公文写作一定的注意事项

公文写作一定的注意事项

（一）公文格式中的发文字号不规范

发文字号，由发文机关代字、年号和该年度的发文序号组成，位于文件版头下方居中处，发文字号是为文件的登记、分管、交办、引用、检索提供方便，便于收文机关与发文机关进行联系。

发文机关代字要选用能反映机关特征的两三字，如中共成都市委用“成委发”、成都市人民政府用“成府发”。

目前，行政机关行文中，“发文机关代字”还有个约定俗成的特殊用法，即在发文机关代字中加进了函这一文种名称。如国务院办公厅和省政府办公厅所发的正式公函，通常都编“国办函﹝1999﹞xx号”或“川办函﹝1999﹞xx号”。严格说来，函只是法定公文文种之一，但习惯上都把“批复”也作为函件对待，也编公函的发文字号。如省政府办公厅和市政府办公厅所发的批复，其发文字号也编“川办函﹝1999﹞xx号”或“成办函﹝1999﹞xx号”。年号用阿拉伯数字并应写全，年号外须用六角形括号，如﹝1999﹞，不得写为﹝99﹞.年号的位臵，应在机关代字与发文序号之间，不能放在机关代字之前或之间，如“成爱卫字﹝1999﹞40号”不得写为“﹝1999﹞成爱卫字40号”或“成爱卫﹝1997﹞字40号”。

（二）公文标题的书写不规范

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公文标题是公文内容的综合概括，位于文件版头间隔横线之下，主送机关之上。完整规范的公文标题应由发文机关、事由、文种三部分组成。如《成都市人民政府关于加强城市综合管理工作的通知》，其中“成都市人民政府”是发文机关，“加强城市综合管理工作”是事由，“通知”是文种。

公文标题的三个组成部分一般应当齐全，以使读者一看就能对公文的制发机关、公文的内容和公文的性质与作用有个概括了解，给公文处理工作提供方便，有利于提高工作效率和质量。但我们在实际文书处理工作中常看到这样不规范的标题，“关于请示转发国发﹝1997﹞14号文件的报告”，这是一个不完整的标题。一是没有发文机关；二是公文内容不准确，让人看了不知道国发﹝1997﹞14号文件是什么。将文件字号代替内容提要。

又如“xxx局关于xxx的请示报告”或“xxx局关于xxx的报告的请示”，此类标题的文种不清，让人看了不知道此文是请示还是报告。

对三个以上单位联合行文，由于发文单位多，标题可能很冗长，可采用两个办法使标题简炼一些：一是使用各发文单位的规范化简称，如《市物价局市经济委员会市计划委员会成都电业局关于征收电网地方附加费的请示》可简写为《市物价局市经委市计委成都电业局关于征收电网地方附加费的请示》；二是使用概括法，将标题改写为《市物价局等4部门关于征收电网地方附加费的请示》。公文标题必须简明、准确地概括公文的主要内容，切忌冗长累赘、晦涩费解。标题中除法规、规章类的公文名称加书名号外，应尽量不用标点符号。

（三）主送机关的写作不规范

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主送机关是指公文的主要收受机关，即需对本单位发出文件负责办理、答复或遵照执行的对方机关，它位于标题左下方，正文之上。

请示一般只应写一个主送机关，不得多头主送。公文只主送组织，不主送个人，也不得将主送机关写为“市委并xxx书记”或“市政府xxx市长”。如果同时主送几个单位，就容易造成处理上的混乱和困难。

同级党政机关确需联合向上级党政机关行文时，“报告”的主送机关一般用党政机关的并列形式，如“市委、市政府”。“请示”的主送机关应就请示的内

容性质分别确定，属党委职权范围内的，主送机关应将党委列前，如“市委、市政府”，由党委负责处理答复；属政府职权范围内的，主送机关应将政府列前，如“市政府并报市委”，由政府负责处理答复。

主送机关应写机关的全称。如主送机关的名称较长，可使用通用的规范化简称，如“成都市经济体制改革委员会”，可简称“市体改委”。普发性公文，有多个主送机关，书写时可使用统称，如对成都市的区（市）县一级的政府，主送这些机关时，不可能一一列出这些机关名称，可泛称为“各区（市）县政府”。

准确选定公文的主送机关，是文件发出能否得到及时处理的关键问题。要根据对方单位的职责分工和当前工作的实际情况主送文件。既要防止错送、漏送，致使工作脱节，影响工作的进行；也要防止撒大网式的滥送，造成人力、物力和时间的浪费。

（四）正文中的写作不规范

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1、公文的引文不规范。引用公文时要先引标题，后引发文字号，如：“大邑县人民政府《关于验收村民的自治示范乡镇的请示》（大邑府发﹝1999﹞10号）收悉”。若用“大邑府发﹝1999﹞10号《关于验收村民自治示范乡镇的请示》收悉”，就是不规范的引文。

2、日期的不规范用法。日期应使用阿拉伯数字，年、月、日应该要写得完整规范。如“1997年10月1日”“若用”1997.10.1“或”97年10月1日“，”今年“、”明年“、”上月“、”下月“、”今天“、”明天“等，则是不规范的表述。

