企业邮件系统管理制度

一、总则

第一条

随着互联网络的普及，电子邮件已逐步成为人们进行信息交流和亲友感情联络的主要工具。为加强企业形象宣传，提高邮件传输的可靠性和安全性，充分利用互联网提供的便利，提高效率，节省费用，逐步提高公司内部的信息化应用水平，特制定本规定。

第二条

本规定是依据《深圳市xxxxxx有限公司计算机信息系统管理条例》而制定。 第三条

本规定所指的企业邮件系统，是指由信息管理部建设并实施管理的xxxx自有的邮件系统，不包括员工使用的各种免费邮箱和其它邮件系统。 第四条

本规定适用于xxxxxx有限公司全体员工。 二、使用 第五条

公司鼓励和提倡各部门、各下属单位及员工采用电子邮件进行内外交流。公司员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以公司域名为后缀(如：xxx@aaa.com)的邮件服务，公司对员工信箱进行统一规划和管理。在公司画册、职员名片及公司其它对外宣传资料上都统一标注以本公司域名为后缀的邮件地址，不得标注其它的邮箱。 第六条

电子邮件传送是发信人与收信人之间的信息的传送。公司尊重用户个人隐私权，所以，公司不会公开、透露或修改用户邮箱内的邮件内容，除非在法律许可、要求或用户违反服务条款的情况下。 第七条

公司各部门、各下属单位及员工个人根据工作需要，可依照电子邮箱申请流程，申请开通电子邮箱服务。用户必须完全遵守本邮件管理制度并完成申请注册程序，才能成为公司邮件系统的用户，使用公司邮件服务。 第八条

电子邮箱的基本命名规则由信息管理部制定，如有重名等情况，由系统管理员进行相应调整。 第九条

当用户所在部门、职位发生变化时，由人力资源部提供更新信息给信息管理部进行更改。 第十条

当用户不再为本公司服务,由人力资源部通知信息管理部，将用户的邮件账户删除；或用户不使用公司提供的邮件服务超过六个月，信息管理部也将用户的邮件账户删除，包括用户注册的个人资料及邮件里所有的电子邮件。公司不对此承担任何责任，而由此引起的损失及责任由用户自行承担。

第十一条

用户须定期接收邮件，凡属公司业务往来的邮件，用户须回复确认，否则视为未接收邮件，由此造成的损失及责任由用户自行承担。 第十二条

如因协同工作需要，公司上级可以要求下级邮箱设置自动转发，或将自己信箱自动转发他人。 第十三条

公司不对电子邮件的删除或储存失败负责。系统给每一用户分配的常规存储量进行限制（可视工作需要申请调整存储量），如果超出分配的存储量，将会造成邮件丢失。 三、责任 第十四条

用户经申请并获批准取得公司邮局的邮件账户后，自行承担传输内容的法律责任。 第十五条

取得使用权的用户必须遵循以下主要条款：

（1）从中国境内向外传送资料时须符合中国有关法律、法规规定； （2）不得泄露公司机密；

（3）不得使用邮件服务作非法用途；

（4）核对邮箱的个人资料，如有变动，须及时更新； （5）遵守互联网道德规范；

（6）若用户的行为违反有关规定，公司将作出独立判断，并有权 立即取消该用户的服务帐号。情况严重的，依法追究民事或刑事责任。 第十六条

用户信箱开通后，将得到一个密码和账号。用户应对账号和密码安全负全部责任。同时，每个用户都要对其信箱内的所有邮件、程序负全责。用户须经常改变信箱密码以防信箱被他人盗用。

第十七条

用户不得自行把自己的账号提供给他人使用，并承诺负责支付由于用户违反服务条款引起损失及相关费用，承担其他人使用用户的电脑、账号的情况下而发生的法律和经济责任。若发现有任何非法使用自己的账号或存在安全漏洞的情况，应立即通知公司邮件管理系统的维护人员。 四、附则 第十八条

xxxx企业邮件系统的监督权、管理权和最终解释权归公司信息管理部所有，总部各职能部门、大区、分公司、办事处配合工作 第十九条

所有发给用户的通告都可通过电子邮件或常规的信件传送。服务条款的修改、服务变更、或其它重要事项均将以此形式进行。 第二十条

本规定自发布之日起试行。 附件：

xxxx电子邮箱申请流程 一、 总公司

电子邮箱申请人至部门助理处领取申请报告， 填好表上内容，并经本部门负责人签字同意 交至信息管理部，由信息管理部办理开通事宜

总公司员工申请电子邮箱，在本部门助理处领取并填写公司标准的《申请报告》，填写所属部门、职务、联系电话等基本信息后，由本部门负责人签字，将申请报告交到信息管理部部门助理处，办理有关开通账号事宜。

二．分公司

分公司员工申请电子邮箱，由分公司行政人事部门办理。

分公司员工向分公司行政人事部提出申请，填写《申请报告》，填写所属部门、职务、联系电话等基本信息后，经分公司负责人签字确认，传真或E-MAIL（it***@aaa.com）至总公司信息管理部，账号开通后，信息管理部将相关信息通知至分公司行政人事部门，分公司行政人事部门再为该员工进行开通事宜。

电子邮箱申请人

向分公司行政人事提出申请 填写《申请报告》，经分公司负责人签字同意

由分公司行政人事传真或E-MAIL回总公司信息管理部 分公司行政人事根据回传信息为申请人办理开通事宜。 信息管理部开通账号后email至分公司行政人事