可靠；到货及时，做到物资随需到货；服务，以专业化和负责精神提升服务质量；成本控制，保证储备合理、价格合理。
（二）各部门要提高配合意识，按照“讲沟通、讲配合、讲主动”的原则办理业务，因违反上述原则造成公司利益、信誉受损的，即使无明文规定的，经公司研究同样追究相关人员责任。
（三）对以上流程未涉及内容及业务异常情况要及时到管理部备案说明，经公司研究认为应备案而未备案的追究相关知情人员责任。管理部收到备案后按公司规定提出处罚意见，情节严重的及时向公司汇报。备案不得作为逃避处罚的途径，同时不作为减免处罚的依据。
第三部分：罚则
一、一般性错误，未对工作造成实质性影响和形成损失的，每一次对责任单位或责任人罚款20—100元。
二、原则性错误，违反本文原则性规定，违规办理业务的，每一次对责任单位或责任人罚款100—300元。
三、重大性错误，严重违反本文规定，影响正常业务的，每一次对责任单位或责任人罚款300—1000元。造成较大经济损失的，从重处罚。
四、管理部按照公司业务管理规定加强监督检查，对违规现
58
象严格进行处罚。
1、出具的罚款通知当日通知到责任单位，当事人有异议的提出书面申诉，经部门负责人签署意见后，1日内反馈到管理部。一般性错误的罚款异议，由管理部主任仲裁；原则性错误的罚款异议，由分管领导仲裁；重大性错误的罚款异议，由公司经理仲裁。
当事人申诉理由不成立的，按原罚单执行，并对其单位负责人处以等额罚款，以强化管理。
2、管理部开具罚款单，电子版同时发财务部和被罚部门（同时电话通知）。被罚人员原则上当日交纳罚款，次日将交款凭证交管理部核销罚单。否则，每迟交1天按罚款金额等额追加处罚。连续迟交3日的，月底报公司领导批准后从工资中扣除。 3、违反本文规定，由管理部下达处罚通报、责令相关部门限期改正，到期仍未改正的，加倍处罚。
4、管理部在业务管理过程中，遇有公司没有明确规定的情况，可以根据实际业务需要做出处理要求，各单位必须严格执行。
五、违反本文规定，性质、后果严重的除按以上规定处罚外，经公司研究另行给与加重经济处罚、诫免、调离工作岗位等行政处分，直至解除劳动合同的处理；触犯法律的，追究其法律责任。
六、公司月度会议、经理办公会及业务专业会议上研究决定的涉及业务事项，视为公司业务管理规定的补充内容，由管理部负责整理归档。
未尽事宜，公司另有规定的按有关规定执行，无规定的由公司经理办公会研究决定。
本文自下发之日起执行，原业务流程管理文件同时废止，公司其他规定与本规定抵触的以本规定为准。
本文解释权归经理办公会。
59
因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容