采购过程审核

如何理解和审核ISO9001：2000标准7.4要求

本文从三个方面阐述如何理解和审核ISO90001：2000标准中7.4条款要求的体会。采购作为组织产品实现中的一个过程，应把握审核的思路，即采购产品信息的输入→符合采购要求产品的输出全过程。通过从采购要求→投入资源→开展活动→监视测量等环节来具体体现。

关键词：过程、信息、验证的输入及输出过程，审核关注要点。

下面以公路（市政）工程的施工管理为重点进行阐述。首先应正确理解和识别“采购物资及产品实现过程的外包项目”；其次是正确理解和表达“采购信息需采购产品的要求”；再就是确保重要环节“采购产品的验证达到规定要求”的全过程。

一、 采购过程 （重视评价的效果；关注外包项目：专业分包一工程劳务及外协等。）

1、应根据供方（含外包产品）按组织的要求提供产品的能力评价和选择供方。组织应制定选择、评价和重新评价供方的准则。对作用不同的采购产品可采取不同的评价的准则，这类准则通常应形成文件。内容主要包括：供方产品质量管理体系对于产品质量的保证能力；对组织进行综合调查（资质、信用、财务等）；评价以往供方业绩等。如为公路（市政）工程施工组织提供混凝土预制构件的供方应具有生产许可证，其产品的生产要符合相关法律法规、设计、标准、规范等的要求。对工程分包也应进行评价，要有相应的资质、有良好的信用、有相应的业绩、有一定的质量保证能力等。此外，针对项目的特殊性，还应对分包队伍提出相应的特殊要求，如焊工的合格项目、平地机操作手的级别等。

2、 组织所采购的产品是指任何影响本组织产品质量的采购物资及产品实现过程的外

包项目。因此，采购过程必须予以控制，确保采购产品在质量、数量、交付和服务等方面符合规定的采购要求。

3、在确定采购产品对本组织产品的影响时应考虑：

⑴就其范围通常包含产品组成部分的采购品，以及产品实现和服务提供的外包项目。如水泥、钢材（直接影响）和模板（间接影响）以及工程公司的项目分包等。

⑵需根据所采购产品对产品实现过程及最终产品的影响大小来决定对其控制的程度。如工程所需的大宗物资，A、B类物资的采购应首先在组织评定的合格供方范围内选购。工程施工组织的合格供方的确定通常应在其相关的文件中给予规定。C类物资如零星的、个别的、特殊的物资采购，应首先在合格供方范围内选择，当不能满足要求时，可选择其他有能力满足要求的供货方。此外，“外包过程”的供方也应按本条款的控制要求加以控制。

4、无论是是物资采购还是工程分包，其评价及评价所引起的任何必要的控制措施应予以记录并保持。

5、审核应关注的相关证据：采购产品对实现过程及组织产品影响的信息；选择、评价和重新评价供方的准则；评价结果和必要措施的记录。

二、 采购信息 （对采购产品的信息要提出具体要求。）

1、为保证采购产品的质量，必须明确规定拟采购产品的要求。规定的方式可以是采购合同、订单、协议、计划、联系单、委托书、电脑联网、以及电话、传真、口头通知等等。

2、采购信息应正确地表达拟采购产品的要求，组织应根据具体情况对采购要求作出适

当的规定：

⑴经批准的有关产品的质量要求或外包要求、产品、程序、过程和设备的批准要求。如采购产品的生产许可证、“3C”认证、验收依据、样品、试生产、批生产的批准程序等；

⑵对供方提供产品的时间、地点、检验方法以及相关程序的要求；

⑶对供方提供产品所需设备方面的要求。如大型挖掘机、起吊设备等；

⑷对供方人员资格方面的要求。如当委托检测、计量服务时对供方人员的资格要求等；

⑸对供方质量管理体系方面的要求。如要求供方通过质量管理体系认证或接受第二方审核等。

3、在将上述要求向供方进行沟通或说明前，组织应确保有关的采购要求是充分的（即所提出的采购要求是全面的）和适宜的（即适合组织的产品需要）。

4、审核应关注的相关证据：表述采购要求的适当信息或文件。如公路（市政）施工组织的采购信息通常是以采购计划或分包合同的形式出现。

三、 采购产品的验证 （把组织的检验与到供方现场的验证结合在一起，更科学、合理。）

1、采购产品的验证是对采购产品控制的一个重要环节。组织应对采购产品进行验证（可采用多种方式。如在组织内部进行的来料检验、试验【与8.2.4相关】、对采购钢材、水泥进行严格的抽检，包括送化验室检验等），以确保所采购的产品满足规定的要求。

2、当组织或组织的顾客提出在供方的现场实施验证时，组织应在采购信息（如采购合同等）中规定验证的安排（验证方式、程序和准则等）和对采购产品的放行作出明确的规定。

⑴组织采购物资的进货检验和使用前的交验是常规性验证。组织通常根据所采购的产品在产品实现中的重要程度及验收的必要性来规定其验证的方式和要求。

⑵组织的工程分包、劳务分包及预制构件外协等，应按国家的相关法律法规根据分包工程的具体情况以及合同的约定，进行质量验证。

⑶道路工程施工中所使用的部分重要材料设备，如给排水管道、批量的电缆等物资的采购过程可能会遇到顾客提出在现场验收验证的要求，组织应在合同中明确验证的安排和产品接收认可的规定。

⑷此外，材料、物资采购的监视和测量也是采购控制的一个重要环节，对此过程的监测可结合项目的大小，按不同的方式进行。如对大型工程项目中对工程施工所使用材料的审批，一般由项目经理批准后由采购人员进行采购，监督力度不够，管理上容易出现漏洞。这种监测可通过相关物资部门审定项目部上报的采购计划、进货验收统计、实际材料消耗统计报表及供方评价材料等来实现；对中型工程项目中的采购材料、物资由项目部定期统计汇总上报，管理部门对其采购的材料、物资质量实施监视和测定，确保工程项目材料、物资的使用得到有效控制；对小型工程项目中采购过程的的监视和测量，可由上级管理部门定期对项目部进行监督、检查、审核来实现。

3、审核应关注的证据：采购产品验证的规定；实施验证活动的结果（如组织的验证记录及供方提供的合格证据等）；采购信息（当需要在供方现场实施验证时）。

四、结论。

综上所述，本人通过对30多个组织（主要是公路、市政、建筑等企业）初审、监审、复评的实践，深切地体会到ISO9001标准7．４条款的采购产品及外包项目对组织实现产品质量目标的重要性，应针对不同组织的具体情况，按照标准条款和认证组织的相关文件或程序，以过程为基础实施审核后，才能评价其是否符合标准7．４条款的要求．以确保第三方审核的公正、客观、有效。