东北工程服务文档管理办法(A版)

部门工作文件

工程服务文档管理办法

东北工程部 二〇一〇年二月

东北工程服务文档管理办法 A版

引用文件

XTZGD4.2-01 工程文档管理规定 TZGD7.1-01.05 系统分公司工程服务记录单 NSC200系列通信控制器软件管理规程 工程档案备份和管理规定

定义

《系统分公司工程服务记录单》以下简称《工程服务单》。具有任务单的功能，因此也可称作《任务单》。 一、《工程服务单》工程服务单管理规范

(一) 《工程服务单》工程服务单的填写规范

命名规范：电子文件为WORD格式，文件名格式为，任务单编号.项目名称.工作类别.服务单.doc。其中，任务单编号格式为YY-MM-DB-Z-XXXX，其中YY为2位数年份，MM为2位数字月份，DB代表东北，Z为任务单制定者编号，分别为（0-3），XXXX为当月四位数流水号，项目名称按地区+电压等级+项目名命名，工作类别分别为“新建”、“扩建”、“改造”、“维护”等。任务单举例如“09-08-DB-0-0005.辽宁500kV辽阳变.扩建.doc”，表示09年08月东北“第0位制定者”发出的第5张服务单。

填写项目：制定《工程服务单》人员的必填项目为：合同号、项

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目名称、工作时间、联系人、估算天数、工作内容。其余项目由工程服务人员填写。

《工程服务单》任务单采用工程人员和项目绑定的方法，即使在同一工程项目工作的两名工程人员，其应当拥有不同的工程任务单。

(二) 《工程服务单》的制定、流转

《工程服务单》的制定：《工程服务单》的制定者在接到通知后应与现场联系人进行有效沟通，详细了解现场服务需求并认真分析工程情况，做好服务时间和准备工作预估后制定工作任务单。

待完成《工程服务单》：现场服务单制定完毕后由制定者上载到nanruidongbei@126.com邮箱的“网易网盘”的“待执行任务单”，并以电话或短消息方式通知现场服务人员，短信内容必须包含任务单编号/项目名称/工作内容简述/联系人等内容。现场服务人员接到通知后从“网易网盘”下载现场服务单。

执行完成《工程服务单》：服务人员现场服务结束后，将已经完成的现场服务单上载到nanruidongbei@126.com的“网易网盘”的“已完成任务单”。

《工程服务单》变更：同一个项目的工作任务变更由工程服务人员在任务单内填写，不同项目则需要由任务制定者制定新的计划。任务单内的任务未全部完成而抽调至其他项目，该任务单结束。同一个项目因实际工作内容出现较大变动，无法在预估的工作时间内完成时，需要变更任务单的预估工作时间。

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(三) 《工程服务单》盖章

工程服务开始时，将任务单交给用户盖章，工程服务完成后，需将盖章的服务单带回。盖章要求：任务单第一页交给用户盖章，盖章时，可以不填写任何内容，包括时间，项目等都不填，即打印空白页交给用户盖章。对于新站、扩建、改造等内容，必须盖用户公章（圆章），以作为工程项目收入确认的依据。

二、现场出差记录表

命名规范：《出差服务记录表》为EXECEL文件格式，文件命名规范为“东北工程部+姓名＋现场出差记录.xls”。

填写规范：每个工程人员对工程服务记录逐次累加，若一个较长的工程服务中到其他地方再次服务，则应重新换一行。

流转：每位工程服务人员一个文件，需要在每周日将截至到周日的出差情况，上传到“网易网盘”的“出差记录表”中。每周一上午由文档员下载汇总，按周导入至PI2000。文档员汇总下载导入PI2000的方法见附件1。

工程借调：（1）本部门人员借调到其他部门出差，由工程人员填写交本部门；（2）本部门借调其他片区（一线/二线）人员，由部门副经理填写，被借调人员为一线的，将统计表发给相应片区经理，被借调人员为二线的，由文档员直接上载到PI2000。

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三、月工作总结

工程服务人员每月将工程中遇到的问题，调试情况，心得，技术等进行总结，可涵盖专业文章、技术报告等，每月26日前提交一次。

部门经理将全部门的工作进行总结，包括现场工程调试情况、投运情况、产品缺陷情况、用户要求、现场服务情况汇总等情况总结给系统分公司办工室。

四、新开工项目记录表

现场新开工的工程，需要形成《新开工记录表》，由《工程服务单》制定者填写，每月10日通过电子邮件发送给部门经理。（暂不需要）。

五、工程服务的统计与监督

部门经理（或指定人员）对已经完成的《工程服务单》工程任务单进行登记，对实际工作天数与预估工作天数较大的，应当跟踪了解产生的原因，并形成统计表。

对已经结束的工作任务单，由文档员登记后并归档后，分别从“网易网盘”的“待执行任务单”和“已完成任务单”内删除。

六、岗位说明：

1、 文档员：负责将已经完成的现场服务单进行归档，并从“网

易网盘”的“待执行任务单”和“已完成任务单”内删除。目前文档员由部门经理指定相关人员完成。

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2、 工程服务人员：负责现场服务单内载明的工作任务的实施，

当实际工作内容出现较大变化时，需要向任务单制定者汇报。

3、 任务单制定人员：部门经理、部门副经理、主管或委托的

部门工作人员是任务单的制定者，需要与用户进行充分的沟通，跟踪现场实际的工作情况，需要追踪自己签发的任务单的回收情况。

4、 部门经理、部门副经理：负责对任务单的实施的监督、考

核等内容。

实施

2010年2月1日起开始正式实施。

附录1：网易网盘的使用方法 附件：《工程服务记录单.doc》 《工程服务统计表.xls(待制定)》

《东北工程部+姓名＋现场出差记录.xls》 编制部门：东北工程部

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附录1：出差服务记录表汇总上载至PI2000 指导书 1、用EXCEL打开的工作界面如下：

（1）“服务记录表”由工程人员填写，有文档员在此汇总。 （2）“服务统计记录表”无需修改，自动生成。

（3）“合同信息表”，定期从PI2000导入合同额，用以自动填写“服务统计记录表”里的合同额。

2、自动生成用于PI2000导入的数据表如下：

3、要查找某一周的统计表（如2009-12-21至2009-12-27）的出差情况。

在“服务起始时间”按如下筛选，选择下拉框自定义小于等于输入一周结束时间(2009-12-27)，如下图。

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在“服务结束时间”，筛选如下：选择下拉框自定义大于或等于输入一周开始时间（2009-12-21）,如下图：

筛选结果如下图：

3、将筛选结果拷贝到空白文档，若“服务开始时间”或“服务结束时间”不再本周的起始时间内，则修改到起始时间，再导入到PI2000。

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附录2：网易网盘的使用方法

1、

从网页登录nanruidongbei@126.com信箱，在IE浏览器地址栏输入http://mail.126.com。输入邮箱的用户名和口令进入邮箱。

2、

在邮箱的主界面下，鼠标点击“网易网盘”。见下图：

图1：网易网盘出现的位置

图2：进入网易网盘后的界面

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3、 文件的上传/下载/删除等操作

图3：文件/目录的操作