浅谈中学档案管理存在的问题及对策

浅谈中学档案管理存在的问题及对策

【摘 要】中学的发展和学校发展规划的制定离不开档案管理工作的辅助，如何使中学档案管理工作实现其对中学发展的实际作用，值得我们进行探讨。本文首先说明了做好中学档案管理工作的必要性，然后分析了当前中学档案管理中存在的问题，最后详细阐述了提升中学档案管理工作的有效对策。

【关键词】中学档案；制度；检索；信息化；安全

一、做好中学档案管理工作的必要性

中学档案管理工作进行的好坏，是衡量一个学校是否重视自身发展，是否能够在发展中不断总结经验的指标，混乱的档案管理证明了学校在发展中并不重视经验的总结，而完善的档案管理制度和高效的档案管理工作不仅能够为学校发展提供借鉴，还能够使社会对学校有更加充分和明确的认识，因此，解决中学档案管理工作中的问题是能够改善中学档案管理工作，进而促进中学学校发展的必要途径。

二、当前中学档案管理中存在的问题

我国的档案管理事业在20年间发展迅速，不仅为国家机关和各级政府及企事业单位提供发展方向和发展目标上的帮助，对于中学来说，档案管理工作的推进也使学校更加重视自身的发展历程，在我国教育事业蓬勃发展的同时，中学档案管理工作的逐步完善为中学招生、宣传、学生升学和学校建设提供了多方面的帮助。如学校对每年升学率和学生报考的档案建设，为每个就读的学生提供关于升学和专业选择的借鉴。但中学档案管理工作并不是完善的，这其中还存在一些问题值得我们思考。

（一）缺乏规范化的档案管理

目前，中学的档案管理水平仍然较低，而且缺乏规范性的档案管理。例如：案卷标题不规范、档号不规范、案卷混杂、组卷混乱、案卷纸张规格薄厚不一、卷内的目标不规范等等问题。由于这些原因，导致了档案查找困难，给需要档案资料的人员带来了很多不必要的麻烦。

（二）效率较低的档案检索

档案检索主要有传统手工检索与计算机检索这两种方式。当前，中学仍以手工检索为主要检索方式。中学的档案管理部门，虽然在传统手工检索方面做了大量的工作，对检索工具进行了多种形式的编制，但是由于检索工具的编制非常多，而且并没有做到精细化，并且许多学校还是将编制较多的检索工具作为提高档案工作服务质量的前提，所以在信息社会下计算机检索的利用率一直偏低。

（三）缺乏专业素质较高的档案管理人员

档案管理人员的素质和职业技能不高，增加了档案管理工作的难度。目前中学具有专业档案管理资质的教师人员非常少，很多档案管理人员由学校承担教学任务的教师兼任或者是由学校的行政管理人员从半路转移到档案管理岗位中，参差不齐的档案管理队伍必然影响学校档案管理工作的顺利开展；同时档案管理人员在工作中所表现出来的工作态度也严重影响着学校的档案管理工作，档案管理人员在工作中不认真负责，常常出现因为自己的粗心大意而导致一些重要档案丢失的现象。

三、提升中学档案管理工作的有效对策

（一）完善学校档案管理规范制度，指导学校档案管理工作

随着近些年国家对教育支持力度的加大，全国各个省市都相继制定了促进中学教育的具体规划，同时也加强了对中学教育的要求，在此形势下中学的档案管理工作需要面对这些变化及时地做出相应的调整，但是事实上中学却并没有对现有的档案管理工作做出调整，尤其是在规章制度方面，因此为了明确中学档案管理工作的内容、目的等，必须要建立完善的规章制度：首先要在国家层面出台管理中学的档案管理规章制度；其次要明确中学档案管理工作的具体内容，建立与中学教育相适应的档案管理特色。