3、公文层次的不规范。序号使用不规范，有的文件中用“（一）”后又标“一”，有的用“一、”后，下面的层次中直接用“1、”等等。正文部分是对公文内容的表述，需要使用字序符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1、”，第四层用“（1）”。每一层次序数用字，前后应当一致。

4、法定计量单位的不规范。如前用“亩”，后面用“平方米”，或前面用“公斤”后面又用“吨”，这种情况最好统一。计量单位最好前后一致。

5、简称的不规范。如“精神文明办”有的简称为“精办”，让人不知所云。公文内使用简称，一般应先用全称，并注明简称，如《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）。

6、附件的不规范。公文附件是附属于公文的文件、材料、图表、凭据等，用于补充

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公文正文的内容，位于正文之后，发文机关之前，另起一行，行前空两个字书写。有附件的公文，一定要具体写明附件的名称和件数。如有两个以上附件，应标明序号，不得笼统写为“附件如文”或“附件x件”。否则会给公文的收发、办理和整理、立卷等带来麻烦。一旦公文的正件与附件分开，就难以查对收齐。

7、发文机关落款不规范。政府机关发文的落款，标题已标明发文机关的用机关印章代替机关署名，不再写发文机关名称。有的公文正文占满了页面，发文机关必须标注到下一页上，以前是在下页发文机关署名或盖章之前空白处注“此页无正文”，现在不能了。

8、成文日期的书写不规范。成文日期应该标明公元年、月、日，一律用汉字小写数码书写，不使用阿拉伯数字。年、月、日要写全，不得将“一九九二年一月八日”写为“一九九二、一、八”或将“一九九二年”简写为“九二年”；

也不得只写月、日不写年：“三十一日”和“二十五日”不得写为“卅一日”、“廿五日”。

9、抄送机关的书写不规范。根据国家技术监督局的要求，为简化和规范公文格式用语，无论对上级、平级或下级，抄送机关标注用语可一律用“抄送”，不再使用“抄报”，也不使用“抄发”。抄送机关可按上级、平级、下级的顺序排列。

（五）行文的不规范

越级行文是指下级机关越过直接上级机关向更高一级的领导机关直至最高领导机关行文。下级机关除以下几种特殊情况外，一般不要越级行文。第一，情况特殊紧急，逐级上

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报会延误时机和造成重大损失时；

第二，与直接上级机关发生分歧，无法解决，或经多次请示直接上级机关长期未予解决时；

第三，上级机关越级交办并指定越级上报某些事项时；

第四，检举、控告直接上级机关时；

第五，需直接询问、答复、联系某些具体事项时；

第六，反映或处理不涉及直接上级机关职权范围的偶发事件或问题时。

除检举、控告外，越级行文应抄送被越过的直接上级机关。

（六）文种的使用不规范

在文书处理工作中，我们常见到这样的情况，就是“请示”和“报告”的写法混淆，该写“请示”的，写成报告；该用“报告”的，写成请示。造成这种情况的主要原因，主要是对“请示”和“报告”的相同点和区别认识不清。

“请示”与“报告”相同之处有四：

第一，都是上行文。

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第二，都包含有汇报情况或反映问题的内容。

第三，都能起下情上达的作用。

第四，都有主动争取上级机关指导与帮助的作用。但“报告”与“请示”在使用上，仍然是不容混淆的两个文种。

“报告”与“请示”的主要区别在于：

1、报送目的不同。“报告”主要是让上级机关了解情况、掌握动态，而不要求立即得到上级的具体指导和帮助。“请示”虽然一般也要汇报工作中的情况或问题，但这种汇报的直接目的，是要立即得到上级的具体指示或批准。

2、两者性质不同。“报告”属陈述性公文，具有备案性质，一般不需要上级机关答复。“请示”属请示性公文，是请示上一级机关批准或解决某一事项、某一问题并需上级机关作出答复的。

3、内容重点不同。“报告”侧重写情况和意见，涉及的内容比较广泛（可不限于一件事、一个问题），行文较长，内容多是已经实施的事项或已发生的事情。“请示”着重写的是某一件事情或某一个问题（即“一事一请示”），行文较简短，内容都是尚未实施的。

4、报送时间不同。“报告”是在事后或事中报送。“请示”必须在事前报送。

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使用“请示”，要防止两种片面倾向：

一是滥用“请示”，事无巨细，通通“请示”，把矛盾上交；

二是忽视“请示”，超越职权，不经“请示”，擅作主张。

“请示”要严格执行“一文一事”的规定，以免造成阅批和处理上的困难，影响公文处理的效率和质量。

运用“报告”这一文种，应当注意“报告”中不得夹带“请示”事项，以免贻误工作。“报告”的主要用途是供上级机关了解情况。呈送“报告”，不能要求上级机关给予批复。因此，不能把“请示”结尾的请示用语用于“报告”的结尾。例如执行“报告”结尾不宜用“以上报告当否，请批示”，“以上报告妥否，请指示”之类用语。一般都用“特此报告”，“专此报告”或“以上报告请审阅”等语作结尾。

（七）写代拟稿的注意事项

部门请示政府批转的报告和发文代拟稿。涉及有关地区或其它部门工作，事前未协商且无会签意见的，代拟稿未打印的，无报送说明的就要求政府给予发文的，应一律给予退回。

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