xx部门接待方案

为做好改革视频会议（）接待及安排，初步分为会场组、接待组、礼仪组三个工作小组，具体分工如下： 一、会场组

1.座次安排：桌椅摆放、领导水牌制作及摆放，制作xx人员参会座次表，第一排座位使用红色（待定）桌布，确保整个会场整齐划一、干净明亮、宽敞舒适；

2.欢迎水牌：一楼大厅、7楼电梯口摆放：

如：热烈欢迎**副市长莅临我x指导工作！热烈欢迎上级各位领导莅临我x指导工作！祝各位领导身体健康、万事胜意！

3.会务用品：茶水、矿泉水、抽纸、铅笔、便签纸、资料袋（若有），每位领导桌上配置一份；提前准备牌匾、红绸布；

4.设备调试：负责视频、话筒调试并全程保障运行； 5.LED会标、会场音乐（分为入场/揭牌/退场）；

6.室内环境：灯光、空调，提前打开；确保办公楼、会场、办公室干净整洁；

7.会议通知：通知发布、会场签到、维持会场纪律与气氛； 8.合影留念：会后由领导与参会领导统前台合影（若有）； 备注：xx部门负责第1、2、3、5、6、8项，电子银行部负责第4项，xx部门负责第7项，提前一天调试或部署到位。 二、接待组

1.领导邀请：确定邀请单位及领导，准备邀请函及上门邀请，

会前一天提醒并确认相关单位领导参会及抵达xx参会时间；

2.领导迎接：由一个领导及一个老总对口迎接一个参会单位领导，负责陪同从大院前坪下车到7楼会场入座，以及负责会后陪同领导从7楼会场离席到大院前坪上车，老总注意协助拎包。具体如下表：

序号 1 2 3 4 5 … 单 位 副市长 市金融办 市扶贫办 人民银行 银监局 … 姓名及职务 … … 行领导 … 部 门 室 … 3.提前一天准备好会议当天中餐订餐（如有）、包厢、座次、车辆安排及陪坐人员，原则上由对口接待人员陪坐送到酒店。刘行使用单位专车，其余陪坐人员使用对口单位领导车辆；并筹备3台机动用车，用于富余陪坐人员及媒体记者使用；

4.准备汇报材料、领导礼品，会前放置于资料袋内；如条件允许，是否召开市分行向领导汇报会；

5.提前邀请记者、准备新闻通稿、午餐费、记者签到； 6.车辆停放：预留院内10个车位（领导及记者），倡议本行员工车辆当天不停院内，由办公室派出一员协助保安在大门把关指挥。领导车辆陆续抵达后，由专人负责引导车辆停放。

7.司机提醒：即将散会时，由我行工作人员提前提醒参会单位司机做好准备，或提醒其开车到大院前坪列队等待。

备注：xx部负责第1、3、4、5、6、7项工作，相关部门负

责第2项工作。 三、礼仪组（8位）

1.一楼大厅礼仪：2位，要求着制服、胸牌、方巾、绶带（下同），负责会前迎接领导从进入一楼大厅到进入电梯，以及会后恭送领导从出一楼电梯到出一楼大厅。要求礼仪统一采用点头、微笑、有声、指引服务，并高声热情说出“欢迎光临！”；

2.电梯礼仪（会前、会后）：1位，负责确保会前来参会领导能顺利进入1楼电梯上楼，以及负责确保会后领导能顺利进入7楼电梯下楼，避免等待及他人拥挤，确保有序上下电梯；

3.过道礼仪（会前、会中）：1位，负责引领7楼参会领导出入洗手间（提前在洗手间及洗手台配好抽纸）；

4.九楼大会议室礼仪（会中）：4位，其中2位负责视频会后揭牌仪式领导上台引领；2位负责为领导添加茶水。

备注：办公室负责提前挑选及召集礼仪人员，提前一天召开碰头会交代工作并实地路演、彩排。