（二）学校领导要重视档案管理工作，为档案工作提供组织保障

首先学校的管理者要意识到档案管理工作的重要性，档案管理工作是学校从事一切活动的基础，是制定各项决策的客观依据；其次学校的管理者要加强对档案管理工作的支持力度，要增加对档案管理工作的资金投入，提高档案工作环境，提升档案管理人员的薪酬福利，尤其是要提高对档案人员技能培训的支持力度，在技能培训方面要投入更多的资金，只有这样才能实现学校档案管理工作的全面发展；最后加强学校领导对档案管理工作的检查监督，通过强化对档案工作的监督检查提升学校档案管理人员对档案工作的重视程度。

（三）加强档案工作人员的团队建设，提高工作人员的整体综合素质

中学档案管理部门在引入人才时，必须严格把关，要将具有档案管理专业知识扎实、专业技术和专业技能熟练、专业素质较高的人才吸纳到档案管理团队当中。对于现有的档案管理人员，要加强再教育，促进这部分人员的专业技能和专业素质进一步提升。中学的档案管理工作人员，要想从容地面对新时代对我们的挑战，必须要拓宽档案工作人员的视野，对本职工作所涉及领域的实际情况及其发展趋势全面了解，努力提高自身的专业素质，将档案学科的新知识、新理论以及新技术运用到档案管理工作当中，对自己当前的工作进行指导与改进，使档案管理工作做到与时俱进。

（四）通过考评机制，积极调动档案管理工作人员的积极性

在比较落后的传统档案工作方法以及比较单调的工作方式下，对档案工作者的主动能动性以及工作积极性形成了极大的阻碍。很多档案工作人员，始终在做着被动的事后材料收集工作。中学档案服务工作要想做好，必须将当前的现状改变，通过科学合理的考评机制，可以使档案工作人员由以往的被动服务改变为积极主动的服务，将档案工作的事后收集资料的行为改变为事前的介入与事中的参与。

（五）促进档案管理工作的信息化发展，做到与时俱进

中学的档案管理工作，必须适应信息化时代的需求，虽然信息资源管理系统仍在建设过程中，操作上也出现了这样那样的困难，但是必须要做到积极学习，掌握信息化相关的知识，知难而上，将工作中的难题逐一解决，让档案管理工作的现代化与信息化建设相结合，使各种电子文件能够妥善的被保存起来，并在需要时发挥其重要的作用。

（六）实行岗位责任制，确保档案资源的安全性

中学档案部门，必须确定电子版文件的归档范围及其时间，确定交换格式的标准，使文件信息存储能够被大多数软件支持，确保档案信息的资源共享。在形成电子档案以后，还要进行安全备份，并制定相应的保密制度。例如：存储电子档案的设备，可由专人专管，设置管理员密码，禁止非管理人员的进入，使电子文件时刻处于安全保密的状态。另外，还要制定岗位责任制，出现问题可以直接找到专员负责。

（七）通过校园网，将收集到的档案信息置入到电子档案管理数据库

档案管理部门，上报档案资料时，要鼓励中学的各个部门通过电子文件的形式以及格式要求，像文字、录音、照片、录像等，也可以将档案软件管理系统直接与校园网对接，使档案查询与检索向自动化发展， 只要登陆到档案管理系统，就可以查询所需的档案资料。

四、结语

综上，中学档案管理工作对中学学校的发展具有十分重要的辅助和借鉴作用，虽然档案管理工作在校园中取得一定成就，但还存在档案管理的硬件、软件和管理内容上的一些缺失，重视档案管理规章制度的建设、加大对档案管理工作的投入，重视管理工作人员的职业技能提升，是解决中学档案管理工作问题、完善和发展档案管理工作，使之发挥实际作用、促进学校发展的有效方法。

参考文献：

[1]李爱华. 关于中学档案管理工作的再思考[J]. 课程教育研究. 2013（09） .

[2]谢婷雨. 新时期中学档案管理工作探析[J]. 佳木斯教育学院学报. 2012（07） .

[3]李小叶. 对中学档案管理工作的思考[J]. 信息系统工程. 2011（01） .